药品配送管理系统方案.docx
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1、药品配送管理系统方案目录第一节药品配送管理系统的必要性11 .网上药品采购已成为发展的主要趋势22 .有利于提高医疔机构和政府采购的形象33 .有利于推动XX市政府药品集中采购招标中心的发展34 .借助电子商务网上采购药品力争零库存35 二节药品配送管理系统的需求分析4一、实现网上药品采购的基本条件4二、药品配送流程分析6三、用户的总体功能性需求描述8四、系统非功能性需求13第三节药品配送系统的设计与实现16一、系统设计原则16二、药品配送系细节总体设计方案18三、药品配送系统的详细设计与实现21第一节药品配送管理系统的必要性XX市医疗机构的药品采购主要是通过电话联系,并且需要药品配送企业的业
2、务员进行上门服务。这样,药品配送企业需要花费大量的人力奔波于各医疗机构之间,医疗机构也需要花费大量的时间电话订购和确认各类药品,药品监督部门也很难对药品采购活动迸行监督,采购中心也很难对中标药品的采购情况进行监控。以上这些问题都需要药品配送系统来解决,具体来说,药品配送管理系统的必要性主要体现在以下几个方面;1 .网上药品采购已成为发展的主要趋势首先,医药行业作为一个特殊的经济领域,它与电子商务的结合有其特定的涵义。电子商务作为电子技术、网络技术、数据处理技术在药品流通领域的应用,在信息处理和传递方面具有与其他传统信息处理手段所无法比拟的优势,能够解决药品采购中的信息处理难题。其次,医疗机构面
3、对市场的竞争,为实现内部成本控制的目的也需要透明化的药品采购,电子商务为此提供了有利的条件。医疗机构要想在医疗服务竞争中取得一席之地,就不能忽视在药品采购中透明度方面的努力。因此,网上药品采购系统的建设也成为医疗机构信息化建设现阶段的一个重点内容。随着现代医药电子商务的不断发展,许多城市都己经施行了网上药品采购,这样既方便了采购双方,又规范了药品采购过程,实现了药品招标采购中降低药品价格的社会目标,做到让利于民。因此,电子商务应用于医药流通领域成为我国医疗体制改革的必然。2 .有利于提高医疔机构和政府采购的形象首先,网上采购改变了药品流通的现状,促进医疗机构采购公开化;其次,加快了医疗机构信息
4、化建设的进程;第三,药品网上采购系统的运行可以缩短采购周期、节约采购流通成本、降低药品价格,杜绝由于药品采购中的暗箱操作等带来的不正之风,而且还能促进医疗机构药品采购范围的不断扩大,进一步降低药品价格,减轻医疗机构和患者的负担。这样不仅树立了政府采购的公正、公平、公开和为人民服务的形象,而且提高了医疗机构的信息化管理水平。3 .有利于推动XX市政府药品集中采购招标中心的发展网上药品采购降低流通成本,进而降低中标药品的采购价格和零售价格,并能够准确的记录药品采购过程的详细数据,推动了政府采购的发展,使社会更加信任政府采购,支持政府工作,也让更多的药品进入政府公开招标采购的范围,进一步降低药品采购
5、流通价格,促进XX市政府药品集中采购招标中心的发展。4 .借助电子商务网上采购药品力争零库存药品的零库存管理能够为医疗机构带来很大的经济效益。首先,药品在库存期间经常遇到地区物价局的临时降价通知,导致药房亏损,若实现零库存管理,将为医疗机构节省很大一部分资金;其次,药品库存占用了医疗机构大部分资金,这一大笔资金如果能够周转利用,将给医疗机构带来可观的经济效益;再次,管理库存药品也占用了大量的人力物力,解放了这部分人力物力,也将为医疗机构节省很多资金。电子商务将传统的药品采购手工流程电子化、数字化和自由化。一方面以电子流代替了实物流,可以大量减少人力、物力,降低了成本;另一方面突破了时间和空间的
6、限制,使得交易活动可以在任何时间、任何地点进行,从而大大提高了效率,缩短了采购周期。因此,药品的网上采购能够帮助医疗机构实现零库存管理,使医疗机构获得更大的经济效益。第二节药品配送管理系统的需求分析一、实现网上药品采购的基本条件要实现药品网上采购,就必须先建立完善的药品信息管理。保证药品信息的完整性和准确性是最基本要求,当然,还需要拥有安全可靠的网络系统和合理的采购计划网。1 .建立基于网络的药品信息管理制订在库药品编码是药品信息管理的基础。在编码中需要体现药品的分类(ATC码)、通用名、商品名以及规格等相关信息。系统由采购中心统一制定和维护,每年的中标药品信息和非招标药品信息,均由医疗机构库
