2023文件管理办法.docx

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1、文件管理办法1、目的为规范公司文件管理，提高办公效率和文件使用质量，特制定本办法。2、适用范围适用于公司所有文件管理。3、职责综合部为公司文件归口管理部门，负责检查、指导各部门、各单位文件管理工作；各部门、各单位负责各自范围内的文件管理。4、文件分类4.1、 文件按性质不同分为一般文件和公共文件。一般文件分为内部文件和外部文件。4.2、 按文件内容不同，分为请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、函、会议纪要。5、公文格式公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号、主题词等。6、收文6.1、 签收凡来公司的文件均由综合部登记签收，

2、并进行编号。公司领导参加会议带回的文件，应及时交综合处理。6.2、 阅批与分转文件登记签收后由综合部根据文件内容和性质提出拟办意见，根据拟办意见送有关领导批示，并按批示送转有关人员或部门签阅或承办。上级来文和领导批示件，业务管理或协作、合作等有关及不相隶属等单位来文（函），根据公司主要领导的职责分工，原则上先呈总经理阅批，按自上而下的程序办理；6.3、 传阅与催办6.4、 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家，宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。6.5、 公文传阅实行传阅签名制度，文件一般应在4个小时内阅完，紧急或重要文件要即

3、阅即办。因特殊情况需要延长阅读时间的应安排在其他领导传阅之后。公文传递时间不得超过2天。6.6、 文件阅完后，应送综合部，切忌横传。6.7、 综合部对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件后应立即指定专人办理，不得将文件压放分散，如需备查，应按有关保密规定，经综合部负责人同意后，予以复印，原件应及时归档周转。7、发文1.1、 发文范围凡是以公司党政名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编号的会议纪要和会议简报，均属发文范围。1.2、 公司可不发文的事项1.2.1、 公司日常养护、经营管理工作中的一般安排部署，传达上级指示等事项，一般按有关制度，经分管领导批准后，由主管部门书面或口

4、头通知执行。1.2.2、 各部门召开专题会议所作的决定，一般公司不发文，各部门可以部门名义发会议纪要。1.2.3、 各部门与外单位发生的一般业务联系，可以各部门名义对外发函。1.2.4、 各部门编发的会议纪要、通知等应各自编号备查，编号为部门名称代号一顺序号,部门名称代号以各部门名称前两个字的汉语拼音首字母代替，如综合部为ZHo1.3、 发文程序1.3.1、 拟编：经办部门草拟文稿，拟稿人填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位并签名。有保密要求的文件应标定密级。1.3.2、 核稿：部门负责人先对文稿内容进行审查和修改后，再送综合部主任对文稿格式进行审核。1.3.3、

5、审核：核稿后由经办人（拟稿人）送公司分管领导审签，需经有关领导会签的文件，应分别送各领导审签。1.4、 签发：文稿审核会签后，送总经理确认签发。1.5、 打印：文稿批准签发后由综合部统一编号打印。急件打印应在四小时内完成，其它文件在一个工作日内完成。1.6、 校对：文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；1.7、 印刷：文件打印清样校对后，打印人员按印数印刷。1.8、 分发：综合部印制好文件并盖印后，并及时分发，上行文或平行文一般由业务对口部门分发（递送）。文件分发或递送时间一般不得超过1天。文件分发或递送可采取邮寄、专人递送、来人签收等方式传递给收文单位。传真、电子邮件。综合

6、部应建立文件分发记录，领到文件的部门应在发文记录上签收。1.9、 保存：综合部收到或发出的文件，同时保存文件的纸质和电子版，其它部门只要求以收到时的文件形式保存,并在文件清单上注明电子文档或纸质文档。各单位可将收到的纸质文档扫描成电子文档保存。1.10、 文件借阅按公司档案借阅程序办理登记审批手续，并遵守借阅有关要求。1.11、 归档（见档案管理办法）1.12、 修改、作废、销毁、标识10. h文件运行后需修改或不再适用需作废，应由原经办部门拟定修改文稿或作废意见，并按原发文程序办理审批后印发修改意见或印发作废声明，发文和原领用部门应在需作废的文件或经评审失效的公共文件首页盖作废章。10.1、

7、 文件销毁按公司档案销毁的报批程序办理。10.2、 作废或经评审失效的文件应在文件清单的状态栏中予以标识，防止误用。失效的公共文件由责任部门在文件首页盖作废章。11、文件清单11. h一般文件清单综合部负责建立公司收、发文的纸质和电子版一般文件清单（附表1）,各部门负责建立本部门的电子版一般文件清单。12. 2、公共文件清单11.2.h公司各部门应及时收集与本部门业务有关的公共文件，研究其适用范围、有效期等，填写公共文件有效性评审表（附表2）,经部门负责人、分管领导批准后，综合部及时登入纸质和电子版公司年度公共文件清单（附表3）,以供全员查阅。11.2.2,复评：每年的12月份，各部门应对本部

8、门报批的所有公共文件的有效性进行初步复评，填写年度公共文件有效性评审表，经部门负责人、分管领导批准后，由综合部汇总更新公司公共文件清单，并经总经理签发后下发执行。总经理认为有必要时，可在签发前组织会议评审。公共文件清单上应对失效的公共文件予以标识。12、独立工程项目的收发文工程项目需要按工程档案管理要求单独归档文件的，涉及项目的收、发文以及文件清单应按本办法的规定建立收、发文记录和文件清单。13、附则本办法由综合部负责解释，自下发之日起施行。附表：1、一般文件清单2、公共文件清单3、公共文件有效性评审表-般文件清单类别序号文号发文单位文件名称发文时间有无电子档状态月/日年编制:公共文件清单类别序号文号发文单位文件名称有效期限适用氾围有无电子档状态月/日年编制：时间:公共文件有效性评审表序号文件名称适用范围有效期限评审结果备注单位（部门）:时间:编制:复核:批准: