2023行政综合管理制度汇编（制度后含有附表）.docx

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1、第一章行政综合管理制度目录行政会议管理制度1办公用品管理办法5档案管理办法8法律顾问制度23接待管理办法25文件管理办法32印章管理办法40每项制度后有全套附表，格式正确，可以直接使用行政会议管理制度1、目的为规范公司会议管理，提高工作效率，贯彻民主集中制，促进管理科学化、制度化，特制定本办法。2、适用范围公司行政类会议适用本办法，董事会、党内会议另按有关规定执行。3、机构与职责综合部为公司会议管理部门，负责落实或指导、督促会议有关工作。4、会议类别4.1、 股东会决定公司的经营方针和投资计划事项。由董事会确定议题并负责召集，董事长主持，召开股东会议，应当于会议召开15日前通知全体股东关于召开

2、会议的议题、时间、地点。4.2、 董事会研究决策公司重大事项和紧急事项。由董事长召集主持，各董事、监事参加，有关人员根据需要列席。董事会一般每月度召开一次，董事长根据工作需要可以临时召集召开董事会。4.3、 经营班子会议是公司领导之间关系协调，决策优化，提高管理水平的议事制度,主要研究决定公司日常管理和生产经营管理方面的重大事项。由总经理召集和主持。领导班子成员参加，必要时会议召集人可指定有关部门负责人列席或参加。4.4、 工程调度会主要是调度和推进工程进展，讨论解决工程推进中的重大问题。一般由总经理或项目分管领导召集和主持，项目有关单位、部门人员参加。4.5、 专题工作会主要是根据有关制度或

3、上级要求，研究讨论决定某些专题或专项工作问题。由公司总经理或各分管领导根据工作分工和工作需要分别召集并主持Q参加人员根据会议专题工作内容确定。4.6、 员工月度例会主要沟通、协调、安排各部门每月工作情况。由副总经理召集并主持，公司全体参加。一般次月度第一个星期二上午召开。4.7、 员工周例会主要沟通、协调、安排各部门每周工作情况。由副总经理召集并主持，全体员工参加。副总经理可邀请总经理参加。一般每周一上午召开。5、会议程序5.1、 议题确定特殊情况召集人可临时确定议题和开会时间。综合部应为每位参会领导准备好议题及议题有关资料。议题有关的参加或列席人员会前应充分酝酿议题意见。准备不充分的议题不上

4、会讨论。工程调度会、专题工作会议有关的责任部门应配合综合部做好会务工作。5.2、 会议通知综合部应提前向所有参会人员下发开会通知及议题。5.3、 会议召开与记录综合部会前应让参会人员签到，并安排专人做好会议记录。会议记录应真实记录参会人员对议题的意见和最终的决议。5.4、 会议纪要印发综合部一般应在会后1个工作日内完成会议纪要起草、审签、印发。5.5、 会议事项落实会议纪要确定的承办部门或人员应落实会议决议、决定，并在下次会议上通报落实情况。综合部负责督促Q5.6、 会务安排工程部门或专题工作的责任部门应提前通知综合部，由综合部配合做好工程调度会、专题工作会的会务安排。6、会议要求和纪律6.1

5、、 会议记录等资料由综合部保管。工程项目对会议资料存档由要求的，应按工程资料归档要求执行。6.2、 各参会人员应准时到会并签到，特殊情况不能参会时应向主持人请假；应遵会议保密等纪律；应针对议题发言，切实提高会议效率；应将手机关闭或调到振动状态，接听电话时应暂时离开会场。8、本办法由综合部负责解释，自下发之日起施行。会议组织流程图办公用品管理办法1、目的为规范员工办公及生活用品使用、管理，节约资源,减少浪费，特制定本办法。2、适用范围公司非固定资产的办公用品的管理适用本办法。3、管理职责综合部为公司办公用品的归口管理责任部门。4、办公用品4.1、 办公用品分类4.1.1、 低值易耗办公用品，如圆

6、珠笔、卷笔刀、橡皮擦、胶水、稿纸、打印纸、热水瓶、茶杯等。4.1.2、 耐用办公用品，如计算器、装订机、U盘、移动硬盘、点钞机、验钞机、录音笔等。4.1.3、 家具用具，指办公用及生产生活需要配置的床、台（桌）、椅凳、沙发、橱柜、餐桌椅、保险柜、窗帘等家具用具。5、费用标准各部门的办公用品费用均按公司现行年度费用预算标准实行管控。6、计划、采购与费用报销6.1、 采购需求与计划编报：采购计划一般按月编报。6.1.1、 办公用品的月度采购计划，由综合部负责编制，按采购管理办法的规定报批。6.1.2、 各部门负责的办公用品、月度采购计划及向综合部填报的采购需求由各部门编制，由部门分管责任人审核、总

7、经理批准。6.1.3、 特殊情况下可编报临时采购需求、采购计划Q6.2、 采购与验收：经批准的采购计划，由计划编制部门按公司采购管理办法实施采购、验收入库。一次性使用的用品或采购计划批准时已明确了使用部门或使用人的，可在验收合格后由使用人直接领取，不必办理入库手续。6.3、 费用支付：采购费用支付手续由采购部门按公司有关办法的规定办理，经部门（单位）负责人、公司分管综合部的领导审核，按公司资金管理办法的规定签批、支付。7、领发、保管与维修7.1、 领发与保管。综合部做好办公用品的领发记录及使用台账，并及时更新。员工在公司内部调整工作岗位的，个人使用的办公同时迁移。员工离开公司的，个人使用或保管

8、的文体用品、耐用办公用品、家具用具等应交还综合部，其它用品自行处理。7.2、 保养与维修。办公用品的保养、维修由各具体管理的责任部门负责。本办法由综合部负责解释，自下发之日起施行档案管理办法1、目的为了规范公司档案管理，充分发挥档案的作用，根据中华人民共和国档案法、国家档案局发布的归档文件整理规则,结合公司实际，特制定本办法。2、适范围公司在行使职能和从事管理等各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录（档案）的管理适用本办法。3、机构与职责综合部是公司档案管理的归口部门并负责公司人事档案的管理，负责指导、监督、检查公司档案管理工作。各部门负责本部门内的档案管理

9、工作。综合部、各部门应分别配备专（兼）职档案管理员。4、归档4、归档范围及保管期限：详见公司文件归档范围及保管期限表（附表1）。4.2、 归档一般要求4.2.1、 文件材料办理完毕应及时整理归入档案盒，随办随归。4.2.2、 个人不得保存应归档的文件。423、公司开展专项、阶段性工作形成的文档资料由牵头部门负责归档。4.3、 归档文件质量要求归档文件应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。具体要求如下：4.3.1、 归档文件必须书写工整，字迹、线条清楚，纸张便于长期保管，格式统一。永久、长期保存的文件书写材料必须采用碳素墨水，禁止使用易褪色书写材料如铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、

10、复写纸等；凡由易褪色书写材料如复写纸、热敏纸制成的文件材料应复印保存；4.3.2、 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数、文件页面等均应齐全完整；4.3.3、 同一年度的文件材料一般放在一起。但跨年度的请示与批复，放在“复”文年归档；没有复文的，放在“请示”年归档；跨年度的工作总结放在工作结束年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年归档。4.3.4、 同一卷内不应有重复文件。4.3.5、 归档文件材料的题名不要随意更改和简化；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容，字迹要工整。4.3.6、 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，须长期储存的，应以光盘介质为主。

11、437、接收时间，文书档案在次年二月底以前接收完毕，其他门类和载体的档案的接收，应按有关规定执行。各级档案管理员应依照公司文件资料建档规范等规定，将本部门的档案进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。综合部负责建立公司档案信息化管理系统。6、档案移交6.1、 各部门应在每年二月底前整理本部门已建档的档案，填写档案移交清单（附表1）,移交入档案室。移交的档案应按文件建档规范的要求填写卷内文件目录。6.2、 财务、工程等专业档案由本部门管理，档案目录报公司档案管理部门备案。6.3、档案管理员岗位变动时，必须办完档案移交手续后，方能离开岗位。移交时，由各级档案管理部门的分管责任人负责监交。7、档案销

12、毁7.1、 申请与鉴定：档案超过保管年限或无保存价值时，档案管理部门应填写档案销毁审批与销毁确认表（附表2）,由档案工作分管领导、业务部门负责人、档案管理部门负责人及档案管理员等组成的鉴定小组提出是否销毁的意见并签字。7.2、 销毁：经鉴定确认同意销毁的档案，档案管理员应先将其登录档案销毁清单（附表3）,并在鉴定小组成员（两人以上）监督下销毁。档案销毁后，销毁人、监销人应在档案销毁审批与销毁确认表上签字确认。未经批准，任何人不得销毁档案。7.3、 销毁时应严格遵守保密制度，防止失、泄密事件发生。8、档案的借阅、利用8.1、 借阅或复印档案时，必须在档案借阅/复印登记表（附表4）上登记。借阅密级

13、以上或复印密级以下档案，还必须报经档案管理部门负责人同意；复印密级及以上档案，还须经档案分管领导同意。外单位人员借阅或复印档案时，应持有单位介绍信并注明查阅内容，其审批权限上调一级。8.2、 档案一般仅在档案室借阅。借阅人应爱护档案，不得遗失、转借、拆卷、调换、污损、圈点、划线、删改。8.3、 借阅人如丢失档案资料，应立即向档案管理部门写出书面报告，说明丢失原因，档案管理部门将视情节轻重，妥善处理。8.4、 内部档案利用方式有提供档案原件、档案复印件、档案索引资料三种。9、档案的安全保管9.1、 档案管理员应加强保密观念，遵守保密制度，不得擅自透露档案内容、数量等。9.2、 档案管理员应钻研档

14、案业务，提高管理水平。9.3、 档案管理员应定期检查档案保管情况并记录，发现问题及时向上级汇报。9.4、 档案室在非工作时间必须严密关锁，钥匙由专人保管，不得转借他人使用。9.5、 档案库房应达到三铁：即铁门、铁窗、铁柜，并有良好的“防潮、防霉、防盗、防火、防晒、防蛀、防鼠、防尘”设施。10、档案的统计10.U档案管理人员应定期对公司档案情况进行统计，确保各类档案齐全完整。10.2.各部门每年1月中旬前将本部门档案工作基本情况统计表（附表5）报公司综合部，综合部每年的1月底之前向分管领导编报上年公司档案工作基本情况统计表。11、员工人事档案管理11.1、 归档范围：与公司签订劳动合同的员工人事

15、档案由公司归档，综合部负责公司人事档案的统一管理，定期更新员工人事档案。11.2、 人事档案建立11.2.1、 档案调（转）入：员工应在入司登记表上填写原始档案存放处，并在通过试用期考核之日起三十天内，将其原始档案统一存放保管。综合部人力资源管理员负责检查、调阅员工原始档案（原则上要求将原始档案复印并加盖保管单位公章存放至公司）发现资料不完整的应及时告知当事人补齐或予以追索，以确保档案的真实与完整，且符合集团有关人事档案的要求。员工入司后的档案，由综合部负责建立，以保证员工档案的连续性。1122、编目编号：人力资源管理员应对员工人事资料进行分类整理，编制档案目录，并按目录顺序叠放纸盒内。人事档

16、案应存放于档案室（柜）中，由人力资源管理员单独保管。员工人事档案应编号，一人一号。1123、档案更新：员工学历变动时，人力资源管理员核实后存入个人人事档案；员工考核、奖惩、任免、职务变动时，人力资源管理员应及时更新员工档案，相关部门应积极协助。每年底，人力资源管理员应复核员工年度档案变更情况。填报员工信息，应及时更新至计生台账。11.3、 档案查阅、借阅与复印：公司有关部门或上级部门了解所属员工基本情况，员工晋升、降职、入党、调动、职称评定时，可按本办法第9条规定查阅、借阅、复印、归还人事档案。11.4、 档案归还；归还档案时，档案员应依人事档案查阅/借阅单的记载逐一核对，并检查档案资料的完整

17、性，确认无误后，在档案借阅/复印登记表备注栏中注明归还日期。11.5、 档案的统计、清点11.5.1、 人力资源管理员应及时将人事信息归档，及时记录和建立电子档案，保证实存档案信息与电子档案信息一致。U52、每年一月份，对档案进行年度清点。统计上年度归档数、档案总数、退档总数、在岗员工档案数量等数据，并与微机存储数据比对，出现异常应及时查清原因并报经有关领导同意后及时完善、处理。IL6.人事档案转出公司离职、辞职人员持批准的辞职申请到综合部办理档案转出手续。原始人事档案按国家人事档案的相关规定转出，档案管理人员保留相应的转出凭证。离职、辞职人员非原始人事档案，由人力资源管理员单独归档排放至离职

