某集团办公系统解决方案.docx
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1、某集团办公系统解决方案,八1北京华胜龙腾软件技术有限公司一、公司简介3二、典型用户4三、企、事业办公中的困惑与华腾公司的一剂良方5四、企、事业实施办公系统的益处6五、华腾公司的设计思想、设计目标及开发策略91、华腾公司产品设计思想92、华腾公司的设计目标93、华腾公司的开发策略10(1)Notes作为平台IO(2)流转智能化IO(3)简化开发与管理IO(4)集成有效性11(5)开放的文档格式11(6)完整的工作管理模型11(7)过程优化与华腾软件11六、系统特点介绍121、完全的浏览器架构122、文件格式自定义133、图形化的工作流程自定义134、图形化的流程跟踪155、与OFFICE软件无缝
2、集成166、文件修改痕迹保留167、实时的文件提示功能178、集成XML技术解决了B/S结构下处理文档的安全性189、支持全文检索18IOs电子印章1911、方便的信息公布平台1912、实现内外邮箱的统一2013、网上会议与视频会议的管理2014、与关系型数据库连接2115、系统门户自定义2216、支持手机短信2217、系统支持电子手写痕迹与真迹的同时储存23七、系统模块的功能23(一)个人办公23人邮件管理.232、计划总结.243、日程安排:244、名片夹通讯录245、手机短信.24(二)流程管理系统24(三)行政办公271、公文管理.272、档案管理.283、会议管理.284、人事管理2
3、9(四)机关办公29入车辆管理.292、考勤管理303、资产管理.304、办公用品31(五)内部信息321、新闻中心322、公告管理.333、通知管理.334、人员动态335、交办事宜336、共享资源.34(六)系统管理34人系统管理342、权限设置343、其他保护344、系统备份34(七)即时消息及视频会议系统35(八)数据处理系统35八、系统应用的环境35附页一:针对办公自动化项目我们的建议的实施及技术方案361、成立专门的项目负责小组362、注意有关功能之间的联动处理363、实现多项功能的综合查询374、公司原有内容及系统的充分利用与有效集成375、办公网与Internet的连接方案37
4、6、通过创建复本最后达到数据同步的目的407、系统的安全性418、利用LoTUS公司群集功能,加强系统的安全性与效率45附页二、华腾办公自动化软件构架及报价46附页三、项目实施与系统保护服务49一、项目实施方法49(一)项目开发管理制度50Q项目实施模式50二、项目实施周期51(一)制定项目实施周期计划表51(二)制定项目计划51()项目实施阶段说明51三、项目实施策略53(一)实施技术原则53U)项目操纵53()需求变动操纵机制.53(四)项目组织结构53(五)项目实施工作活动54四、系统保护服务54一、公司简介北京华胜龙腾软件技术有限公司(简称华腾),是以计算机软件开发为主,集应用系统集成
5、、计算机网络工程、技术咨询、技术培训等为一体的综合性科技公司。公司技术力量雄厚,坚持“以人为本”的原则,尊重知识、尊重人才,使优秀人才在公司的进展中脱颖而出,是一支充满活力的青年队伍。目前,公司运用现代企、事业管理制度的方法与手段,不断地扩大规模,使公司走上了持续、快速、健康的进展轨道,成为中国软件行业的一颗新星。华腾软件公司自成立以来,先后开发了一系列高起点、高层次的大型管理系统。在北京电信、巴蒙电信、中央电视台、中国港湾建设总公司、上海联合基因集团、长春一汽实业总公司、北京朝阳区政府成功实施应用,与最新推出了基于Internet的网上分销管理系统。北京华腾软件公司最近还成功签约中国储备棉管
6、理总公司、北京审计局、北京通州区社会与劳动保障局、北京图书大厦、中国长城工业总公司、中国电信北京研究院等的大型办公自动化管理系统。华腾软件,凭借中关村科技园区的多种优势,发扬“团结、拼搏、奋进”的精神,不断地开拓进取;凭借有用可靠的产品风格与踏实稳健的市场策略服务于中国企、事业管理软件的需要,赢得了用户的广泛尊敬与信赖。公司坚持以市场需求为导向,正确运用先进的计算机技术,将数字信息化的管理思想与方法融入科学及管理领域,制造行业模式与标准,为中国信息化进程的加快不断努力。二、典型用户北京电信中国电信北京研究院内蒙古巴盟电信公司陕西铁通分公司中央电视台中国一汽实业集团公司中国港湾建设总公司中国储备
7、棉管理总公司鞍山证券上海联合基因集团公司北京市审计局北京朝阳区政府北京市通州区劳动与保障局中直北戴河办公室贵州梅岭化工厂上海信谊金朱药业广州金发科技公司北京科锐配电自动化股份公司黑龙江八五四农场上海银河宾馆三、企、事业办公中的困惑与华腾公司的一剂良方在企、事业办公中我们可能会常常遇到下列烦恼: 集中化的办公可操纵性,总部关于分支机构的运转情况不能够及时的获悉。 由于出差等原因,对办公室内本已急迫的工作无能为力。 各部门之间相互孤立,已有的资源却不能很好利用。 管理工作中公文与会议繁多、请示汇报程序复杂。 员工与领导之间无法进行有效沟通,使得管理层的精神无法及时准确传达。 拥有大量的业务子系统,
8、但缺乏有效的整合,无法充分发挥现有计算机系统的优势。 办公成本居高不下,办公效率低下,管理体制不规范。针对企、事业上述困惑,华腾公司将通过实施下列工作解除您的困苦:(一)建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统,使组织内部的通信与信息交流快捷通畅(二)建立信息公布的平台。在内部建立一个有效的信息公布与交流的场所,比如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企、事业或者机关内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够熟悉单位的进展动态。()实现工作流程的自动化。我们都明白,各个单位都存在着大量流程化的工作,比如公文的收发文、各类审批、请示、汇报等,都是一些
9、流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,就能够规范各项工作,提高单位协同工作的效率。(四)实现文档管理的自动化。可使各类文档(包含各类文件、知识、信息)能够按权限进行储存、共享与使用,并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档,在手工办公的情况下这些文档都储存在每个人的文件柜里。因此,文档的储存、共享、使用与再利用是十分困难的。另外,在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。(五)辅助办公。它牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各类辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。(六)信息集成。我们每一个单位,都存在大量的业务系统,如购
10、销存、ERP等各类业务系统,企、事业的信息源往往都在这个业务系统里,办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成,使有关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整体的反应速度与决策能力。(七)实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式与移动办公。现在来讲,地域分布越来越广,移动办公与跨地域办公成为很迫切的一种需求。四、企、事业实施办公系统的益处1、规范企、事业的管理,提升管理素养制定规范的工作流程,使管理科学化与制度化。根据先进的管理思想(IS09000、CRM),提升企、事业的管理水平。提供全面及时的信息,使决策科学、准确、及时。2、快捷的电子商务,提升企、事业的形象企、事业站点
