建设工程档案归档整理管理规定最版加.docx
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1、曹妃甸工业区规划建设管理局建设工程档案归档整理管理规定一、建设工程文件的归档要求建设项目文件的形成应符合国家相关的法律、法规、标准要求。建设项目档案必需真实反映工程竣工后的实际状况,具有归档保存价值的文件必需完整、精确、系统,能够反映工程建设活动的全过程。归档的文件必需经过分类整理,并应组成符合要求的案卷。各个程序要有责任者的签字或盖章手续,并必需齐全,具有法律效用。归档的项目建设文件,应做到书写材料符合档案保管要求、字迹工整、图像清晰,有利于保存。归档时间应符合下列规定:依据建设程序和工程特点,归档可以分阶段进行,也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。勘察、设计单位应当在任务完成时,施工
2、、监理单位应当在工程竣工验收前,将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后,建设单位、监理单位应依据城建管理机构的要求对档案文件完整、精确、系统状况和案卷质量进行审查,审查合格后向建设单位移交。施工单位城建档案一般做三套,一套(原件)移交曹妃甸工业区住建分局城建档案馆(室),一套移交建设单位,一套施工单位自己保存;建设单位需向档案馆(室)移交工程综合资料(前期开工手续及后期验收手续);监理单位需向城建档案馆(室)移交一套完整的监理资料。城建档案馆(室)只对建设单位办理移交手续,建设单位填写城建档案交接书目、接收和移交证明书、鉴定表(一式两份),需在交
3、接书上双方签字,盖章。二、工程资料分类依据建设工程文件归档整理规范GB/T50328-200O和城市建设档案著录规范(GB/T50323-2001)规定,将工程资料分为四个部分。(一)工程打算阶段和竣工验收资料,包括工程可研、立项、审批、征地、拆迁、勘察、设计、招投标、开工审批、概预算及工程竣工验收等阶段的项目建设文件及资料,由建设单位整理供应。(二)监理资料,包括监理规划、进度限制、质量限制、监理通知、工程总结、合同、勘察、设计、施工等实施过程的监理资料,由监理单位整理供应。(三)施工资料,包括工程质量验收、工程质量限制、工程平安及功能检验、观感质量检查和竣工图等资料,由施工单位负责整理供应
4、。(四)工程档案资料,包括工程档案立卷及移交等,由建设单位整理供应。三、工程资料归档范围、质量要求、立卷原则及方法(一)工程文件归档范围对及工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。凡在曹妃甸工业区内,新建、改建、扩建投资额在20万元或建筑面积在500平方米及其以上的建筑工程资料均应归档。(二)归档文件的质量要求归档的工程文件应为原件。工程文件的内容及其深度必需符合国家有关文件工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。工程文件的内容必需真实、精确,及工程实际相符合。工程竣工报告、验收证书、合同、协议等履行双方签
5、字手续,合同、协议等应为正本归档,不应是副本或者复印件归档。应归档的文件材料是传真件(热敏纸)的必需复印,及原件一同归档。水泥钢材等原材料试验报告,要求报告字迹清晰、内容规范、数据精确,并做好跟踪记录。隐藏工程记录齐全、完整,数据精确。工程文件应采纳耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得运用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等,不应运用热敏纸。工程文件应字迹清晰,图样清晰,图表整齐,签字盖章手续完备。卷内书目、卷内备考表、案卷内封面应采纳70g以上白色书写纸制作,统一采纳A4幅面。(三)立卷的原则和方法立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系
6、,便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。立卷过程中宜遵循下列要求:案卷不宜过厚,一般不超过40mm;案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。立卷可采纳如下方法:工程文件可按建设程序划分为工程打算的阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分;工程打算阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷;监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;竣工图可按单位工程、专业等组卷;竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。(四)卷内文件的排列卷内档案组卷依次及格式要求依次要求:“竣工资料封面
