医院档案管理办法.docx

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1、第1章总则1-11.1 目的1-11.2 适用范围1-11.3 职责权限1-113.1 管理原则1-113.2 2院长办公室职责1-113.3 各部门职责1-113.4 4各部门档案管理人员工作职责1-11.4 保密规定1-21.5 档案销毁1-2第2章文书档案管理2-32.1 定义2-32.2 归档范围与保管期限2-32.2.1 归档范围要求2-32.2.2 保管期限分类2-32.2.3 具体归档范围与保管期限2-32.3 立卷单位和立卷分工2-42.3.1 院长办公室2-42.3.2 各部门2-42.3.3 承办人2-4234跨部门文件材料的立卷分工2-52.3.4 务活动资料交接2-52

2、.4 立卷原则与方法2-52.4.1 平时归卷2-52.4.2 立卷要求2-52.4.3 卷内文件排列2-62.4.4 案卷厚度2-62.4.5 案卷页号2-62.5 案卷的审查和移交2-62.5.1 部门移交院长办公室2-62.5.2 院长办公室移交档案馆2-62.5.3 归档案卷质量要求2-72.5.4 不向档案馆移交情形2-7第3章多媒体档案管理3-83.1 定义3-83.1.1 多媒体文件3-83.1.2 多媒体档案3-83.2 归档范围3-83.3 整理和归档3-93.4 档案移交3-93.4.1 部门移交院长办公室3-93.4.2 院长办公室移交档案馆3-9第4章基建、维修改造项目

3、档案管理4-104.1 定义4-104.2 管理分工职责4-104.2.1 工务处4-104.2.2 院长办公室4-104.3 归档范围4-104.4 归档管理4-104.4.1 归档时间4-104.4.2 归档内容4-104.4.3 归档立卷要求4-114.5 移交与利用4-114.5.1 移交4-114.5.2 利用4-11第5章电子档案管理5-125.1 基本术语解释5-125.1.1 电子文件5-125.1.2 电子档案5-125.1.3 电子文件的物理归档5-125.1.4 电子文件的逻辑归档5-125.2 管理分工职责5-125.2.1 信息管理处5-125.2.2 院长办公室5-

4、125.3 归档范围与保管期限5-125.3.1 电子档案保管期限5-12532电子文件归档范围5-135.4 收集与积累5-135.4.1 双套制管理5-135.4.2 收集积累要求5-135.5 归档方式及要求5-145.5.1 归档方式5-145.5.2 逻辑归档基本要求5-145.5.3 物理归档基本要求5-145.6 移交与利用5-145.6.1 移交院长办公室5-145.6.2 撤并部门移交5-155.6.3 移交电子档案的基本要求5-155.6.4 保管电子档案的基本要求5-155.6.5 归档电子文件利用的注意事项5-155.6.6 销毁电子档案5-16第6章其他类型档案管理6

5、-176.1 人事档案6-176.1.1 存档分工6-176.1.2 定期检核6-176.1.3 重要文书档案移交6-176.2 会计档案6-176.2.1 定义6-176.2.2 存档分工6-176.2.3 利用规范6-176.2.4 定期检核6-176.2.5 销毁要求6-186.3 科研档案6-186.3.1 定义6-186.3.2 存档分工6-186.3.3 档案分级6-186.3.4 定期检核6-186.4 病历档案6-186.4.1 存档分工6-186.4.2 定期检核6-186.4.3 档案借阅6-18第7章档案查阅7-207.1 管理职责7-207.2 查阅范围7-207.3

6、查阅流程7-207.4 查阅规范7-20（附表一）案卷目录1（附表二）卷内目录2（附表三）备考表.3（附表四）多媒体文件归档表.4（附表五）基建档案盒内目录5（附表六）基建档案卷内目录6（附表七）基建档案卷内目录7（附表八）归档电子文件登记表8（附表九）归档电子文件移交、接收检验登记表10（附表十）档案借阅申请表H（附表十一）档案查阅登记簿12第1章总则1.1 目的为使医院的档案管理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高档案管理的效率、质量，确保档案的及时归档和妥善保管，依据XX大学档案管理有关规章制度，结合医院实际情况，制定本办法。1.2 适用范围本办法所称档案管理，指医院的文书档案资料、多

