科技集团资金管理部应付账款管理制度.docx

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1、科技集团资金管理部应付账款管理制度根据目前集团总部及各业务集团应付账款管理现状，结合应付账款发生额和余额的越来越大的实际，为有效理顺与供应商的对账、确认及支付手续，规范各部门及业务集团和分公司的应付管理流程及职责；规范应付账款管理工作，防范各业务集团、各公司处理应付账款业务过程中的经营风险，为了管理好集团各公司的应付账款，并为资金周转计划作好保障,特制定本制度，请各单位认真执行。一、目的1、规范采购操作步骤和方法，确保各类采购的质量和采购要求的适用性，符合集团整体的内控管理规定要求。2、规定应付账款对账、核算、付款等方面的管理要求，规范应付账款管理工作，防范各业务集团、各公司处理应付账款业务过

2、程中的经营风险；为了管理好集团各公司的应付账款，并为资金周转计划作好保障。二、适用范围本制度适用于集团总部各部门、各业务集团及分子公司的物资设备采购、运力服务采购、行政后勤采购、信息系统采购、其他服务类采购等采购的控制和应付账款的管理。三、定义应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。四、应付账款管理的原则1、应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部的应付账款会计专门负责。2、按付款日期、折扣条件、合同其他各项规定管理应付账款，以保证各类采购付款内部控制的有效实施。五、应付账款的确认和入账1、应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必

3、要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等，具体按照财务核算要求执行。2、应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。3、应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。4、应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。5、 各业务集团及分公司具体确认应付账款的要求：(1)对外部运输供应商应付帐款确认的要求：A、 财务要核查发车清单，清单必须要有承运的司机签字、发站调度签字、到站调度签字；核查时，要核对系统数据。B、 如供应商没有发车清单，不予以认可入账；如确

4、实丢失了清单，必须有发站和到站调度人员确认证明，并与系统数据核实。C、 需要调取GPS路由数据资料进行核查，核查运输的真实性、路由的准确性及其他途中信息。D、 分公司与供应商的对账单，必须做到对账单的数据准确性、真实性，必须双方签字盖章的完整性；对于没有正式盖章确认的对账单而擅自挂账的要进行严厉处罚。E、 运输发票的稽核检查，核查供应商有没有按照合同约定及对账期限按时开具增值税发票；分公司及时对发票进行挂账和抵扣认证。F、 运输合同的核查，审查与供应商签订合同的原件，了解合同相关条款的合理性、合法性，对运费价格的核查比对是否合理真实；对合同签订流程、报告及经办人进行详细核查确认。G、 财务要从

5、始发站和到达站的装卸工提成货量数据进行侧面核查业务的真实性，核实车辆发出的真实趟数及装载情况。H、 财务要核查正班车的发出时间和到达时间，检查是否与规定的正班车到发时间一致；核实有没有发出，核准趟数。(2)其他供应商，包括分公司日常采购供应商、加油、修理、外包劳务、房东、装修等；这部分供应商单个应付款金额较少，稽核确认方法类似。A、首先检查审核供应商合同，审查与供应商签订合同的原件,了解合同相关条款的合理性、合法性，对交易价格的核查比对是否合理真实；对合同签订流程、报告及经办人进行详细核查。B、财务账务要做到真实、准确，检查是否按发生额及时对账和挂账，核实账面余额；与供应商进行定期核实函证。C

6、、检查日常对账情况，对账单有没有双方确认盖章，业务部门和财务部门配合及时做好内部核对和稽核；以保证入账的准确性。D、发票的稽核确认，要求供应商按照合同约定及对账期限按时开具增值税发票；分公司及时对发票进行挂账确认和抵扣认证。E、分公司财务付款记录和相关凭证要按财务流程存档和记录,保证付款的合理性、真实性；及时检查有没有出纳付款未入账和冲账情况，以便确定最终与供应商的应付款余额。F、采购供应商，要核实采购物资有没有足量发放到位，核实入库、出库及调拨记录。六、对账在对账前，财务部门会计人员对供应商提供的对账资料应进行初步审核，不满足条件的对账资料应要求供应商补充完善。首先审核对账手续，是否经过有权