7、”、“案卷封面”、“卷内书目”、“卷内资料”、“卷内备考表”。格式要求:文字材料按事项、专业依次排列。同一事项的请示及批复、同一文件的印本及定稿、主件及附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的依次排列。外文材料应译文在前,原文在后。图纸按专业排列,同专业图纸按图号依次排列。既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。(五)案卷的编目档案盒和案卷封面的编制应符合下列规定:档号:应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写;档案馆代号:应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写;案卷题名:应简明、精确地揭示卷内文件的内容。案卷题名
8、应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容;字数不超过50字。编制单位:应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者;几个单位合卷的,则填写牵头单位名称并加盖立档单位的公章。编制日期:本卷文件资料形成的最早至最晚日期,用阿拉伯数字填写。保管期限:分为永久(永久保存)、长期(同该工程的运用寿命)、短期(20年以下)三种期限。同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。密级:分为绝密、机密、隐私三种。同一案卷内有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级;具有技术专利的工程项目为绝密,较大工程项目为机密,一般工程项目为隐私。共几卷:立卷单位工程档案的总卷数(包括文字资料及图纸卷数);第几卷:该卷的依次
9、号。盒脊背:档号:同封面档号,档案保管单位填写;案卷题名:同封面案卷题名,填写形式为竖排右起不空格。卷内文件页号编写位置:卷内文件均按有书写内容的页面编号。应运用阿拉伯数字,从“1”起标注本卷内项目文件材料的序号。档案馆认定通过后,打码机打印。单面书写的文件右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。成套图纸或印刷成册的文件材料,自成一卷的,原书目可代替卷内书目,不必重新编写页码。案卷封面、卷内书目、卷内备考表不编写页号。每个建设项目应设总书目卷,按卷依次号登记排列。卷内书目的编制应符合下列规定:填写的书目依次应及案卷内容相符,不能用工程设计图书目代替。序号:
10、以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注;责任者:填写文件的干脆形成单位和个人。有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替;文件编号:指项目文件材料的文号或图号。文件题名:填写文件标题的全称;检验、记录、试验、合格证等表格应精确提示文件内容(如:规格、型号等)。日期:填写文件形成的日期(竣工图填写盖竣工图章时的日期)省略年、月、日字样,六位数中间用”联系,如2012.07.03。页次:填写文件在卷内所排的起始页号,最终一份文件填写起止页号如:26-30卷内书目排列卷内文件首页之前。施工技术文件按管理、依据、检验试验记录、施工记录、质量验收记录、评定等排列或按工程报验的依次排列。原材
11、料钢筋、水泥、砂和碎(卵)石的资料按原材料的报验单、出厂合格证,检验试验报告、复试(抽检)报告等依次排列。施工质量问题的整改要求闭合,有完整、具体的记录(包括:调查报告、分析处理看法、处理结论及消缺记录、复检看法等)按实际状况组卷。设备文件按设备开箱验收记录、随机文件材料、安装调试和设备运行、修理等材料排列。安装调试项目按专业、分项目排列、组卷。调试方案(大纲、措施)及调试报告分开组卷。设备出厂技术资料按设备出厂合格证、商检记录、装箱单、工具单、备品备件单(设备说明书、维护手册)依次排列。卷内备考表的编制应符合下列规定:卷内备考表:主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数),以及立卷单
12、位对案卷状况的说明。页码如出现错误,可在“卷内备考表”说明中进行状况说明。卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。案卷装订:案卷可采纳装订及不装订两种形式。文字材料必需装订。装订应采纳线绳三孔左侧装订法,要整齐、坚固,便于保管和利用。既有文字材料,又有图纸的案卷或者只有图纸的案卷可以不装订。装订时必需剔除金属物。档案盒规格要求:运用唐山市城市建设档案馆监制的档案盒。填写要求:“案卷题名”、“编制单位”、“编制日期”“共卷,第卷,本卷共页”请运用不易褪色的黑色碳素笔填写,“密级”及“保管期限”新购的档案盒已经印制“隐私”“永久”。编制日期应填写为案卷内全部文件的形成的起止日期即卷内文件的最早、最晚时
13、间。如:2012.07.03-2013.12.14o(六)竣工图的编制规定:竣工图指建筑工程完成后,由建设单位组织施工、设计等单位依据建筑工程竣工的实貌编制的工程图纸。凡工程竣工现状及原设计施工图不相符的内容,应全部按工程竣工现状清晰、精确地在图纸上标注清晰,包括工程洽商或设计变更、施工过程中建设单位及施工单位双方协商的工程变更;竣工图一般采纳蓝晒图,利用施工图改绘为竣工图应用新蓝图;利用施工图改绘竣工图,必需标明变更修改的依据,凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大变更或变更的部分,超过图面1/3的,应当重新绘制施工图,图面整齐,线条字迹清晰,图纸色度反差良好。全部竣工图均应加盖出图章、审图章
14、、竣工图章,三章缺一不行(用不易褪色的红印泥),竣工图章盖在图标上方空白处或折叠后外翻图标上方;竣工图章示例附7。竣工图的折叠一般规定。不同幅面的竣工图纸应按技术制图复制图的折叠方法(GBTlO609.389),统一折成A4幅面(297mm210mm),图标栏露在外面。电子文件及电子档案管理建设工程电子文件是在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依靠计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子档案的管理及建设工程档案管理基本相同。建设电子文件的整理、鉴定、归档、验收、移交等应按国家现行标准建设工程文件归档整理规范GB/T5032
15、8和建设电子文件和电子档案管理规范CJJ/T117规定执行。电子文件整理时,每个工程(项目)应建立多级文件夹。文件夹及电子文件的命名应符合下列规定:1、工程(项目)级文件夹应以该工程或项目的正式名称命名。2、案卷级文件夹应以序号加案卷名称命名,序号以该案卷在该工程或项目档案中的排列次序,用35位数表示,不足以上位数的,填0补齐。3、卷内电子文件应以序号加文件题名的方式命名,序号为该份(件)文件在本案卷(文件夹)中的排列次序号,用3位数表示,不足以上位数的,填0补齐,文件名为该文件的题名或图名。以工程或项目名命名的文件夹,应实际存放该工程或项目的全部电子案卷,每一个电子案卷文件夹内应存放该案卷的
16、全部文件。案卷的电子文件夹内除存放电子文件外,还应建立案卷封面、卷内文件书目和卷内备考表三个电子文件。卷内文件书目及卷内电子文件宜建立超级链接。唐山市曹妃甸工业区建设工程声像归档范围(一)工程打算阶段1、建设地点原址、建筑物旧貌,特殊是能反映原建筑物建筑风格、文化特色的内容;2、一级工程建设项目的可行性论证、土地征用、拆迁、勘测设计、方案评审、招投标等重大决策的场景;3、建设前期重大活动,如开工典礼等活动。(二)工程施工阶段施工过程中形成的反映重点部位、重点工作、新技术应用、质量事故等方面的声像材料。(三)工程竣工阶段1、工程竣工验收状况;2、竣工后建筑物整体外观和立面状况;3、室外亭台、连廊
17、、小品等景观建筑。(四)其它1、工程建设期间,领导视察等活动;2、反映工程建设状况的有关专题片、资料片;3、反映工程获国优、部优、市优奖项的声像材料;4、及工程有关的航拍材料;5、有关工程建设的其他有保留、纪念价值的声像材料。建设工程施工阶段声像档案移交书目序号资料名称页号序号资料名称页号建筑安装工程(1)地基及基础19地面1无支护土方(4)室外工程室外给排水的管线布置状况2有支护土方市政基础设施工程(1)排水工程3地基处理20深基槽4桩基21沟槽5地下防水22安装6混凝土基础(2)道路工程7砌体基础23路床8劲钢(管)碎24垫层9钢结构25基层(2)主体结构26面层10混凝土结构(3)桥梁工
18、程11劲钢(管)碎结构27基础12砌体结构28下部结构13钢结构、网架和索膜结构29上部结构14木结构30附属结构(3)建筑节能31特殊技术15墙体(4)隧道等地下工程16幕墙32钻孔爆破17门窗33支护状况18屋面34特殊状况附件1:竣工资料封面式样建筑安装工程竣工资料注:如是“市政工程”将“建筑安装工程”改为:市政工程竣工资料工程名称及立项批准的名称一样建设单位XXXX有限公司设计单位XX有限公司监理单位XXXX监理有限公司施工单位XXXX有限公司注:立卷单位在其名称上加盖公章二。一三年十一月十一日(竣工日期)附件2:案卷封面式样档号档案馆代号案卷题名工程名称、专业名称、卷内文件的内容编制
19、单位立卷单位名称并加盖公章编制日期本卷内的起止日期如:2012.03.15-2013.10.30密级隐私保管期限永久共边卷第L卷(注:立卷单位共组几卷即为几卷)附件3:卷内书目式样卷内书目序文件责任者文件题名H页备号编号期次注如为复填写公XX有限2012.03.1印件应1文的文公司填写文件标题的全称51注明原号件在哪个没有的XX有限2012.12.1工程哪2不写公司12一卷哪一页XX有限2013.08.03公司1104XX有限公司假如一份文件或图纸一个档案盒内放不下须要在全称后面写明分数卷如1/22013.10.3030-35附件4:卷内备考表式样卷内备考表本案卷共有文件材料35页,其中:文字
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