7、管人员根据药品编码完成药品的定购、确认等各项药品采购操作,这样做既提高了药品管理的准确度,又让采购中心管理人员充分掌握在药品的相关信息,以便随时提供各种有效数据。2 .完善的药品采购网络网络系统是强化药品管理的有效手段,通过网络的连接,每个职能部门都能掌握药品采购的实时数据;并且,药品闱送管理系统还可以根据管理级别的使用需要分别设定院长、主任及采购人员的权限,使药品在采购的每一个流通环节都能够做到信息化管理。3 .生成合理的采购计划药品采购是药剂科工作的重要组成部分,也是医疗机构药事管理的一项重要内容。它不仅关系到医疗机构的社会效益和经济效益,更重要的是关系到医疗工作的有效性和安全性。制订合理
8、的采购计划是药库信息化管理的主要任务之O根据药品的使用情况,由采购人员综合临床需求、季节变化等因素对采购量、采购品种、药品经营企业等参数进行调整,最后生成采购计划数据文件。系统生成新的采购计划时,将自动提取前一次采购药品时的配送企业、成交价格等相关信息,减少再次录入时间,以提高采购工作效率。由于每次药品采购价格的变化不大,系统默认状态下将引用上次采购的价格,只有少数品种会在采购前会调整价格。尤其是集中招标采购的药品,其价格在1年的采购周期中基本上是固定的,所以绝大多数品种引用前一次的采购价格是可以满足要求的。二、药品配送流程分析配送流程主要涉及和应用于XX市政府药品采购中心、药品配送机构、药品
9、监督管理机构和医疗机构等相关单位,不同的单位在此系统中扮演不同的角色。XX市政府药品采购中心负责协调药品采购工作,并在一定程度上监督药品配送机构和医疗机构的药品采购情况,特别是对招标中标品种的采购;医疗机构则负责采购并使用药品,是系统的最终用户;药品配送机构负责药品的配送,保证医疗机构的用药;药品监督管理机构监督药品的采购流通情况,确保招标药品的正常采购。XX市政府药品采购中心通过一年一次的招标活动,在全国范围内药品进行招标,评出每年度的中标药品、相应的配送机构及其对应的药品采购价格,最后形成的本年度药品招标采购目录,下发到所管辖的各家医疗机构,供医疗机构进行用药选择。各医疗机构接收该药品采购
10、目录并依据本目录和本医疗机构的实际用药习惯等情况制定本年度的药品采购量计划,并汇总上报到药品采购中心,药品采购中心依此计划向投标企业(合同单位)收取相应的中介服务费用。通过使用本系统,采购中心可以准确地了解到医疗机构实际药品采购情况,起到监督和协调的作用,并为准确地收取招标中介服务费用提供了更加可靠的依据。通常,医疗机构在具体的药品购买活动中向药品配送机构下发相应的药品采购计划(订购单),药品配送机构在收到医疗机构具体的药品采购单后组织向医疗机构发货,其流程可简单概括为以下几步:1 .根据不同的用户权限设置账号和密码。2通过采购员的账号和密码进入系统,制定采购计划。3.通过药剂科主任或院长的账
11、号和密码进入系统,对所制定的采购计划进行审核、补充和删改。4,发送采购计划,即进行数据同步。5.药品到货后,通过采购员的账号和密码进入系统,对采购计划中采购的药品进行到货确认,此时药品的采购流程结束。药品网上采购流程的前三步可以在脱机状态下操作,所有采购计划完成后只需连通网络同步数据即可。在采购流程中,首先将药品配送管理系统生成的招标目录药品数据库文件导入到医疗机构的客户端程序中”系统对不同管理级别的人员权限进行了设定,如采购人员无权发送定单,订单须通过药剂科主任审批后方可发出,这样不仅可以规范采购行为,增加工作的透明度,而且可以强化领导对药品采购工作的督促作用。其次当订单发送至药品集中招标采
12、购中心的数据中心后,数据中心文寸收到的订单进行集中处理,然后分发。医疗机构可以按照需要对药品配送企业的响应时间提出要求,在规定时间内未被响应的订单会被系统作为异常定单处理,并进行人工催促。医疗机构的客户端程序会下载并显示已经响应的订单。三、用户的总体功能性需求描述简单地说,系统需要提供具有高性能、高可靠性、技术先进、能实现统一的信息发布、集中的信息存储备份、专业的系统管理维护和便捷的网上采购系统,为所有用户提供了业务功能的操作入口,用户可以根据身份认证进入系统完成相应的采购监督等活动。系统可以在业务领域和服务顼目上提供良好的扩展性,依靠此系统可以灵活的配置和扩展业务项目。根据需求的不同将系统用
