办公室人员管理制度.docx

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1、办公室人员管理制度(一)办公室文件收发管理规定1、收文处理程序(1)文件收到后首先在收文记录本上进行登记，然后在收文处理纸上注明来文编号、收文日期、来文机关、来文字号、文件标题。(2)将文件递交项目部主管领导阅批，根据领导阅批意见交办理单位(人)办理后存档。(3)收文阅批权限为项目部主管领导。(4)收文处理根据领导阅批意见进行，如需发放一般按谁办理谁发放的原则。2、项目部发文操作程序：1)、拟稿主办单位在发文稿纸上签上拟稿人姓名，并注明：(1)主办单位；(2)事由；(3)附件(没有则为空)；(4)主送单位：(5)抄报单位：(6)抄送单位(没有则为空)；2)审核及签发：由部门主管审核签字，由相关

2、项目部领导会签、主管经理、总工签发。3、文件发放文件经办公室统一编号后，交文印中心打印，经行文起草人核对无误后加盖工程项目部公章，由行文部门装订分发，并做好登记。上行文件一般以传送和邮递方式送达，并在发文纸上登记。（二）经理办公会制度：为了进一步贯彻执行项目经理负责制，加强对整个工程的管理,保证工程项目部施工生产等各项工作的顺利进行，特制定经理办公会制度如下：1、会议时间：经理办公会每半月召开一次。2、参加会议人员：经理、副经理、总工、副总工、各科科长、各队队长、办公室主任。3、会议程序和内容：D各科汇报施工计划完成情况、财务状况，物资库存及采购等工作。2）提出下一步工作的设想，实现设想的措施

3、。3）通过有关组织机构、人员变动事宜。4、注意事项：1）开会期间与会者不接打与工作无关的电话；非紧急情况，与会者不得随意出入。2）凡不能到会者需事先请假。5、本制度自发布之日开始实施。6、会议记录由办公室负责。（三）打印管理制度及职责：1、打字室只供工程项目部所属各单位，复印打字使用。2、各部门需要打字复印，需经工程项目部办公室批准并办理登记手续。3、做好打字机、复印机、打印机等的维护工作，保证各种文印设备，始终处于最佳工作状态。4、打字要熟练，保证打字复印资料的规范、清晰、整洁。5、严格履行办公室签发打印手续，坚守工作岗位，及时完成办公室交付的打印工作。6、掌握汉语语法，标点符号的使用等语文

4、知识。7、及时完成办公室主任交办的其它工作。（四）公章使用管理制度：1、工程项目部公章由办公室统一管理保存。各队、各部门对外联系需要盖公章时，先经副总以上领导同意签字，或口头电话通知办公室，由办公室登记后盖章。2、各职能部门公章必须由各职能部门负责人保管，盖章时履行登记手续。（五）机动车管理办法：综合办公室的机动车辆主要是为公司领导及工程项目部的施工生产服务。为了有效、合理、安全地使用车辆，保证施工生产的需要，降低费用，综合办公室机动车辆管理办法如下：1、各单位用车应向综合办公室提出书面或口头申请。司机应凭办公室开具的出车单和口头命令出车。否则，司机可拒绝未经批准的出车要求。2、用车单位及司机

5、必须对安全负责，用车单位不得以任何借口唆使司机违反交通规则，严禁司机酒后开车，不准开“英雄车”“赌气车工司机因个人原因违章罚款，罚款费用自负。为保证交通安全，在高速公路每小时车速不得超过120公里；在一级公路每小时车速不得超过100公里；在一级以下等级公路，每小时车速不得超过80公里。3、因交通事故造成的伤亡，应立即抢救伤员，保护现场，报告交通管理部门，向单位领导汇报真实情况，不得隐瞒事故情节。事故发生后，必须按“四不放过”的原则进行分析、调查、处理和制定防范措施4、司机不得私自将车借给他人驾驶。5、严禁司机疲劳开车，开车过程中严禁使用手机。6、司机每次出车前应对车辆进行检查，保证车辆处于良好

6、的技术状况。司机在不出车期间，应对车辆进行保养维护，保证车辆随时可以出驶。车辆需修理时，司机应说明故障，经领导同意，到指定的维修厂修理。车辆大修或更换重要零部件，应向总公司有关部门提出申请，经领导批准后方可执行。司机应将车辆停放在指定的车库内，因乱停乱放造成的经济损失由司机本人承担。7、综合办的司机应敬业爱岗，树立良好的职业道德，要安全正点，随叫随到，服务要文明礼貌，热情周到。8、下列情况综合办公室予以安排出车：1）工程项目部领导用车；2）对外接待用车；3）处理紧急、突发事件用车；4）抢救伤病人员用车；5）公司组织的会议、检查用车；6）各生产施工单位因生产施工急需用车；7）其它施工、生产、经营

7、管理活动所必需的用车。9、各用车单位及个人使用车辆时应事先预约，以便办公室分轻重缓急，统筹安排。两个部门共同使用一部车辆时，应互相协商，互相照顾。各用车单位应自觉控制用车时间，车辆返回公司时应通知综合办公室。10、综合办公室要逐步加强车辆使用的经济核算，控制各项费用的支出。建立、健全费用控制及核算办法，力争以较少的投入获得较满意的使用效果。11、工程项目部各单位应加强对职工的思想教育，保持和发扬艰苦奋斗的优良传统，在车辆使用上不讲排场，自觉进行，自我约束。（六）业务招待制度为规范项目部业务招待工作，合理控制费用，特制定业务招待制度。一、申请：任何部门和个人不得直接进行业务招待。因公需对外招待，

8、应事先填写“就餐申请单”，注明事由、人数，由主管经理批准并通知办公室安排，紧急时可请示主管经理，由主管经理电话通知办公室，事后招待部门及时补办申请手续。二、标准：招待费用标准见“就餐申请单”（附表）。三、报销：业务招待费必须持正规发票、申请单，由办公室主任审核、主管经理批准方可报销。工程项目部就餐申请单年月日申请部门部门领导签字申请事由人数标准（元）综合办意见主管经理意见注：就餐标准（元/10人）：1、省公司等上级单位来客，300；2、公司级领导，150-200；3、一般工作人员，50-100o（七）通讯费管理制度为满足项目部工作人员通讯需要，又要达到控制通讯费用，减少费用支出的目的，实施如下

9、通讯费管理制度：一、固定电话、传真机由办公室统一核定各部门固定电话和传真机的费用标准，负责按月向通信公司交纳费用，并在项目部范围内予以公布，超标部分从部门当月奖金中扣除。二、手机、小灵通手机（含小灵通）费用报销范围及标准是：1、项目部经理、书记、总工，每人每月350元；2、项目部中层干部，每人每月150元；3、施工队专责工程师，每人每月100元。三、手机费用报销：一季度报销一次手机费用。持正规话费发票，本人签字、办公室主任签字，经主管项目经理签字后方可到财务科报销。超出标准部分个人自负。四、要求：手机（含小灵通）使用人工作时间及值班时间必须保持联络畅通，对因联络不畅延误工作或造成不良后果者，办

10、公室可请示经理不予报销，并通报批评。（八）办公用品、办公耗材管理制度为规范办公用品、办公耗材的采购、保管和领用管理，便于项目部办公工作的顺利开展，本着节约的原则，特制定本制度。第一条：文具及办公用品、日常消耗品包括：圆珠笔、签字笔、铅笔、橡皮、稿纸、工作笔记本、文件夹、文件盒、胶水、透明胶带、图钉、曲别针、大头针、订书机、订书钉、直尺、单面刀片、剪刀、电池、拖把、苕帚、脸盆、纸杯等。第二条：文具、办公用品、日常消耗品统一由办公室采购、保管、发放。第三条：文具、办公用品、日常消耗品领用发放的标准按每人每月5元钱控制，办公室每一季度（或月）按各部门的实有人数发放标有内部面值的物品领用券，单位凭券到办公室领用物品。第四条：项目部组织的大型会议、活动、完成上级及有关部门布置的工作等，一次需用文具、物品数量较大时，可由主办部门写出申请，说明原因，经主管经理批准后，方可交由办公室采购、发放。第五条：本制度所称的办公文具、办公用品、日常消耗品不包括微机耗材、打印、复印费用，不包括毛巾、肥皂、洗衣粉等劳保用品。第六条：本通知自行文之日起施行，由办公室负责解释。