参加学术会议管理办法.docx

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1、参加学术会议管理办法第一章总则-1-1.1.1 目的-1-1.1.2适用范围1-1.1.3 时间-1-1.1.4 管理部门-2-1.1.5 公费的定义-2-第二章申请外出参会的各项说明-3-第一节关于国内学术会议-3-2.1.1 范围、人员资格及参会方式-3-2.1.2 人数-3-2.1.3 费用-4第二节关于国外学术会议-4-2.2.1 范围、人员资格及参会方式-4-2.2.2 准假原则-5-2.2.3 次数及费用-5-第三要申请手续-6-第四费用核销及J商赞助-6-2.4.1 -6-2.4.2 注册费-6-243厂商支持经费参加国外医学会议-6-2.4.4 费用核销流程-7-第三章职责与管

2、制-8-3.1.1 会议心得报告与管制-8-3.1.2 论文刊登缴验-8-第四章附则-10-4.1.1 请假-10-4.1.2 往返车票、机票及保险-10-4.1.3 公派出国手续办理-10-以公费或公假出国参会，应在获批后、出国前至院办办理公派出国手续，未办理公派出国手续者无法按照公费进行核销费用。-10-4.1.4 实施及修改-10-附件一、XXXXXX医院参加学术会议申请表11附件二、XXXXXX医院单位主管保证同意书12附件三、XXXXXX医院出国参加学术会议日支生活费标准13附件四、厂商赞助XXXXXX医院参加学术会议数据表19附件五、XXXXXX医院参加学术会议心得报告呈核表20附

3、件六、XXXXXX医院医疗设备（或技术）发展提报单21第一章总则1.1.1 目的为鼓励医院各类专业技术人员参加学术活动，提高我院学术水平，规范本院人员参加学术会议活动作业，特订定本办法。1.1.2 适用范围本院人员以学术会议假或公费方式参加国内、外学术会议、学术活动，依本办法的规定办理。1.1. 3时间医院给予符合条件的人员学术会议假参加各项学术会议活动，其中：（1）主任级AtteIIding医师每年学术会议假以15天为限；（2）副主任级AttendiI1.g医师每年学术会议假以10天为限；（3）一般级Attending医师及主治医师每年学术会议假以7天为限；（4）住院医师每年学术会议假以5天

4、为限；（5）其他类专业技术和行政管理人员：副高及以上专业技术职务者每年学术会议假以10天为限；中级专业技术职务者每年学术会议假以7天为限；初级专业技术职务者原则上无学术会议假；（6）学术会议假统计周期同医院考勤周期，为每年12月21日至次年12月20日；（7）学术会议假日数：除Attending医师以外，其余各类专业技术人员于通过本院试用期后，方可申请学术会议假；新调入人员年度可申请的学术会议假按照在本院剩余日历天数折算，折算后不足半天的部分不折算公假（学术会议假）,折算方式为:（当年度在本院剩余日历天数365天）X本人全年可申请的学术会议假天数；（8）参加学术会议活动的路途时间计入累加；（9

5、）节假日参加学术会议活动时间不计入累加。1.1.4管理部门(1)以学术会议假或公费方式参加学术会议的资格申请、心得报告上交审查的业务管理部门为科教处；(2)人资组将学术会议假天数限制列入电脑管控。1.1.5公费的定义第二章申请外出参会的各项说明第一节关于国内学术会议2.1.1 范围、人员资格及参会方式（1）参加国内专业学术组织以及所属各专业分会会议，为大会特邀讲者、主持人，或以我院署名的大会发言人，可申请公假（学术会议假）公费（行政经费）形式参会，每年每人至多1次。（2）以下情形可申请学术会议假，经费自筹或使用科研经费预算（含科室建设启动基金）、经审批同意的厂商支持经费：A.参加省部级及以上专

6、业学术会议人员，以我院署名的论文第一作者或通讯作者；B.参加省部级及以上学术组织换届改选、常委会、全委会、年会等人员，应当担任委员以上（含委员）职务；C.参加统计源或核心期刊审（定）稿会人员，应当为编委或特约审稿员；D.参加具有省部级及以上继续医学教育项目学分的专业学术会议、培训班人员，应当具有副高级及以下专业技术职务；E.立项科研课题研究，应为课题组成员；F.京内研究生学位论文答辩会和京外国家、省部级重点学科的博士研究生学位论文答辩会,应为副高级及以上专业技术职务者;G.医院主办或承办的专业学术会议、学习班、培训班；H.未发表论文、持有邀请函者参加省部级以上专业学术会议，至多可申请一次三日以

