公文培训课件.pptx

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1、公文培训课件,目 录,施工项目5个,工 5个,常用公文写作要点,目 录,第二部分 草拟公文共性问题,第五部分 公文问题及案例,5,常用公文写作要点,1.定义：实施领导、进行管理 处理公务、沟通联系 法定（特定）效力 规范体例格式,公文是公务活动的重要工具,2.作用：指挥策令、行为规范、宣传教育、传递信息、联系公务、凭证记载,公文运转要求,规 范,文件管理专员收到公文后要在当日进行签收、分发、登记。对于急件，特急件的办理要明确时间要求。急的公文一定要与领导，与相关部门及时沟通，发挥好上传下达的作用。,畅 通,主要指的涉密的文件，涉密文件绝对不能上网。文件根据涉密程度来确定知悉的范围，密件必须要符

2、合保密管理的规定。密级文件的转发要请示上级单位，并做好记录。转发的文件也要标注相应的密级。,1,3,2,4,工作要求,公文的体例格式要规范。,所有单位均设文件管理专员，负责接收及流转集团公司文件。设立或变更文件管理专员，需将名单报集团公司党政办公室、信息化部进行备案及权限变更。,高 效,安 全,公文运转要点,坚持原则：集中统一坚持制度：文件编号签收登记,办件 运转闭环阅件 及时清退,公文传批传阅次序,公文传批、传阅原则上按照领导同志的排序，依次呈送领导同志。一般传批件由后向前送批，传阅件由前向后送阅。阅批人（领导）相互之间一般不横传文件，应由文秘部门组织传递。在传阅纸质文件时，如遇领导同志出差

3、或其他原因不能批阅时，及时顺延转下一位领导，以免延误。,一、阅知类公文：一般针对阅件。写“请XX领导阅”。二、阅示类公文：一般针对办件。写“请XX领导阅示”或“请XX领导批示”。三、建议类，可以提出拟办意见。四、批转类文件：需转两位领导的：1.请XX领导（职位高）、XX领导批示。2.用到“并”时，请XX并XX（职位高）领导。,公文批示用语,统一管理。本单位接收和发出的所有文件，均应由办公室集中保管；各部门承办的文件，承办完毕后应将原件交回，不得长期保存在各个部门，特别是不得长期保存在个人手里。,公文管理原则,公文管理原则：集中统一,统一接收。除领导同志亲启件外，所有送本单位的公文均应由办公室统

4、一接收、拆封、登记和分发处理。,统一发送。凡以本单位名义上报、下发的公文，无论哪个部门承办，均应送办公室统一登记、编号、发放。,1.根据有关规定，绝密级文件、密电不得汇编。2.机密级、秘密级文件确需汇编的，应征得发文机关同意。3.文件汇编本的密级按编入文件的最高密级标注；发送范围按编入文件的最高发布层次确定；并应当视同原文件同密级管理。,保密工作要求,集团公司及所属分子公司要设立保密委员会作为本单位商业秘密保密工作的领导机构,负责贯彻国家相关法律、法规和规章,落实上级保密机构、部门的工作要求,研究决定商业秘密保护工作的相关事项。集团公司及所属分子公司按照“业务工作谁主管,保密工作谁负责”的原则

5、,在各自的业务范围内对商业秘密实施归口管理。,保密机构与职责,集团公司及所属分子公司商业秘密保护包括的范围是:未公布的战略规划、管理方法、商业模式、改制上市、并购重组、产权交易、财务信息、投融资决策、产购销策略、客户信息、招投标事项等经营信息；设计、程序、产品配方、制作工艺、制作方法、技术专利等技术信息；重大诉讼等法律信息，以及以上未明确而又确需保护的事项或内容。,商业秘密范围,集团公司及所属分子公司商业秘密及其密级保密期限和知悉范图,由产生该事项的业务主管部门拟定，主管领导审批。不明确事项，由保密办组织研究确定。商业秘密事项的密级分为“核心商密”和“普通商密”两级。“核心商密”是集团公司及所

