2023档案管理办法.docx

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1、档案管理办法1、目的为了规范公司档案管理，充分发挥档案的作用，根据中华人民共和国档案法、国家档案局发布的归档文件整理规则，结合公司实际，特制定本办法。2、适范围公司在行使职能和从事管理等各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录（档案）的管理适用本办法。3、与职责综合部是公司档案管理的归口部门并负责公司人事档案的管理，负责指导、监督、检查公司档案管理工作。各部门负责本部门内的档案管理工作。综合部、各部门应分别配备专（兼）职档案管理员。4、归档4、归档范围及保管期限：详见公司文件归档范围及保管期限表（附表1）。4.2、 归档一般要求421、文件材料办理完毕应及时整

2、理归入档案盒，随办随归。4.2.2、 个人不得保存应归档的文件。423、公司开展专项、阶段性工作形成的文档资料由牵头部门负责归档。4.3、 归档文件质量要求归档文件应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。具体要求如下：4.3.2、 归档文件必须书写工整，字迹、线条清楚，纸张便于长期保管,格式统一。永久、长期保存的文件书写材料必须采用碳素墨水，禁止使用易褪色书写材料如铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等；凡由易褪色书写材料如复写纸、热敏纸制成的文件材料应复印保存；4.3.3、 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数、文件页面等均应齐全完整；4.3.4、 同一年度的文件材料一般

3、放在一起。但跨年度的请示与批复，放在“复”文年归档；没有复文的，放在“请示”年归档；跨年度的工作总结放在工作结束年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年归档。4.3.5、 同一卷内不应有重复文件。4.3.6、 归档文件材料的题名不要随意更改和简化；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容，字迹要工整。4.3.7、 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，须长期储存的，应以光盘介质为主。4.3.8、 接收时间，文书档案在次年二月底以前接收完毕，其他门类和载体的档案的接收，应按有关规定执行。5、建档各级档案管理员应依照公司文件资料建档规范等规定，将本部门的档案进行装订、分类

4、、排列、编号、编目、装盒。综合部负责建立公司档案信息化管理系统。6、档案移交6.1、 各部门应在每年二月底前整理本部门已建档的档案，填写档案移交清单（附表1）,移交入档案室。移交的档案应按文件建档规范的要求填写卷内文件目录。6.2、 财务、工程等专业档案由本部门管理，档案目录报公司档案管理部门备案。6.3、档案管理员岗位变动时，必须办完档案移交手续后，方能离开岗位。移交时，由各级档案管理部门的分管责任人负责监交。7、档案销毁7.1、 申请与鉴定：档案超过保管年限或无保存价值时，档案管理部门应填写档案销毁审批与销毁确认表（附表2）,由档案工作分管领导、业务部门负责人、档案管理部门负责人及档案管理

5、员等组成的鉴定小组提出是否销毁的意见并签字。7.2、 销毁：经鉴定确认同意销毁的档案，档案管理员应先将其登录档案销毁清单（附表3）,并在鉴定小组成员（两人以上）监督下销毁。档案销毁后，销毁人、监销人应在档案销毁审批与销毁确认表上签字确认。未经批准，任何人不得销毁档案。7.3、 销毁时应严格遵守保密制度，防止失、泄密事件发生。8、档案的借阅、利用8.1、 借阅或复印档案时，必须在档案借阅/复印登记表（附表4）上登记。借阅密级以上或复印密级以下档案，还必须报经档案管理部门负责人同意；复印密级及以上档案，还须经档案分管领导同意。外单位人员借阅或复印档案时，应持有单位介绍信并注明查阅内容，其审批权限上

