综合物业项目项目组织架构和人员配备方案.docx
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1、综合物业项目项目组织架构和人员配备方案目录综合物业项目1项目组织架构和人员配备方案1笫一节项目组织建立2一、建立项目组织机构的步啜2二、建立项目组织机构的要求3三、建立项目组织机构的重点4笫二节项目组织架构5一、保洁部职责5二、人事部职责6三、财务部职责8四、环境管理部职责9五、质量管理部职责10六、安全管理部职责11笫三节项目人员职责11一、项目经理职责11二、保洁主管职责12三、保洁班长职责13四、绿化主管职责13五、保洁员职责14六、绿化工岗位15七、园艺工职责16八、人事岗职责17九、财务岗职责18笫四节项目人员培训18一、人员培训方案18二、人员考核方案23笫五节项目人员奖惩26一、
2、工作考评激励26二、工作失误惩罚28第一节项目组织建立一、建立项目组织机构的步骤(一)确定组织目标项目目标是项目组织设立的前提,应根据确定的项目目标,明确划分分解目标,列出所要进行的工作的内容。(二)确定项目工作内容根据项目目标和规定任务,明确列出项目工作内容,并进行分类归并及组合是一项重要组织工作。对各项工作进行归并及组合并考虑项目的规模、性质、项目复杂程度以及单位自身技术业务水平、人员数量、组织管理水平等。如进行实施阶段全过程项目管理,工作划分可按计划阶段和实施阶段分别归并和组合。(三)组织结构设计1.合理确定管理层次。管理组织结构中一般应有三个层次:一是决策层;由项目负责人和其助手组成,
3、要根据项目的活动特点与内容进行科学化、程序化决策;二是中间控制层(协调层和执行层),具体负责规划的落实,目标控制及合同实施管理,属承上启下管理层次;三是作业层(操作层)。由现场人员组成,负责具体的操作工作。2 .配置工作岗位及人员。3 .制定岗位职责标准与考核要求。4 .制定工作流程与考核标准。二、建立项目组织机构的要求1.要明确各部门责权:在项目组织机构中,项目人员与组织多种关系共存,行政隶属关系、业务关系和工作责任被剥离。在这种多维度沟通交织在一起的情况下,当事员工就有了多身份,这使得管理关系的协调变得异常复杂,处理不当将会产生责任推诿或者多头管理等问题,为了避免这些问题的出现,明确各部门
4、门职能和各员工的责权显得尤为重要。2 .要保证项目人员能力素质充分发挥:在项目组织机构中,组织架构能否发挥作用,管理人员的能力素质是关键,所有组织管理模式归根结底是对人的使用,着这种模式下,对项目负责人的要求愈加提高。项目项目负责人一方面要协调所服务单位需求,一方面要保证与公司总部的规范性对接,同时还要抓服务品质。这要求项目负责人具有较高的人际协调能力、领导与决策能力、组织管理能力、较高的工作热情和对突发情况的应变能力等,完美的人才是不存在的,而本行业对高素质人才缺乏吸引力,难以招聘到高素质人才,因此保持对现有人才有效培养和储备,才是项目人才持续有效发挥专业技能的有效方法;3 .要保证信息的有
5、效传递:信息在传递过程中容易发生变异或延迟。在项目组织机构的架构中,一个任务的完成需要多个部门的协作,信息传递的维度要多于职能式组织架构。在缺乏规范化管理的环境中,信息的传递容易受到人际关系的影响。因此建立公司信息管理系统,打破人际关系建立的交流网络,从整体上保证信息传递的速度、全面性和真实性,有助于促进各部门高效沟通和协作,从而保证服务质量。4 .要保证投入资金的监管:此严格控制资金使,保证每一笔钱都花在刀刃上是提高项目利润率的有效方法,管理需要对项目负责人进行一定的放权,公司在下放资金权利的同时应当制定相应的监管措施,除了要加强细化常规的财务监管外,还可以通过对实施不定期巡检来核对上报的资
6、金使用情况。三、建立项目组织机构的重点1 .要有明确的目的:首先,要给本项目定位,即明确所处的地位、任务等因素。定位以后,才能明确如何建议项目组织机构,以及如何去发挥项目组织机构的作用。所以,机构设置要有明确的目的,不是为了机构设置而设置,而是实事求是地根据完成生产、工作任务而必须设置的必不可少的,精干高效的机构设置和一支管理队伍。2 .要从提高工作效率入手:设置科学合理的组织机构后,要配置精干的、素质好的管理人员进入各个管理岗位。本项目工作能不能搞得出色,管理人员的科学、严格、高效的管理手段和办法是相当重要的。如果管理人员工作拖拖拉拉,马马虎虎,没有锐意开拓、创新进取的精神,那么,工作肯定毫
7、无起色,甚至把一个原来比较好的一个单位(部门)拖垮在要提高工作效率,首先,要不断地刻苦学习,特别是学习先进的管理经验;其次,要学习先进的科学知识,特别是目前进入“电脑”化的时代,更要学习,用现代化的先进科学的工具来提高工作效率。3 .要不断提高职能人员的素质:职能人员的素质是关键的,有时很多事情失败或不成功,往往是由于经办人员(职能人员)各方面的素质较差而造成的。所以,不断提高职能人员的素质是非常重要的。首先,因人制宜地对每个人员进行专门培训,包括岗位培训以及文化知识、专业技术培训等等。其次,经常深入下去,要调查研究、及时了解职工在想什么,做什么,真正做职工的知心朋友。在接触中,从职工身上可以
8、学到很多东西,取长补短,在学习别人长处时,使自己的思想境界不断净化,为处理职工中出现的各种复杂情况打下扎实的基础。4 .要相互配合,不断提高工作效率:在机构设置时,不同的科室、部门其工作职责也不一样。但是,全场的工作应是一盘棋,不能各行其是。各部门除了完成本职工作之外,更需要相互配合,为完成各项生产任务同心协力把工作搞好。而决不能相互推诿,相互扯皮。一旦发现此种情况,由分管领导及时进行协调,把相互推诿的事以最快的速度予以解决。只有在工作中相互配合,才能不断提高工作效率。第二节项目组织架构一旦由我项目中标,项目将立即委派思想进步,工作踏实,有一定协调能力,年富力强的同志担任项目负责人,在公司总经
9、理的领导下,项目负责人直接指挥下,全体人员努力工作,提高工作质量,做好培训和招聘工作,竭力保证本项目的服务质量,设立项目部门,包括保洁部、绿化养护部、人事部、财务部、质量管理部、安全管理部等。一、保洁部职责1 .按照清洁工作程序完成当日清洁工作,有重大情况应及时向有关领导汇报。2 .对当班重点、难点部位进行保洁,做好责任片区清洁工作,不留卫生死角。3 .爱护卫生工具,合理使用各种卫生器具,科学使用各种清洁药剂,以免污染、腐蚀公共设施或对人体造成伤害。4 .全面掌控保洁区内的建筑布局、摊位设置、各项设施等,预防突发事件的发生。5 .检查各种保洁用品存量,编制材料购置计划和器具、设施维修报告,减少
10、损耗,控制成本。6 .顾全大局,努力维护公司形象,及时处理好对保洁工作的相关投诉,及时改进。7 .完成公司交办的其他工作任务。二、人事部职责1 .核心职责:作为公司人力资源的管理部门,组建公司运营管理机制,建立、完善各项管理制度;选拔、配置、开发、考核和培养公司所需的各类人才,制订并实施各项薪酬福利政策及员工职业生涯计划,充分调动员工积极性,激发员工实际潜能,对公司持续长久发展负责。2 .主要职责:(1)根据公司战略发展需要,制定公司中长期人才战略规划:制订公司中长期人才战略规划。制订公司人事管理制度,总分公司人事管理权限与工作流程,组织、协调、监督制度和流程的落实。核定公司年度人员需求计划、
11、确定各机构年度人员编制计划。(2)制定完善公司人事管理制度、优化工作流程,组织、协调、监督制度和流程的落实。(3)负责公司各级组织机构设置、调整,进行定岗定编,制定部门和人员岗位职责。(4)负责日常工作人力管理工作(招聘甄选、绩效考勤、离职等工作)。(5)协助部门处理员工关系,主导协议、合同签定与社保办理等工作。(6)定期进行市场薪酬水平调研,进行人工成本核算,提供决策参考依据,制定员工福利政策并管理实施。(7)核定公司年度人员需求计划,拓展招聘渠道,控制招聘成本。(8)主导公司日常人事异动管理,档案管理,人事数据统计分析。(9)建立公司绩效管理制度,制定公司人才储备计划并监督实施,指导员工做
12、好职业生涯规划。(10)负责公司人事检查体系的制度、流程建设,服务及行为规范的检查督导工作。(11)拓展员工沟通渠道,宣导企业文化,开展企业文化活动扩大企业影响力,提升员工凝聚力。(12)监督、检查与指导项目人资工作。(13)协助处理人事类与政府部门的公关事务。(14)公司人事管理信息系统建设与维护。三、财务部职责1 .负责项目日常财务核算,参与项目的经营管理。2 .根据项目资金运作情况,合理调配资金,确保项目资金正常运转。3 .搜集项目经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的资料并进行分析、提出建议,定期向上级领导报告。4 .组织各部门编制收支计划,编制公司的月、季、年度营业计划和财务计
13、划,定期对执行情况进行检查分析。5 .严格财务管理,加强财务监督,督促财务人员严格执行各项财务制度和财经纪律。6 .负责项目各项财产的登记、核对、抽查和调拨,按规定计算折旧费用,保证资产的资金来源。7 .参与项目及各部门对外经济合同的签订工作。8 .负责项目资产管理工作。9 .加强财务管理,分月、季、年编制和执行财务计划,正确合理调度资金,提高资金使用效率,指导各部门搞好经济核算,积累发展资金。10.负责做好资金管理,组织各营业部门收银员、出纳员按规定程序、手续及时做好资金回笼,准时进帐、存款,保证日常合理开支需要的供给。IL遵守、维护国家的财政纪律,严格掌握费用开支,认真执行成本物资审批权限
14、、费用报销制度。12 .审查各部门的开支计划,并转报项目负责人和公司总经理。13 .负责审查各项开支,密切与各部门的联系,研究并合理掌握成本和费用水平。14 .组织财务人员,定期开展财务分析工作,考核经营成果,分析经营管理中存在的问题,及时向上级领导提出建议,促进项目部门不断提高管理水平。15 .保存项目关于财务工作方面的文件、资料、合同和协议,督促本部门员工完整地保管公司的一切帐册、报表凭证和原始单据。16 .负责本部门职工的思想教育和业务水平的提高,定期组织、召开本部门的学习和业务会议,抓好本部门内部管理工作。四、环境管理部职责1 .全面负责协调清洁卫生以及环境绿化等方面的各项工作,带领部
15、门全体员工认真贯彻执行公司的各项经营管理方针、政策、指示、规定等,坚持为业主服务、为社会服务,努力实现公司所确定的各项工作任务和责任目标,为开创具有特色的物业管理工作作出贡献2 .定期向公司领导和业主汇报环境管理部工作情况,并听取公司领导和业主的意见和要求,全力负责贯彻实施。定期主持部门例会,有计划地培训员工。在工作中必须经常深入现场,检查各项工作的落实情况,及时发现问题,解决问题。3 .坚持不断提高工作区域环境保洁度,努力创造一流的卫生环境。在具体环卫工作中,实行科学化管理,深入现场,问题解决在现场,建立和完善一整套行之有效的环卫量化管理运作流程,不留清洁、卫生“死角”,掌握季节及环卫工作淡
16、旺季的特点,制定最经济、最节省的操作实施计划,不断地提高细化管理的层次。4 .加强工作区域的环境建设,不断提高绿地景观效应。坚持环境绿化“三分种、七分养”的原则,加强绿化的养护管理工作,深化环境景观化的管理制度,强化环境的绿化园容景观,为业主提供十分和谐、温馨,且能反映时代特色的、高品味的绿色环境空间。5 .环境管理部各块实行“无上级”式管理。各块工作由主管实行一竿到底的管理制度,提高各主管的责任感,坚持各主管每天上下午两次巡查制度,以利及时发现问题、解决问题,使一些影响我公司形象的隐患、事故苗头消灭和解决在最初阶段;部门经理实行分工负责制,深入实际,认真检查各块工作,及时发现问题,使公司总经
17、理的指令贯通无阻,确保完成公司下达的各项任务,并达到公司领导的预期目标。6 .提高部门凝聚力。以身作则,关心员工,奖惩分明,提高自身素质和修养,使部门具有高度凝聚力,最大限度地发挥和调动全体员工的工作热情和责任感,不断地提高部门的管理素质和管理层次。五、质量管理部职责1.质量管理:(1)编制管理体系文件并对文件进行管理。(2)定期对质量工作、质量记录进行检查。(3)各种质量资料和档案管理。7 .投诉接待:(1)成立客户服务中心,设立事务助理.(2)负责管理处前台服务及客户投诉、客户意见、新闻媒体、上级主管部门等信息的收集、记录、归纳、统计、分析处理和及时传递,并向管理处经理提供分析报告,为质量
