数字档案管理服务一体化——档案智治一体化系统建设意见.docx

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1、数字档案管理服务一体化档案智治一体化系统建设意见一、项目概述1.I项目背景近年来，省委、市委及区委数字化改革决策部署赋予了档案工作新的使命,特别是推进数字XX建设需要以同步推进档案工作数字化转型为基础。客观上我们工作尚有许多不适应，如档案资源海量增长、基层档案工作监督力量缺乏、开放鉴定工作量大效率低、跨部门共享利用难、档案史志编研数据共享利用不足等问题制约了档案工作现代化提升，影响了档案工作服务大局、服务社会、服务群众的实际成效。1.2建设目标为推进区域数字档案管理服务一体化建设,本项目以“数据归集、资源共享、智慧监管”为核心，以拓展库房安全监管、辅助鉴定划控、档案编研展示、数字驾驶舱四个智能

2、化应用场景为突破点，运用物联网、人工智能、大数据挖掘和分析等技术，构建一体智能、数字治理、高效协同的档案工作体系，实现核心业务数字化运行和档案资源智能化管理。同时，根据工作实际，制定规范标准，展开全员培训，将工作标准化，扎实化。二、总体设计2.1 设计原则本系统规划既要有前瞻性，也要符合标准化、规范化原则，体现高度的可扩展性、开放性和跨平台性。同时要充分考虑长远发展需要，做到统一规划、统一布局、统一设计，保证应用的完整性。因此应遵循以下设计原则：1.开放性原则。采用业界主流的开放式设计模式、开发语言、开发工具以及兼容性强的应用平台，以充分利用开放技术所带来的最新的应用效果，提高系统的升级能力和

3、生命周期；2 .安全性原则。应充分考虑不同用户的需求，设置不同权限级别和应用层次,保证用户能够高效、快速地访问授权范围内的信息和资源，杜绝未授权用户的非法入侵、非授权访问。同时使用成熟的数据加密解密技术，既满足用户的合理利用需求，又有效防止电子档案信息的扩散、被篡改和恶意利用。3 .可靠性原则。采用稳定可靠的技术和架构，包括操作系统、数据库、数据管理与存储、容灾备份、数字内容处理、信息发布、信息安全等技术，能较好地适应今后档案信息化建设所采用架构模式。4 .可扩展性原则。采用可扩展标记语言XML作为应用系统标准的数据交换格式，建立开放式的接口与相关的外部应用系统对接，促进系统共享和信息流转，在

4、应用需求发生变化时能方便调整，易于扩充升级，既满足当前的业务需求，又为今后的扩充留有空间。文件存储池能与云存储平台整合，提供与云存储平台集成的接口。5 .易用性原则。系统设计时应考虑用户分布广、数量大的情况，功能与数据的展现表达方式应齐全简洁直观。简化用户操作，同时充分利用智能化的技术提高系统的可用性和操作效率。6 .实用性原则。系统设计以XX档案数字化改革方向为依据，实际需求为导向，充分考虑各环节管理工作中数据处理的便利安全，提供直观易用、符合实际需要的用户操作界面。7 .可维护性原则。本系统建设按照易管理、易维护的原则，实现网络组件、系统软件等管理维护的可视化、层次化以及控制的实时性，方便

5、进行业务、性能维护。2. 2标准规范 中华人民共和国档案法 国家电子政务工程建设项目管理暂行办法（发改委第55号令） 关于进一步加强政务部门信息系统共享建设管理的指导意见（发改高技（2017）733号） 关于加强国家电子政务工程建设项目信息安全风险评估工作的通知（发改高技（2008）2071号） 电子政务电子证体系建设总体规划 信息安全等级保护管理办法（公通字（2007）43号） 国家档案局数字档案馆建设指南 国家档案局数字档案馆系统测试办法 国家档案局电子档案移交与接收办法 党政机关电子公文归档规范GB/T39362-2020 电子文件归档与管理规范GB/T18894-2016 电子档案管理

6、系统通用功能要求GB/T39784-2021 公务电子邮件归档管理规则DA/T32-2021 政务服务事项电子文件归档规范DA/T852019 电子档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R)技术要求和应用规范DA/T742019 档案数据硬磁盘离线存储管理规范DA/T75-2019 中国档案机读目录格式GB/T20163-2006 信息与文献文件管理第1部分：通则GB/T26162.1-2010 档号编制规则DA/T131994 归档文件整理规则DA/T222015 档案著录规则DA/T181999 基于XML的电子文件封装规范DA/T48-2009 电子档案管理基本术语DA/T58-2014 录音