6、调一级。8.2、 档案一般仅在档案室借阅。借阅人应爱护档案，不得遗失、转借、拆卷、调换、污损、圈点、划线、删改。8.3、 借阅人如丢失档案资料，应立即向档案管理部门写出书面报告，说明丢失原因，档案管理部门将视情节轻重，妥善处理。8.4、 内部档案利用方式有提供档案原件、档案复印件、档案索引资料三种。9、档案的安全保管9.1、 档案管理员应加强保密观念，遵守保密制度，不得擅自透露档案内容、数量等。9.2、 档案管理员应钻研档案业务，提高管理水平。9.3、 档案管理员应定期检查档案保管情况并记录，发现问题及时向上级汇报。9.4、 档案室在非工作时间必须严密关锁，钥匙由专人保管，不得转借他人使用。9

7、.5、 档案库房应达到三铁：即铁门、铁窗、铁柜，并有良好的“防潮、防霉、防盗、防火、防晒、防蛀、防鼠、防尘”设施。10、档案的统计10.1. 档案管理人员应定期对公司档案情况进行统计，确保各类档案齐全完整。10.2. 各部门每年1月中旬前将本部门档案工作基本情况统计表（附表5）报公司综合部，综合部每年的1月底之前向分管领导编报上年公司档案工作基本情况统计表。11、员工人事档案管理11.1、 归档范围：与公司签订劳动合同的员工人事档案由公司归档，综合部负责公司人事档案的统一管理，定期更新员工人事档案。11.2、 人事档案建立11.2.1、 档案调（转）入：员工应在入司登记表上填写原始档案存放处，

8、并在通过试用期考核之日起三十天内，将其原始档案统一存放保管。综合部人力资源管理员负责检查、调阅员工原始档案（原则上要求将原始档案复印并加盖保管单位公章存放至公司）发现资料不完整的应及时告知当事人补齐或予以追索，以确保档案的真实与完整，且符合集团有关人事档案的要求。员工入司后的档案，由综合部负责建立，以保证员工档案的连续性。11.2.2、 编目编号：人力资源管理员应对员工人事资料进行分类整理，编制档案目录，并按目录顺序叠放纸盒内。人事档案应存放于档案室（柜）中，由人力资源管理员单独保管。员工人事档案应编号，一人一号。1123、档案更新：员工学历变动时，人力资源管理员核实后存入个人人事档案；员工考

9、核、奖惩、任免、职务变动时，人力资源管理员应及时更新员工档案，相关部门应积极协助。每年底，人力资源管理员应复核员工年度档案变更情况。填报员工信息，应及时更新至计生台账。11.3、 档案查阅、借阅与复印：公司有关部门或上级部门了解所属员工基本情况，员工晋升、降职、入党、调动、职称评定时，可按本办法第9条规定查阅、借阅、复印、归还人事档案。11.4、 档案归还；归还档案时，档案员应依人事档案查阅/借阅单的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，确认无误后，在档案借阅/复印登记表备注栏中注明归还日期。11.5、 档案的统计、清点11.5.1、 人力资源管理员应及时将人事信息归档，及时记录和建立电子档案

10、,保证实存档案信息与电子档案信息一致。11.5.2、 每年一月份，对档案进行年度清点。统计上年度归档数、档案总数、退档总数、在岗员工档案数量等数据，并与微机存储数据比对，出现异常应及时查清原因并报经有关领导同意后及时完善、处理。11.6、 人事档案转出公司离职、辞职人员持批准的辞职申请到综合部办理档案转出手续。原始人事档案按国家人事档案的相关规定转出，档案管理人员保留相应的转出凭证。离职、辞职人员非原始人事档案，由人力资源管理员单独归档排放至离职、辞职人员档案柜中。11.7、 人事档案保存期限11.7.1、 已办理离职、辞职手续的员工，其非原始档案保存期为一年，从辞职申请中申请最后工作日为依据

11、计算；11.7.2、 未办理离职手续但实际已离开公司的人员，其非原始档案保存期为一年，以当事人所在部门出具的书面报告或部门考勤中标明的离开公司时间为依据开始计算。12、责任追究12.1、 凡档案管理人员因违反档案保密制度，发生失、泄密事件，给公司造成损失的，对档案管理人员给予行政处分；造成严重损失或负面影响的，将对其追究法律责任。12.2、 借阅档案人员因个人原因造成档案遗失、案卷受损、私自涂改等现象，情节轻微者，将依据公司考核管理办法予以处理；造成严重后果的，对直接责任人予以行政处分。12.3、 档案管理人员调离岗位前，未按规定办理档案移交手续的，人事部门不得办理调动手续；对擅自带离公司重要

