高校差旅费报销管理存在问题及解决对策.docx

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1、高校差旅费报销管理存在问题及解决对策差旅费报销存在的几点问题（一）私票公报差旅费是指在职人员或其他人员因公务临时到常驻地以外地区所发生的境内城市间的交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通补助等。公务是指因工作需要而在外地进行学术交流、参加培训或是调研等。但在实务中，却有很多报销人拿私人外出旅游的票或回家的票来报销，比如寒暑假过后就会涌现很多只有往返交通票而无住宿票的报销单，经核实出差人的身份信息，出生地确实与出差地相一致，大部分都是回家的票；或是法定节假日过后就会出现很多热门旅游景点的票，比如住宿是某海景度假村或者是某温泉酒店，而入住人通常是夫妻，有的甚至还把孩子的票拿来报销，出现了“95后”“

2、00后”教授进行学术交流的差旅费报销。（二）虚构行程发票是从事经济活动的见证，是单位报销支出的原始凭证，但由于对票据管理上的松弛，以致被一些人利用，有的人本没有公务出差，而是通过向不法分子购买发票，得以套取资金。在日常业务中，曾发现有的报销人花几十块钱购买了附近城市的高铁票，但实际并没有出行，而是联系当地虚开了几天的住宿票，这样构成了完整的几乎无懈可击的行程，还可以领取相应的补助。这样，仅仅花费百来块钱，就可以套取几千块钱的经费。（三）拆票报销在差旅报销制度中，若缴纳了会务费，而会议通知没有明确说明不含餐费或食宿自理的，一般默认主办方会统一安排用餐，则会议期间不予食补，但有的报销人员为了多领几

3、天补助而将会务费与差旅费拆单报销，而财务人员在做差旅单时一般都不知道该笔差旅单有缴纳会务费，一般都会给予补助。同理，若出差期间有租车，也是不予交通补助的，但如果报销人将其单独报销，财务人员在没有发觉的情况下会给予交通补助。这两种拆票报销的行为都会导致出差人多领取补助。（四）冒领补助伙食补助费和市内交通补助原则上实行定额包干，伙食补助为100/天，市内交通补助为80/天。只要行程完整合规，则按出差天数给予出差人相应的补助，但原则上补助不超7天。在实际中出差人并不一定是报销人，有的校外人员或学生出差，都是由校内职员帮其购票，有的也不知道会有差旅补助。某些报销人则起了私心，报销了补助后并不会转给实际

4、出差人。（五）特殊出差出差活动原则是不鼓励老师自驾出差的，但有的科研项目确实需要到交通不发达的地区或者临时外出订不到交通票，且由于新冠疫情的影响，有很多科研人员确实选择了自驾调研，或者滴滴出行，事后报销就仅报住宿票。没有交通行程的佐证，人数和时间有时无法辩证，有的报销人为了使住宿费不超标准，虚增了出差天数或出差人数。对于法定节假日出差，S高校则要求需附邀请函且不予补助，但有的老师的确出差调研了却无法取得函证，如果一棍子打死都不让报，这会让真正利用法定节假日在进行科研工作的人员感到愤懑和不公。解决对策（一）提前审批，报销有据实行先审批、后出差的公务出差审批程序，尤其是使用行政预算经费出差的，出差

5、人应在出差前完成出差审批手续，向所在二级单位上报出差事由、出差地点及往返时间，并把审批表作为事后报销的必要附件；二级单位作为主要责任单位，应加强对本单位工作人员差旅活动和经费报销的内部控制，应从严控制出差人数和天数，严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动，这样可以从源头把控住不需要的、虚假的出差费用。若因临时紧急出差来不及提前申请，需说明理由并补齐审批手续。（二）完善差旅费报销制度制定完善、详尽的差旅费报销制度，不仅使差旅费报销有据可依，有章可循，也让财务人员避免在某些特殊情况下与报销人扯皮。一是城市间交通票：除了实名制的飞机票、高铁票等，由第三方代开的发票需提供登机牌或订票清单，不同类型的