7、录像类电子档案元数据方案DA/T63-2017 文书类电子档案检测一般要求GB/T70-2018 档案关系型数据库转换为XML电子文件的技术规范GB/T57-2014 信息安全技术信息安全应急响应计划规范GB/T24363-2009 信息安全技术信息安全风险管理指南GB/Z24364-2009 地方志工作条例2. 3架构设计应用体系应用支编体系I二二I1I浙政1I1I用户I档案监管II数据归集I数字档案室数字档案馆查档直通I史志业务I数字驾驶库房安全监管在线归集I全宗卷管理档案移交档案检索文献室I数据分析I档案工作监管I离线接收I档案管理整理、旗景检泅.馆藏性理档案查监管预警一专题档窠库宣教室

8、公共的件格式转换工具集成工具电子出证网页采集档案借统计分析工具接口督理数据法源体系基础设施体系政务外网部门数据仓三、建设内容3.1建设范围名称数量单位备注一、应用软件XX区档案智治一体化应用软件1套二、应用组件基层社会治理档案专题库组件1套档案数字化成果质检组件1套三、库房安全监管系统监控摄像设备356套温湿度传感设备356套信息传输及存储356套四、建设规范基层档案监管体系建设规范1套五、业务培训基层应用业务培训500人次3.2应用软件3. 2.1档案监管3. 2.1.1库房安全监管该场景基于全区村社接入节点构建分布式显示系统，集成档案库房监控、温湿度等设备数据，对全区356个村社区档案室规

9、范化建设长效执行情况进行全面的监控。通过动态监测，智能辨别异常情况，第一时间发现险情，并采取紧急处置，及时上报处理，确保基层档案工作的长治久安。具体包括数据监测、数据管理模块。数据监测需能实现阈值设定和异常预警相关配置。数据管理需能够与硬件平台对接，对温湿度、监控数据进行采集、管理、查询和导出。4. 2.L2档案工作监管（1）任务下达和业务指导支持每年档案工作任务制定和下达，对接党政智治应用支持省、市档窠任务接收。（2）档案工作基础指标制定提供立档单位的档案基本情况展示、数字档案室建设测评标准展示、全宗号审批、归档规则制定功能。其中归档规则制定包含各立档单位的归档范围和保管期限、档案分类等报送

10、审核修订，形成最终归档规则，建立档案局馆联动工作机制。（3）档案工作评分结合档案年检要求，档案员提交申请，将档案数据、编研材料、外包服务情况等数据打包推送至主管单位（村社区档案数据发送至所属镇街），主管单位进行检查评分。（4）外包服务情况支持立档单位进行外包情况备案，并根据档案数据检查反馈情况，依照后台算法进行外包公司综合评价，每年年底更新年度评分。（5）预警处置档案任务未完成或者档案室评分未达标时，系统进行预警提示，并显示问题处置进度条。在一定时间内未处置，通过X政钉反馈提醒。3.2.2数据归集通过本模块接收立档单位政务服务事项电子档案、协同办公系统电子公文、区级自建业务系统数据、照片档案、

11、音视频档案、网页档案、传统档案数字化成果、征集档案和寄存档案，以实现立档单位对档案数字资源在数字档案室系统中的集中统一管理。3.2.2.1在线归集可调用省档案局电子文件归档公共组件。电子文件接收的一般程序与功能点包括：前置接收、四性检测、预归档处置和归档。（1）前置接收通过接口与移交平台进行对接,接口应做到可配置参数、启用和停用管理等。对接系统可对接口的函数加以调用，将政务服务网、办公、业务等电子文件推送到前置接收模块，电子文件要符合电子文件归档与管理规范（GB/T18894）的业务和数据规范要求。（2）四性检测根据电子档案包的类型以及XX省电子档案检测方案对电子档案包进行四性检测并具有查询历

12、次检测记录，打印检测报告等功能，对检测通过的电子档案包接收进系统，生成电子档案包交接凭证，作为双方接收依据并自动汇总到全宗卷中进行管理。对于检测过程中不合格的电子档案包，自动生成不合格情况说明并根据电子档案包的类型反馈给对应的来源系统。元数据配置可以配置不同类型数据的元数据方案编号、中文名称、英文名称、约束性、重复性、数据类型、值域、数据长度等。检测项配置可以对不同类型电子文件和电子档案在不同环节进行真实性检测项、完整性检测项、可用性检测项、安全性检测项配置。（3）预归档处置通过四性检测的电子档案包自动赋予电子文件归档号并生成归档处理单，处理单内容包括题名、文号、责任者、时间、密级、归档责任人

13、、保管期限、开放程度等元数据项。（4）归档支持电子档案目录字段修改、保管期限调整等功能，同时系统通过设定各单位归档范围和保管期限表形成敏感词词库，基于人工智能技术辅助判定文件归档范围和保管期限是否划分准确，包括是否属于归档范围，保管期限是否划分准确,归档号是否正确等方面。档案确认无误后进行归档，归档后的电子档案包从各部门接收库进入到数字档案室，系统能够自动记录归档处理单中的归档时间项。3.2.2.2离线接收支持多种上传方式接收文书、业务、科技、会计、照片、音频视频等不同档案类别数据，提供原文批量挂接数字化成果，提供批量导入数据等功能。（1）批量导入提供包括Excel、XnII等多种通用格式的元

14、数据、目录数据和电子文件内容的导入导出功能。支持文书、业务、科技、会计等多种档案门类，支持多种主流电子文件、图片、音频、视频格式导入，支持自动读取照片EXIF的元数据信息。提供增量导入和覆盖导入两种导入方式。（2）批量挂接提供数字化成果批量挂接的功能。实现批量导入元数据及原文逐一挂接，元数据与相对应的原文建立关联。支持案卷、卷内多种档案类型挂接，支持待挂接文件的档号及元数据的自动读取，支持自动读取照片EXIF的元数据信息，如果有档号与原文不匹配等文件挂接异常情况系统提示说明异常情况原因。（3）目录打印可进行档案目录数据报表打印与批量操作，如案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录等。（4）归档归档

15、提供四性检测功能并生成检测报告，归档后的电子档案从各部门接收库进入到数字档案室，自动记录归档时间。3.2.2.3补录通过录入界面对档案进行必要的补录的功能。录入界面的内容包括档案相关资源的元数据项、文件条目及相关附件等。对零散档案材料进行目录新增著录时,支持提示检测、文件上传、重填、继承等功能，减少人工录入工作量。3.2.2.4接收登记提供捐赠、购买、征集等活动收集的零散材料登记管理、打印交接凭据、捐赠证书等功能。详细记录接收材料的基本信息，登记项目包含：接收性质（接收、征集、互联网络采集、电视采集、购买、寄存、捐赠）、移交者、档案类型（纸质、照片、音像、实物、资料等）、单位和数量、移交时间、

16、接收单位、拟开放等级（该项是移交人的开放建议）、经手人、录入者、录入时间，移交人通讯地址、所在单位、固定电话、手机等。3.2.2.5网页档案按照国办发（2017）47号文件政府网站发展指引中对整合迁移、改版等情况的政府网站中有价值的原网页进行归档处理的要求。支持定期自动抓取XX区政府、今日XX等网站网页和网页文件元数据，完成对元数据的校验，将网页生成适合归档的固化电子文件，并建立网站元数据与固化电子文件之间的关联关系。具体要求如下：（1）网页捕获引擎网页捕获应通过对待归档网站建立捕获接口，基于网页捕获引擎完成网址、元数据、电子文件等内容的捕获。具体要求如下：网址捕获：系统应支持通过网址捕获规则

17、的设定，采集到目标网站归档所需的网址信息，系统支持批量导入网址，并能自动筛选去除重复的网址信息，支持多级页面网址的捕获。元数据捕获：系统捕获网址后，将根据具体网址分析网页源代码，按照设定好的元数据捕获规则自动捕获网页文件的元数据信息，元数据项包括：栏目名称、栏目类别、文章标题、网页发布时间、来源、关键词、作者、摘要、网址等信息。（2）网页固化归档：根据政府网站网页归档指南（DA/T80-2019）的要求，收集网页信息并将其转换成符合国家有关标准的文件格式进行归档和保存,保证网页内容原貌展示，并建立网站元数据与固化电子文件之间的关联关系。3.2.3数字档案室立档单位按照档案管理组织架构分为一级单

18、位和二级单位，其中一级单位包括部门、镇街、企事业单位等。二级单位主要包括村社、部门下属事业单位等。二级单位所属主管部门可对下属单位档案工作进行监管。在本模块可对归档的文件进行整理、编目、鉴定、统计等管理，录入全宗相关情况以及对所辖二级单位档案情况进行管理。3.2.3.1全宗卷管理建立全宗卷数据库，档案业务流程实现以全宗卷为起点和终点的闭环管理。（1）数据收集通过自动采集或立档单位上传方式获取全宗介绍类、档案收集类、档窠整理类、档案审核类、档案保管类、档窠统计类、档案利用类、新技术应用类电子文件，且能够分全宗挂接至系统。全宗卷管理按照历史纸质全宗卷管理方式，进行录著、编目、整理等工作，根据配置规

19、则，自动创建文件夹后将原件存放到对应的目录中，并自动打印出全宗卷目录和全宗卷封面。（2）数据整理及固化实现全宗卷自动整理规范分类，可对全宗信息进行智能补全、补充著录，包括浏览、修改、批量修改、删除、检索查询、补充缺失材料等。记录整理动作、操作人、操作时间等。汇总归集形成规范全宗卷目录，系统自动加盖全宗卷文件材料件号章，固化电子全宗卷内容。（3）全宗信息即时更新实现全宗信息即时更新。当全宗发生变更时，能即时记录新的全宗情况；当各单位完成档案接收、开放审核、数字化、抢救保护、利用等业务操作时，系统自动更新全宗信息，确保管理人员能随时的准确掌握馆藏全宗情况。（4）全宗卷展示将各全宗的目录数量、各门类

20、档案数量、移交时间、各保管期限档案数量、档案数据总量等全宗卷数据进行全面展示。（5）档案电子身份管理对各全宗档案数据及全宗卷数据进行数据化处理，查询和跟踪每份档案唯一编码，可检索至每一卷（件）档案在收集、整理、保管、审核、统计、开放利用、编研等工作流程业务流转详情，以图表形式展示每一卷（件）档案从档案室一档案馆全过程管理轨迹。3.2.3.2档案整理提供档案分类管理、编目组卷、目录管理、内容管理、在线浏览、格式转换、目录打印、自动索引功能。（1）档案分类根据分类方案设置不同类型档窠多级向导目录结构实现档案数据的目录式导览，目录结构可自定义设置，如一文一件按照：全宗-类别-年度-保管期限-机构或问

21、题-室编件号进行归类。（2）组卷支持档案组卷管理功能，包含按件整理和按卷整理的功能。案卷整理时将文件级目录和案卷目录自动匹配，仅有案卷目录则文件级目录由案卷目录自动生成,仅有文件级则录入案卷目录。以件为单位整理的人工录入档案门类、年度、保管期限、件号起始号，并按照排列顺序自动生成件号。自动生成符合档窠工作相关标准要求的目录和备考表。（3）目录管理支持授权用户增删改查功能，进行档案目录信息元数据单条目修改和批量修改功能，同时对用户的修改结果进行规范性验证。元数据批量修改，可选择多条数据项进行单个元数据字段的替换或插入，如修改保管期限、年度、成文日期、密级、责任者等，如修改字段涉及档案包含字段，需

22、先将档案去除，修改后自动或者手动形成新的档号。(4)内容管理支持档案内容的增加、删除、修改、数据检测功能。通过数据检测可根据电子文件档案内容提取人名等关键字添加至目录信息关键字专栏。(5)在线浏览支持PDF、WORD、EXCEl等各类档案内容无需下载即可实现线上查看功能，并在打开原文后左侧显示目录字段信息。(6)格式转换支持按批次对电子档案包中文件格式的转换、重新封装、加盖时间戳、入库，采用新格式替代老格式，保留原有格式，并建立新的电子档案包与原有电子档案包的关联关系；支持格式转换的流程审批。通过用文字识别和通用结构化识别实现OCR文档识别，具体功能包含表格识别、自动旋转、单字坐标返回。支持文

23、档中表格准确识别并提取还原，支持对倾斜文字进行矫正。支持文字块和单个文字坐标位置识别，便于对OCR识别结果的提取和二次校验。支持版面分析，通过对版面的分析结合自然语言处理NLP,将识别结果还原成原始文档格式，包括标题、段落、分栏目以及印章等内容识别提取。提供印章检测功能，OCR识别引擎具备全量印章智能检测和分层识别能力，包括印章定位、去除印章等，并能够实现对印章覆盖文字的修复识别。扫描后的纸质档案通过OCR识别后输出双层Pdf文件，便于用户对识别文字进行直接编辑、复制和搜索。支持jpg、.tif、bmp等图片格式转Word格式。3.2.3.3档案质量检测根据XX区纸质档案数字化技术规范，利用N

24、LP人工智能技术对档案数字化成果进行质量检测并具有打印检测报告等功能。(1)检测项配置支持档案扫描件画面质量（偏斜度、分辨率、清晰度、污点阴影、裁边等）、档案页数、档案条目（题名、文号等字段格式）等检测项设置。（2）形成检测报告档案质量检测后生成问题清单，支持检测报告下载打印功能。3.2.3.4档案保存（1）库房管理对档案的目录进行管理，建立档案室模型。对档案出入库进行自动和人工记录相结合模式，形成库房日常管理的台账。库房索引管理：维护库房索引库，对库房索引信息进行增、册k改、查。库房索引信息包括库房号、档案柜号、列号、层号、档号等。建立档案实体和库房位置的对应关系，形成建立三维档案室模型。出

25、入库管理：与档案借阅模块配合，对档案的出入库进行记录，形成出库单和入库单,根据出入库记录可以进行出入库流水账查询，对出入库情况进行统计。（2）档案数据保管提供数字档案分类存储、数据备份、数据恢复功能。3.2.3.5档案开放预审核制定立档单位开放审核方案，建立鉴定审批流程，指定负责人、鉴定人员，选定鉴定规则方案。支持鉴定档案智能提取、利用AI技术按照划分控制使用范围进行甄别，形成系统辅助鉴定结果。鉴定人员可参考系统辅助鉴定，或根据实际情况审批鉴定结果，形成复审意见报送负责人批示，形成最终鉴定结果标识,生成跟踪日志信息，出具立档单位开放审核意见表。3.2.3.6档案检索支持跨库检索、智能检索、高级

26、检索、导航检索等方式。支持对Word、Excel、PPT、HtmhTXT、PDF等多种主流文档格式的全文检索，支持根据搜索关键词定位到页或者全文关键词提亮功能。具备预设、保存检索条件功能，具备显示、导出、打印检索结果功能。3.2.3.7档案统计提供对档窠数据按年代、门类、载体等分类统计，支持统计结果图表显示。支持用户自定义统计功能，统计功能中能以关键字词统计。生成统计报表并支持统计结果的保存、打印，直观地了解本单位的档案数据情况。数字档案室系统中统计模块包括：电子档案归档情况统计（失败数量、成功数量、每月归档数量、归档失败原因分析等）；各类档案年度总量统计；开放预审情况统计；档案修改情况统计；

27、档案查阅统计等。3.2.3.8专题库管理（1）专题库创建支持专题创建功能，可根据实际情况建立不同类型专题，支持专题名称、类型以及专题相关描述信息的录入、修改、删除等功能。默认形成政府公开信息、民生档案、脱贫攻坚、疫情防控、共同富裕等档案专题库。（2）专题库管理以检索方式查找符合条件的档案数字资源，将符合条件的档案数字资源与相应专题进行关联，并在此基础上扩展自定义字段。专题库与原始库对应的指定字段内容始终保持一致性，实现专题数据库与原始库数据资源共享。对加入专题库的内容可进行增加、删除、检索、专题目录打印等维护操作，支持专题库检索功能包括分类检索、关键词搜索、同义词检索、综合检索等。（3）专题库

28、发布以图文混排的方式发布档案专题成果。用户可根据权限发布开放档案目录及全文信息、政府公开信息等信息。3.2.4数字档案馆立档单位向档窠馆移交档案时，会形成移交队列，等待档案员的移交操作。可分为在线移交和离线移交。档案员启动移交功能，数字档案室自动对移交的电子档案进行四性检测，并形成检测和移交清单，等待档案馆的接收，移交完成后由双方签字盖章后形成移交单。3.2.4.1档案移交进馆（1）下达移交任务档案馆下发移交任务通知单，包括移交时间、移交内容、移交规范等相关内谷。（2）移交任务接收档案移交单位接收档案馆的下发的移交任务通知单，并结合自身的情况对移交任务通知单给予反馈。（3）数据打包以数据划分后

29、形成的各个单元或者不必划分的数据整体为操作对象。每个操作对象均形成一个RAR或ZlP数据包文件，数据包文件的命名规则为：报送批次编号一批次内顺序号。对形成的数据包文件计算MD5码，并在移交材料上记录该码值。（4）档案检测对整理的移交档案资料，系统按照规则自动校验检查，实现检查待移交电子档案真实性、完整性、可用性和安全性，完成自查确认。（5）移交资料编辑审核根据档案移交要求，整年度档案移交时同时移交档案目录、全宗卷内容、档案数字化成果质量检测报告、开放审核意见表和档案移交清册。辅助单位档案员编制进馆资料，按照档案移交单位的审核流程，相关负责人及领导对移交档窠清单及内容进行审核。（6）档案移交立档