18、、辞职人员档案柜中。11.7、 人事档案保存期限H.7.U已办理离职、辞职手续的员工，其非原始档案保存期为一年，从辞职申请中申请最后工作日为依据计算；11.7.2、 未办理离职手续但实际已离开公司的人员，其非原始档案保存期为一年，以当事人所在部门出具的书面报告或部门考勤中标明的离开公司时间为依据开始计算。12、责任追究12.1、 凡档案管理人员因违反档案保密制度，发生失、泄密事件，给公司造成损失的，对档案管理人员给予行政处分；造成严重损失或负面影响的，将对其追究法律责任。12.2、 借阅档案人员因个人原因造成档案遗失、案卷受损、私自涂改等现象，情节轻微者，将依据公司考核管理办法予以处理;造成严

19、重后果的，对直接责任人予以行政处分。12.3、 档案管理人员调离岗位前，未按规定办理档案移交手续的，人事部门不得办理调动手续；对擅自带离公司重要档案资料者，将予以行政处分。12.4、 机关各部门负责档案管理的人员未及时按照有关规定收集、整理本部门文档资料，造成档案遗失或移交手续不全等现象,将视情节轻重，依据其部门考核细则给予相应扣分。12、附则本办法由综合部负责解释，自发布之日起实施。附件：1、文件资料归档范围及其保管期限附表：1、档案移交清单2、档案销毁审批及销毁确认表3、档案销毁清单4、档案借阅/复印登记表5、年度档案工作基本情况统计表文件资料归档范围及其保管期限序号归档范围保管期限永久长

20、期短期1上级文件1.1正式且有任务落实的文件资料，上级领导的指示、题词、声像等资料1.2正式但无任务落实的文件资料1.3非正式，但要执行的文件资料（含报纸、刊物）2公司文件2.1公司支部大会、职代会、工会、共青团代表会会议及党总支、行政、党政联席办公会等重要会议有关的文件2.1.1通知、名单、议程、报告、提案、选举结果、讨论通过的决议、决定、纪要、会议记录、简报及重要的音像资料等2.1.2贺信、贺电、小组会议记录、总结、参考文件，讨论未通过的文件等2.2一般专业会议文件（含通知、总结、纪要、讲话、音像材料等）2.3公司制发的文件（含签发稿、印制稿、重要文件的修改稿）2.3.1公司章程、制度及公

21、司财务、人力资源、机构设置与撤改、干部任免与奖惩等资料、重大合同（协议书）2.3.2公司大事记、年鉴，反映公司重要活动的简报、声、书、像资料，公司荣誉证书、奖状、奖牌2.3.3公司土地、设备等财产有关的资料，公司科研、生产、建设项目有关的重要材料2.3.4公司介绍信及存根、绩效考核资料、主要业务活动和技术、质量管理等专业文件，公司处理群众来信来访的文件2.3.5公司党、团、工、妇等组织的工作计划、总结、报告、名册及内部会议文件等2.3.6公司检查、调研工作形成的重要文件及领导公务活动中形成的重要信函等3同级或无隶属关系单位的文件3.1招商、合作有关的重要文件，经济活动中产生的法律文书等材料3.

22、2非本单位业务但需要执行的法规性文件3.3与本单位联系、协商、检查工作形成的重要来往文件4下级文件4.1年度工作计划、报表、总结、报告等文件4.2季度、月度或专项工作计划、报表、总结、报告等文件档案移交清单档号题名件数备注移交人接收入移交部门负责人档案部门负责人移交时间年月日监交人档案销毁审批与销毁确认表编号:序号题名机构或问题件号页数入档日期保管期限销毁理由申请档案管理员：档案管理部门负责人：鉴定情况鉴定小组意见：鉴定人员签名：年月日销毁情况销毁时间：销毁地点：销毁人：监销人：档案销毁清单序号题名销毁日期机构或问题保管期限销毁依据编号备注档案管理员:档案借阅/复印登记表序号日期单位（部门）题

23、名密级利用目的借阅人复印人档案管理部门负责人分管领导意见归还日期备注21/43年度档案工作基本情况统计表项目项目合计备注1保存档案数文书档案行政（卷）2党务（卷）3工会（卷）4共青团（卷）5经营（卷）6开发（卷）7专业档案财务（卷）8人事劳资（卷）9养护维修（卷）10工程建设11合约管理12收费管理（卷）13声像（张/盒）14科技档案科研技术（卷）15信息化（卷）16其它档案出版（件）17实物（件）18本年借阅档案情况人次（人）19档案（卷或件）20复制档案（页）档案部门负责人：填报人:年月日法律顾问制度1、目的为规范公司法务工作管理，根据上级有关要求，制定本制度。2、机构与职责综合部负责公司

