燃气有限公司客服中心管理制度.docx
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1、XXXX燃气有限公司客服中心管理制度编制:客户服务部版本号:1.9日期:2022年1月版本更新:编号名称日期版本更新内容XXXXHSE/ZD-54客服中心管理制度2005年9月1.0初次发出XXXXHSE/ZD-54客服中心管理制度2007年8月1.1制度表格更新XXXXHSE/ZD-54客服中心管理制度2009年10月1.2岗位职责修订XXXXHSE/ZD-54客服中心管理制度2011年6月1.3岗位职责修改XXXXHSE/ZD-54客服中心管理制度2013年5月1.4制度更新XXXXHSE/ZD-54客服中心管理制度2015年9月1.5增加第六章工作流程及第七章管理制度XXXXHSE/ZD
2、-54客服中心管理制度2017年10月1.6制度更新增加环保要求XXXXHSE/ZD-54客服中心管理制度2020年1月1.7更新绩效考核表、报装单XXXXHSE/ZD-54客服中心管理制度2021年1月1.8内容完善、更新绩效考核表XXXXHSE/ZD-54客服中心管理制度2022年1月1.9增加疫情防控工作要求一、目的4二、客服中心服务范围、服务目标、作息时间4三、客服中心岗位设置、职责5四、客服中心现金管理规定5五、客服中心现场管理规定6六、客服中心服务标准规范10七、客服中心疫情防控工作要求16八、工作流程16九、考核规定19十、记录保存期限、制度更新及培训2223附表一、目的当前国内
3、供气、供水、供电等公用行业充满了激烈的竞争,这种竞争已不单单体现在产品质量上,而更多的则是体现在客户服务质量上。赢得客户的信赖和拥护,就赢得了市场的青睐和发展,为做好客户服务工作,特制订此制度规范实施。二、客服中心服务范围、服务目标、作息时间服务范围1、燃气费交纳。2、燃气相关业务的办理。3、燃气具展示、销售及推广。客服中心使命以客为尊,安全为本,提供优质客户服务,全面照顾客户所需。服务目标1、客户来客服中心办理业务:办理燃气交费业务平均在3分钟内完成办理其他相关业务平均在5分钟内完成交费高峰期客户等候时间平均不能超过15分钟2、各营业员必须熟悉燃气、燃气具、客户服务运作流程及收银的知识,并达
4、至专业水平。3、受理客户投诉,需3天内给予回复,并自接到投诉之日起5日内书面/口头予以处理意见。营业作息时间及着装1、上、下班时间制定全年上午8:00下午17:OO2、员工的休息安排 客服中心员工必须服从排班表的轮值安排上班。 国家规定假期将根据实际情况确定。3、当值人员需于客服中心正式营业前15分钟,更换制服,擦拭燃气具及柜面,保持客服中心整洁,直至营业结束方能更换制服,将客服中心地面打扫干净后,方能离开客服中心。客服中心员工不得在工余时间穿着制服。三、客服中心岗位设置、职责客服中心岗位设置客服中心主管、客服中心员工。岗位架构、职责详见客户服务部管理制度汇编中。四、客服中心现金管理规定为严格
5、客服中心现金管理,保障现金安全,结合公司有关财务规定,特制定本规定。 客服中心所有员工必须严格执行现金清查盘点制度,做到日清日结,保证帐实相符。 客服中心每日现金收入由当值人员汇总按时存入开户银行,做日结。下班后,所有收入必须汇总存入保险柜,各业务受理员不得私自留存现金。 客服中心必须严格遵守库存现金限额,超过部分及时存入银行。 客服中心员工不准私自挪用公款和借支私用,不准白条顶库,不准公款私存。 客服中心员工在开据手工发票时,必须严格按规定正确、完整的填写,每日要对手工发票及金额及时汇总核对。 客服中心主管必须定期或不定期地对受理员的营业收入及借贷现金进行清查盘点,及时发现或防止差错以及挪用