11、的动态信息公布与管理,方便企、事业的电子商务/政务开展。与服务对象的网上沟通,改善企、事业的服务形象。及时的信息交互,加快了企、事业对服务对象、合作伙伴的反应速度,建立良好的互动关系。3、节约开支浏览器客户端,低保护成本。完全基于浏览器,简单易用,节约培训费用。网上办公,减少了会议、电话与交通开支。4、强大的工作流,提升企、事业办事效率方便的图形化流程监督。基于JAvA的流程绘制器,工作流生成器,简单易用,方便灵活。设计思想特殊,可定制的文档与流程,领先于其他同类产品。基于条件的路由规则、流程跳转、委托功能,方便流程的设定与管理。5、安全机制完备DOnIio/Notes优越的安全机制,具有集成
12、性、自成系统的完备性与独立于操作系统的独立性。内置公共密钥基础设施(PKI)一公认的基于数字证书的安全认证体系,提供了的权限操纵、加密解密与数字签名的功能。还能够延伸到Internet,如支持SSLX.509与S/MIME等各类标准。多层的安全操纵机制确保只有通过授权的用户才能访问系统资源。全面的系统安全日志与程序日志全面的记录了所有访问系统的用户。全面的文档操作修订记录,记录对文档的所有操作人员与时间。完善的文档痕迹保留功能,保证历史操作的可追溯性。6、办公自动化的崭新境地具备国际标准的功能模块,覆盖企、事业信息化的各个方面。在一个集成的平台下,提供给您电子邮件、待办事宜、通讯录、文档、日程
13、安排等所有信息。工作流生成器,简单易用,适用性强,可由客户随意定制。内置信息搜索引擎。您在使用时遇到任何问题,都能够随时查询有关的信息。7、B/S体系结构,优于传统C/S构架节约了企、事业投资:传统的办公系统多使用基于C/S构架与Internet相连接的技术,企、事业构建办公系统需要购置昂贵的软硬件产品。包含:服务器、计算机终端、网络设备、专线(或者多条电话线)、系统软件、数据库产品等。华腾办公系统基于B/S构架达到了为企、事业“瘦身”、“消肿”的目的,使企、事业各分支机构减少大量开支。华腾公司充分利用自身的资源优势,作为办公软件解决方案的提供商,专业的应用系统开发队伍与强大的系统保护部门为企
14、、事业用户提供全方位的服务,用一句通俗的话来表示,就是用户只需要提供自己的业务模式,与数据源,根据用户的业务模式,华腾为用户开定义适合其特点与需求的应用系统,使用户以低成本的投入方式得到了高质量的技术与服务保障,从而确保了企、事业办公系统的顺利实施。简化了用于保护计算机系统的人员队伍:传统的办公系统要求企、事业配备一支庞大专业化的系统保护队伍,以保证系统出现故障时可与时修复,保证系统正常运转。对企、事业来说,平常系统不出现故障时并不需要如此庞大的保护队伍,由于这样无疑加大了企、事业信息系统的运作成本。华腾办公系统的B/S结构使企、事业数据可保留由电信托管的服务器上或者在企、事业的服务器中,保证
15、了企、事业终端的简洁易保护性,使企、事业仅需要极少专业技术人员就能够保证系统的稳固运行,大大降低了企、事业人力资源成本。加强了对异地分支机构的监管力度:利用LOTUSDOMINO提供的强大复制技术,将分公司的数据以最小文件的方式,定时更新报送总公司,解决由于报送不及时造成双方数据不一致,不利于企、事业领导的决策。五、华腾公司的设计思想、设计目标及开发策略1、华腾公司产品设计思想产品功能的设计以办公系统中文件流转过程的操纵,与文件的存放管理为核心,自动完成与业务系统有关的部分数据的自动形成与形成数据流转过程中,环节操纵点数据的操纵核对。系统部分数据的形成依靠现有业务系统自动得到,系统数据形成以后
16、能够方便流畅地将数据归档或者公布,使用系统过程中改变原先第二代办公系统只是对文件流转过程操纵的缺点,完成对过程与数据的集中管理。产品使用范围的设计产品基于浏览器/服务器模式,客户端使用浏览器的方式,普通人员对系统的使用除Win98系统的默认安装外无需其他附加软件的安装,在大规模系统推广的过程中减小系统的保护运行费用。产品安全方面的设计2、华腾公司的设计目标总体目标建设一整套具有各行业特色,满足企、事业实现办公管理现代化,实现各类业务环节的量化管理与操纵需要与进展要求,使用先进的技术平台与成熟的应用方案相结合,国际企、事业管理机制与适合中国国情的管理模式相结合,高性能,高可靠性,界面友好美观,操