18、分析、决策提供依据。(3)对投诉进行跟踪,回访和记录。(4)负责与公司各有关职能部门的信息传递。六、安全管理部职责(1)负责安全管理工作计划的制订和实施。(2)负责保卫巡视,按规定巡逻路线、时间实行24小时巡查值班。(3)负责维护公共秩序。(4)负责突发事件应急方案及预防措施的制订和实施。(5)负责消防检查和防火监督管理。第三节项目人员职责一、项目经理职责1.具体行使管理、监督、协调服务的职能。2 .负责制定各项目月培训计划、周查检计划、年度物资预算及有效考核办法。3 .负责管理项目服务范围内清洁、绿化、生活垃圾、专项保洁、接待、回访等项服务工作。4 .参加公司周例会,总结当周工作,制订下周工
19、作计划。5 .负责发现各项目运作中不合格的服务项目,进行检查、跟踪、落实,处理投诉。6 .严格按照服务合同,对项目进行自查、抽查、定期检查等,确保区内不留卫生死角。7 .坚持每天巡视,并做好详细记录,现场督导落实具体保洁工作。8 .负责保洁员的岗位技能培训工作,确保服务质量。9 .合理配置项目保洁区域内清扫工具的数量。W.每季度负责优化项目工作流程Q11 .每周与甲方负责人进行有效沟通一次,详细听取甲方要求。12 .定期参加公司周会,及时反映项目实际存在的问题。13 .每月的第一个周会将项目意见反馈表交办公室、考勤表、加班条、物料表交人事部。14 .负责新员工入职、离职手续的办理。15 .完成
20、上级领导交办的其他工作。二、保洁主管职责1.负责保洁工作的现场管理,了解保洁员的思想和工作动态。2 .做好每天巡视工作,对发现问题及时解决,每周向项目经理汇报。3 .熟悉项目内的楼栋数量及分布,道路、绿地分布及面积,公用设施设备等情况。4 .合理配置区域内保洁工具的数量,合理配置保洁人员,并做好操作。5 .培训和督导。6 .负责保洁员的岗位技能培训工作,有效制止违章操作。7 .负责上、下班点名并登记考勤,组织晨会。8 .负责做出培训计划,并按照计划负责组织实施。9 .负责进行区域内的日检、周检工作。每天巡视项目最少两遍,确保区域内不留死角。10 .带领保洁人员完成安排的临时工作。11 .完成上
21、级领导交办的其他工作。三、保洁班长职责1 .严格遵守公司的各项规章制度。2 .负责检查保洁员仪容仪表,树立公司良好的形象。3 .严格按照公司考勤制度做好员工考勤登记。4 .爱岗敬业,听从上级领导指挥,起到模范带头作用,在规定时间内按照工作标准,保持保量地完成分管区域内的保洁工作。5 .配合项目经理按计划做好每周的培训工作,并做好培训记录。6 .负责做好本项目保洁工作日检。并做好巡查记录,整改情况。7 .负责做好保洁人员日常工作的调配、组织、安排和落实,并做好指导和监督工作。8 .根据项目工作实际情况,提出合理化建议。9 .负责对公共区域发生的异常情况、设施损坏等及时上报相关人员。10 .日常工
22、作中对甲方领导提出的卫生要求及时处理。如超出职责范围,要及时汇报项目经理,由项目经理进行协调解决。11 .负责总结每周工作情况,并报项目经理。12 .完成公司领导交待的其他工作任务。四、绿化主管职责1 .熟悉工作区域绿化布局及各区域绿化养护现状。2 .做好绿化工程的施工管理、合同管理及工程材料的档案管理工作。3 .安排绿化工的工作,定期检查,督促养护。4 .定期巡查,记录、报告绿地及工作区域卫生现状,发现问题及时处理,问题严重不能立即解决的,向上级汇报。5 .设专业人员负责绿化设施及器具的养护。6 .做好绿化工的考勤工作。7 .认真组织绿化工定期或不定期的培训,学习业务知识,提高养护、管理水平
23、。五、保洁员职责1.遵守公司各项规章制度。2 .坚守岗位,按时上下班,上班佩戴工作牌,做到服装整齐、干净。3 .熟悉各自所负责清洁卫生范围内的区域,并对区域内卫生全面负责。4 .按照要求和标准对所属区域进行清洁卫生,维护区域内卫生秩序。5 .每日负责公共走廊、楼梯、电梯、等清扫和擦拭一次,并不断巡视保洁干净。6 .每周清洁楼梯扶手两次,清洁公共区域防火门及窗户内侧一次。7 .每月对楼梯墙面进行清扫一次,无蜘蛛网、尘土等。8 .工作时间不做与工作无关的事,如聊天,长时间接打私人电话。9 .每日加强巡视保洁,及时清理区域内的垃圾,做到随脏随扫。10 .使用并保管好保洁工具,做到勤俭节约,以旧换新。
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