7、人士的签批，其次审核如下内容：1、对于只提供余额无明细账目的对账资料，不予对账。供应商必须提供最后一次对账以来的全部账目资料；以前从未进行过对账的，必须提供自双方开始业务往来以后的所有账目资料。对于对方因财务决算审计发函要求核对账面余额的，同样应按照上述原则办理。2、对于供应商直接依据其销售部门往来资料而非财务部门账目提供对账资料的，不予对账；必须是业务集团及分公司财务部门与供应商财务部门对账确认。双方核对的账目主要应是财务账目，供应商销售部门账目可能与其财务部门账目不符，对账基数存在问题，会给以后的双方清算带来不必要的麻烦，因为最后清算以双方财务账目为准。3、对于半年以上无业务往来的供应商前

8、来对账，即使经过企业有权人士签批，供应商的对账资料也必须加盖供应商公章(或财务专用章)，或者提供加盖公章的介绍信，否则不予对账。4、对于对账手续和账目资料齐全的供应商，应及时对账并出具对账单；对账单必须双方财务确认签字和盖章，盖公章或财务章。5、有些供应商属于小企业或个体工商户，账目资料并不齐全，很可能缺失以前年度的账目资料，应分情况进行处理：(1)如果今后双方继续合作，那么应就现有资料出具有保留意见的对账单，至少对账目齐全的年度不拖拉造成历史遗留问题。有保留意见的对账单是指在对账单上加一个说明段，说明双方对账由于供应商提供账目不全的原因，只就某年某月以来的账目资料进行对账，以前年度的账目并未

9、核对，暂时以某余额为准出具对账单，分公司保留根据证据进一步调整账目的权利。(2)如果供应商账目不全而双方余额又不符的，这时供应商通常会同意暂时以双方较小的余额为准出具对账单，如果分公司余额较小，就不必调整应付账款账面余额;如果供应商余额较小，分公司就要调低应付账款账面余额，凭对账单确认(债务重组)收益，这时必须由供应商在对账单上签字并同时加盖公章。6、对于发票丢失又无法确认是我方企业责任的，分公司不能在对账单上确认该项债务，应要求供应商调减该债权；或者再双方核对确认的情况下，供应商补开发票后再确认债权。7、各业务集团及分公司财务部门，至少每季度与供应商进行对账确认应付款发生额及余额；对于运输供

10、应商须每月视情况进行核对确认余额，具体按照集团资金管理部的要求执行。8、为方便对账，应要求供应商下次对账时携带本次的对账单或其复印件；每期对账时，不需要再对前期已核对确认的账务重新进行对账，可以在上次对账确认单基础上进行核对确认，主要核对本期已付款冲账金额、新发生额及最终余额。七、付款1、付款总原则：现结款在手续齐全的前提下，可以由各分公司按正常资金计划上报批准后进行支付；合同类供应商付款，原则上按照合同结算账期或支付计划，在手续齐全的前提下，由集团资金管理部统一支付。2、付款方式及冲账要求(1)转账付款，即资金管理部通过银行转账进行支付；资金管理部通过预留的分公司账户进行转账支付的，应付专员

11、直接24小时内通知分公司进行付款冲账账务处理并登记台账；如通过总部账户支付的，转账后资金管理部应付专员24小时内通知业务集团财务进行转账到分公司，对接分公司进行及时做冲账账务处理及登记应付账款付款台账。保理及票据方式付款，即集团投资发展部通过保理业务或银行票据对供应商进行的支付；业务手续齐全并放款给供应商，投资发展部相关负责人员须24小时内告知资金管理部应付专员并提供供应商明细，应付专员确定分配冲账的分公司及金额后24小时通知业务集团财务部进行转账转单处理给各分公司，分公司进行及时做冲账账务处理及登记应付账款付款台账。(3)债务重组，即与供应商协商达成债务减免或延期付款，制订新的债务重组方案和