13、户进行划分,主要分为以下四类一一XX市政府药品集中招标采购中心、各医疗机构、各药品配送企业和药品监督部门。因此需要提供四方应用平台。政府药品集中招标采购中心是整个采购活动的宏观指挥者,负责安排和协调其他各方的活动;而医疗机构则是招投标方,负责买卖药品;药品配送企业则是负责把药品“送货上门”;药品监督部门包括XX市卫生局、XX市物价局等,负责对药品采购活动的监督,防止医疗机构采购非中标企业的招标药品,监督药品的采购价格,让广大消费者获得最大的实惠。为此,我们分析了这四类用户的总体需求,具体内容如下。(一)采购中心的需求系统可以帮助采购中心统计医疗机构实际采购药品的数量,及时获取网上采购政府招标品
14、种的采购量,并能够及时准确地计算出招标代理服务费;系统能够自动区分中标药品和非中标药品的采购信息,实现各种采购信息的灵活查询统计:保证数据及处理的安全可靠,并提供投诉窗口,供医疗机构和药品配送机构反映药品采购过程中发生的各类问题,便于中心及时进行协调解决或直接反映到监管部门强制解决,保证医疗机构的及时用药,监督药品采购合同的执行情况:集中处理各医疗机构订货单和退货单的分发工作,及时转发到各配送企业,同时通知各配送企业相关业务人员进行单据确认,并把确认信息返回给医疗机构;采购中心同时可以查看各医疗机构的采购情况和配送企业的配送情况,查看中标药品采购的执行情况。1.基础数据管理采购中心负责维护中标
15、药品的目录,并根据物价局的文件随时修正中标药品的零售价格,保证医疗机构及时按照最新价格采购和销售药品。中心同时维护药品的通用名和剂型等药品基础信息,保证药品信息的完整性。2 .订单管理采购中心对各类货单进行集中处理和分发,并发送短消息及时通知各医疗机构和配送企业,保证各单据及时送达。同时处理各类投诉问题,协调各配送企业和医疗机构的纠纷。3 .综合统计查询采购中心可以统计各类订单信息,包括退货统计、订货统计和实际采购量统计等功能。采购中心同时可以计算相关统计信息,监督各医疗架构采购药品情况。(二)医疗机构的需求为了方便医疗机构制定采购计划,包括年计划和月计划。为了实现医疗机构网上药品采购、退货等
16、操作,将采购信息上传到采购中心,中心负责把信息分发到各个药品配送机构,通知其业务人员进行配送,做到及时通知和及时响应,医疗机构便能够及时获得配送企业的发货确认。提供多种响应手段保证药品采购过程的顺利进行。能够实现发送给各药品配送企业的采购信息的保密性和安全性,保护医疗机构的信息不被窃取和修改。最终做到医疗机构药品的零库存管理。他主要针对医疗机构进行日常的定购和确认操作,实现医疗机构采购过程的无纸化和规范化,方便医疗机构进行药品订单的制作和发送,免去了进行手工填写订货单和退货单的步骤,也节省了配送企业业务人员的上门接收订单活动,解放了劳动了。1.医疗机构药品采购药房管理药房工作人员的主要任务是每
17、天查看医疗机构药品的库存情况,分析近期药品的使用情况和规律,并制定日常采购计划并制作日常采购订货单,其中包含采购的药品、数量、配送企业和到货时间等信息。确认配送企业收到货单并反馈送货确认信息后,负责接收货物。药房的管理的只是短期订货计划,并能够查询药品采购的相关信息。4 .医疗机构药品采购药房主任管理药房主任主要负责制定中长期采购计划,并审批药品的货单和计划,综合查询和统计药品采购信息,负责药品采购的审批工作。5 .医疗机构药品采购院长管理院长主要负责女寸年度采购计划的审批操作,并随时查看药品采购的全部信息,监督和了解药品的采购情况。(三)配送企业的需求配送企业主要任务是实现药品配送企业及时配
18、送药品,从采购中心集中获取配送确认信息,并汇总下发到医疗机构,保证信息的及时发布,方便药品配送。药品配送企业能够获得医疗机构采购药品的最新行情,如紧急用药和常用药。能够解放配送企业的业务员,使其不用到医疗机构拿计划就能送货,让业务员把工作重点放在品种维护等方面。拿计划、送货等操作均由客服部门在网上进行操作即可完成。配送管理收集医疗机构的采购订货单和退货单进行集中管理,并根据配送企业自身的库存情况进行订单或退货单的确认回复。保证医疗机构的用药需求。同时能够了解到各家医疗机构采购药品的情况,保证配送企业中标药品医疗机构采购。1.企业订单管理对医疔机构发送的订货单企业业务入员进行相应的回复,并及时联