12、档案资料者，将予以行政处分。12.4、 机关各部门负责档案管理的人员未及时按照有关规定收集、整理本部门文档资料，造成档案遗失或移交手续不全等现象，将视情节轻重，依据其部门考核细则给予相应扣分。12、附则本办法由综合部负责解释，自发布之日起实施。附件：1、文件资料归档范围及其保管期限附表：1.档案移交清单2、档案销毁审批及销毁确认表3、档案销毁清单4、档案借阅/复印登记表5、年度档案工作基本情况统计表文件资料归档范围及其保管期限序号归档范围保管期限永久长期短期I上级文件Ll正式且有任务落实的文件资料，上级领导的指示、题词、声像等资料1.2正式但无任务落实的文件资料1.3非正式，但要执行的文件资料

13、（含报纸、刊物）2公司文件2.1公司支部大会、职代会、工会、共青团代表会会议及党总支、行政、党政联席办公会等重要会议有关的文件2.1.1通知、名单、议程、报告、提案、选举结果、讨论通过的决议、决定、纪要、会议记录、简报及重要的音像资料等2.1.2贺信、贺电、小组会议记录、总结、参考文件，讨论未通过的文件等2.2一般专业会议文件（含通知、总结、纪要、讲话、音像材料等）2.3公司制发的文件（含签发稿、印制稿、重要文件的修改稿）2.3.1公司章程、制度及公司财务、人力资源、机构设置与撤改、干部任免与奖惩等资料、重大合同（协议书）2.3.2公司大事记、年鉴，反映公司重要活动的简报、声、书、像资料，公司

14、荣誉证书、奖状、奖牌2.3.3公司土地、设备等财产有关的费料，公司科研、生产、建设项目有关的重要材料2.3.4公司介绍信及存根、绩效考核资料、主要业务活动和技术、质量管理等专业文件，公司处理群众来信来访的文件2.3.5公司党、团、工、妇等组织的工作计划、总结、报告、名册及内部会议文件等2.3.6公司检查、调研工作形成的重要文件及领导公务活动中形成的重要信函等3同级或无隶属关系单位的文件3.1招商、合作有关的重要文件，经济活动中产生的法律文书等材料3.2非本单位业务但需要执行的法规性文件3.3与本单位联系、协商、检查工作形成的重要来往文件4下级文件4.1年度工作计划、报表、总结、报告等文件4.2

15、季度、月度或专项工作计划、报表、总结、报告等文件档案移交清单档号题名件数备注移交人接收人移交部门负责人档案部门负责人移交时间年月日监交人档案销毁审批与销毁确认表编号:序号题名机构或问题件号真数入档日期保管期限销毁理由申请档案管理员：档案管理部门负责人：鉴定情况鉴定小组意见：鉴定人员签名：年月日销毁情况销毁时间：销毁地点：销毁人：监销人：档案销毁清单序号题名销毁日期机构或问题保管期限销毁依据编号备注档案管理员:档案借阅/复印登记表序号日期单位（部门）题名密级利用目的借阅人复印人档案管理部门负责人分管领导意见归还日期备注年度档案工作基本情况统计表项目项目合计备注1保存档案数文书档案行政（卷）2党务（卷）3工会（卷）4共青团（卷）5经营（卷）6开发（卷）7专业档案财务（卷）8人事劳资（卷）9养护维修（卷）10工程建设11合约管理12收费管理（卷）13声像（张/盒）14科技档案科研技术（卷）15信息化（卷）16其它档案出版（件）17实物（件）18本年借阅档案情况人次（人）19档案（卷或件）20复制档案（页）档案部门负责人：填报人:年月日