12、新的付款计划；采购、运营及其他相关主导债务重组和新付款计划的部门，需及时把新的付款方案和计划上报给集团资金管理部，资金管理部按计划进行安排资金和按期支付;每期支付后，资金管理部应付专员24小时内通知业务集团财务进行转账转单到分公司，分公司进行及时做冲账账务处理及登记应付账款付款台账。八、应付账款的日常管理1、应付账款管理按照集团总部、业务集团本部和分公司三级进行各司其职的分工管理；集团总部资金管理部应收应付组是应付账款管理的主管部门，业务集团财务部为本集团应付账款的主管和监督部门，分公司财务部为各公司具体负责应付账款全面管理的职能责任部门。2、集团资金管理部负责全集团应付账款管理制度、规定及细

13、则的制订、发布和监督执行，对业务集团及分公司的应付账款日常管理进行考核；应收应付组具体负责各业务集团及分公司每月应付账款明细表、账龄表、支付台账的统计汇总，并审核确定后报资金管理部副部长，作为对供应商安排支付款项的主要依据。3、业务集团财务部负责本集团内各公司的应付账款日常管理的稽核、监督及统计汇总，负责应付账款的转单、冲账，对接集团资金管理部应收应付组和衔接分公司财务进行账务处理；负责分公司财务应付账款确认、销账、对账的检查和督促，确保每月应付账款的数据真实、准确。4、分公司财务部对本公司的所有供应商的应付账款具体负责管理,包括对账、确认、入账、冲账、付款申请，应付账款明细表、账龄表及台账的

14、制作、上报；对本公司应付账款的真实性、准确性负直接责任，接受业务集团财务部和集团资金管理部的检查和考核。5、各业务集团及分公司每月20日前完成截止到上月末的应付账款明细统计表的统计，并上报集团资金管理部应收应付组；上报资料包括应付账款统计明细表、应付账款台账及与供应商核对确认后签字盖章的对账确认单。6、资金管理部按照供应商合同账期或付款计划，依据业务集团和分公司提交的应付账款统计表数据进行安排付款；如因业务集团和分公司工作疏漏导致上报应付账款数据错误，造成多支付给供应商款项的，有相应业务集团和分公司承担责任进行追回款项，造成公司损失的，有业务集团或分公司财务负责人、涉及的会计人员及其他部门相关

15、人员承担。7、各业务集团及分公司的应付应收比要控制在合理范围内，集团要求的应付应收比例为1:1；即各业务集团及分公司应付占应收的比例不得低于1:1。九、应付账款管理的考核规定1、应付账款管理的考核部门为集团资金管理部，应收应付组具体负责。2、未按规定的统计上报时间上报相关报表及资料的，每延迟一天给予业务集团或分公司财务负责人100元的处罚。3、未按照要求按月上报应付款统计表和对账确认函的，必须按要求尽快补报，并参照上述2、规定处罚；如统计表按时上报，但对账确认函漏报少报的，按漏报供应商个数对财务负责人进行每个50元的处罚，并限时补报。4、应付账款明细统计表数据出现错误，按照供应商数据错误的个数进行处罚，按每个供应商100元给予分公司处罚；由分公司财务部进行具体划责到相关部门人员。5、由于业务集团或分公司失误造成应付账款数据错误，并导致多支付款项无法追回的，有分公司财务部及涉及的相关部门全额承担损失金额，分公司进行具体责任划分。6、对于应付应收比规定的比例，按季度对业务集团和分公司进行考核，未达成规定的1:1比例的，给予业务集团100O元、分公司800元的处罚；业务集团和分公司财务部按单位负责人（分公司分管分副总）、运营、市场与财务负责人进行划责。7、其他违反本制度相关规定的，按照集团行政管理制度规定进行处理。十、本制度自发布之日起执行，制度解释权归集团资金管理部。