华能国际电力股份有限公司重庆清洁能源分公司档案整理及数字化加工服务项目技术规范书.docx

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1、华能国际电力股份有限公司重庆清洁能源分公司福素整理及微生化加工服务项目枝木规范不华能重庆清洁能源分公司档案整理及数字化加工服务项目技术规范书一、米购范围对华能重庆清洁能源分公司2016-2022年文书档案、照片档案、录音录像档案、实物档案、光盘档案等进行整理及数字化制作加工，上传至中国华能集团有限公司数字化档案馆系统，相关要求符合中国华能集团有限公司档案数字化实施办法，并最终通过中国华能集团有限公司档案数字化验收。序号类别工作内容数量单位1文书档案电子文件打印20000件文书档案整理20000件文书档案扫描200000页条目著录20000条2照片档案照片档案整理300张照片档案扫描300张3光

2、盘档案光盘档案整理30张4录音录像录音录像整理25小时5实物档案实物档案整理25件6档案装具档案盒1000个照片档案盒50个光盘档案盒50个备注：1 .本工作量单数量均为预估值，采购人不保证上述工作内容或数量一定会发生。本项目采用固定单价，根据实际工作量及考核情况在不超过合同总价的情况下进行据实结算。2 .所有报价的单价中包括了供应商为实施和完成本项目的工作内容和所需的生活设施、人员和工器具、施工准备、劳务、缺陷修复、管理、保险、税费等费用，及承担质量、安全、警戒、安全文明生产、防疫等费用。3 .税费按国家规定税种列计，在项目执行完成后，若适用于本项目的税率发生变动，则按报价时计算出来的不含税

3、单价与新的税率重新确定含税单价进行结算。二、期限要求1.服务期自合同生效之日起至华能重庆清洁能源分公司通过上级单位数字档案馆验收为止。2.自合同生效之日起4个月内，中标单位完成华能重庆清洁能源分公司采购范围所有档案的整理及数字化制作加Xo三、服务地点重庆市渝北区黄山大道中段55号双鱼座B栋24F。四、项目施工方式1.华能重庆清洁能源分公司提供办公场地、A4打印纸、离线储存介质（光盘、移动硬盘），其余硬件包括但不限于扫描仪、照相机、装订设备、计算机（不少于3台）、打印机（不少于3台）、硒鼓、监控设备、图像处理软件（正版）等由中标单位自行配备，并向华能重庆清洁能源分公司备案。中标方应配合华能重庆清

4、洁能源分公司的工作时间实施技术服务，并遵守华能重庆清洁能源分公司的规章制度、工作纪律。2 .中标方负责现场工作人员的食宿、通讯费及交通费用。3 .工作日服务时间：8:30-17:00,需要在非工作日或超出工作日时间进入档案加工场所的，由中标方提出申请，经华能重庆清洁能源分公司同意并办理相关手续后可开展本项目服务工作。五、人员要求1.中标单位需提供充足人员满足本项目工作要求，满足工期要求：项目经理1名，有本科以上学历，5年以上档案整理项目管理经验（需提学历复印件和工作经验证明材料）；专业的档案整理人员不少于2名，具有大专以上学历，具有1年以上档案整理工作经验，有电子文件整理经验，能熟练掌握并使用

5、文档管理系统（需提学历复印件和工作经验证明及社保缴纳证明材料）。中标单位需提供上述人员备案表。4 .项目经理负责本项目具体工作实施、联系沟通、项目管理等工作，项目经理必须在现场参与本项目工作，每月根据华能重庆清洁能源分公司工作计划完成当月项目工作内容。项目责任人如需更换必须经过承包方提出书面申请，指定替代人员经过两周试用期，经华能重庆清洁能源分公司同意后，方能更换。5 .中标后，中标单位需要在重庆主城区设立办事点，在服务本项目时，能及时响应采购方服务要求，满足2小时到达采购方办公场所的要求。经备案确定后的专业档案整理人员相对固定，原则上不更换，确因需要更换应经华能重庆清洁能源分公司同意后。六、

6、服务标准和技术要求（一）质量标准1 .严格按照中华人民共和国档案行业标准DA/T31-2017纸质档案数字化技术规范内容要求对本项目质量进行监督与管理。2 .加工成果要全部挂接华能数字化档案馆系统中，实现电子文件与档案目录的准确挂接，保证电子文件与条目挂接100%的准确率。3 .装订:合格率为100%。4 .扫描：要求漏扫率为Oo5 .影像：准确率100%,顺序准确，不缺页，不漏扫；图像100%可读且页面清楚，并已去除数字图像中的杂点、黑边等；数字图像的偏斜角度小于1度，图像偏斜不超过页面内半个文字；要求图像文件的命名差错率为0,优质率达到IO0%。6 .著录：要求100%正确。7 .条目与图

7、像挂接检查：挂接正确率要求100%。8 .影像、索引数据匹配准确率：100%.9 .档案整理符合甲方标准率：100%o10 .对扫描处理完成后的图像页进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验，对于质量达不到要求的进行重扫、补扫等操作。IL对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号和页数进行对比，对扫描前图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单重新处理。12 .对图像质量的检查，确保图像版面清晰，干净，大小一致，方向一致。13 .对复制的资料和图纸检查，确保图像版面清晰、干净、大小一致，方向一致。14 .档案和

8、数据的安全：确保出库档案的齐全、完整和安全，不发生丢失、损毁和数据泄密事件；确保加工后的档案数据无病毒感染；确保档案数据能及时备份，不发生数据丢失和泄密事件。15 .扫描文件存储格式采用双层PDF文件格式。将扫描成果制作成PDF格式(双层)，并将扫描后的电子文件以硬盘形式提交，档案扫描文件应提供JPG和PDF两种格式。16 .档案扫描对档案进行拆分和再装订符合档案管理要求，且整个工作过程不得造成档案的二次损伤。17 .档案扫描要求档案条目信息、纸质档案及扫描后电子档案必须做到三对应。18 .对电子档案及纸质档案中的涉密档案进行清理，确保整理加工电子档案及纸质档案不含涉密档案。19 .如果本条所

9、提及的标准规范存在相矛盾之处，以华能重庆清洁能源分公司的规定或要求为准。(一)技术标准(1) DA/T42企业档案工作规范；(2) GB/T9705文书档案案卷格式；(3) GB/T11821照片档案管理规范；(4) GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求；(5) GB/T17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求；(6) DA/T15磁性载体档案管理与保护规范；(7) DA/T31纸质档案数字化技术规范；(8) DA/T50数码照片归档与管理规范；(9) DA/T28建设项目档案管理规范;(10)企业数字档案馆(室)建设指南；(11) DA/T48基于XML的电子文件

10、封装规范;(12) DA/T52档案数字化光盘标识规范；(13) DA/T62录音录像档案数字化规范；(14) DA/T22归档文件整理规则；(15) GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范；(16) DA/T13档号编制规则;(17) DA/T25档案修裱技术规范(18) DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范；(19)企业文件材料归档范围和档案保管期限规定(国家档案局第10号令)；(20) GB/T503282014建设工程文件归档规范；(21) DA/T18档案著录规则；(22) DA/T19档案主题标引规则；(23) DA/T69-2018纸质归档文件装订规范;(24

11、) DA/T77-2019纸质档案数字复制件光学字符识别(OCR)工作规范；(25) DA/T68档案服务外包工作规范;(26)中国华能集团有限公司档案管理规定；(27)中国华能集团有限公司归档文件整理办法；(28)华能重庆清洁能源分公司管理类文件材料归档范围和档案保管期限表；(29)中国华能集团有限公司档号编制规则；(30)中国华能集团有限公司数码照片归档与管理办法；(31)中国华能集团有限公司录音录像类电子档案管理办法；(32)中国华能集团有限公司实物档案管理办法；(33)中国华能集团有限公司科技档案整理办法；(34)中国华能集团公司档案数字化实施办法；(35)中国华能集团有限公司数字档案