7、媒体档案资料、基建档案资料、电子信息档案资料及其他类型有保存价值或因应法律法规应予保存的档案的归档督促和日常管理工作。医院的档案资料必须按年度立卷，各职能部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本办法的规定分别立卷归档。1.3 职责权限1.3.1 管理原则医院档案工作由医院主管档案工作的院级主管统一领导，档案的管理实行“统一领导，分级管理”的原则1.3.2 院长办公室职责院长办公室是医院的档案管理部门，负责医院重要档案归档、保存，按要求向XX大学档案馆移交档案，并监督、指导及检查医院各职能部门的档案日常管理工作。1.3.3 各部门职责各职能部门负责人负责本部门的档案管理工作。坚

8、持部门收集保管、定期归档制度。各职能部门负责人应指定专人负责收集保管本部门的档案资料并督促其及时归档，并将指定的档案管理人员名单报院长办公室备案，如有变动须及时通知院长办公室。1.3.4 各部门档案管理人员工作职责(1) 了解本部门的工作业务，掌握本部门档案资料的归档范围，收集保管本部门的档案资料。(2)认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将前一年归档档案资料归档完毕，并向院长办公室档案管理人员办好交接手续。档案管理办法1.I2016年8月1日编订(3)承办人员借用档案资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用档案资料登记手续。(4)工作变动或离职时，应

9、将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。1.4 保密规定(1)医院档案是医院的工作秘密，在一定时间内只限一定范围内人员知悉和使用。医院全体员工和离职人员都有保守医院工作秘密的义务。档案工作者须树立严格的保密观念，认真执行各项规章制度，保证档案的绝对安全。(2)档案管理员须妥善放存医院档案文件，不得将档案资料置于他人可随意翻看之处，档案管理员离开档案置放之所，需将档案入柜上锁。(3)档案管理员须熟悉业务，定期认真清理检查档案库存情况，发现缺损、遗失应及时报告并采取必要措施，迅速追查处理。(4)非档案室人员，不经允许不得私自进入档案室开柜查找或翻阅案卷。(5)人员查(借)阅档

10、案必须严格履行登记手续并妥善保存，用毕归还，不得私自转借、传阅。未经同意，档案不得携带出单位，更不准在公共场所阅读。(6)档案资料的借阅、打印、复印、存储过程应注意资料保密，打印、复印人若非使用、保管或享有知悉权人，不得擅自留存备档。1.5 档案销毁(1)保管期限到期且不具备继续归档和存查价值的档案，档案管理员经过鉴别清点并造册后报主管档案工作的院领导审批，批准后方可销毁，不经主管档案工作的院领导同意，不得擅自销毁医院各类档案文件。(2)销毁档案应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。第2章文书档案管理2.1 定义文书档案管理，指文书档案资料的整理、立卷、归档的督促和日常管理工作。文

11、书立卷是文件材料向档案转化的重要步骤，是做好档案工作的基础。2.2 归档范围与保管期限2.2.1 归档范围要求凡是本院各职能部门在工作活动中形成的、办理完毕的、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对医院工作、学校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的各种不同形式、载体的文件材料均应整理分类，立卷归档。2.2.2 保管期限分类文书材料保管期限分为永久、长期、短期三种，凡是反映医院主要职能活动和历史面貌的，对医院的医学发展、党政管理、教学科研、经济管理等各项工作有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映医院一般工作活动，在较长时间内，对医院工作延续发展，总结工作规律需要查考的档案，列为长期（

12、十五年至六十年）保管；凡是在较短时间内对医院有参考利用价值的文件，列为短期（十五年以下）保管。2.2.3具体归档范围与保管期限序号条款名称保管期限1年鉴（包括大事记、各类名单、专文、重要统计等）永久2院党委会、院务会纪要长期3院党委换届选举的材料（工作报告、候选人名单、选举结果及批复）永久或长期4医院向各级政府主管机关及XX大学报送关于医院建设、注册、验收等文件及批复永久或长期5医院及下属单位（包括二级学科研究所）机构设置及沿革的材料永久6医院总体发展规划，学科建设、科研发展规划，年度工作计划、总结、汇报等长期7医院人事任免及奖惩的材料，非事业编制人员花名册长期8医院各项管理工作规章制度长期9

13、院领导在有关会议上的重要讲话稿长期10反映医院工作活动情况的简报、信息汇编等长期11各类院刊、系刊、简介、画册永久或长期12以医院党委或行政名义送学校（领导、部门）的重要请示、报告及批复长期13医院与有关单位科技开发、协作工作中形成的重要材料长期14医院主办的国际学术会议的材料永久或长期15医院举办的国内学术研讨会、各类学术论坛的材料长期16有关院庆活动的材料永久17有关举办名人诞辰周年纪念活动、揭碑揭牌仪式的材料永久18教师队伍建设工作中所形成的重要材料长期19医院行政部门及委员会例会会议纪要（院长办公室归档）短期20职能部门送医院领导的重要请示、报告及批复（各部门归档）短期21其它反映医院

14、发展概貌，体现自身工作特色并具有保存价值的材料永久或长期2.3 立卷单位和立卷分工2.3.1 院长办公室院长办公室负责医院重要档案的归档、保存、向XX大学移交，及指导督促医院各职能部门的档案日常管理工作。232各部门医院各职能部门负责人分管本部门文书立卷归档工作，各职能部门应设文书档案兼职档案员，协助部门负责人督促本部门各承办人按统一规范做好文书立卷归档工作。2.3.3 承办人为保证立卷质量，各立卷部门应坚持由承办人立卷的原则，承办人要负责文件材料的积累、归卷及年终整理立卷，至迟于来年第一季度完成。跨部门文件材料的立卷分工DJ 6 7 /( f医院缮印发出的公文由院长办公室统一收集保管。由两个

15、以上职能部门会办的文件，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。由几个部门联合处理的事件(或事宜)所形成的文件材料，由相关职能部门根据各自的职责范围分别(整理)立卷。凡因机构调整而导致部门职责分工变化，调整前形成的文件材料，仍由原分管部门收集保管，调整后形成的文件材料，则由现分管部门收集保管。本院设置的临时机构撤销时，该机构的兼职档案员或文书人员，必须将文件材料立卷归档后，方能撤离岗位。凡遇人员调动时，各部门负责人，应督促欲调离现任工作岗位的人员，将其所承办的文件材料按要求整理立卷，并检查案卷质量，合格后，方可调离。2.3.5 公务活动资料交接医院员工外出培训、学习、考察、调查研究

16、、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向管理部门负责档案管理的人员办理所需文件交接手续。2.4 立卷原则与方法2.4.1 平时归卷要做好平时归卷工作。每年初，各部门文书档案管理人员，根据本部门的职能范围和年度工作计划，预计可能产生的文件材料，确定平时归卷的类目，及时将文件材料分别存入有关类目夹内，年终进行调整，整理组成案卷。2.4.2 立卷要求立卷应以问题为主，结合作者、名称、时间、通讯者、地区特征进行，把具有相同特征和联系密切的文件组合在一起，组卷要做到：(1)同一人物、事物、事件，同一性质的工作，同一会议的材料组合在一起；上级机关颁发的指示性文件，与本

17、校在贯彻执行此文件中所形成的材料组合在一起；一件事涉及到上、下级，校内、外有关单位承办中的来往文件应集中在一起。(2)按年度形成的材料，在该年度末立卷；年度计划、总结、报告等文档案管理办法2-52016年8月1日编订件，放在针对之年；跨年度的规划和计划、预算，列入针对的第一年；跨年度的总结、报告、决算列入针对的最后一年，总结和计划写在一起的文件应视其内容主次来定，以计划为主附带总结的放入计划针对的一年，以总结为主附带计划的，放入总结针对的一年；跨年度处理完毕的文件或案件材料放入办毕或结案的一年。2.4.3 卷内文件排列卷内文件排列应根据文件之间的联系，按问题分时间先后进行排列。请示与批复排在一

18、起，上级的批复在前，向上级的请示在后；正件与附件排在一起，正件在前，附件在后；正本和定稿（有领导人签批的草稿）排在一起，正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；重要文件的历次修改稿（有领导人批改的草稿）排在一起，最后定稿在前，其它依次排列；案件卷内文件排列，结论、决定、判决性文件在前，依据性材料（罪证、旁证等）在后。2.4.4 案卷厚度组成的案卷应避免过厚或太薄，凡遇太厚时可分成若干卷，太薄时可将相近问题所形成的材料合并组卷，对反映本校重要工作和重大活动以及涉秘的文件材料，不限多少，要单独立卷。2.4.5 案卷页号案卷组成后，要用铅笔在文件材料有字迹和图表的页面逐页编号，编号采用阿拉伯数

