待人接物的基本礼仪概述(doc 35页).docx
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1、待人接物的基本礼仪概述(doc35页)1 .应有的态度如何在公司赢得好印象?除了在公司内打电话、接电话之类的技巧外,还包含将访客带到会客室、递出名片与接收名片的方法,与替别人作介绍等,各类在商业社会生存所不可缺少的礼仪。假如你刚进入公司,影印资料、整理文件,与端茶倒水之类的事,会显得特别的多。或者许你会觉得自己所从事的工作缺乏意义。但事实上,你所从事的工作绝不是琐碎之事。当你接听电话的那一瞬间,你就代表了公司。假使你在电话里显出失礼的态度,对方会认为这是你所任职公司的失礼,有的时候还可能导致谈判破裂,最终失去顾客。2 .客人来访,应起身迎接如君整理资料正在忙得不可开交,如今有位客人走进来。如君
2、腾不出空,只好继续做事,同时坐着向客人打招呼。但是,这位来客见到她的上司便对如君坐着向他打招呼一事,表现出不满的情绪。当然,如君也有她的苦衷,但在这种情况下,不论手上的工作多么繁重,关于访客,都应当站起身来行礼,这是最基本的礼节。或者许如君的心里怀着热情欢迎的办法,但是,在访客心里却不如此认为。假如被客人看到你坐在媾做事,只是把头例行公事般地点一下,那么对方便很自然的有一种被忽略的感受。记得当遇有客人来访之际,不管自己有多么忙,都应站起身来打招呼。3 .要跟访客问好遇到访客,不管在何种情形下,都应抢先向对方问好,这才是正确的待客之道。寒暄时的礼节为身份低的人先问候身份高的人。而关于所有的公司来
3、讲,访客都是居于上位者,因此务必由己方先致问候。因此当见到不认识的访客时,要先行问好。假如当时正与同事站着谈话而没打招呼,或者者来访者是进进出出的业者,就不在此列。4 .鞠躬时眼睛要凝视对方鞠躬大致能够分为二类,即微微的点头致意与常见的敬礼。不管使用哪一种鞠躬方式,都务必遵守基本原则。在鞠躬的开始与结束时,都需看对方的眼睛。不管行多少次敬礼,假如眼睛看着别的地方,这种行为也无异因此忽视对方。此外,太快把头低下或者抬起,都不能算是正确的鞠躬方式。我们经常见到点头哈腰地频繁低下、抬起的公司职员,那绝不是正确的礼仪。鞠躬时应尽可能慢慢地进行。把头低下时,以能在中途作13次呼吸的速度进行就能够了。5
4、.对访客附上一句“让你久等了”当有约好的访客时,大部分的人会说“欢迎光临”!但是,接下来会附上一句“让您久等了”的人,却不多。假设你的身份是来访的客人,假如对方对你说声“让您久等了你会在心里暗想,“原先这家公司很看重我!”。会不可能说这句“让您久等了”,别人对你的评价就会不一致?答案是确信的。当你的上司看到你如此向访客问好后,必定会对你刮目相看。这并不说只能使用“让您久等了”这句话,能够根据不一致的时间与场合,加上额外的话。假如是经常出入自己公司的来者,说上一句“天气这么炎热,您辛苦了!”之类慰劳对方的话,效果也会很不错。没有人会对别人发自内心的关怀话语感受不快,因此应积极地向别人问好。6 .
