会议管理培训课件.pptx
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1、,会议管理培训课件,培训目标:,1、知道有效会议的原则,学会使 用会议组织工具 2、工作中运用会议管理管理会议,导言,提问:你会开会吗?,自测题(附件1),1224分:需要全面注意你的技巧。当你参加会议时,始终要有明确的目的,并争取达到目标2536分:你在会议中表现得比较好,但某些技巧需要进一步改进3748分:在会议中你表现得较好,但不要自满,继续为你参加的每个会议作好准备,会议成本,提问:会议有成本吗?主要包括哪些成本?,会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目,它关系到一家公司的得失成败,因此万万不可等闲视之。,会议的时间成本,直接的会议成本,效率
2、损失成本,开会时,主管人员必须离开自己的工作岗位,这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失,就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况:,一位企业的老总曾经这样说过:“我如果不是在开会,就是在去往下一个会议的路上。”这样的表述未免有些夸张,但是却形象地体现了会议沟通在管理者商务活动中所占的比重。尽管会议沟通会带来必要的人、财、物等方面的消耗,但是却有利于快速达成某项协议,大大提高工作效率。,讨论:什么情况下要开会?哪些情况下不开会?,会议理由,有些情况下是可以不开会的,只涉及个别成员的主题,可以一对一处理你没有时间准备会议(组织者或参会者)有一些更有效的交流方式,如
3、E-mail、备忘录、电话等拟议事项已经很明确或决议已形成,并获得广泛、一致的理解能有适当的人选有效的解决问题估计不会有结果(如参会者不适当,主要决策人员没到位,观点对立较强烈,相关人员正处在火头上,会议易受干扰,参会者没有积极性)_,常见的开会的理由:,需就某项决策达成一致,或者决定团队的行动方针和计划帮助某个人作决定情况通报获得或收集信息解决需不同部门成员协调的问题消除组织内成员的抱怨和牢骚讨论新的构思,或创造新的想法 _ _,会议的通病效率不高,小王是一家公司的职员,他对公司会议有自己的一些想法,他的想法反映了许多公司会议的某些现状,值得我们思考。,会议效率不高的原因及具体表现,会议规范
4、包含3个部分:会议时间安排的规范 固定的会议流程规范会议规范本身。,会议规范,固定的会议流程规范,固定的会议规范流程,固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括:会议的开始,具体包括:致欢迎词;阐明会议目的;交流会议议程;介绍时间安排、相关规章制度;指定会议记录人。进行会议讨论,可以分为不同的议程,比如议程一、议程二、议程三等。具体包括:分享话题和目标;交流信息;产生主意、做决定、确认行动;总结。结束会议,具体包括:总结;安排下次会议。,固定的会议流程规范,两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾,即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪,这两个基本点
5、是最容易被忽视的。但是,它们却是保证会议成败的关键。所以,一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录,制定跟踪计划,以及安排下次做汇报的人选等。,固定的会议流程规范,会议规范本身,会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款:所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人,以找出最适宜所有参会人的开会时间。超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。所有与会者都要准备在会上发言。准时开始,准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。所有与会者应知道维护别人的尊严,不在会中羞辱别人,这条规则最重要,需特别
6、注意。意见不同是好事,议论才能面面俱到,甚至有人扮“黑脸”。会议结束2-3天后,所有与会者应拿到会议记录。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。必要时请第三方监控,以保证会议质量。,高效会议的八大特征,如何进行有效的会议,如何进行有效的会议,提供一些基本要素:充分的准备:4W要素(Why、When、Who领导、主持人、记录、Where),座位安排、准备会议用品及资料语 明确的目标:会议目标应现实、集中、易于评估有一会具有相关技巧的会议主持会议应准时开始和结束遵循事先安排好的会议议程就某项行动作出决定,并对今后的进程达成一致跟踪会议决定的执行情况议题转换前先作出决议全体参与,百家争鸣澄清议
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