6、、贪污、盗窃等不法行为的发生。如果出现长、短款,必须及时查找原因并汇报上级主管领导。以上规定各员工必须严格遵守,如因不遵守规定造成的损失由直接责任人及上一级管理人员负责赔偿,追究管理人员的管理责任并按规定进行严肃处理。如有未尽事宜按公司有关财务规定执行。五、客服中心现场管理规定环境整洁项目服务标准地面整洁经常注意地面清洁,保持清洁而且一尘不染,(每星期1-2次大清洁)。并须时常保持地面干净。橱窗、货架,柜面及镜子整洁员工每天应打扫橱窗,货架,柜面及镜子,如发现有灰尘、污渍和垃圾,立刻清理。确保客服中心整洁,清洁而一尘不染。客服中心内确保空气清新,不能有异味。灯光照明在营业时间内保持足够光线,重
7、点位置灯光应保持亮着,下班后及时关闭电源。店内所有设施运作正常1、员工每天开门前应检查店内一切家具及布置是否有损毁,如有损毁应立刻通知客服中心主管跟进。2、员工每天开门前亦应检查所有系统(如:空调、电脑、收银机)运作正常,下班后关闭电源开关并进行检查。3、员工如发现店内的家具数量不足够,应立刻通知客服中心主管跟进。当顾客离店后,员工应把椅子放回原处,以确保整齐。陈列货品整洁1、陈列货品和燃气具必须保持整齐和清洁,员工应于开门前及定时打扫燃气具以确定整洁。2、如发现店内有损毁或陈旧的陈列货品和燃气具,必须及时置放在店铺的仓库内以待日后退回公司仓库,或以优惠形式将那些有磨花痕迹的陈列燃气具授予顾客
8、。3、新推出的货品和燃气具应立刻安排运送到店铺陈列。一致的公司指示按照公司的一致指示摆放宣传品,如:新产品销售广告牌,特别产品、书籍等的摆放位置。资料单张明确摆放/张贴应把资料单张明确摆放/张贴在显眼处并根据公司指示保持一致的布置。如:利用公司提供的新货品宣传牌及优惠价格牌等。产品宣传单张1、员工每天开门前应确保有足够的售卖产品宣传单张摆放在仓架上,并把热卖的产品宣传单放在最显眼的地方。过期或太陈旧的单张应及时弃掉并把其更新。2、所有资料单张需贴有港华标志、客服中心地址、客户热线号码,方便顾客联络公司。介绍重点向客户介绍客服中心的重点:有优惠的燃气具推广及热水器的推广。室内温度员工应每天留意店
9、里的室内温度,如发现顾客太冷或太热的现象或店里已挤满了顾客,应立刻把室内温度调节,以确保店里有舒适的环境文具1、员工应用公司笔并避免置放太多文具于服务台面上;2、公文夹的大小,颜色(深蓝色)和牌子应一致;3、公文夹标签则须用电脑打印。如发现文具破烂或陈旧,应立即更换。环保要求1、电脑、打印机、空调、照明设施等下班后关闭电源开关2、维修人员上门服务后注意清理施工时产生的垃圾3、客服中心车辆做到停车熄火,减少尾气排放4、打印纸张、水源节约使用,做到二次使用岗位行为管理1、早晨提前十五分钟到岗,不早退,工作期间不得脱岗、串岗,业务办理窗口员工不得拔打或接听电话(客户同意除外),如需接听电话,由工作人
10、员在后台接听;办公场所内严禁吃东西、大声喧哗、吵闹。2、不得酒后上岗,工作期间严禁饮用含酒精类饮品。3、严禁客服中心空岗或一人在岗,加强安全防范工作。4、下班前,认真检查工作台柜及作业场地,清楚交接班的主要工作,交班人员能够正确填写交班日志,主要事项交接清楚。双休日及法定节假日提前做好值班安排,并做好值班记录。5、上班时间客服中心员工应将手机处于震动状态。工具管理1、建立工具领用登记表,工具领用后由员工专人负责管理,丢失由本人负责赔偿。2、当天工作前对所用工具设备进行整理检查,以方便工作使用;工作结束后,清点所有工具。3、工具使用后需进行维修和保养;如需更换必须以旧换新。4、部门按照所报计划合
11、理领用工具,不得冒领。5、客服中心所摆设的一切设施由当班人员负责,如丢失或损坏由当班人员赔偿。电脑使用管理1、客户服务中心电脑必须指定专人管理,不得用于非工作目的。2、正确连接外部设备,开、关设备,避免对软、硬件造成损坏。3、不得在收费系统中使用软盘、光盘、移动硬盘。4、未经公司相关部门同意,不得私自拷录程序,复制非本部门文件。5、不得在收费系统中编辑任何文件。6、在指导下定期对设备进行保养和清洁。7、所有客户资料必须保密,不可外泄。安全防护1、下班前最后一名离开员工要关好门窗,熄灭照明灯,切断所有电源。2、消防器材要配备齐全,放置于有明显标志且使用方便的地方,由专人保管,每月进行检查并做好记
12、录,定期维修保养,在规定时间内必须进行更换。3、日常工作中做好防火、防盗、防假钞。4、各岗位员工必须严格按岗位安全操作规程开展工作。5、中心收款每日进行清算并交接,严格遵守公司现金存放的要求,如需送至银行存款,不得单独行动,需有专职人员陪同。设施配备管理1、客服中心统一配备电脑等设施确保运作正常。2、客服中心应根据地区客户需求,设置相应配套设施,例如:饮水机等设施,并确保运作正常。工作交接1、遇到需跟进处理的事情记录下来,方便其它接班的同事处理。营业员接班时必须查看交接登记本,并签名。2、营业员遇到自身不能处理的问题时,必须即时向上级反映,并将处理意见填写在交接本上,方便跟进。3、中心必须按交
13、接流程表进行现金、安装工作单、维修工作单、支票/发票的交接。六、客服中心服务标准规范仪表1、仪容整洁项目服务标准面部1、男员工:胡子必须刮清。2、女员工:必须要有恰当及清淡的化妆:涂上粉底,及自然颜色唇膏,如淡红、粉红等。3.请注意口腔清洁。耳环1、女员工:每边耳朵最多只可配戴一只简单耳环,其位置必须配戴在耳珠上。2、男员工:则禁止配戴任何耳饰。眼镜1、配戴眼镜的职员:必须保持眼镜镜片清洁。2、隐行眼镜:只可配戴无颜色的隐行眼镜,禁止佩戴颜色夸张的隐形眼镜(如蓝、绿色)头发1、头发必须保持整齐和清洁,避免头发凌乱及带有头皮。禁止夸张及前卫染发;染发只可染咖啡色。头发是黑白交集者,须尽快染黑或深
14、咖啡色。2、男员工:头发的长度要适中,太长或太短都不适宜。发脚不可以盖过恤衫领,而头发两侧及前端的长度亦不可以盖过耳朵及眼睛。3、女员工:长发必须整齐梳理,避免刘海长过眼眉。避免头发遮盖职员名牌,遮盖眼睛和面孔。否则便要用简单的蓝、黑、或咖啡束发橡胶圈把头发束起于背后(如马尾或向后束起两侧头发)。双手1、必须定时洗手以保持双手清洁卫生,避免指甲藏有污垢。女员工指甲只可涂浅粉红、珍珠色等,禁止涂上其他深红或前卫颜色。2、禁止佩带夸张饰物,最多只可佩带两件饰物。选择:戒指、玉镯、或手表。制服1、女员工必须穿上整齐一致及称身的制服,并定时洗熨,以保持整齐清洁。2、男员工:必须穿着纯白净色内衣、黑色袜
15、子;只可佩带黑色并配有简单金属扣的皮带。3、女员工:穿裙款制服必须穿丝袜,颜色必须是肉色。鞋子1、必须保持皮鞋清洁亮丽。2、女员工:必须穿上寸半或以上有跟的净色黑皮鞋;禁止穿厚底松高鞋。名牌1、员工胸牌必须保持清洁及字体清晰,并佩带于员工制服的左边袋口上,给予顾客容易辨认出员工身份。2、名牌内容:燃气标志LoGO及营业员名字。2、身体姿势项目服务标准站立时一双手位置1、职员要于顾客进店或到达服务柜台时,必须向顾客点头+眼神接触+面带笑容+做出亲切热诚的欢迎光临手势(合起手指及举起单手约45度)+打招呼。2、在店内任何位置迎面见到顾客都应该点头+笑容+打招呼。3、在处理客户查询或介绍货品时,双手
16、不应放在背后,应自然的摆放在身体两侧或前面。4.在处理客户查询或介绍货品时,职员不应用手指指指点点与顾客沟通,要合起手指慢慢展示给顾客。站立时一双脚位置1.员工的身体和双脚应自然的站立着,并时常保持精神奕奕的形象及面带友善的微笑。当顾客进店时,应上前做出邀请式手势与顾客打招呼。打招呼项目服务标准步骤语言(普通话)身体语言经常留意店内的情况/环境,主动问顾客是否需要帮忙;1、当顾客进入店内2、如顾客走到服1、“欢迎光临,请随便参观”1、稳定及诚意的眼神接触、面部带有亲切而舒服的笑容及做出欢迎光临的手势(合起手指及举起单手约45度),如站在门旁,务柜台,尽量立即放下手上工2、“先生/小姐,早上好/
17、您好,我叫XX,有开门给顾客。当顾客进作,并亲切的与什么可以帮到您?”2/3、双手放前面,入店内顾客打招呼3、如顾客只是周围参观3、“先生/小姐。有什么可以帮到您?“;如客人表示没有:“请随便看看,我叫XX,有什随时准备向顾客做出介绍。4、礼貌的举起双手合起手指指示收银处方4、如顾客拿着燃气交费单么问题可以找我J4、“早上好/下午好,交费在这里J向/位置。正接待一1、当顾客行近你1、“欢迎光临。”向新顾客保持眼神位顾客时附近时2、“不好意思,让您久接触,微笑及点头。新顾客进入店内等了J当正招待一位顾客1、如有可以帮助的同事1、向原来顾客道歉:“不好意思,请等一等。”向新顾客:“不好意思,请您等
18、一等,我找其他同事帮助您J在用眼神向可以帮助的同事示意。继续招呼原来顾客并道歉:“不好意思,让您久等了J*向新顾客点头,保持眼神接触,微笑及时,其他2、如所有同事2、向原来顾客道歉:点头。顾客在等/要求帮忙/发问问题都忙碌“不好意思J向新顾客:“先生/小姐,您好,不好意思,麻烦您等一等,很快就轮到您。或者您先坐下等一等J/“请等一等,您可以随便参观一下,我们很快可以帮助您J继续招呼原来顾客并道歉:“不好意思,让您久等*礼貌的举起单手,合起手指,展示客户交费系统的方向或请顾客参观。了。称呼顾客姓氏当初次接近顾客1、无论何时都以姓氏称呼顾客1、“您好,我叫XX,您怎么称呼呀?”2“X先生/小姐”微
19、笑,眼神接触,态度诚恳向已等候很久的顾客道歉1、当轮到顾客时1、“不好意思,让您久等了,请问有什么可以帮到您?”微笑,眼神接触及点头离开时的眼神接触1、尽量在顾客临走时说再见1、再见。欢迎下次光临微笑,点头及眼神接触了解顾客的需要项目服务标准步骤语言身体语言显示出热心帮忙的样子1、当顾客在参观2、当顾客向职员查询3、当顾客准备离开时1、职员:“请问有什么可以帮助您?我叫XX,有需要可以随时叫我!”2、“X先生/小姐,您好,我叫XX,请问有什么可以帮助您?”3、“X先生?小姐,这是我们公司的电话,有什么问题/查询都可以* 热心、亲切微笑及眼神接触* 用双手把名片交给顾客* 耐心等待顾客拿出相关资
20、料4、当等待顾客拿出资料打这个电话4、“不急”留心聆听顾客的需要1、耐心聆听等待顾客把需要完全说出,避免打断顾客的说话,再做出恰当回应1、不时做出回应,表示正在耐心的聆听:“哦。是。“点头微笑。显出留心的表情,稳定的眼神接触表示明白及关心顾客的处境1、耐心聆听等待顾客把需要完全说出,避免打断顾客的说话,并询问顾客详情1、不断做出回应:“是/哦,明白。J亦尝试复述问题,以示明白。*点头微笑,显出留心的表情七、客服中心疫情防控工作要求 每日当班人员对大厅的台面、座椅、燃气具、叫号机、圈存机及工作区进行喷洒或擦拭消毒,并在XXXX现场消毒记录表上做好登记; 每日公司员工需填报XXXX在岗职工情况记录
21、表; 对访客进行体温检测,健康码查验,要求佩戴口罩,并在疫情防控访客登记表进行登记,对体温超过37.3度的报告公司对接人并予以劝返; 按照政府疫情防控要求佩戴口罩、手套、鞋套等防护用品;八、工作流程新开户工作流程及指引1、流程图2、工作说明(1)客户办理开户手续时需先确认该小区及客户家中是否具备通气条件,如客户家中是否已安装燃气表、客户系统是否已有供气点等,新开通小区需有小区通气通知单。(2)不具备通气条件的小区,不得办理开通手续,但在跟客户解释时需耐心,不得引起客户不满。(3)客户需填写“居民用户供用气合同”“供用气确认单”(见附表),由受理员工及客户签名确认后,第二联交给客户,第一联留底存
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- 燃气 有限公司 客服 中心 管理制度
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