24、法律顾问工作的协调。公司设立法律顾问岗位，作为公司兼职法务工作人员，直接受公司董事长领导，负责指导公司各部门（单位）业务涉及法律的工作；根据董事长的授权或公司有关规章制度的规定，从法律角度对各部门（单位）的工作进行监督、审核；根据公司发展形势和实际工作的需要参与制定与法律有关的规章制度。3、工作原则3.1、 预防为主的原则。防患于未然，防止违法事件的发生，发现问题则及时处理，尽量减少争议和纠纷。3.2、 指导为主的原则。对业务部门的工作以提供法律意见为主，不代办包办。3.3、 法制原则。严格按国家有关法律法规和规章制度办事，维护公司合法权益。3.4、 保守秘密原则。对工作中涉及的公司机密严格保

25、密。3.5、 合法性与灵活性相结事原则。在合法基础上，针对公司工作中的具体情况，采取灵活的措施。4、工作内容4.1、 代理公司参加公司与其他单位的纠纷、诉讼、调解和仲裁等活动。4.2、 从法律角度参与公司内部的规章制度和条例的制定等内部管理活动。4.3、 参与公司重大项目谈判及其它重要经营活动法律事务文书的草拟、审改。4.4、 开展公司内部法律培训，提高员工法制观念，增强公司整体的法律素质。5、工作方式直接接受公司董事长的指示或根据公司的有关规定处理业务工作范围内的各种具体事务；接受公司领导班子成员或各部门、各单位的法律咨询，以解答、咨询、建议等方式提供法律意见，使公司的各项工作合乎法律的要求

26、。6、附则本办法由综合部负责解释，自发布之日起施行。接待管理办法1、目的为规范公司接待工作，本着规范、节俭、实事求是的原则，根据公司及上级有关规定，结合公司实际制定本办法。2、适用范围公司对外业务开展所需要的商务接待（含外事接待）、业务接待、公务接待管理适用本办法。为方便具体操作，以上三类接待具体为：2.1、 商务接待（含外事接待）：对国内外重要嘉宾客户、合资合作方企业管理人员、重要商业考察交流团体的接待。2.2、 业务接待：对于合作客户、业务往来单位、兄弟单位的接待。2.3、 公务接待：是指各级党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关、以及工会、共青团、妇联等人民团体和参照

27、公务员法管理的事业单位出席会议、考察调研、执行任务、学习交流、检查指导、请示汇报工作等公务活动。3、机构与职责公司综合部为公司接待活动的归口管理部门，具体负责落实公司对外接待工作，并指导各部门的接待工作Q4、接待条件因公司生产经营业务需要，接待客户、合资合作方以及其他工作需要所发生的、由公司承担费用支出的接待活动。5、接待要求5.1、 接待不得摆放鲜花、不得制作迎送条幅、不得安排迎送队伍，如接待对象人数或携带公务用品较多等特殊情况，可以安排车辆集中接送。5.2、 经办部门在准备各类接待活动时应周密安排，做好有关材料印刷、现场考察、食宿、接送准备工作。来宾人数较多时，应科学调度接待车辆，尽量集中

28、用车。5.3、 大型会议、重要接待活动的接待，经办部门应预先制定接待方案和费用预算，报综合部、公司分管领导和主要领导逐级审批。接待方案中包含会场标准、参会人数、用餐标准、住宿标准等。公司内部组织活动需要安排用餐的，只安排食堂工作餐。5.4、 各有关部门以及参与接待活动的相关人员必须自觉遵守廉政建设有关规定，不超范围、超标准安排接待；坚持对等接待的原则，严格控制接待陪同人员、陪餐人员和陪同车辆。5.5、 接待不得组织旅游和与公务活动无关的参观，不得以任何名义赠送礼金、有价证券、支付凭证、会员卡、商业预付卡、贵重金属和其他贵重物品。6、接待管理6.1、 接待用餐1.1、 1、接待用餐报批。业务部门

29、因业务活动需要安排用餐，且符合公司接待条件的，应填写接待审批表（见附表1）,经业务部门负责人、业务部门的公司分管领导签批后，由综合部统筹安排。1.2、 2,接待用餐标准6.121、 商务接待（含外事）（含酒水）上限标准：接待商业一类中世界五百强企业主要领导每次人均最高不超过600元人民币，接待商业一类中世界五百强企业其他领导每次人均最高不超过550元人民币；接待其他企业主要领导每次人均最高不得超过500元人民币，接待其他企业其他领导每次人均最高不得超过450元。不得提供高档酒水，白酒每500毫升、红酒每750毫升售价不得高于500元人民币。6.122、 业务接待标准：公司领导班子成员接待标准每

30、次人均不超过200元。6.123、 公务接待标准：参照党政机关公务接待标准执行。6.124、 接待用餐其它要求用餐时应当供应家常菜，不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴。陪餐人员一般按业务对口，层级对等原则确定陪餐人员。严格控制陪餐人数，商务接待对象在5人（含）以内的，陪餐人数可对等；接待对象超过5人的，超过部分陪餐人数原则上不超过接待对象人数的二分之一。公务接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，陪餐人数不得超过招待对象人数的三分之一。接待用餐地点不得使用私人会所、高消费餐饮场所，原则上安排在公司内部食堂。特殊情况需要在食堂外安排接待用餐的，综合部应严格

31、选定用餐点，申请部门和申请部门分管领导应从严把握用餐标准，不得突破上述餐饮费标准。6.2、 接待住宿费被接待对象的住宿费用一般应由其自付。受邀请客人或重要来访客人的住宿费用需要公司承担的，应在接待申请时同时报批。住宿用房应当严格执行差旅费管理的有关规定，不得超标准安排接待住房，以标准间或单间为主，不得额外配发洗漱用品O6.3、 费用报销及支付6.3.1、 接待活动结束后，经办人凭餐费（住宿）发票及接待审批表按公司费用核报程序签审报销。在公司食堂安排用餐的，还应附食堂管理员填写、经办部门陪餐人员签字确认的食堂用餐清单。6.3.2、 接待报销内容应与接待活动一致，不得报销游览门票、娱乐等与公务无关

32、的费用，不得列支应由接待对象承担的差旅、会议、培训等费用，不得将接待费用以举办会议、培训等名义虚列、转移、隐匿，不得向下属企业或其他有利益关系的单位和个人转嫁接待费用，不得报销因私接待费用、个人消费费用。6.3.3、 待费用支付应当严格按照公司财务制度有关规定执行。7、其它要求财务部每年应按公司司务管理办法的规定公示接待费使用情况。8、附则：本办法由综合部负责解释，自下发之日起施行，原业务招待管理办法同时废止。附表：1、接待审批表2、食堂用餐清单接待审批表日期：年月日经办部门经办人员接待单位控制标准元/人用餐人数接待对象人数：人；住宿安书我方陪同人数：人，共计：人。卜口是，口否；接待事由部门负

33、责人意见领导审批意见备注食堂用餐清单用餐时间：年月日用餐依据：号用餐审批单序号项目（菜名）单位数量单价合价合计经办人签字：食堂负责人签字：陪餐人签字：文件管理办法1、目的为规范公司文件管理，提高办公效率和文件使用质量，特制定本办法。2、适用范围适用于公司所有文件管理。3、职责综合部为公司文件归口管理部门，负责检查、指导各部门、各单位文件管理工作；各部门、各单位负责各自范围内的文件管理。4、文件分类4.1、文件按性质不同分为一般文件和公共文件。一般文件分为内部文件和外部文件。4.2、按文件内容不同，分为请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、函、会议纪要。5、公文格式公文格式一般包

34、括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号、主题词等。6、收文6.1、 签收凡来公司的文件均由综合部登记签收，并进行编号。公司领导参加会议带回的文件，应及时交综合处理。6.2、 阅批与分转文件登记签收后由综合部根据文件内容和性质提出拟办意见，根据拟办意见送有关领导批示，并按批示送转有关人员或部门签阅或承办。上级来文和领导批示件，业务管理或协作、合作等有关及不相隶属等单位来文（函），根据公司主要领导的职责分工，原则上先呈总经理阅批，按自上而下的程序办理；6.3、 传阅与催办6.4、 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家，宿舍和公共场所

35、，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。6.5、 公文传阅实行传阅签名制度，文件一般应在4个小时内阅完，紧急或重要文件要即阅即办。因特殊情况需要延长阅读时间的应安排在其他领导传阅之后。公文传递时间不得超过2天。6.6、 文件阅完后，应送综合部，切忌横传。6.7、 综合部对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件后应立即指定专人办理，不得将文件压放分散，如需备查，应按有关保密规定，经综合部负责人同意后，予以复印，原件应及时归档周转。7、发文7.1、 发文范围凡是以公司党政名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编号的会议纪要和会议简报，均属发文范围。7.2、 公

