文件与资料控制程序.docx

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1、文件名称：文件与资料控制程序文件编号：COP-OOII页号/版号：11A支效日期：1.0目的确立文件管理系统，使文件规范化，保证适当的文件发放至相关的部门和使用者，使质量管理体系得以有效运作。2. 0合用范围与质量相关的所有内外部文件。3. 0相关文件无4. 0定义内部文件：质量管理手册、程叙文件、作业指导书、工艺卡、表格等。外部文件：国家标准及客户发放的所有影响产品质量的文件。QM：质量管理手册，是质量管理体系的第一级文件，是阐述公司的质量文件，并描述质量管理体系的文件。CP：程叙文件，是质量管理体系的第二级文件，是描述一个部门或者多个部门需共同配合完成某项工作时应遵循的规则性文件。WI:作

2、业指导书，是质量管理体系的第三级文件，是描述一项工作或者一个工位由何人在何地方采取何方法以达到何效果的指导性文件。QP：质量计划，是质量体系的第三级文件，是针对特定的产品，项目或者合同，规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件。DCR:文件更改申请。5. 0职责5.1 体系部负责人编制QM,管理者代表审核，总经理批准；5.2 各部门负责人编制COP,体系部负责人审核，管理者代表批准；5.3 质量计划由品质部/项目负责人编制，副总经理审核，总经理批准；5.4 检验类文件由品质部编制、研发部审核，品质部负责人批准；5.5 生产类作业指导书由研发部编制、生产部审核、研发负责人批准；5.6 部门内部管

3、理类作业指导书由各部门编制，行政部审核，由副总经理批准；5.7 跨部门管理类文件由本部门编制、行政审核，由管理者代表批准；版权所有2022XXXX有限公司，未经许可不得复制，传播5.8 BOM表是由品质部编制，研发部负责人审核，副总经理批准；5.9 工艺控制流程（QC工程图），由品质部编制，研发部审核，品质部负责人批准。5.10 岗位说明书由各部门编制，行政部负责人审核，直属上级批准；5.11 文件发放/更改体系部负责人审核，管理者代表批准；5.12 各相关部门：负责本部门各种文件的拟定，并监督其切实执行；5.13 文控中心：负责全厂所有受控文件的发放、保管、回收、销毁等工作，使各部门能及时得

4、到有效文件的支持。6. 0程序6. 1文件的制定、审核、批准。6.1.1 除QM文件外，其他文件的制定由各相关部门制定，涉及到多个部门的文件，必要时可由管理者代表召集相关部门讨论后安排人员制定。6.1.2文件格式：6.1.2.1标题：应当准确、简要地概括文件的主要内容并标明文件种类6.1.2.2用字：文字从左至右横写、横排。标题用三号宋体字，正文用小四号宋体字,现场的操作指导书字体可根据篇幅设定字体大小。6.1.2.3用纸：普通采用国际标准A4型（21Omm297mm）,左侧装订，张贴的文件用纸大小，根据实际需要确定。6.1.2.4成文日期以负责人的签发日期为准，生效日期以最后签发日期为准，用

5、小写，如零写为0。6.1.2.5文件的行间距为1.1-1.5倍,所有文件的格式要符合FM-001表格格式要求.（用WORD制定文档，大小条款呈阶梯形；文件的章节：用阿拉伯序号.例如:6.1.1,车间操作指导可根据实际情况调整。6.1.2.6A：质量管理手册：封面及文件内容页。封面页：公司名称、文件名称及编号、制订人（日期）、审核人（日期）、批准人（日期）、版本号、总页数、文控印章。文件内容：目录、修订版本、质量环境方针和目标、目的、适用范围，每章都应有目的、范围、职责、相关文件版权所有2022XXXX有限公司，未经许可不得复制，传播程序规定等。B：其他文件内容可包括：目的、合用范围、相关文件、

6、定义、职责、程序、附件、修订等。6.2文件的发放62.1文件制作完成后，需经相关部门负责人会签，并在“文件会签单”（FM302）签写意见，经批准后，制作部门须在当日将文件电子档给文控中心保存，纸档文件由文控中心统一发放。6.2.2 文控中心在文件正本加盖“受控正本”章，在副本上加盖“受控副本”及“部门印章”章，印章红色为有效。6.2.3 2.3文件发放范围由体系部负责人根据文件的用途决定。6.2.4 文控中心发放文件时应作“文件发放/回收记录”（FM-003）,并要求收文人员签名，正本和发放记录一同归档。6.2.5 2.5文件发放后由制定部门负责人召集相关部门人员培训发放的文件内容，且每次要求

7、培训记录及培训签到表，由文控中心检查、监督完成。6.2.6 需培训的文件类别为：质量管理手册、程叙文件、行政制度及管理类的文件。6.2.7文件发放后由文控定期与不定期抽查各部门文件执行情况，查看实际操作与文件规定是否一致，若实际操作与文件不一致则由文控中心提出预防纠正措施报告并要求责任部门限期改善。6.2.8增加文件：未分发而需要使用文件和资料的人员和部门，不得随意借用其他人的文件和资料复印，应填写“文件和资料补发申请”（FM-004）o经本部门负责人确认、管理者代表批准，由文控中心保存“文件和资料补发申请”，并按6.0发放文件，并在记录中注明额外发放。公司内不得使用未加盖红色“受控副本”章的

8、文件。6.2.9文件破损补发当文件和资料领用人的文件或者资料破损严重，影响使用时，应填写“文版权所有2022XXXX有限公司，未经许可不得复制，传播文件名称：文件与资料控制程序文件编号：COGOOTl页号/版号：4M.生数日期1件和资料补发申请”（FM004）。经部门负责人批准后的申请，交到文控中心办理更换手续，交回破损文件或者资料，补发新文件或者资料。文控中心将破损文件销毁。6.2.10文件的丢失：6.2.10.1文件的保管第一责任由各部门主管/经理负责，若发现文件遗失，扣除部门负责人5分；6.2.10.2当文件和资料领用人将文件丢失后，应填写“文件和资料补发申请”（FM004）,并在报告中

9、说明丢失的原因。报告由部门负责人作出确认，管理者代表审批后交文控中心。62.10.3若需补发文件，申请者应写明，然后按6.2.5执行。若是作废文件，文控中心则直接在“文件发放/回收记录”（FM-003）的备注栏中注明。6.3文件的修订、作废和销毁1.1.1 3.1任何的部门均可填写DCR文件更改申请（FM-005）要求更改文件，经改文件的原审批人/部门进行审核，更改状态、日期、更改原因、内容等需在新文件上注明。1.1.2 换发新版本（如从A版升B版）。第一次修改内容的字体必须用“黑体”字。第二次修改换版本时，字体改为“宋体”如第二次修改内容与第一修改内容为同一处，字体不可更改。1.1.3 3.

10、3流程文件修订：由修改部门负责人召集相关部门人员讨论文件修改的内容，经一致认可后方可修改。1.1.4 材料名称、规格、BOM清单、工艺需更改时，由需求部门提出文件更改申请，经相关部门签字确认后交副总经理批准。1.1.5 文件和资料的版本更改：版本采用A、B、C表示第一版、第二版；页修改状态用阿拉伯数字0、1、2表示未经修改、第一次修改、第二次修改。换发新版本（如从A版升B版）。直接用“版本”来表示。版权所有2022XXXX有限公司，未经许可不得复制，传播文件名称：文件与资料控制程序文件编号:一CoP-OOIl页号/版号：5/A生效日期:6.3.6修订后的文件发放同6.2条。6.3.7文件的作废

11、6.3.7.1新版的文件产生后，文控中心须根据该文件的旧版发放记录回收各部门的旧版文件，并加盖“作废”章，及时销毁。旧文件的正本加盖“作废”章后同原“文件发放/回收记录表”一起保存。6.3.7.2不产生新文件，直接作废文件时，填写DCR文件更改单”，注明作废原因、日期等内容，DCR”文件更改单”由原文件批准人批准，即可作废；6.3.8文件应保持清洁，不能涂改，否则文控中心有权收回。6.3.8.1当文件（如文件的页码、编号、文字错误等），可由文控中心直接在文件上进行更改，并加盖“文控”印章，印章见样本。6.3.8.2当文件（如更换物料、取销物料、更换版本）需经相关部门负责人签字，并在“文件更改单

