公文格式中极易出现的三种问题.docx

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1、公文格式中极易出现的三种问题格式指的是法定公文外形结构的组织安排，包括结构项目和附属标记，以及这些项目和标记在页面上的安放位置和具体构成。虽然这些要求往往讲的是细节，却是公文具有法定权威性和强制约束力的显著表现，也是保证公文质量和提高办文效率的重要手段。目前，党政机关公文格式标准依据的是2012年修订的党政机关公文处理工作条例(以下简称条例)和同年国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会联合发布的党政机关公文格式(GB/T97042012)。尽管这两个文件出台已经有一段时间，但是执行情况仍参差不齐。常见问题有以下几个方面。一是该具备的要素发生遗漏条例中明确了公文格式18个方面的要素，包括

2、份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等，每一个要素都有其特定意义，发生遗漏可能会引起一定后果。比如，份号是公文印制份数的顺序号，作用是加强文件管理和利用，涉密文件如果未标注份号，会直接影响到文件的分发、查对、清退和销毁。又如，密级应标而未标的情况屡见不鲜，个别单位甚至在直接转发上级单位涉密文件时漏标密级。中华人民共和国保守国家秘密法规定，对应当定密的事项不定密，造成严重后果的，须由有关机关、单位依法对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予处分。二是该调整的要

3、素没有到位2012年条例修订时作出不少重要调整，但是至今有些文件仍旧未作调整。比如，我们经常说的“红头”也就是发文机关标志，已经被统一为两种形式：一是使用发文机关全称或者规范化简称再加上“文件”二字，二是使用发文机关全称或者规范化简称。以xx市委办公厅为例，前者对应的是“中共xx市委办公厅文件”，一般是普发性的下行文；后者对应的是“中共xx市委办公厅”，所有上行文、平行文、下行文都被“一网打尽”。但是工作中，有单位仍在使用发文机关名称加括号和文种的形式，如“中共委员会（通知）”“中共委员会（请示）”。又如，主题词因为以往存在乱标、滥标现象，无法真正起到提高查找效率的作用，已经被取消，但现在少数

4、文件的版记上依然存在。三是用法有待进一步准确规范对于一些最基本的要求，有些单位落实情况也不尽如人意。比如，标题一般应当使用2号小标宋体字，但是字体字号不合规定的情况仍然不少，有的文件甚至在一个标题中出现两种字号；标题回行需要做到语意完整、排列对称，但是有的文件却将诸如“教育实践活动”“规范性文件”这样的特定词语分跨上下两行，或者是将虚词作为下一行的第一个字。又如，正文一般应用3号仿宋体字，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层次用注。但实际工作中字体字号不规范现象时有发生，特别是当多个单位的来文同时呈报时，不规范的页面会分外显眼。其实，格式问题说起来都不复杂，标准早已明确，整改也不困难，关键在于是否重视。正如习近平总书记在所著的之江新语所指出，小事小节是一面镜子，能够反映人品，反映作风。公文格式看似简单，却也从一个方面反映出办文部门的工作作风，一旦出错就会直接影响到各方面对于文件质量的印象、对于发文单位的认可，不利于今后文件执行和工作开展。所以，我们一定要站在作风建设的高度，严谨细致、精益求精，抓小抓实、坚持不懈，从严把好格式关。