30、单位把需要移交进馆的电子档案及移交资料在线进行提交，由相关人员对移交过程和移交内容进行电子签名，并将档案移交清册固化形成版式文件。（7）档案接收档案馆业务管理人员可以在线进行审批及接收电子档案数据。3.2.4.2馆藏管理通过数据管理、库房管理、档案查阅、档案开放审核等功能，实现馆藏档案管理利用。（1）数据管理支持进馆档案离线数据备份，支持对接收进馆档案登记功能（包括目录和全文信息），每一次进馆业务活动（包含入库性质）的记录。（2）库房管理与数字档案室中库房管理功能类似,实现各类档案实体存放位置标注、修改,支持对档案保管状况的管理，统计档案出入库状况。（3）档案开放审核按照到期预警、制定年度计划

31、、分配任务、辅助审核、人工审核、征求意见、返回征求结果、终审的流程实现档案智能开放审核。到期预警：按照馆藏档案中档案保管期限，系统提供档案到期时间设置。一旦超过设置时间阈值，则采用置顶、高亮等前端展示方式提醒工作人员开展档案审核工作。制定计划：设定档案审核范围、确定时间计划、确认审核小组人员、选定规则方案。分配任务：根据待审核工作量以及审核小组成员按全宗/目录号自动或者手动分配工作任务。支持任务删减、增加功能。人工审核：参考系统辅助审核意见，开展人工审核，形成审核意见。复审：根据制定的审核流程提交复审，形成复审意见。征求意见：对于审核为可开放的档案，档案馆拟对这部分档案进行开放，需由档案原单位

32、确认。系统通过数字档案室将征求意见发送给各进馆档案室征求意见。终审：根据档案原单位返回确认结果后对原审核结果进行修改调整，根据终审结果将开放档案放入开放库展示，开放数据同步更新至电子全宗卷。审核日志：所有审核计划的全过程记录（状态、进度、是否超期等）。形成操作过程台账，以便责任分工明确，审核过程信息可追溯。建立辅助审核模型：构建敏感词数据模型，基于所需开放审核的档案的标题进行敏感词筛选。构建划控规则数据模型，基于18类现有总结划分控制使用范围进行档案的内容识别，筛出不能开放审核的档案，最终归集到系统。并将参考审核意见提供给工作人员进行审核的辅助判断，便于用户直观判断和处理。3.2.5查档直通提

33、供档案检索、档案查阅、档案借阅、档窠纠错、档案出证、利用统计功能。3.2.5.1档案检索支持跨库检索、全文检索、智能检索、高级检索、导航检索等方式。支持对Word、Excel、PPT、Htn11、TXT、PDF等多种主流文档格式的全文检索，支持根据搜索关键词定位到页或者全文关键词提亮功能。具备预设、保存检索条件功能,具备显示、导出、打印检索结果功能。智能检索：支持关键词搜索、搜索词提示、相关搜索词推荐等功能。高级检索：提供多条件布尔式检索。导航检索：提供资源导航树，进行资源逐层展开浏览式检索。3.2.5.2档案查阅通过查阅登记、部门审批、出证管理、定期销毁数据、利用效果评价等功能，对本单位档案

34、查阅、档案共享专题库查阅、跨档案室申请查阅等过程进行管理。系统支持数字签名和数字水印等功能，保证电子档案的安全。支持用户在权限许可范围内进行档案查阅和利用。对于超出权限许可范围的档案利用，进行查阅登记，录入登记查阅人信息、利用目的、利用内容等，提交申请并形成阅览记录进入电子文件管理模块。档案管理员应根据提交的阅览信息进行审批，对可审批权限内的档案数据进行同意申请或者拒绝申请操作，系统对利用过程状态进行跟踪监控。3.2.5.3档案借阅通过借阅登记、借阅审批、借阅、归还、催还、续借、利用效果评价等功能，对档案借阅过程进行管理。（1）借阅登记：登记模块可通过身份证阅读器直接读取或可通过X政钉用户信息

35、自动录入登记借阅人信息、借阅目的、借阅内容等信息，提交借阅申请。（2）借阅审批：按照借阅审批流程，审批人对借阅申请进行审批，填写审批意见。将审批结果反馈借阅人。（3）借阅：借阅人接收审批结果，对于通过的借阅申请，如借阅的档案有数字原文，借阅人可直接在系统中阅览；如借阅的档案没有数字原文，借阅人将通过的借阅申请发送档案室，借阅档案实体，并对该条无电子档案信息反馈给档案管理人员。（4）归还：借阅人选择要归还的档案，对于电子原文，系统收回其阅览权限；对于档案实体，将归还申请发送档案室，归还档案实体。（5）催还：系统根据档案借阅时间，在借阅期限到期前，自动发送到期通知进行归还提醒。到期自动收回电子原文