19、字，每个案卷都从“1”开始顺序标注，正面有文字、图表的编在右上角，反面有文字、图表的（包括筒子页）编在左上角，空白页不编号O2.5 案卷的审查和移交2.5.1 部门移交院长办公室各部门文书档案兼职档案员至迟于来年第一季度完成本部门上一年度文件材料整理立卷，并移交院长办公室。移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。2.5.2 院长办公室移交档案馆院长办公室于每年6月30日前向XX大学档案馆移交档案，除了纸介质的目录外，还要移交相应的目录数据库文件。移交档案室应编辑整理案卷目录（附表1）、卷内目录（附表2）、备考表（附表3）。备考表写档案管理办法2-62016年8月1日编订清卷内需要说明的问题，

20、由立卷人(院长办公室档案员)和检查人(案卷质量审核者，分管档案工作的院级主管)签字。2.5.3 归档案卷质量要求(1)应归档的文件材料收集齐全，不庞杂，不遗漏或短缺。(2)保管期限、密级划分恰当，凡永久和长期卷内的文件材料不应存圆珠笔书写件、电子传真件(热敏纸)和复印件。(3)分类清楚，组卷合理，卷内文件排列条理有序。卷内目录、备考表各项按规定填写。卷内文件编号无错漏现象。(4)案卷目录中“案卷标题”力求结构完整，确切简明，全面概括卷内文件内容(参见XX大学关于拟写文书档案案卷标题的要求)。“案卷号”是指各年度内案卷的排列顺序号,由年度和案卷流水号组成，共7位数字，如：201600120160

21、02。(5)编制案卷目录时排序要有规律。对准备归档的案卷，按本部门业务职能或机构设置情况，根据价值，顺序排列后，依次编写案卷号，按学校统一规定的数据库形式存贮、打印案卷目录(即移交目录)，一式两份，交接双方签字后各执一份。2.5.4不向档案馆移交情形短期保存的案卷留医院备查，不向校档案馆移交。过期确无保存价值的材料，经医院领导批准后，造具销毁清册，一式两份，一份送档案馆核准，接到通知后，方可销毁。1.)/ J )/ l l J Xu/ l (v 1 2 3 4 5 6 789 1 fl fv / fl第3章多媒体档案管理3.1 定义3.1.1 多媒体文件多媒体文件，主要包括照片文件、音频文件和

22、视频文件。3.1.2 多媒体档案多媒体档案，指医院的各部门、组织及个人在从事临床、教学、科研、生产、外事等活动中直接形成的，对医院、学校和国家有保存价值的，以多媒体为载体，以数码照片、纸质照片、音频和视频为主要反映方式，辅以文字说明的历史记录。3.2 归档范围中央、省、市级领导人及著名人物来校活动的多媒体档案。医院召开的重大集会、重要会议、纪念活动及庆典活动的多媒体档案。历届院领导、两院院士、三级以上老教授的工作照片及任职期间的标准像。院领导和知名人物参加国内、国外重大公务活动的多媒体档案。外国领导人来访、聘请外籍名誉教授、客座教授及其它重要外事活动的多媒体档案。医院举办的国际学术会议及医院专

23、家、学者参加国内外重大学术活动和被授予荣誉学位、荣誉称号形成的多媒体档案。医院各民主党派重要活动的照片档案。反映教职工业余生活的照片档案。医院重大科技成果、获国家级奖励的科研项目及拳头产品所形成的照片档案。医院在实验室建设、科技产业、生产、后勤等方面的重要活动及取得重大成果的照片档案。(11)医院荣获的市级以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片档案。(12)医院列为国家保护文物的建筑物、反映医院不同历史时期的典型建筑物、构筑物及校园风光的照片档案。(13)医院重大建筑工程的基地原貌、奠基仪式及竣工落成典礼的多媒体档案。(14)医院重要的石碑、牌匾及塑像的照片档案。(15)医院发生的重大