7、内的学术会议假。2.1.2 人数在满足临床三线排班规定、保证医疗质量的前提下，参加同一会议人数原则上不得超过科室医师总数的50%o2.1.3 费用以公费形式参加国内学术会议，旅费报销按本院差旅费管理办法规定办理。第二节关于国外学术会议2.2.1 范围、人员资格及参会方式（1）参加国际专业学术组织以及所属各专业分会会议，为大会特邀讲者、主持人或以我院署名的大会发言人，可申请公假（学术会议假）公费（行政经费）形式参会；参会人需在本院工作满两年（含）以上，Attending医师不受服务时间限制。（2）以下情形可申请学术会议假，经费自筹或使用科研经费预算（含科室建设启动基金）、经审批同意的厂商支持经费

8、：A.参加国际专业学术组织以及所属各专业分会会议，以我院署名在会上发表论文者，需在本院工作满两年（含）以上，其中Attending医师不受服务时间限制；B.Attending医师项次使用经费类别参会条件备注1科室建设启动基金1、提供以我院署名的论文第一作者或通讯作者的会议交流成果（含大会发言、R论文集等）；2、以缴验论文形式参会；3、以上参会机会每年限1次。条件1与2可满足其一2已立项科研基金1、立项科研课题研究，应为课题组成员，符合项科研基金中预算要求；2、提供以我院署名的论文第一作者或通讯作者的会议交流成果（含大会发言、物、论文集等）；3、以缴验论文形式参会每年限1次条件1必备；条件2切可

9、满足其一3经审批同意的厂商支持经费1、经审议通过的科室人员使用厂商支持经费外出参会计划2、持有邀请函每年检讨公示各科室成员使用此项经费外出参会情况C.非Attending医师人员：经由单位主管保证于三年内在院方认可期刊上发表文章者，可申请公假参会。2.2.2 准假原则(1)以发表论文者申请公费或公假参会，原则上第一作者申请，如第一作者不能参会，由通讯作者申请，进而依次为第二作者申请，依此类推，申请时需附所有前列作者书面同意书。申请公费或公假参会检附的论文，每篇限申请使用一次；(2)Attending医师如申请公费赴国外进修一个月以上，须返院满一年后，才可申请公费出国参会；(3)申请公费出国参会

10、但未发表论文者即视同公费进修，同一年度内不再受理公费进修申请；(4)以提交缴验论文方式出国参会者，未提交缴验文章前，不能申请以提交缴验论文方式出国参会；(5)出国参会人员返院后均需缴交会议心得报告，以往心得报告对于推动学科建设有较大价值者，放宽限制。对提高本院声誉有显着贡献，如发表重大突破性论文等，经院务委员会审议通过者，不受本条规定的限制。(6)同一国际会议，相同科室同职级人员以公假(学术会议假)公费(行政经费)申请限批1人。2.2.3 次数及费用(I)Attending医师：符合条件以公假(学术会议假)公费(行政经费兆式申请出国参会者每人每年限一次，申请公假形式不限次数但受学术会议假时间限

11、制。(2)非Attending医师：每年申请公假公费(或自费)限一次，如口头方式发表论文者限两次(其中公费限一次)。(3)赴国外进修期间以本院名义受邀参加国际医学会议并发表第一作者论文者，可申请公费补助，申请次数依规定办理。第三节申请手续3.1 申请参加国内、外学术会议者应填具参加学术会议申请表（附件一），并附邀请函及下列相关资料，经部门主管核准后，国内会议会前一个月前/国际会议于会前至少两个月送科教处审理通过后，依核决权限提报院级主管核定。（1）发表论文者，需附拟发表论文稿及邀请信。（2）非Attending医师申请公费出国参会，需附单位主管保证同意书（附件二）；申请公假参会者，附大会专题演

12、讲的邀请函。3.2 参加国内学术会议费用未超过2000元者，依核决权限由科教处处长核决；超过2000元及以上者依核决权限报院级主管核决。3.3 参加国际学术会议一律报院长核决。第四节费用核销及厂商赞助2.4.1旅费公费参加国外学术会议者，其旅费报销如下：（1）直线（含经停）往返机票费的经济舱，凭收据实报实销。（2）每日（含往返路程）生活费按出国参加学术会议日支生活费标准（如附件三）所定各地区的费用报支标准办理。2.4. 2注册费D论文以口头报告或海报方式发表者，注册费得申请全额补助；2） 以会议明述的注册费用为限，不包括会前、会后的各种研习、研讨会、参访及欢迎餐会费用等。2.4. 3厂商支持经

13、费参加国外医学会议（1）接受厂商支持经费出国参会者，需按规定提出申请经院长核准，并检附厂商支持XXXXXX医院参加医学会议数据表（附件四）供备查。（2）部门主管须事前拟定部门人员参加原则，经科务或部门会议通过并向科教处完成报备程序后，做为公平分配部门内进修资源的依据。2.4.4费用核销流程检附资料：审批通过的参加学术会议申请表原件、心得报告、有效报销票据3(科/部主任核签后提交科教处，依核决权限核签。第三章职责与管制公费或公假参会申请经核准后，科教处应予分类存档管理。对其年度内申请国外公费参加次数、论文查核（期刊名称、卷期、页数）及办理会议心得报告、论文刊登情况进行登记追踪。3.1.1 会议心