36、的阅览权限。（6）续借：借阅人可以在借阅期限到期前，提交续借申请单，按照借阅的流程进行续借审批。（7）利用效果评价：借阅人填写本次利用档案的效果，对利用工作进行评价。3. 2.5.4档案纠错对查阅过程中发现的档案目录和全文错误信息提交纠错库进行纠错处理，系统自动记录纠错前和纠错后的数据情况。4. 2.5.5档案出证支持通过上传套打模式或者上传档案的方式实现共享数据，对相关档案加盖水印、电子出证章后推送至利用者，档案信息。3.2.6数据驾驶舱档案监管智治分为数据分析和监管报警。3. 2.6.1数据分析对接省档案馆六跑道统计指标，按照馆藏数据总况、部门单位、镇街、村社区四个板块展示XX区档案业务工

37、作情况。通过平台数据的大量汇集，梳理档案各类指标，为档案馆各业务科室提供不同层级、不同类型的数据分析模型。根据实际支持多维度统计数据多层次穿透。（1）基本信息统计档案队伍建设：档案员信息、持证上岗情况、培训次数等。制度建设：工作规划、档案管理网格、应急预案等制定情况。外包服务建设：区域内外包公司列表及其服务单位情况，数字化成果质量情况。（2）库房建设通过立档单位档案室监控、温湿度数据汇总，制作库房情况、温湿度合格情况等统计图表，统计档案库房面积、档案室“八防”措施落实情况、室藏档案数量等。同时将村级档案队伍建设、档案库房、室藏档案数字化完成率和档案利用情况等数据作为支撑，形成基层档案工作评分估

38、值及总体评价。（3）档案室建设可实现通过全区各单位全宗卷、档案门类、档案数量、数字化率、合格率、整改次数、任务完成率、问题处置及时性、检查评分等指标数据，对立档单位基本情况进行监管。（4）电子档案归集实时更新电子文件数据归档数据。可实现通过提取电子文件归档业务指标数据，对电子文件归档业务进行查看分析，可以对归档量、质量、单套制合格率、时效情况等业务进行监管。（5）档案移交可通过提取接收进馆业务指标数据，对档案质量、进度等业务进行监管。统计、汇总档案馆每年移交进馆的档案数据，分析各个时间段接收的档案类型、档案数量，根据不同的分类方案，动态分析档案馆各时期接收进馆的档案数量、类型，把握档案接收的发

39、展趋势。（6）开放审核可实现通过提取档案开放鉴定业务指标数据，对鉴定量、鉴定进度、开放档案使用情况等业务进行监管。（7）档案利用根据档案卷次（件次）、人次、目的、时间等情况进行利用统计，提供用户自定义统计项目，自定义报表功能，支持历史时间段各种档窠类别利用情况统计及同比、环比分析。支持统计结果图形化显示。提供服务评价及评价情况统计功能。（8）档案开发可实现通过提取档案编研指标数据，对文献数量、编研任务进度、完成度等业务进行监管。支持对年鉴、地方志等编研任务进行各单位完成度、及时性、文献数量、稿件投稿质量等业务进行监管和数据统计功能。（9）宣传教育可实现通过新闻报道、多媒体宣传、信息报送、展览举

40、办指标数据，对年度档案工作宣传教育活动进行监管。3.2.6.2监管预警可对采集的移交、保存时限等数据指标设置阈值，实时监控当数据超出阈值,系统即可自动的进行预警提醒，系统提供丰富的预警提醒方式，在系统内通过系统消息的方式进行提醒，支持将预警消息推送至移动端。同时建立预警处置闭环管控。3.2.7史志业务交互3.2.7.1文献室（1）文献资料库数据导入实现各类素材资源的导入，包括文本信息、照片信息、影像信息等，手动或自动生成数据来源备注。支持从档案系统中导入既有资源作为编研素材。数据录入支持编研素材目录及内容录入，录入字段应设置分类录入按钮（图书类、档案类、图片和音像类、其他类），其中图书类应包含

41、标题、关键词、主编单位（单位/个人）、出版（付印）时间、书号、页数等字段；档案类应包含文件题名、关键词、文号、年度、责任者、成文日期、页数、附件等字段；图片和音像类应包含标题、关键词、作者、提供者、创作时间等字段。分类资料上传后，按照图书、期刊、重要文件、图片、音像等内容类型进行自动分类。审核针对导入、录入的素材进行流程化审核管理，确定可用范围及权限。格式转换通过用文字识别和通用结构化识别实现OCR文档识别，具体功能包含表格识别、自动旋转、单字坐标返回。OCR识别后输出双层Pdf文件，便于用户对识别文字进行直接编辑、复制和搜索。Gifjpgpng等多种图片格式转换成WOrd格式进行识别。数据检

42、索实现按照授权用户提供的检索要求对文献数据进行跨库检索，并按照用户要求组织和显示检索内容。系统的档案检索功能包含支持跨库检索、二次检索、高级检索等方式，支持对Word、Excel.PPT、HtmkTXT、PDF等多种主流文档格式的全文检索，支持根据搜索关键词定位到页或者全文关键词提亮功能。支持预设、保存检索条件功能，支持显示、导出、打印检索结果功能。在线浏览支持对数字化副本、电子档案等各类数字资源在线阅览功能。利用权限按照用户权限及数字资源保密层级分级开放拷屏、下载、拍摄等功能。下载资源履行下载登记手续，加盖水印。（2）素材库建立分类方案提供分类创建功能，支持类别名称、类型以及类别相关描述信息

43、的录入、修改、删除等功能。分类管理对编研单位的单位情况、业务工作成果等素材内容进行管理，支持按10大类原则对上传素材进行分类，即：年度概况、计划总结、讲话报告、文件资料、调研报告、典型案例、书刊资料、图书音像、人物资料、大事记。支持材料信息和内容的增加、删除、修改，支持不同方式的分类归集，在“单位一类号一年度”模式基础上，允许“筛选归集”的功能，如按照“年度一一类号”的形式归集某年某类素材，并允许导出或下载。具体可参照下图：单位类号年度#一二九十2021*2021nnn2022#2023$20212021素材挂接支持单位以PDF、JPG或MP3MP4AVl等（单一格式）格式将十类档案素材挂接到

44、素材库中，合成更新目录清单，实现常态化储备和更新。（3）专题库基于大数据处理和分析，自动将文献库和素材库数字资源进行挖掘、抽取、转换、整序、分析形成。创建专题提供专题创建功能，可建立不同类型专题，支持专题名称、类型以及专题相关描述信息的录入、修改、删除等功能。内容筛选支持在编研过程中，对编研的素材进行筛选，支持专题库内容的跨门类筛选标记，借助文献资料库、素材库、档案数据等建立专题库体系。3.2.7.2智慧编研(1)年鉴制定任务每年制定年鉴任务，支持基本纲目和编辑分工的添加/取消以及模板的选择。稿件上传各单位保留5年内年鉴原始稿件和素材作为可借鉴材料，供撰稿人员参考。支持稿件进行在线编辑、修改和

45、实时保存，支持稿件内文实时添加“供稿人”备注。在最终确认上传前设“填报人姓名和联系电话”按钮。确认前支持版本覆盖，确认上传后一律保留。设置“申请撤销”按钮，经系统管理员同意后，允许撤回和重新报送。重新报送次数不超过5次。上传格式统一规定(文档：word/wps；图片：jpg/png,音视频:mp3MP3MP4AVI)o审稿和组稿区档案馆工作人员对报送的稿件进行审核修改并组稿，审核流程如下：,，- 3a。 H 椁：， 工 yQ ,flA4Nl（H次,B，次）1ttwEMata*n.“，,RftaMStttBB*a*w2i. IUttz*力a*ya.*M M） N0MMMIA*4. 史、. kts

46、 .0痕迹对比支持自动显示修改记录。支持“稿件修改”流程中交互文档的版本自动保存，保留时间6个月，此后自动失效清除。成果展示将最终编研成果在党史馆进行展示，根据访问权限可浏览相关内容，支持下载功能，下载内容添加水印，备注版权声明。（2）地方志制定任务支持基本纲目和承写分工的添加/取消以及模板的选择。支持根据既定指标统计任务完成度，并综合动态排名。资料素材报送根据资料清单填报模板编辑资料卡，设计资料素材管理流程导图，允许数据资料批量录入，并生成规范化目录清单。（清单模板和导图待定）。其中，（上传账号）确认上传前设“填报人姓名和联系电话”按钮，并允许保存到草稿和批量上传。支持（管理员账号）在线预览，并设置管理员审核确认按钮，保留经确认后的全部资料版本。各版本按上传次数（第几次）和