5、记住访客的基本资料尽管自己所任职的公司名称已在询问台被问过一次,但是过没多久,又被重复问“请问您是哪一位?“任何人都会有不被重视的感受。为了避免使对方产生不快,当听到访客的公司名称、姓名之后,应记录下来,以免遗忘。若将对方的公司名称或者人名弄错,是非常不礼貌的。假如是难以听清晰的名字,就应复述一遍,或者向对方问清晰,以便将正确的公司名称、姓名记住。当有多位来访客时,应以不让访客看到的方式作记录,然后交给公司内的人。假如访客的人数太多,也能够只记下公司名称及其代表者的姓名。7 .引导访客到会客室关于访客,不能用手一指会客室,说一句“请到那里等候”就算完事了。将访客带到会客室,才是应有的礼仪。有人
6、会认为将客人带到会客室,是件简单的事。但我们常看到会有人自顾自地走在前方,而忽略了后方的客人,认为客人会自己跟上来:甚至不管访客是否具有跟来,便径自地往前走去。这些都不是接待客人所应有的态度。一旦让客人产生自己被拖着在公司内到处走的印象,相信他会感到不愉快。正确的方法是:带路时,应配合访客的步调,走在距离对方大约1公尺的斜前方,而这是为了让访客走在走道中的中央。此外,不时回头看看访客是否跟上自己,也是非常重要的一点。8 .不能够貌取人所谓“人不可貌相”,不能由于对方的身材魁梧,就断定他的职务高,也可能存在相反的状况。假如凭外貌来推断对方的职务,有可能闹出很大的误会。当有一位或者者两位客人来访时
7、,根据对方的态度,大致能推断出谁的地位较高:但是当有许多人来访时,就很难分出谁是上司,谁是下属。遇到这种情况,只要确认谁是上司或者负责人就行了。当对方突然来访,没有的时候间加以确认时,不要按照自己的看法随意作出推断。应将他们带到会客室,交给主管去安排。9 .进会客室前先敲门下列是常发生的情形:职员将访客带到会客室,心想里面空无一人,因此将房门打开,却发现里面有人。因此,在进入会客室前别忘了要先敲门。假如有人,里面负责接洽的职员会作出反应,从而避免使访客意外撞见的失礼之举。为了避免失礼,不只限于会客室,包含其它所有的房间,在进去之前都应养成先敲门的好习惯。10 .哪里是上座,哪里是下座将访客带到
8、会客室后,因此务必清晰哪里是上座,哪里是下座。根据会客室的不一致,上、下座也会不一样,但基本是,靠近入口的座位是下座,靠近里面的座位是上座。当拜访其他的公司时,千万别大模大样地坐在上座之上,以免造成对方不好的印象。此外,当访客中的主管随其他人一起进入会客室,或者他已先到并在此等候时,应让他决定把访客安排在哪儿。要是有对方的主管在场,你却在一旁指手划脚地分派座次,就会显得越俎代庖。11 .送茶有一套甫入职场的李君,将总经理的客人带进了会客室,并随后送去了茶水。李君先从总经理那里旁开始上茶。但是,过后他却被总经理叫去训了一顿。总经理生气的原因是“为什么不先送茶给客人?”然而从李君的立场来看,他认为
9、先给远比访客年长、同时地位也远比他高的总经理上茶,是当然之举。然而,正如总经理所说的,这是极大的错误。当有访客时,即使总经理正在接待他,也要将访客当作上位者,请牢记这点。由于与访客相比,就算总经理是公司职位最上者,也处于访客之下。请记住:应先给访客敬茶,然后才轮到本公司的职员。12 .倒茶只倒七分满古人云“鞭长不及马腹”,倒茶也是如此,倒在茶杯里的茶水并不是加得越满越好。为访客准备的茶水,大都是在茶水间倒好再端到会客室里去的。到会客室的距离越长,茶水溢出来的可能性就越大。假如将茶水加得满满的,在端到会客室途中,托盘可能会溅湿。因此,应注意使茶水保持大约七分满。此外,在泡茶往常,应将陶质小茶壶与
10、茶杯烫一下。当有多个茶杯时,为了使茶水的浓度均等,应提着茶壶绕着圈,将茶水分别注入茶杯里。假如主人端出温凉的、泡乏了的茶,任何客人都会感到不满意。特别是在年长的男性之中有很多喜欢喝茶的人。因此细心周到,尽可能将茶泡得好喝,就显得格外重要了。13 .电梯也有上下座之分正如会客室与会议室存在席次差别一样,在电梯内也有上座与下座之分。在电梯内,操作按键的位置是最次的下座,由于站在这个位置上的人,务必按操纵电梯开闭与楼层的按键,扮演电梯女郎的角色。相反,被看作最尊贵的上座位置,是位于操作按键位置的里面,其次是它旁边的位置,再其次是在有按键位置的旁边。在有四人以上乘电梯时,大致也以此为准。当你的上司站在