14、得报告与管制（1）凡以公假或公费方式出国参会返院后二周内，由部门主管安排部门内报告心得报告及讨论，之后一周内报告人提交参加学术会议心得报告呈核表（附件五）及医疗设备（或技术）发展拇艮单（附件六）送科教处审查并经院长级主管核决后，打印一般费用报销单并各项单据核销费用。（2）各级主管核签参会心得报告时，应就报告人各项心得、意见予以回应与指导，经院长ftt示需由相关部门配合或推动的，应由管理部门比照交办案件管理并输入计算机进行追踪管制，直至结案。3.1.2 论文刊登缴验（1）以公费发表论文方式出国参会者，当次所发表论文应于会议结束起，Attending医师于两年内、非Attending医师人员于三年

15、内在医院认可的期刊（SCISSCI和E1.）上发表。（2）前述人员应于上述规定的效期内出具该论文复印件或刊登证明，向科教处办理缴验销案。如该论文无法在效期内取得刊登，申请者应出具同期内在医院认可的其他医学杂志刊登的论文充抵，申请论文充抵者应按以第一作者、通讯作者、其他共同作者的顺序申请，该篇论文以使用一次为限。（3）前述人员除以第一作者申请外，以通讯作者抵充论文时应出具第一作者书面同意。如为共同作者，申请时应出具所有作者书面同意。（4）逾期未办理文章缴验或在杂志受理刊登前拟离职者，申请人应将公费全额偿还院方，但若离职后其论文仍以本院名义刊登，且未超规定期者，可凭文章复印件再申请全额偿还。（5）

16、以公费发表论文方式出国参会逾期限未缴验文章销案或偿还公费者，不得再申请公费、公假出国参会。第四章附则4.1.1请假参加学术会议人员应按Attending医师及住院医师请假作业要点或考勤管理办法的规定，向部门主管及考勤部门办理请假手续，并合理安排好工作，做好工作交接。4.1.2往返车票、机票及保险以公费参会，应按照差旅费管理办法洽总务处办理车票及机票订购事宜；出国参会期间一律由院方投保旅行平安险，接洽总务处办理。4.1.3公派出国手续办理以公费或公假出国参会，应在获批后、出国前至院办办理公派出国手续，未办理公派出国手续者无法按照公费进行核销费用。4.1.4实施及修改本办法经XXXXXX医院院长核

17、准并公告后实施，修改时亦同。附件一XXXXXX医院参加学术会议申请表申请日期：年月日姓名部门部（处）科（组）到职日期职别口主任医师级Attending医师口副主任医师级Attending医师行政一般级Attending医师及主治医师第年住院医师口技师口护理申请说明1.检附资料：议程邀请函口论文接受函口论文讲稿、摘要口论文影印本2.会议中：口发表论文（发表方式:口头报告海报发表）口未发表论文（口检附论文复印本口无）拟发表论文主题：3.会议名称：4.会议地点：5.假别：学术会议假年休假其他6.费用负担：口公费口自费口大会赞助口科研经费（项目编号：）厂商赞助（厂商名称：）7.会议期间：自年月日至年月

18、日共天,另路程假天，合计天预计费用项目金额（元）项目金额（元）注册费住宿费交通费其他生活费每日补助元，会议期间天，共计元合计（以上各栏由申请人填写）申请及核决处（组）长部长科主任/科长申请人科教处1.检附数据确认：议程邀请函口论文接收函口论文讲稿口论文复印本2.近三年内以公费参加国外学术会议及进修记录：口如附件口无口自费免附国内会议免附3.经审核后拟准予：口公费、公假口公费、自假口自费、公假口科研经费、公假口科研经费、自假口第三方资助、公假口第三方资助、自假主管：年月日经办：年月日院级主管院长：年月日分管院级主管：年月E特殊情形个案核签经年月日第次院务委员会决议：口通过口不通过分管院级主管：年

19、月日备注：以学术会议假或公费出国参会者，依本院规定：1 .请于返院后二周内，由部门主管安排于部门内报告参加心得及讨论，并于报告后一周内将书面心得报告缴交科教处。若以海报方式发表论文者，请将心得报告并同海报送交，始得申请费用核销，海报将于图书馆展示完毕后归还。2 .请于年月F1.前将该论文发表于本院认可之医学杂志并提交该论文复印件至科教处销案，逾期未提交或未能提具此一期间其他论文复印本（限第一作者）抵缴者，院方补助之公费将全数扣还。3 .因公出国者需在本表签准后、出国前至院办办理“因公出国批件”否则后续无法办理费用核销。制表部门：科教处修订制表日期：2016年6月29日本单流程.申请人提前月提交申请表及附资料二所在科部主管核准-科教处审理f院级主管审议f院长核定附件五、XXXXXX医院参加学术会议心得报告呈核表