24、事故、突发事件及重大自然灾害和抢险救灾场面的照片档案。(16)其它具有特殊意义和保存价值的多媒体档案。3.3 整理和归档(1)院长办公室文宣组及医院各职能部门应在活动开始前明确所属归档范围，活动时注意采用相应的多媒体记录手段，于活动结束后及时对多媒体文件进行挑选、编号及附文字说明。(2)多媒体档案的整理应以有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管，便于利用为整理原则。(3)多媒体档案应由文件、文字说明(附表4)两部分组成，文字说明按“六要素”(事由、时间、地点、人物、背景、摄影者)编写。照片档案必要时还需包括底片。(4)多媒体档案可采用按时间、内容，或时间、内容、人物相结合的方法进行整理，组成

25、多媒体档案册(文件夹)并拟写出确切的标题，编写册内目录。3.4 档案移交3.4.1 部门移交院长办公室医院各职能部门对本部门本年度形成的多媒体文件档案进行收集整理、编写文字说明，于次年第一季度结束前向院长办公室档案管理人员归档，任何个人不得私自保存、销毁或带走应归档的多媒体文件。3.4.2 院长办公室移交档案馆医院的照片档案除特别重要和珍贵的，一般不向档案馆移交。向档案馆移交照片档案的载体以光盘为主。第4章基建、维修改造项目档案管理4.1 定义基建、维修改造项目档案，指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、电子数据、声像等不同载体形式的历史记录，根据基建、维修改造项目档案的特

26、点按项目成套进行管理。4.2 管理分工职责4.2.1 工务处医院工务处是医院基建、维修改造项目的设计、建设管理单位。医院委托的基建项目的设计单位负责基建项目设计材料的收集、整理、立卷、归档，保证档案的完整性、准确性和系统性，并及时向工务处移交。工务处负责基建项目施工、竣工材料的收集、整理、立卷、归档、保管，及维修改造项目的设计、施工、验收、归档、保管及对基建档案进行定期修订。各类基建及维修改造项目档案应保证完整性、准确性、系统性。4.2.2 院长办公室院长办公室负责基建项目档案立卷工作业务指导，及归档完毕的基建项目档案的利用工作。4.3 归档范围医院上级主管单位批准修建的建设项目，医院及上级主

27、管单位批准的维修改造项目。4.4 归档管理4.4.1 归档时间(1)基建、维修改造项目档案应当在项目竣工验收后三个月内归档。(2)工务处于每年第一季度对上一年度基建、维修改造项目档案进行整理，依据维修改造项目对基建档案进行修订。4.4.2 归档内容(1)基建、维修改造项目的设计文件和图纸；(2)基建、维修改造项目的工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件，以及工程项目各阶段图纸；(3)具体归档范围及保管期限参照国家档案局、国家计委颁发的基本档案管理办法4-102016年8月1日编订建设项目档案资料管理暂行规定附录中基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表执行。（4）档案材料应

28、包括纸质材料及可资利用的电子档材料。4.4.3 归档立卷要求（1）归档的基建工程文件应为原件（要求盖章、签字的文件必须加盖公章和个人签字）；（2）归档资木帼页目立卷弄喙盒,可分多盒;盒内附“盒内目录”（见F隰5）、“卷内目录”（见附t6）和“备考表”（见附录7）；卷内目录应放在每卷档案封面后的第一页（如卷内自带目录，则不必再放）；每卷档案单独顺序编排页码（凡有文字的正反页面都要编码），页码采用阿拉伯数字标注在页面右下角；（3）案卷编码和标注要求字迹工整，使用蓝黑或碳素墨水，不得使用铅笔、圆珠笔、红或纯蓝墨水书写。（4）详细文件立卷归档要求参照国标（GB-T503282001）执行。4.5 移交

29、与利用4.5.1 移交工务处于每年第一季度结束前将上一年度归档完毕的基建档案电子版移交院长办公室，纸版档案由工务处保管。4.5.2 利用为利纸质基建档案材料保存，纸质基建档案一般不用于复印利用，如需要利用基建项目档案，借阅人需填写借阅申请表，经相关领导审批同意后（详见本办法第七章），可通过电子文件的打印输出的方式进行利用。第5章电子档案管理5.1 基本术语解释5.1.1 电子文件指员工在日常工作中通过计算机进行操作、形成、传输、存储和利用的数字(比特)形态记录,通过编码和解码来输入和输出的文件，也称数字式文件。本章中所涉及的电子文件，不包含第三章中定义的多媒体文件。5.1.2 电子档案指利用计

30、算机技术形成、收集、积累，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。5.1.3 电子文件的物理归档指经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。5.1.4 电子文件的逻辑归档将电子文件的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。5.2 管理分工职责5.2.1 信息管理处信息管理处负责电子文件的形成、承办、运转、收集、整理、开发等工作。电子文件产生时应有严格的管理制度和技术措施，以确保电子文件的真实性、安全性、完整性和有效性。5.2.2 院长办公室院长办公室负责电子文件归档管理的日常监督、指导、鉴定、保管、利用等工作。档案管理

31、员要配备可有效识读电子档案计算机软、硬件系统，并熟悉掌握使用计算机系统的操作技能，保证档案管理工作有效进行。5.3 归档范围与保管期限5.3.1 电子档案保管期限(1)医院主要职能活动中产生的电子文件，归档前要对其进行鉴定，主档案管理办法5-122016年8月1日编订要包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。(2)电子档案的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。(3)应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。5.3.2 电子文件归档范围(1)归档电子文件类型主要包括字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数

32、据库文件、数据文件、超文本文件、计算机程序文件等。(2)电子文件载体类型主要有光盘、硬盘、磁带等。5.4 收集与积累5.4.1 双套制管理信息管理处与职能部门应定期针对运用计算机进行公文处理、行政管理过程中所形成的，具有重要凭证性、依据性的电子文件制作脱机备份电子文件，需要永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本与电子文件同时归档，即实行电子文件的双套制管理。5.4.2 收集积累要求(1)当医院职能部门工作过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。(2)对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电

33、子文件,应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。(3)对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。(4)对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。(5)计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。(6)对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。5.5

34、 归档方式及要求5.5.1 归档方式电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。医院局域网条件有限时可以物理归档为主，待医院具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措施的条件成熟方可实行逻辑归档。5.5.2 逻辑归档基本要求(1)档案管理员会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。(2)网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，服务影鳏取i镜像、双机热份等可靠的备份措施。(3)归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的元数据，即关于数据的数据，文件的上下关系和结构要一起保存。(4)电子文件归档后，档案管理员、网络管理人员要及时清理计算机网络上重复的电子文件。5.5

35、.3物理归档基本要求(1)凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。(2)归档电子文件须清除计算机病毒后集中拷贝至符合保管期限要求的耐久性好的脱机载体上(优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等)。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。非通用格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的杳看软件。(3)春储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。(4)将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表(附表8),其中以盘

36、为单位填写首页，以件为单位填写续页。(5)归档电子文件需分类、组盘、编制机读目录、填写基本著录项目等。基本著录项目包括序号、存放载体的编号、题名、责任者、文号、每份文件的机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等。5.6移交与利用5.6.1 移交院长办公室信息管理处及其他产生重要电子文件的部门，一般应在每年第一季度结档案管理办法5-142016年8月1日编订束前完成上一年度电子文件的归档，并向院长办公室档案管理员移交。移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。5.6.2 撤并部门移交撤并部门的电子文件应向接管部门或院长办公室档案管理员移交。5.6.3 移交电子档案的基本要求(1)元数据应

37、当与电子档案一起移交，一般采用基于XM1.的封装方式组织档案数据。(2)电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息。(3)采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交，非通用格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。(4)电子档案移交最少要制作二套，一套封存保管，一套查阅利用。有必要的制作第三套，实行异地保存。(5)归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效a行检验，腾和审核结果填入归档电子文件移交、接收检验登记表(附表9),并由负责人签署审核意见。5.6.4 保管电子档案的基本要求(1)接收入库的电子档案，每两年抽检一

38、次，抽检率不低于40%,发现问题要及时补救。(2)随着计算机技术和设备的发展更新，库存电子档案要在完整、准确有保障的前提下，同步更新复制。复制或补救新版后，旧版或有问题的载体仍需保存三年。(3)磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。(4)归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在14-24；相对湿度控制在45%-60%,距离强磁物10米以上。5.6.5 归档电子文件利用的注意事项(1)封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。(2)查阅应在

39、许可范围，并遵守保密规定。(3)通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。5.6.6 销毁电子档案销毁电子档案，需经医院主管档案工作的院领导批准，有关部门和院长办公室档案管理员编制销毁清册，并确保载体与信息彻底销毁。第6章其他类型档案管理6.1 人事档案6.1.1 存档分工(1)XX大学校管干部人事档案由XX大学档案馆保管，我院事业编制人员的人事档案由医院委托人才交流中心保管，我院合同制人员的人事档案由医院或个人委托人才交流中心保管。(2)除XX大学档案馆及人才交流中心保管之人事档案，其余有关我院人员的履历、入职、考核、调任、晋升、奖处、离职等材料由人资组负责收集、整理、登记和保

40、管。6.1.2 定期检核院长办公室定期检核人资组保管之人事档案情况，如有不符合档案管理办法之项目，应及时调整改善。6.1.3 重要文书档案移交人事类有关重要文书档案,按本办法第二章规定定期移交院长办公室归档。6.2 会计档案6.2.1 定义会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告等。6.2.2 存档分工会计处负责全院会计档案的收集、整理、登记和保管工作，并依据相关法律法规制定我院会计档案管理方案和确定保管期限。6.2.3 利用规范会计档案仅为我院提供利用，不得向外单位提供利用。档案原件原则上不得借出，如有特殊情况，须经医院批准，且不得拆其原帐册，限期归还。6.2.4 定期检核医院会计档案工

41、作接受院长办公室的指导和监督检查。6.2.5 销毁要求会计档案保管期满，需要销毁时，由院长办公室会同会计处共同鉴定，须制销毁清册，报会计处主管院领导及档案主管院领导批准，由院长办公室和会计处会同核销。6.3 科研档案6.3.1 定义科研项目档案，简称科研档案，是指科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。6.3.2 存档分工科教处负责我院科研档案的收集、整理、登记和日常保管工作，并依

42、据相关法律法规及XX大学有关规定制定我院科研档案管理制度。6.3.3 档案分级按照项目任务来源、学术价值、科研水平、获奖及效益等情况将科研档案分为重大、重要、一般三级，重大级科研档案完成立档后移交XX大学档案馆永久保存，重要级和一般级科研档案由医院负责档案立档、保存。6.3.4 定期检核医院科研档案工作接受院长办公室的指导和监督检查。6.4 病历档案6.4.1 存档分工医事处病历科负责全院病案(门诊、住院)的收集、整理、登记和保管工作，并依据相关法律法规制定我院病历档案管理制度。6.4.2 定期检核医院病历档案工作接受院长办公室的指导和监督检查。6.4.3 档案借阅(1)本院医师借阅病案，要办

43、理借阅手续，阅后按期归还，对借用的病案，应妥善保管和爱护，不得涂改、转借、拆散、复印和丢失。(2)所有院外人员申请复制复印病历，需按医院有关规定持相应证件按流程办理。第7章档案查阅7.1 管理职责院长办公室为相关单位和个人提供医院档案的查阅服务。院长办公室档案管理人员要严格履行档案查阅批准登记手续，做好咨询、查阅记录，认真履行职责。7.2 查阅范围不涉密的档案文件可提供查阅。7.3 查阅流程(1)本院人员因工作需要，查阅文书档案、多媒体档案、基建维修改造项目档案及电子档案向院长办公室提出申请，填写档案借阅申请表(附表10),审批通过后，于档案查阅登记薄(附表11)上签字，方可查阅。(2)查阅人

44、事档案、会计档案、科研档案、病历档案依照相应档案管理职能部门规章办理。(3)其他单位或个人查阅医院档案的，应持有公函/介绍信，持有效证明和证件，填写档案借阅申请表，审批通过后，于档案查阅登记薄上签字后查阅。7.4 查阅规范(1)查阅医院档案应当在档案室内查阅，档案资料一般不外借。外借医院档案必须提交书面申请，经主管档案工作院领导批准后方可外借，用毕归还。院长办公室档案管理人员负责档案外借的登记和催还工作。(2)查阅医院档案，不准对卷涂改、污损、喇嘛注、添俐更换。损坏档案的，应追究查阅者的责任。案卷目录目患：案卷号案卷标题起止时间页数保管期限密级卷内目录（附表三）备考表作者（责任者）文号文件标题或事由时间页号备注多媒体文件归档表序号档号题名时间地点文资说明密级归档单位归档时间示例200920500101师部教干会20090105XX