11、电梯里面的位置时,假如正巧你站在按键的前面,尽管把上司的前面堵住了,乍看显得失礼,但实际上这才是正确的座次。14 .应确认客人离开后再离去根据与对方的不一致关系,送别客人的方式也会有所差异。既有能够在会客室门口告别的客人,也有需要送到大门口的客人。需要送到公司大门口的客人,已经算得上是具有相当分量的VIP了,因此使用这种送别方式绝不能马虎。在大门口送别,自己应拿着客人的行李,在马上分别时再交给对方。千万别在客人刚一转身就连忙往回走,急着返回公司去,由于你不明白客人是否会回过头来,因此应目送客人远去,直到看不见对方的身影为止。在将客人送到停车场时,也应将对方的行李送到车上。首先,务必先为对方打开
12、车门,当客人坐好后再将车门关上。如今,也应目送对方的车子开走,直到看不到为止。15 .等客人离去再离开有一天胜文送客时,在电梯间的前面说了声“您慢走”,当电梯间的门正徐徐关上时,他便迅速走回办公室。但是,这位客人突然想到自己有东西忘了带,因此将正在合拢的电梯门打开,而刚才还在深鞠躬的胜文却已经不在了。他急忙跑到走廊里,却看见胜文正匆匆离开。事后我们才明白,当时这位客人产生了一种受到抛弃的感受,同时感到有些孤立无援。因此在电梯口送别时应停留在那里,直到电梯间的门合拢并开始下降为止。或者许有人认为大可不必如此,但电梯间与在走廊里是一样的,你不明白有谁凝视着你。假如有别的客人看到了如此送别的场景,或
13、者许他会对你所任职的公司另作评价。16 .记得打扫会客室当你从会客室将客人送走后,在做什么呢?是不是觉得暂时还没有约好的客人,就能够撇下会客室而去做别的事?如今,要是有不速之客到来怎么办?由于会客室尚未整理,因此只能暂请他到大厅里长时间地等待。为了避免这种情况发生,记得当客人离去之后,应立即打扫会客室。将茶杯与点心类的东西撤掉,将桌子擦干净,将烟灰缸换掉;此外不要不记得将房门与窗户打开,特别是在客人很多的时候,香烟等不良气味会弥漫在整个会客室。假如就这么让下一位客人进去,容易造成不良的印象。因此会客室应勤加打扫,使之处于良好的状态,不管何时有谁来,都能立刻让他进去。17 .左手持听筒,方便记录
14、当我们讲电话手持听筒时要用哪一只手?可能有人认为用哪只手拿还不是都一样。话虽如此,但假如用左手拿,而将右手腾出来,在打电话的过程中,就能够作纪录、查资料。反之,每次都向对方抱歉地说“请稍等片刻”,并换另一只手拿听筒,就容易耽搁时间。此外,还会让对方留下不得要领的印象,从而对谈话产生负面的影响。为了避免这种不高明的做法,听筒应用左手来拿,并随时将记录本与资料放在手边,以便能迅速地作出反应。18 .做好事前准备,讲电话不怯场通常人认为:透过电话将情况说清晰,大概是一件很容易的事,但实际上却很困难。特别是当对方的地位高,或者所谈之事非常重要时,自己就常会处于一种“怯场”的状态,大脑一片空白。即使没有
15、这么严重,能将情况正确地说清晰的人,也少得可怜。因此,将资讯正确而简洁地传送给对方前,务必先在头脑中构想清晰。假如不能正确地把握何时、何地、谁、做什么、方式、如何?这5W1H,就不能简洁地将一件事告诉对方。在打电话之前,将要谈的内容记录下来,就是简便易行的好方法。假如再将有关此事的资料也准备好并放在手边备查,就完美无缺了。这么一来,即使被对方反问,也能很快有条有理地回答。19 .接电话时,要说声“您好”通常人在接听来电时,习惯性的先从“喂喂”开始应答。但是,在公司内接电话,应拿起听筒后,口齿清晰地说“您好”,再说出自己的公司名称与部门名称“这里是OO公司”、“这里是部在对方报出自己的姓名后,别
16、忘了再加上一句“平日多多蒙照顾,不胜感激”。通常人对这种话通常会很难说出口,由于“自己并没有受到这个人的关照”。但是在商业上,有所谓的社交辞令。即使是与对方初次打交道,假如说一句“承蒙关照二会给对方有更好的印象,结果就会完全不一致。20 .打电话时,务必主动自报姓名当你打电话时应先主动自报姓名,要是连名字也不说,突然说出“请OO先生接电话”,就略显失礼。因此,应在被对方尚未问起“请问你是哪位?”之前,先主动自报姓名。自报姓名时,应将自己所任职公司的名称与自己的姓名,同时告诉对方。我们经常会遇到只说出公司名称,而不报自己姓名的人。确实,我们能够懂得此人想以该公司职员的身分代表,但是却会对接电话的
17、人造成烦恼。由于无法正确转达来电者为何人。此外,假如不明白名字,会对以后的工作带来许多不便,假如自己要找的人不在,还会造成联系困难。21 .私人电话,应长话短说因自己的私事而常使用公司的电话是一件不好的事,因此要尽量少使用公司的电话打给自己的朋友们。但是,关于打来的电话,通常人会认为电话费是由对方支付的,因此不可能增加公司负担。当然,上司不可能对接听一两分钟的私人电话有微词。但是,当变成了长达几十分钟的超长电话时,那就是另一回事了。在公司里,不管哪部电话,都是因工作需要而特地准备的。由于私人电话时间过长,而使公司不能进行重要的工作联系,会使公司带来重大的缺失。因此,也应该长话短说,尽快回到工作
18、岗位上。22 .电话中途断线,应主动打过去我们经常会遇到这样的情形:当通过电话与对方交谈时,电话在中途突然因操作失误而断线。要是情况没有谈完,应由先前打电话的一方重新拨打,以使谈话继续下去。但不能因情况大致已谈完,就对此听之任之。重新拨通之后,再向对方致歉,“非常抱歉,刚才电话中途断线了”。应具备始终由自己主动重打的意识,除非对方使用公用电话,那就另当别论了。23 .电话声音不清晰,怎么办?我们经常会因话声音小而听不清晰,如今,你是否会因此而提高嗓音,大声地说:“对不起,我听不太清晰,请说大声一点?”即使对方的声音的确很小,也要使用如电话的状况不好,因此听不清晰之类的说法。如“很抱歉,电话的声
19、音听起来有点远”,或者“很抱歉,能不能请你再说一遍”,明白无误地反问对方,并加以确认复述一遍。24 .“请稍等片刻“,不宜超过一分钟筱雯在打电话的中途,需要用到资料,因此向对方说了一句“请稍等片刻“,就开始查阅资料。但是,她想要找的资料临时却找不到。过了五分钟后她好不容易将资料搬到了办公桌上,同时终于拿起了听筒,电话却断掉了。由于筱雯拚命地寻找资料,无意间便不记得了时间,而对请对方“稍等片刻”,五分钟大概是太长了。在商业上,“片刻”以一分钟为限。假如过了一分钟,就已经超出了“片刻”的范围,这一点要多加注意。在这种情形下,假如推断出寻找资料需要花费一分钟以上的时间,就须告诉对方“对不起,待会儿我
20、打给您”,再挂断电话,这才是正确的礼仪。此外,即使在一分钟以内重新拿起听筒,也务必说上一句“让您久等了”。25 .电话留言记录,应该注明清晰当在电话上受人之托,转达留言时,务必作记录。看起来大概理所当然,然而却很少人能将留言记录做的完善。尽管有些公司有内部专用的记录格式纸,但在多数公司,受托人只能自己加以整理。在留言条中除了要写明对方的公司名称、部门名称、人名、事由;此外,还应写出接电话者,即你的名字。否则见到留言条的职员,在稍后即使想询问细节,也会因不明白接电话的人是谁而无可奈何。由于业务员等大多出门在外,见到留言条通常已是黄昏时的事了。比如当事人刚从A公司回来,看见来自于A公司的希望与其联
21、系的留言条,慌忙打电话过去,却发现那是早上去A公司之前,对方留下的口信。为了防止出现这类的差错,也务必在留言条上填写接到电话的时刻。26 .电话铃声不应超过三声当电话铃响了好几声,却不见对方来接听时,通常打电话者会觉得烦躁,相信你也有过这种经验。终于,有人接听了,但传来的却是一声很没精神的“喂二接电话应在电话铃响第三声之前。假如如今没空,过了许久才接电话,也应该说声“让你久等了”表示一下歉意,这是最起码的礼节。不管是什么原因千万别让电话响太久,才不可能迟迟没人接电话,而使对方焦躁不安。27 .应确认对方的留言当你从对方那里听到留言后,说声“请让我复述一遍”,并把听到的内容重复一次。如今,关于容
22、易弄错的数字与人名,应使用特别一点的记录方式。比如,将江先生读作“带三点水的江先生”之类,同时有必要确认一下约会的时间是上午还是下午。复述之后,还应附加一句“我叫OO,我将会把您交代的情况转告给当事人”,以使对方放心。此外,假如是自己留言,当对方没有复述时,应将情况很快地重复一遍,并补充一句“能够了吗?二以此叮咛。28 .无法决定之事,应请上司前来处理刚刚进入公司的佩君,不管做什么都大概干劲十足。有一天接到电话时,佩君遇到了她不明白的一件事。她心里想:就这样请别人来听,很没面子。因此,她只是含模糊糊地回答。但是,后来却发生严重的问题,佩君受到了上司严厉的斥责。尽管我们能够懂得她求好心切,什么事
23、都要自己做的心情,但是,如今她应当及早地说一句:“我请负责人来接”或者“关于这个问题,我不太清晰”,然后换成上司或者资深同事来接听。在弄不清能不能让其他人来接听的时刻,只要以能让上司或者资深同事听见的宏亮嗓音,将到目前为止情况的原委复述一下。这样,就能让上司或者同事明白对方与自己在说些什么。因此,不要太逞能,只想凭自己的力量来应付,而要寻求周围人的帮助。29 .当不人不在,应尽早告知当电话打给不在的人时,不能证据随便地问“您有什么事?”由于打电话的对方并非找你,而只想请你尽快地转给当事人接听。假如让对方全面地说明事由之后,再对他说“真不凑巧,当事人已外出“,你就能够想像对方的心情变得多么糟糕。
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