19、系发货部门根据订单发货。时刻监督药品的送达情况(可以根据医疗机构的反馈信息得知是否送达),完成订单管理。提供订单查询统计功能,分析医疗机构采购情况,据此进行库存调整等管理工作。2 .配送管理根据医疗机构的订单进行配送管理,保证药品的及时发送,使医疗机构能够及时获得所需药品。3 .退货管理及时确认医疗机构退货单信息,并及时收回退货商品,并退回相应货款,防止货物在医疗机构积压。4 .基础数据管理维护配送企业的基本信息,包括企业配送联系人信息;维护业务联系人移动电话等信息,保证短信通知能够及时送达。5 .统计查询能够查询历史订货、退货和确认信息,分析医疗机构订货情况,为配送企业配置库存提供依据。(四
20、)监督监管的需求提供监督窗口,供监督部门和广大用户进行监督,切实做好药品采购流通的监督功能,避免暗箱操作导致药品价格的虚高。监督部门也可以通过监督窗口监督药品的采购情况,对违反药品监督部门规定的采购活动提供真是可靠的证据。监督部门可以及时查询到各类药品流通信息,监督中标药品的实际采购情况和合同的执行情况;并查看投诉问题,解决具体纠纷,保证药品流通的正常秩序。四、系统非功能性需求用户除了在功能性方面提出了具体的需求,在系统性能、可靠性等非功能性方面,也提出了较高的要求,使系统更加实用。具体需求如下:1 ,系统的可用性需求由于医疗机构的药品采购即管理人员都不是十分熟悉计算机操作,况且用户对原有的药
21、品采购模式比较熟悉,并不能马上适应新的采购模式,所以必须保证对用户进行充分的培训,保证用户能够熟练使用。为了保证医疗机构平台的顺利安装和使用,我们进行现场安装调试,并跟踪试运行一周时间,保证系统得可用性。2 .系统的可靠性需求保证系统在运行期间能够正常运行,并在出现问题后及时得到解决,确保药品采购活动的顺利进行。3 .系统的可维护性需求为了方便系统的升级和维护,需要制定统一的编码标准和统一的命名规则,并在开发和测试过程中制作详细的开发文档和测试文档。4 .系统的安全需求药品实际采购过程的安全可靠是系统必须给予保证的,系统只有满足了安全可靠性需求才能保证其正常使用,具体包括以下几点安全性的需求:
22、(1)数据库的安全数据库信息只有被赋予了权限的用户才能查看、添加、修改或删除,数据库中的数据加了密,无权限的用户无法操作,做到招标数据的安全可靠。(2)系统功能权限的安全系统操作和功能权限的安全,做到只有授权用户才能进行相应的操作,并且设定某些操作不可人为控制,只能系统自动完成,如价格分数和客观分数的打分功能。(3)数据输入输出的安全输入和输出的数据信息也要经过加密,只有授权用户利用USBKey才能够打开并浏览查看,其他人员无法打开,保证了输出数据的安全性,防止泄密。(4)中间处理结果的安全系统处理的中间数据都经过加密处理,并有严格的格式要求,避免中间结果在网络中被截获解密。5 .系统的特殊需
23、求除了以上这些基本的需求外,系统还有一些特殊的需求。(1)界面设计需求要求显示的内容清晰,显示的重点要突出,功能区域划分合理,业务流程目标明确,操作层次不深,控制在三层,实现标准化输入,界面美观,风格统一。(2)脚标准化如标准化生产企业、剂型、规格、配送企业等信息,实现代码化,如:不论企业如何更名,都只有1个代码。(3)数据库设计需求建立和维护各种数据库,如药品信息数据库,药品生产批文和进口批文数据库,药品生产企业数据库,药品经营企业数据库,医疗机构信息数据库,认证数据库,药品价格信息库等等。(4)增强监督功能增加监督部门对药品的监管能力,能够查询各种药品采购信息,监督药品流通,及时发现违法违
24、规行为,做到有据可查。(5)系统服务总体要求要求符合国家或行业相关软件技术标准。为了保证此软件与中心其他系统(如政府招标系统)的紧密结合,需提供全部数据库信息和资源,并保证数据库的安全可靠。在系统应用部署期间,提供全程的技术支持和维护,保证系统的顺利实施。由于XX市各家医疗机构的硬件及软件配置情况均不相同,在性能上存在较大的差异,这就要求根据各医疗机构硬件情况的不同,进行灵活配置,并且实现每家医疗机构的安装调试工作,并进行全程培训和指导操作。在系统使用过程中及时解决软件发生的各类问题,保证医疗机构的正常使用。提供优质的售后服务,提供升级和功能扩展。第三节药品配送系统的设计与实现一、系统设计原则
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