12、馆OA系统归档接口操作手册；(36)中国华能集团有限公司保密工作管理规定。(三)工作要求(26) .文书档案中标单位根据依据国家法律法规、技术规范、行业标准、华能重庆清洁能源分公司及其上级单位相关制度，对华能重庆清洁能源分公司在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质和电子文件材料等以件为单位进行收集、整理、组件、分类、排列、编号、编目、数字化等。纸质归档文件包括修整、装订、编页、盖章、打印、装盒、脊背黏贴、移交、排架等；电子文件包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等，使之有序化。主要工作内容有扫描前整理（包括去除装订物、修复、装裱等）、打印、打页号、扫描（扫描图片纠

13、偏校正、自动去黑边、去杂点，手动去黑边去杂点、电子命名）、著录（编制档号、加盖档号章、编码、主题、日期、页数）、打印案卷目录、挂接、数据校准（挂接正确性、电子文件是否与纸质文件一一对应）、电子文件组卷、检查、装订、写盒、装盒、验收、入库。（1）中标单位应遵循包含但不限于上述技术标准的基础上，按照中国华能集团有限公司档案管理规定中国华能集团有限公司档号编制规则华能重庆清洁能源分公司管理类文件材料归档范围和档案保管期限表中国华能集团有限公司归档文件整理办法第四章“整理要求”对文书档案开展收集、整理、组件、分类、排列、编号、编目等工作；按照中国华能集团有限公司归档文件整理办法第五章“纸质归档文件修整

14、、装订、编页、装盒、移交、排架”开展文书档案修整、装订、编页、装盒、移交、排架等工作。（2）文书档案整理应保证纸质文件和华能数字档案馆电子文件整理协调统一，归档的电子文件要满足中国华能集团有限公司归档文件整理办法第六章“归档电子文件整理要求”。（3）目前，华能重庆清洁能源分公司办公自动化系统(以下简称OA系统)已经实现与华能数字档案馆数据交互，OA系统中办理完毕的电子文件能够实时传输至华能数字档案馆，OA系统产生的电子文件归档按照中国华能集团有限公司数字档案馆OA系统归档接口操作手册执行。(4)纸质档案数字化流程按照中国华能集团有限公司档案数字化实施办法第四章“纸质档案数字化流程”第十三条至第

15、十九条规定开展，满足数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收及移交要求。(27) 档案中标单位根据依据国家法律法规、技术规范、行业标准、华能重庆清洁能源分公司及其上级单位相关制度，对华能重庆清洁能源分公司在处理公务活动中形成的具有保存价值的数码照片、纸质照片进行收集、整理、著录、装盒、排架、数字化等工作。(1)中标单位应遵循包含但不限于上述技术标准的基础上，按照中国华能集团有限公司档案管理规定中国华能集团有限公司档号编制规则华能重庆清洁能源分公司管理类文件材料归档范围和档案保管期限表中国华能集团有限公司数码照片归档与管理办法第三章“归档范围与要求”在华能重庆清

16、洁能源分公司的协调下，负责收集相关数码照片并进行审核是否符合要求。根据中国华能集团有限公司数码照片归档与管理办法第四章“整理与著录”对数码照片开展分类、排列、命名、著录等工作。根据中国华能集团有限公司数码照片归档与管理办法第五章“储存和保管”要求，在华能数字档案馆中对数码照片进行著录和挂接；符合离线储存要求，离线储存以光盘、移动硬盘双备份方式储存，文件储存格式为2种不同格式，离线储存载体编号标识规范；均满足第十四条“保管”要求；所有数码照片冲印成纸质照片进行归档。(2)纸质照片归档的整理、储存和保管按照照片档案管理规范(GB/T11821)执行。中标单位应遵循包含但不限于上述技术标准的基础上，

17、按照中国华能集团有限公司档案管理规定中国华能集团有限公司档号编制规则华能重庆清洁能源分公司管理类文件材料归档范围和档案保管期限表，根据照片档案管理规范(GB/T11821)第四条“照片档案的收藏范围”，在华能重庆清洁能源分公司的协调下，负责收集相关纸质照片并进行审核是否符合要求。根据照片档案管理规范(GB/T11821)第五条“照片档案的整理”对纸质照片进行归档整理，完成装盒、排架，并符合第六条“保管”要求。完成纸质照片的数字化，在华能数字档案馆中对数码照片进行著录和挂接；离线储存和保管要求与数码照片离线储存和保管要求一致。(3)照片档案数字化流程按照中国华能集团有限公司档案数字化实施办法第六

18、章“照片档案数字化流程”第二十七条至第三十三条要求开展，满足数字化处理、目录数据库建立、照片档案数字化、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交要求。(28) 档案中标单位根据依据国家法律法规、技术规范、行业标准、华能重庆清洁能源分公司及其上级单位相关制度，对华能重庆清洁能源分公司在处理公务活动中形成的具有保存价值的光盘进行收集、整理、著录、装盒、排架、数字化等工作。(1)中标单位应遵循包含但不限于上述技术标准的基础上，按照中国华能集团有限公司档案管理规定中国华能集团有限公司档号编制规则华能重庆清洁能源分公司管理类文件材料归档范围和档案保管期限表，根据档案数字化光盘标识规范(DA/T52)电子

19、文件归档光盘技术要求和应用规范(DA/T38)进行分类、编号、填写标识、装盒、排架、数字化等工作。(2)在华能数字档案馆中对光盘档案进行著录和挂接。(3)离线储存以光盘、移动硬盘双备份方式储存，离线储存载体编号标识规范。(4)光盘档案数字化流程按照中国华能集团有限公司档案数字化实施办法第五章“录音、录像档案数字化流程”第二十条至第二十六条规定、第六章“照片档案数字化流程”第二十七条至第三十三条要求开展，满足数字化处理、目录数据库建立、照片档案数字化、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交要求。(29) 录像中标单位根据依据国家法律法规、技术规范、行业标准、华能重庆清洁能源分公司及其上级单位相

20、关制度，对华能重庆清洁能源分公司在职能活动中形成的具有保存价值的录音录像类电子文件开展收集、整理、分类、命名、著录、存储等工作。（1）中标单位应遵循包含但不限于上述技术标准的基础上，按照中国华能集团有限公司档案管理规定中国华能集团有限公司档号编制规则华能重庆清洁能源分公司管理类文件材料归档范围和档案保管期限表中国华能集团有限公司录音录像类电子档案管理办法第三章“归档范围与要求”，在华能重庆清洁能源分公司的协调下，负责收集相关录音录像类电子文件并进行审核是否符合要求；根据中国华能集团有限公司录音录像类电子档案管理办法第四章“整理和著录”对录音录像类电子文件开展整理、分类、命名、著录、储存、装盒、

21、排架、数字化等工作；根据中国华能集团有限公司录音录像类电子档案管理办法第五章“储存和保管”对录音录像类电子文件在线储存和离线储存,并满足第十七条保管要求及第十一条归档程序。（2）在华能数字档案馆中对录音录像档案进行著录和挂接。（3）离线储存以光盘、移动硬盘双备份方式储存，文件储存格式为2种不同格式，离线储存载体编号标识规范。(4)录音录像档案数字化流程按照中国华能集团有限公司档案数字化实施办法第五章“录音、录像档案数字化流程”第二十条至第二十六条规定开展，满足数字化前处理、目录数据库建立、信息采集、音视频处理、数据挂接、数字化成果验收与移交要求。(30) 档案中标单位根据依据国家法律法规、技术

22、规范、行业标准、华能重庆清洁能源分公司及其上级单位相关制度，对华能重庆清洁能源分公司在公务活动中形成的具有保存价值的以物质为载体的物品档案开展收集、整理、分类、编号、编目、排列、排架。(1)中标单位应遵循包含但不限于上述技术标准的基础上，按照中国华能集团有限公司档案管理规定中国华能集团有限公司档号编制规则华能重庆清洁能源分公司管理类文件材料归档范围和档案保管期限表中国华能集团有限公司实物档案管理办法第二章“归档范围与要求”，在华能重庆清洁能源分公司的协调下，负责收集相关实物档案并进行审核是否符合要求；根据中国华能集团有限公司实物档案管理办法第三章“整理”对实物档案进行分类、编号、编目、排列及排

23、架等工作。(2)在华能数字档案馆中对实物档案进行著录和挂接。(3)实物档案数字化流程按照中国华能集团有限公司档案数字化实施办法第七章“实物档案数字化流程”第三十四条至第四十一条规定开展，满足数字化前处理、目录数据库建立、信息采集、音视频处理、数据挂接、数字化成果验收与移交要求。七、保密要求1 .参与本项目人员必须严格遵守档案服务外包工作规范(DA/T68)及华能重庆清洁能源分公司档案工作相关规定，遵守保密等相关要求，严禁私自拍照，严禁将档案实物及电子文件带出档案加工指定工作场所，如发现违规行为，将按合同约定进行考核，若造成泄密等严重后果，还将追究承包方及相关人员法律责任。2 .中标单位与华能重

24、庆清洁能源分公司签订安全保密协议，明确其保密义务与责任，规定其不得下载、留存、持有和使用任何档案信息，违者承担法律责任并承担违约金。中标单位现场工作人员签署保密承诺书。3 .华能重庆清洁能源分公司自备档案数字化场地。在中标单位进行档案整理、数字化过程中，安排专人实行过程监管。加工现场要制定严格的安全管理制度和工作程序，对出入库档案要详细登记，出库档案未经允许，任何人不得带离加工现场。4 .进入现场的工作人员严禁携带手机、相机、摄相机、笔记本电脑、各类移动存储介质等个人信息设备和其他与工作无关的私人物品。严禁工作人员非工作时间进入现场。严禁与档案数字化工作无关人员进入现场。5 .档案数字化前，需

25、将所有数字化设备和软件进行安全保密技术检测，有安全保密隐患的一律不得使用，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSl接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。数字化工作中使用的软件必须是正版软件。档案数字化任务完成时，必须检查服务公司所用设备中是否有信息留存，凡有信息留存的，必须进行清除并作安全技术处理。6 .档案电子化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。7,用于档案电子化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非电子化专用的设备和存储介质包括手机等数码设备严禁带入电子化加工

26、场所，任何加工数据不能带出工作区域，加工设备不允许接入互联网。8 .加工现场的计算机等设备，根据需要可接入华能重庆清洁能源分公司内网，不得与互联网或其他网络进行连接,并封闭数字化设备的信息出口，防止信息外泄。9 .需对档案数字化加工过程中涉及档案实体与档案数字化成果移交的各个环节，建立完备的登记和交接手续，并对用于数字化工作的信息系统和信息设备采取身份认证、访问控制、安全审计等技术安全保密措施，确保档案与档案数字化成果的安全保密。10 .档案电子化成果的拷贝和刻录应集中管理，中标人必须将数据全部移交不能私自留存使用。招标人指定专人负责移动存储介质的清点，中标人完成拷贝或刻录的数据介质（包括损坏

27、的数据介质）应及时交接给招标人指定的人员，并办理交接手续。IL加工过程中的废弃光盘和纸张必须销毁，在指定地点处理；12 .档案电子化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应向招标人办理书面审批手续，并由招标人人员现场监督。八、售后和培训要求1 .中标单位须在重庆市设立针对本项目的售后服务机构，指派相应服务人员对接华能重庆清洁能源分公司。2 .培训要求：投标人如中标，应免费向招标人提供2次数字档案系统教学培训及档案管理培训，培训费用包括在投标报价中。3 .在服务期内，负责包含补扫、修正和校对等技术支持工作，至华能重庆清洁能源分公司通过上级单位数字档案馆验收为止。九、验收采购方档案管理部门负责过程监督，所有档案整理及数字化加工完成后，采购方按照第七条服务标准和技术要求进行检验，合格率应为100%O十、报价要求在履行合同期间发生的食宿费、交通费、通讯费等自行负担。