6、属分子公司最核心、最重要的商业秘密，泄漏会使公司的经济利益遭受特别严重的损害；“普通商密”是集团公司及所属子公司一般的商业秘密,泄漏会使公司的经济利益遭受损害。集团公司及所属分子公司商业秘密事项的密级和保密期限一经拟定,应当报保密办备案,由秘密事项业务主管部门在秘密载体上做出标志。,密级确定,涉密岗位是指涉及商业秘密事项的工作岗位；涉密人员是指掌握，知悉或经管商业秘密事项的人员。涉密岗位和涉密人员由业务主管部门拟定，主管领导审批，保密办备案。涉密岗位和涉密人员发生变化时,应当重新履行上述拟定、审批、备案程序。,涉密岗位和人员,（一）商业秘密载体的制发应由商业秘密事项主管业务部门拟定，主管领导审

7、核，保密委主任审批，保密办公室备案。载体的制作须在涉密计算机上完成。（二）集团公司及所属分子公司应当严格控制商业秘密事项知悉范围，不得向知悉范围以外的人员泄露。如需要对外提供，应当由业务主管部门拟定，经主管领导审批，并报保密办备案。传递方式要采取必要的保密措施。（三）商业秘密载体原则上不得携带和邮寄出境，特殊情况下确需携带时，必须经主管领导和保密委员会主任审批，并采取严格的保护措施。,商业秘密的保密措施,（四）集团公司及所属分子公司复制核心商业秘密载体应经商业秘密事项主管业务部门负责人审核，保密委主任批准，复制普通商业秘密载体应经商业秘密事项主管业务部门负责人审核，保密办批准，复制的商业秘密载

8、体应视同原件管理,不得改变其密级、保密期限和知悉范围。（五）集团公司及所属分子公司销毁商业秘密载体应经商业秘密事项主管业务部门负责人审核，保密办负责人批准，报保密办履行备案手续后，自行妥善销毁或交由经过保密审查的涉密载体定点销毁单位统一销毁，严禁将商业秘密载体作为废品或垃圾出售给个体商贩或废品收购点。,商业秘密的保密措施,目 录,1,第一部分 公文的重要性,4,第四部分 常用公文写作要点,第五部分 公文问题及案例,“本位主义”与换位思考相统一 为现实服务与对历史负责相统一 上下、左右、前后相统一 谴词造句与公文语体风格相统一,草拟公文 四个统一,草拟公文共性问题,（一）“本位主义”与换位思考相

9、统一 本 位 主 义：贯彻和实现本单位及领导的意图 换 位 思 考：让受文单位看得明白、看得“舒服”（二）为现实服务与对历史负责相统一 为现实服务：指导工作、沟通情况、宣传教育、处理问题 对历史负责：最可靠的历史凭证,草拟公文共性问题,（三）上下、左右、前后相统一国家法律政策与实际；部门之间；政策规定连续性（四）谴词造句与公文语体风格相统一正确使用规范的书面语、公文和法律术语；酌情使用一些文言词汇准确严谨、庄重典雅、简洁明快,草拟公文共性问题,公文层次的要求,草拟公文共性问题,标题中的易出现的问题:,草拟公文共性问题,标题中除法规类文件外，一般不使用标点符号标题中使用标点符号的特殊情况：,标题

10、中出现缩略语以及具有特定含义的词语时，用引号（缩略点）。如：关于开展“四五”普法教育活动情况的报告关于积极配合“315”活动做好维护消费者合法权益工作的通知,公文标题中某一部分需要注释或者说明时，用括号。如：关于印发工作规则（试行）的通知,公文标题中出现法规名称、书名、报刊名时，用书名号。如：关于做好杂志征订发行工作的通知,公文标题中出现的并列词语之间的停顿，用顿号。如：关于、职务任免的通知,（3）直转法 如集团公司转发财政部关于工作有关问题通知的通知,草拟公文共性问题,转发文件通知的标题,如：集团公司关于转发国资委关于转发财政部关于2004年工作有关问题的通知的通知的通知可采取以下技术处理:

11、,（1）省略法 如集团公司转发国资委关于转发财政部2004年工作有关问题通知的通知,（2）替代法 如集团公司关于进一步做好2004年工作的通知,中冶集团,行文关系及文种使用参考,集团公司,所属各单位,上行文,下行文,平行文,平行文,决定,函,报告,请示,批复,通知,意见,通报,有关业务联系单位,会议纪要,中冶集团,集团公司,上行文,下行文,平行文,平行文,决定,函,报告,请示,批复,通知,有关业务联系单位,意见,通报,会议纪要,中冶集团,集团公司,上行文,下行文,平行文,平行文,决定,函,报告,请示,批复,通知,有关业务联系单位,“报告”的目的在于汇报工作，反映情况，以便有针对性地予以指导；事

12、后或事中行文；不要求回复。,请示是请求上级机关做出指示或予以批准；事前行文。,注意：1.内容表述重陈述、不指责；2.注意行文的法律责任；3.单位名称要准确，单位简称要规范，要有简称的约定（以下简称XXX），不要引号；4.年份写法要准确规范。年份都使用阿拉伯数字，不使用汉字；5.文件引用要准确规范（先引标题再文件号）。如：根据中冶集团关于切实做好近期有关重点工作的通知（中冶集党办201713号）及相关工作安排，集团公司通过召开会议、下发通知等形式进行研究部署。,草拟公文共性问题,其 他 其 它1-4 月 1-4月份增 长 增 加（相、绝对）制 订 制 定(不同情况)又好又快 又快又好做强做优做大

13、 做大做强,草拟公文共性问题,用词用句要准确规范,正 确 错 误（不规范）,目 录,1,第一部分 公文的重要性,4,第四部分 常用公文写作要点,公文的格式,公文要素 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、印发机关和印发日期、页码等组成。,发文机关：标志居中排布，上边缘至版心上边缘35mm,发文字号:发文机关下空2行，3号仿宋-GB2312，年份应为六角括号,标题：红色反线下空2行，2号小标宋简体，回行时词意完整，排列呈梯形或菱形,主送机关：标题下空一行，顶格，3号仿宋-GB2312字体

14、,正文：3号仿宋-GB2312字体，每页22行，每行28个字,签发人:按文件类别 董事长、党委书记,页边距设置：上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米,结束语,附件：正文下空一行，左空2字符，3号仿宋-GB2312字体编排“附件”二字，后标全角冒号。如有多个附件，用阿拉伯数字标注，附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称首字对齐，附件名称后不加标点符号。,成文日期：用阿拉伯数字，右空4字距离。,印发机关及日期：4号仿宋字，印发机关左空一字，印发日期右空一字。版记必须在偶数页。,附注：上行文必须标注联系人和电话,印章：印章顶端上距正文一行之内。联合行文时，按发文机关顺序排列，并将

15、印章一 一对应，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间不相交。,页码：4号半角宋体，左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字。,发文字号:三号仿宋GB_2312,标题:二号方正小标宋简体,正文:三号仿宋GB_2312,函件格式,结构层次序数的写法：,（一）XXX标题：楷体字,一、XXX标题：黑体字,（1）XXX仿宋GB2312,1.XXX仿宋GB2312,当公文排版后所剩空白处不能排下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法，使印章与正文同处一页，不采取标注“此页无正文”的方式。,公文的格式,加盖印章要求 印章要端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署

16、名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内。不能出现空白印章。,公文模版,集团公司文件格式,集团公司函件格式,集团机关部门函件模板,集团公司会议纪要格式,部门会议纪要格式模板,1.集团公司文件模板.pdf,2.集团公司函件模板.pdf,3.集团机关部门函件模板.docx,4.集团公司会议纪要模板.pdf,5.集团机关部门会议纪要模板.docx,注意事项,草拟公文的初稿时，格式按照公文格式要求制作，走发文流程。文件主要包括：集团公司层面的制度、通知；函件主要包括：对集团外部单位出具的函件。,格式以党政办公室制作的部门函件模板格式排版，函件顺序号按部门发函顺序排序，内

17、容主要是业务系统（部门）的工作要求、通知等，也可多部门联合发函。由起草部门负责发布。函编号.docx,某系统（部门）推进或牵头推进某项工作的专题会议纪要，以部门会议纪要序号排列，部门发布，会议纪要要作为文书档案进行归档。,草拟会议纪要初稿时，按会议纪要的标准格式拟文排版。集团公司级别会议主要包括，如：党委会、总经理办公会、工作大例会、业务系统年度工作会议以及集团公司主要领导组织的会议。序号以集团公司会议纪要大序列号排列。,发文流程,按照公文管理要求的格式进行拟文，不套红，不编号。,发布时文件套红，并再次对文件进行校对，把住文件制发最后一关。上行文要有签发人、联系人。按指定范围进行发布。,上行文

18、按类别要经董事长、党委书记审批。,对文稿体式进行审核，如：标题是否符合要求，附件是否齐全，序号排列是否符合逻辑，有无错字漏字。,分类别排列：如行政文、党委文、纪委文、工会文、团委文，大序列号排列。,收文流程,收文人员核对正文、附件是否齐全，是否紧急，对文件进行登记，保存,按公司领导批示分发文件并跟踪。紧急文件在来文时需提醒主管领导和相关部门尽快处理，并掌握公文去向。,根据文件内容识别文件类别，请分管领导批示,办理结果应在规定的时间答复来文单位，并根据需要告知相关单位。,集团公司会议纪要流程,按照会议纪要的格式进行拟文，不套红，不编号,如：分发至集团公司所属各单位,公文OA操作说明,收文流程OA

19、操作说明.docx,发文流程OA操作说明.docx,公告流程OA操作说明.docx,目 录,1,第一部分 公文的重要性,常用公文写作要点,请 示,请求解决问题的请示,建议性请示,请求指示、答复性请示,请求批准事项的请示,1.引语：简要概括请示什么问题 2.主体：（1）为什么请示（基本情况、原因、依据、理由、可行 性、必要性）（2）请求批准的具体事项 3.结束语。妥否，请示；请予审批；请予批准。,“请示”的写作思路和基本结构,常用公文写作要点,1.注意行文规则 一文一事；不得越级请示（情况特殊除外）；不得多头主送；不得报领导同志个人，请示抬头写上级单位全称；不得抄送下级单位；必要时抄送其他上级单

20、位，如双重领导机关。,草拟“请示”的注意事项,2.注意表达方式陈述 请示缘由陈述清楚。要实事求是地讲清:“据”指法律、政策、上级安排、领导指示；“需”指实际情况确实需要；“利”指于本单位有利，于全局有利。请示事项要明确。,草拟“请示”的注意事项,3.注意行文语气 表示事出有因，注意使用根据用语。如：根据、遵照、为了 等。表示言辞恳切，注意使用“请”用语。如：拟请、恳请、报请、请予 等。表示请求，注意使用询问用语。如：当否、妥否、如无不妥，请示、请批示、请指示、请予 审批等。,草拟“请示”的注意事项,报告,1.引 语：“报告”的缘由和目的。2.主 体：“报告”的具体内容。注意要以反映情况为主，要

21、注意层次。如工作总结类报告：根据什么要求，采取了哪些措施，做了哪些具体工作，还存在哪些问题，下一步的工作措施。情况说明类报告：来龙去脉，议事成因，如何解决，吸取什么教训，下一步如何做。3.结束语:一般用“特此报告”或“专此报告”作结束语。,报 告,“报告”的写作思路和基本结构,（1）“报告”属上行文，语气要谦虚，文字要精确，内容要实事求是。（2）“报告”中不能夹带请示事项或将“报告”写成“请示”。“报告”上级单位可以只阅不批。（3）答复上级机关询问和交办事项的报告，针对性要强、要注意抓重点，详略要得当。把结构层次搭好，尽量选用结论式的，评价式的小标题，更容易让受文方抓住你工作的亮点。（4）工作

22、总结或汇报工作的报告，应以反映情况为主，注意避免行文主体“错位”。,草拟“报告”注意事项,领导关注的事项详写，领导熟知的略写；关系全局的事项详写，一般的事项略写；政策突破的事项详写，符合规定的略写；意见分歧的事项详写，意见一致的略写；首次上报的事项详写，有前案事项略写；非常规类的事项详写，常规的事项略写。,常用公文写作要点,“经验”之谈 如何写好请示（签报）、报告,申请函：向有关主管部门请求批准事项商洽函：请求协助、商洽解决问题询问函：征求意见、咨询政策答复函：答复申请事项，回复意见告知函：相互通知事项,函件的分类,（1）“函”的原因。即将行文的原因和目的交待清楚。（2）“函”的具体问题或事项

23、。内容较多时，应注意分条、列项逐一说明。（3）结束语。请求有关部门批准的事项，一般写“请予支持”或“请予核准”。,函的写作思路和基本结构,1.叙事清楚，说理有节。“函”目的是要使对方理解、接受、支持，因此更要注意写作方法。要做到：叙事清楚、明白；说理有节，使人信服，言辞恳切，语气谦和。2.行文简洁，注意技法。字约义丰，不必长篇大论；根据实际，灵活采用技法。如：若答复函属于肯定性的，可以开门见山表达意见；若属于否定性的，最好先简洁、恳切地说明理由，最后表明否定态度，使对方感到否定是合理的、正常的、水到渠成的。,草拟“函”注意事项,1.批复的根据：收到什么请示？根据什么规定？经研究，批复如下：2.

24、批复的具体内容。3.希望和要求。,批 复,“批复”的写作思路和基本结构,表态性批复，除对下级机关请求的事项表明“同意”或“不同意”、“批准”或“不批准”的态度外，不再作其他规定或要求，也不作说明或评价。规定性批复，对下级机关请示的事项作出肯定或者否定的答复；同时要对批复涉及的事项或问题，分条列项地作出具体、明确的规定，以利下级机关执行。同意性批复，勿需说明理由，往往对落实批复内容提一些原则性要求，如对报请审批规划、方案类的批复，在原则同意的同时，对需要注意的问题加以强调。否定性的批复，则需简明扼要地阐述理由、原因。,草拟“批复”注意事项,目 录,1,公文的重要性,4,第四部分 常用公文写作要点

25、,1.标题不准确，格式不符合要求；2.文件审核不严格，有错字，明显的格式错误；3.文件结构层次序数的写法不准确；4.引文不规范，页码不准确；5.加盖印章位置不准确，个别出现“此页无正文”；6.文件无版记或版记不在偶数页；7.附件说明中乱用书名号。,公文问题及案例,公文问题及案例,缺少文件正文,缺少“印发”二字,公文问题及案例,标题不加粗,文件名要用书名号,位置不准确,应使用六角括号,公文问题及案例,如果是修订的文件，在文件中要体现原文件名、文件号以及是否废止,文件号用小括号括起来,先写文件名再写文件号,公文问题及案例,附件说明中不用加书名号和文号，只保留文件名称即可；,公文问题及案例,结构层次序数不准确,公文问题及案例,断行字义不完整，标题断行方式不准确，字体不准确。,公文问题及案例,页码不规范,顶格,公文问题及案例,印章上边缘距正文一行之内,印章下弧压在成文日期上,公文问题及案例,版记,版记要在偶数页,公文问题及案例,正确版记位置,正确页码,正确公章位置,欢迎批评指正！谢谢！,