12、”签写意见。6.3.9对于每次文件更新时，文控中心及时在“文件发放/回收记录”上登记。6.4表格单据之控制6.4.1质量管理体系文件中包括的表格单据，须附在有关文件之后，表格由文控中心统一编号，所有的表格均需受控进行编号，且有文件进行支持；6.4.1部门编号见6.9；6.4.2单据不能无编号、串号、重复号，流水以日计算；6.4.3当质量记录表格内容（如质量记录的页码、编号、文字错误等），直接在质量记录表格上修改时，需在错误的字体上用“标示错误字体，在错误字体附近空白处填写正确内容，修改人需签名并注明日期。6.5文件资料的管理6.5.1各种受控文件的原始资料（正本）都必须在文控中心予以保存，文控

13、中心的资料应归档，以便查阅。6.5.2为防止文件和资料丢失或者破损，原版文件资料一律不外借。需暂时借阅文件资料的人员，可在文控中心现场查阅，不得带走原版文件。版权所有2022XXXX有限公司，未经许可不得复制，传播文件名称：文件与资料控制程序文件编号：COGOOTl页号/版号：67a.生数日期16.5.3各部门的文件归档以文控中心参考，各部门须有专人对文件资料进行保管及更新工作，且每类文件都必须要有文件受控清单。6.5.4文控中心应汇总“程叙文件对应作业指导书及表格”并每月定期/不定期地对各部门的文件管理进行稽查核对及时纠正各部门存在的问题以使文件管理正规化；6.6产品规格书的说明6.6.1需

14、要向客户提供产品规格书时，由需求部门填写“受控文件外发申请单”交部门负责人审批后或者在样品单上注明需求，由研发中心提供电子档给业务人员，如客户需要打印，由业务员打印后交文控直接在原版上盖章后再发放。6.6.2电子版规格书换版、作废，工程部要第一时间通知，由文控收回旧版，通知相关部门删除旧电子版，取用新版本。6.7外部文件控制6.7.1外部文件须由公司指定专人定期向相关机构咨询及索取最新版本。6.7.2客户标准（图纸、检测制度或者其它）由市场部注明客户名称、产品规格转交文控；供应商提供的材料标准、外购电池标准、由研发部转交给文控，由文控再发放至相关部门。6.7.3外部文件管理者代表核准后，管理者

15、代表批准依重要程度发给相关部门和人员，文件的发放、保管、回收、作废同上述各条。6.8文件编号6.8.1质量管理手册：QM-XXX;6.8.2 程叙文件：COP-XXX,XXX”表示序号，由“001”开始；6.8.3 作业指导书：WI-XX-XXX,XXX”表示序号，由001开始，“XX”表示编制部门，WI指作业指导书。6.8.4 质量计戈JQC工程图：QP-XXX,XXX”表示序号，001开始；6.8.5 材料清单BOM：BOM-XXX,XXX”表示序号，001开始；6. 8.6表格：FMXXXX,最后一个“X”表示版本,由字母A开始,其它“XXX”版权所有2022XXXX有限公司，未经许可不

16、得复制，传播XXXX有限公司文件名称：文件与资料控制程序文件编号：COPzooTl页号/版号：7M.生效日期7表示序号由“ooi”开始，“fm”表示表格。6.9部门编号：QA:品质部HR：行政部ST:仓库PR：生产部DC：文控中心MR：管理者代表FI:财务部PMC：计划部PU：采购部MA：工程部TE:研发中心SA：营销中心SP：休系部6.10公司管理文件未经管理者代表批准，不得提供给第三方。7.0记录受控文件表格文件会签单文件发放/回收记录FM-OOlFM-002FM-003文件和资料补发申请文件更改申请受控文件清单FM-004FM-005FM-075版权所有2022XXXX有限公司，未经许可不得复制，传播