6、出差人员应按相应级别乘坐对等的交通工具，否则应据实核减。二是住宿票：发票上应注明天数、人数、单价等基本信息，如因宾馆客观条件限制而无法在发票上体现的，出差人应根据实际情况在发票上予以标注并签名确认。由第三方代开的，同样需提供代订清单。三是出差期间所发生的费用应当连同当次的差旅费同时报销，事后不得补报；自驾出差需说明理由且不予交通补助，必要时需附上过路过桥记录进行佐证等。（三）提高财务人员专业判断水平财务人员应不断提高自身专业素养，时刻保持着专业敏感度，熟练掌握差旅费报销制度，明确报销标准、统一报销口径、计算方法和报销流程，严格把关，控制违规风险，保障学校的资金安全。在业务审核中，应留意各项信息

7、是否与实际相符，对不符合常理或是有疑点的应当多加核实；对于单独报销的会务费或租车费，应留意是否拆单报销。此外，财务人员还应加强与各职能部门的联系，比如与人力资源部进行信息共享，有利于人员信息的识别。定期举行培训会、更新微信公众号等，向其普及最新财务报销制度，防止财务信息滞后。（四）建立诚信机制，完善信用评价指标体系在不违背会计基本准则和相关制度的前提下，应充分相信我们的报销人员，尽可能简化报销手续，减少客观证明材料的提供。在“中办发（2016）50文件中明确提到“难以取得住宿费”的情形，只要出差人提供书面承诺的情形下就可以据实报销差旅费，不再设置项目负责人、二级单位负责人审批等环节，更不需要提

8、供“工作记录、借宿户主身份证复印件、盖手印的领款收据”等证明材料，让科研人员全身心投入科研，而不是想着如何搞经费。正如前文所说，如果有的科研人员利用节假日出差调研，但只因无法提供调研函，就不给予报销，这是对科研人员极大的不公和不尊重。不能因为个别人员的不诚信行为而让全体人员为此买单。因此，建立诚信机制，完善信用评价指标体系，可以将差旅费日常报销中发现的失信行为进行记录，建立“失信人员黑名单”，对这类人员要进行重点审计，发现虚报冒领差旅费等违规违纪行为，应坚持“零容忍”，让其得到应有的惩罚。而对于诚信好的报销人员，应给予充分信任，对于特殊出差情况，如法定节假日出差调研，若取不到函证，只需自己书面

9、说明清楚情况并签字即可，让诚者得天下。（五）强化使用公务卡结算，补助给到出差人严格落实公务卡管理制，全面采用公务卡结算，不但降低了单位差旅费的周转借款，而且有利于财政资金追根寻源，使住宿费、机票费用等有关费用的渠道更加公开透明，有迹可循。没有通过个人公务卡结算及对公转账的，须附有客观合理的说明，并提交相应的有效凭证以及到所属学校或部门签字盖章，方可报销凭证。对包干人员的出差补助，尤其是对校外工作人员以及学生出差的，均须直接打在出差个人账上，不能让别人代领。（六）引进智能商旅平台引入智能商旅平台后，不但能够提升学校差旅费核算的整体效能，降低了人工核算差旅费的错误率，还便于学校出差教师进行报销，从

10、而避免了其所出具的消费凭证不合法、不合规等问题。现阶段，智能商旅平台已日渐成熟，学校应积极与软件公司建立战略合作，上线差旅报销自动化平台，实现差旅申请、差旅审批、行程预定、报销结算的全方位报销管理。出差人可以通过智能商旅平台一键预定所需的机票、火车票和酒店等，系统自动生成行程单，并与财务报销系统对接。由财务部门与商旅平台定期直接进行结算和对账，提高购票和结算的便利性。通过该平台，差旅人员不仅减少了整理报销票据的时间，还节约了与财务人员的沟通成本，而且也增加了报销的透明度，一些不合法、不合规的行为也被遏制。随着信息技术的发展，引进智能商旅平台是差旅费报销的最终趋势，还在用传统差旅费报销模式的高校应改变思维，可以向已引进智能商旅平台的高校借鉴和学习，进一步发挥财务信息化的优势和作用。