17、作便利,易用高效安全的办公信息系统。使之能够直观、科学、准确、实时地反映企、事业管理,为企、事业的办公管理提供决策根据,增强经济效益与提高现代化管理水平,从而全面提升企、事业的竞争优势。3、华腾公司的开发策略华腾软件是在LotusNotes平台上长时期开发各类关键性业务办公自动化应用而演化出来的经验成果。(1)Notes作为平台1.OtUSNOteS是目前全球最流行的“工作组”产品,它所具有众多的强项是创建工作流程的理想平台,但它本身并非是工作流程产品。Notes提供了成熟、复杂的数据复制服务与VIM传输协议所形成的应用集成的标准;并能够访问各类外部数据库;其RTF域又能帮助管理各类信息类型(
18、文字处理、电子表格、影像、图形等);Notes还可在所有市场上流行的硬件平台中运行,包含主机、小型机、UNIX工作站与微机;其应用开发的环境亦被公认为是最简易的软件平台之一。所有这些都为工作流程的解决方案提供了基本的要素。但就本质而言,用Notes来支持有效工作流程的应用环境,需要开发人员投入大量的精力。(2)流转智能化华腾软件借助于Notes提供的强有力的功能,对流转自动化实施了一整套的规则与工作过程技术,其重点在于处理那些结构化的与可定义的工作过程。华腾公司的观点认为,除了极少数以工程类型为主的特殊项目的处理过程外,绝大部分行业的信息处理工作过程都有一定的结构性规则。某些工作过程表面上看来
19、是非结构化,只是由于办事人员习惯于凭经验惯性处理事务,忽略了结构性规则的提炼。此外,在手工作业的环境中,办事人员往往会人为地引发一些例外处理事件,这是某些工作过程被视为非结构化的另一原因。实践证明,使用计算机化的工作流程解决方案是能够帮助人们把作业环境规范化,减少失误与重复劳动,缩短办理周期,提供过程优化的根据,从而达到提高效率与科学管理的目的。(3)简化开发与管理尽管这些工作过程是结构性与可定义性的,但它们并非固定不变。工作过程中的任何任务可能要增加或者减少,任务的执行者可能要替换,处理规则可能被重新定义,使用华腾软件作为开发工具使所有这些调整都无需重新编程。华腾软件提供一个图形设计界面工具
20、,帮助创建或者修改工作过程,定义一经提交,马上自动实现。(4)集成有效性结构化的工作流程可能是一个解决方案的根基所在,却并非解决方案的整体。它提供了过程管理的设施,但尚需充实构成解决方案的其他“工作”部分,如应用、数据、文本、影像、图形等等。这些要紧借助于Notes面向开放系统相互协作的能力,而华腾软件对有效集成上述内容提供了理想的工具与应用模板。(5)开放的文档格式与标准的HTML格式的文件无缝结合,用MicrosoftFrontPage等通用工具就能够定义出企、事业所使用的各类文档的格式,同时对文档中的字段能够根据不一致的人与环节进行安全的操纵,设定编辑、只读、隐藏的属性,满足企、事业不一
21、致部门,不一致管理模式的要求。(6)完整的工作管理模型华腾软件使Notes用户实现真正的工作管理环境成为可能。除了流程智能化与应用集成能力外,管理是华腾软件的又一价值所在。机构的领导将会被提供方便的跟踪、监控与统计工具,以熟悉工作流程支持下的作业如何执行,这些信息将反映所有有关内容。华腾软件提供的信息将包含衡量每个工作过程、任务、角色与经办者的实际情况。这些信息将是业务与行政办公再工程化的重要科学根据。(7)过程优化与华腾软件华腾软件以提高生产效率与服务质量为核心,过程优化通常可分为下列几个阶段:业务目标的定义是领导根据业务环境需要而制定的决策,这是完全倚赖人的智能与经验,华腾软件并不能提供多
22、大的帮助。有了业务目标,接下来是对处理过程的分析,此阶段要紧仍是倚赖人的智能与经验,但华腾软件提供了可视化的过程定义环境,在反复研究分析的过程中提供了直观及易于改动的工具。分析的结果可能引至处理过程需要重新设计(再工程化),华腾软件固定流程在此大大发挥了其用途。它不仅是一个直观的画图工具,还能把用户设计的流程正式生成。一经提交,过程能马上实现,毋需另作编程。若用户当执行某一任务时,可随时按“查看流程”的按钮,查看当前任务的图形过程定义,当前任务处于哪一个环节,要处理的事项是从哪一个环节传送过来的,往下的传送路径又是什么等等。处理过程实现后,华腾软件会记录过程的所有有关活动,用户可利用华腾软件跟
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