36、司可不发文的事项7.2.1、 公司日常养护、经营管理工作中的一般安排部署，传达上级指示等事项，一般按有关制度，经分管领导批准后，由主管部门书面或口头通知执行。7.2.2,各部门召开专题会议所作的决定，一般公司不发文，各部门可以部门名义发会议纪要。1.1.3、 各部门与外单位发生的一般业务联系，可以各部门名义对外发函。1.1.4、 各部门编发的会议纪要、通知等应各自编号备查，编号为部门名称代号顺序号，部门名称代号以各部门名称前两个字的汉语拼音首字母代替，如综合部为ZHo7.3、 发文程序1. 3.1、拟编：经办部门草拟文稿，拟稿人填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位并

37、签名。有保密要求的文件应标定密级。7. 3.2.核稿：部门负责人先对文稿内容进行审查和修改后，再送综合部主任对文稿格式进行审核。8. 3.3、审核：核稿后由经办人（拟稿人）送公司分管领导审签，需经有关领导会签的文件，应分别送各领导审签。7.4、 签发：文稿审核会签后，送总经理确认签发。7.5、 打印：文稿批准签发后由综合部统一编号打印。急件打印应在四小时内完成，其它文件在一个工作日内完成。7.6、 校对：文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；7.7、 印刷：文件打印清样校对后，打印人员按印数印刷。7.8、 分发：综合部印制好文件并盖印后，并及时分发，上行文或平行文一般由业务对

38、口部门分发（递送）。文件分发或递送时间一般不得超过1天。文件分发或递送可采取邮寄、专人递送、来人签收等方式传递给收文单位。传真、电子邮件。综合部应建立文件分发记录，领到文件的部门应在发文记录上签收。7.9、 保存：综合部收到或发出的文件，同时保存文件的纸质和电子版，其它部门只要求以收到时的文件形式保存，并在文件清单上注明电子文档或纸质文档。各单位可将收到的纸质文档扫描成电子文档保存。8、借阅：文件借阅按公司档案借阅程序办理登记审批手续，并遵守借阅有关要求。9、立卷与归档（见档案管理办法）10、文件修改、作废、销毁、标识10. E文件运行后需修改或不再适用需作废，应由原经办部门拟定修改文稿或作废

39、意见，并按原发文程序办理审批后印发修改意见或印发作废声明，发文和原领用部门应在需作废的文件或经评审失效的公共文件首页盖作废章。10.2、 文件销毁按公司档案销毁的报批程序办理。10.3、 作废或经评审失效的文件应在文件清单的状态栏中予以标识，防止误用。失效的公共文件由责任部门在文件首页盖作废章。11、文件清单11. E一般文件清单综合部负责建立公司收、发文的纸质和电子版一般文件清单（附表1）,各部门负责建立本部门的电子版一般文件清单。12. 2、公共文件清单11.2.1、公司各部门应及时收集与本部门业务有关的公共文件,研究其适用范围、有效期等，填写公共文件有效性评审表（附表2）,经部门负责人、

40、分管领导批准后，综合部及时登入纸质和电子版公司年度公共文件清单（附表3）,以供全员查阅。11.2.2、复评：每年的12月份，各部门应对本部门报批的所有公共文件的有效性进行初步复评，填写年度公共文件有效性评审表，经部门负责人、分管领导批准后，由综合部汇总更新公司公共文件清单，并经总经理签发后下发执行。总经理认为有必要时，可在签发前组织会议评审。公共文件清单上应对失效的公共文件予以标识。13、独立工程项目的收发文工程项目需要按工程档案管理要求单独归档文件的，涉及项目的收、发文以及文件清单应按本办法的规定建立收、发文记录和文件清单。13、附则本办法由综合部负责解释，自下发之日起施行。附表：1、一般文件清单2、公共文件清单3、公共文件有效性评审表-般文件清单类别序号文号发文单位文件名称发文时间有无电子档状态月/日年编制:公共文件清单类别序号文号发文单位文件名称有效期限适用范围有无电子档状态月/日年编制：时间:38/43公共文件有效性评审表序号文件名称适用范围有效期限评审结果备注单位（部门）:时间:编制:复核:批准: