事业单位人事档案管理存在的问题及对策建议思考.docx

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1、事业单位人事档案管理存在的问题及对策建议思考人事档案记录了个人信息，是单位选人用人的主要依据,也是人力资源管理的重要内容。近年来，随着市场经济体制的发展和完善，传统的人事档案管理理念、制度和模式暴露出弊端，必须进行创新和改革。对事业单位而言，人事档案资料具有参考、凭证、依据的作用，在转正定级、申报职称、办理社会保险等工作中均要使用档案。新形势下，通过信息资源整合与开发利用，提供优质的档案信息服务，成为人事档案管理的发展方向。以下结合工作实践，探讨人事档案管理的创新与服务模式的改革事宜。一、人事档案管理工作创新改革的必要性（一）适应事业单位体制改革需要。随着时代的发展,事业单位体制也在深化改革，

2、改革的前提是了解单位发展历史，通过查看工作报告和档案信息，为改革工作提供决策支持。这其中，人事档案扮演了重要的角色。然而，传统的人事档案管理模式不再适用，甚至会为改革工作带来阻碍。创新管理工作，就是结合实际工作需求和特点，采用新理念、新技术、新方法，提高档案管理效率，从而加快事业单位的改革进度。（二）满足档案信息化发展的趋势。信息技术的发展和普及，已经走进人们的日常生活中。在档案管理领域，传统的纸质档案逐渐被电子档案取代，不仅方便档案资料的查询和使用，而且能延长保存时间。基于此，创新人事档案管理工作，满足档案信息化发展的趋势，要求单位充分利用计算机、互联网、大数据等技术，为人事档案的保存、检索

3、、使用提供服务，充分发挥电子档案的优势。（三）促进人才在单位岗位间流动。事业单位进行人事档案管理，对于领导干部、专业人才的选拔和任用具有重要作用。对管理服务模式进行创新，一方面能对人员的经验、能力、特长进行分析，明确岗位职责，激发人员潜能，达到人尽其用的效果。另一方面，从人事档案的收集、整理等细节入手，助力单位更好地开展人才服务工作，促进人才在单位岗位间流动。（四）提高人事档案的利用价值。新公共服务理论从市场和经济学的角度出发，对行政理念和价值进行重新塑造，建成一套新的理论体系。该理论强调：事业单位应为公共利益服务，服务是工作核心。相对应的，人事档案管理工作，也应该突出服务这个核心。创新人事档

4、案的管理和服务模式,首先要对档案资料进行深度整合开发，提高人事档案的利用价值，更好地服务于单位人事工作，发挥出事业单位的职能作用。二、事业单位人事档案管理现存的问题（一）管理理念滞后。档案管理工作的开展，对管理者和事业单位均产生了正面影响，认识到档案的重要价值。但是，相比于其他业务工作，档案管理的投入仍然不足，尤其管理理念滞后。具体表现：1.管理者对于人事档案的管理，停留在档案接收、保存层面，并没有进行开发利用；2.业务工作和档案管理完全分离，未将档案管理纳入年度规划，只是被动性地提供档案信息查询服务；3.档案信息收集不全面，影响后续开发管理工作，并对绩效考核、档案资源整合等带来困扰。（二）管

5、理不够规范。人事档案管理工作不够规范，其原因主要有两个：1.管理机制落后。单位内的档案管理制度不完善，难以落实日常管理规定，例如一些单位的奖惩制度缺失，管理者工作创新缺乏动力，习惯沿用传统的管理制度，出现管理不规范、不科学的现象。2.管理方法落后。人事档案涉及的内容较多，其中包括人员个人信息，具有较强的隐私性。对人事档案资料进行管理时，应该划分涉密等级、设置访问权限。因单位的技术手段应用不足，配套管理制度缺失，影响实际工作效率，造成管理不够规范的问题。（三）信息化程度低。相比于纸质档案，电子档案具有许多优点，事业单位为了满足改革需求，加快了信息化建设速度。但是，信息化程度低的问题尚未完全解决：

6、L部分单位依然采取人工管理模式，档案数据不全，不仅更新较慢,而且查询时困难大。2.单位引进了信息技术设备，但在实际应用环节缺少人才支持，数据采集、整理、存储、维护等环节存在问题，没有发挥出信息技术的优势。3.系统安全风险大，缺少必要的防御手段，因内部控制、安全防护不到位,存在档案信息泄露、黑客攻击、病毒入侵等风险。（四）服务功能欠缺。事业单位的职能转变，并非一朝一夕就能完成的，从管理者变成服务者，不仅需要外在形象的转变，更需要主观意识上的转变。目前的主动服务制度欠缺，现有服务流程和档案利用需求不相符，提供的档案服务质量差、体验差，服务模式的改革阻力大。例如：单位领导的思想守旧，没有认识到人事档

7、案的服务功能，相关的宣传工作不到位，管理者的管理活动受到影响。（五）专业人才不足。L事业单位从事档案管理的专业人才数量少，不少基层岗位由实习生或兼职人员担任，因缺少必要的知识和技术，档案管理质量不高。2.人事档案的内容本身比较复杂，人员频繁流动造成传递、审核不规范等现象，进一步增加了管理工作量，这也是影响管理质量的一个原因。3.缺少专业档案管理人员，不利于新技术、新方法的推广，给档案信息化建设带来阻碍。三、人事档案管理创新与服务模式的改革途径针对以上问题，结合事业单位人事档案的特点和管理需求，我们从理念、流程、技术、服务、人员五个方面提出针对性措施，助力管理创新与服务模式改革。（一）更新管理理

8、念。针对管理理念滞后问题，应更新管理理念。1.变被动管理为主动管理。新时代背景下，管理者应树立主动管理的理念，将人事档案管理和人才建设、日常业务、发展决策相结合，深入挖掘档案信息的价值，提供完善的信息保障。2.注重团队协作。管理者以个人为单位开展人事档案管理工作，虽然满足信息采集和保存利用的要求,但服务功能没有发挥出来。管理者应从档案资源开发的角度入手，围绕管理、技术、行政岗位，组建人事档案管理团队，以团队为单位开展管理工作，为单位发展提供数据支持。3.强化部门沟通。人事档案管理过程中，档案部门应和其他部门加强沟通，消除部门壁垒和信息孤岛，实现信息资源的互联共享。遇到管理困境时，从其他部门获得

9、帮助和支持，推进档案管理体系的创新，提高管理效率和质量。（二）规范管理流程。针对管理不够规范的问题，应规范管理流程。1.健全管理制度。事业单位建设人事档案管理制度条例时，可以从国内外先进的管理经验中汲取养分，寻找成功的管理方法为我所用。例如：对电子档案进行整理时,严格执行规章制度，保证信息的真实性和完整性；如果电子档案需要长时间保存，要和纸质档案同时归档；具有保密要求的档案，应采取合理的保密技术手段等。2,优化管理流程。人事档案管理工作的顺利推进，需要有整体规划，要求管理者深入分析部门特点、发展目标，开展调查论证工作，建立可行的管理计划方案。以电子档案的管理为例，建设信息化管理系统时，应兼顾时

10、效性、灵活性、可拓展性，才能对管理流程进行梳理和优化，改善档案使用者的体验。（三）推广信息技术。针对信息化程度低问题，应推广信息技术。1.建设人事档案数据库。结合事业单位的规模，确定数据库的架构和功能；前期准备时应收集、完善人事信息，作为建立电子档案的基础，利用数学模型测试可能存在的管理问题；然后对问题进行总结和处理，不断完善数据库,从而提供更好的管理服务。2.加强信息化宣传。大数据时代，信息技术不仅用在人事档案的管理上，还能用在其他类型档案的管理上，以及单位日常业务活动的管理上。基于此，应大力宣传信息技术的优势，充分利用宣传栏、官网、微信公众号等媒介，营造出良好的信息化环境氛围，对职工产生潜

11、移默化的影响，积极配合信息化建设。3.落实安全管理工作。将信息技术应用在人事档案管理中，虽然提高了效率和质量,但也带来了风险隐患。第一存储安全方面，采用备份和恢复机制，数据丢失能及时找回，保证档案资源的完整性。第二使用安全方面，将单位网络分为内网和外网，调用人事档案时需要使用内网；外网用户需申请账号、密码，数据库设置访问权限。（四）完善服务体系。针对服务功能欠缺问题，应完善服务体系。1.利用人事档案开展线上、线下服务时，单位可在档案法、档案工作条例的指引下，编制人事档案服务手册，为服务工作的开展提供政策保障。同时，对管理者进行培训，转变服务意识，采用标准化、精准化的管理方法，为档案使用者提供良

12、好的服务体验。2.对服务方式进行创新。在单位领导的带头下，组织档案管理部门所有人员，以利用率较高和职工需求密切相关的档案为核心，开通就地查询、馆社联动、全区通办等服务项目，提高档案资源利用率，促使档案资源惠及更多人。3.建立并完善人事档案的服务制度，从安全保管、开发利用等方面入手，确保服务制度和实际工作需求相吻合。（五）提高人员素养。针对专业人才不足问题，应提高人员素养。L专业人才招聘环节，应按照单位人事档案管理的实际要求，对人才提出对应的要求，既要有扎实的理论知识，又要具备必要的技术技能，同时有良好的人际沟通能力、团队协作精神等。2.现有管理团队“传帮带”。新职工的优势是工作热情高涨，具有较

13、强的创新意识；老职工的优势是管理经验丰富，掌握了一定的工作技巧。通过老带新、熟带生，可以提高整个管理团队的综合业务能力。3.根据人事档案管理工作的要求，单位应定期组织档案管理者进行培训学习，从理论知识、技术方法、职业素养等多个方面入手，采取多样化的教育形式，例如讲座、竞赛、进修等，激发管理者的主观能动性。四、实例分析以某高校为例，对人事档案管理现状进行梳理，明确存在的问题，分析问题原因，并提出针对性的解决对策，以创新人事档案管理、改革服务模式。（一）存在的问题。某高校属于公立大学，是省属工科类高等职业院校，人力资源管理采用聘用制，人员流动逐年递增，导致档案管理工作难度提高。目前存在的问题主要有

14、:L为了争夺人才，档案重建现象时有发生，导致部分流动人员出现一人多档的情况，不仅影响相关规定，而且带来人力管理风险。2.档案资料收集不完整，在应届学生中，档案材料缺少项目有：学籍材料、党团材料、报到证等；在工作人员中，档案材料缺少项目有：离职证明、工资表、聘用合同书等。3.档案利用率不高，一是定期存放职工个人档案材料，没有全部进行数字化处理；二是档案具有保密性，查阅使用限制多，审批手续繁琐，尚不能提供高效的查询服务。4档案管理过程中，没有突出服务功能，管理者被动提供服务,缺少必要的激励措施，服务时缺乏热情、责任感不强，没有全身心投入档案管理中。（二）原因分析。针对以上问题，分析原因在于：1.档

15、案管理意识淡薄，分散管理和多头管理存在弊端，导致监督工作不到位，影响人力资源的合理配置。2.管理制度本身滞后，以档案代理制度、管理制度双轨制为例，负面效应产生双重标准，一旦出现大范围人员流动，档案转移时会出现混乱。3.管理方法长期未更新：一是缺少长期性的规划布局，二是硬件设备跟不上，三是缺少复合型管理人才。4.管理工作执行过程中存在不规范现象。（三）解决对策。结合该高校的实际情况，在人事档案管理中制订的解决对策如下：1.完善管理制度体系。一是调整收集范围，完善收集制度，保证人事档案资料的完整性,做到材料齐全、系统成套、数量适当。二是保证档案材料的真实性与及时性，做好审核工作，严格按照要求转递人

16、事档案，履行移交手续。三是规范管理，避免错放他人档案，清理重复或不需归档的内容，存档材料放原件，归档手续要完备等。四是利用信息技术对档案开发利用，将档案材料数字化，实现人事档案纸质和数据格式共存；做好网络信息安全工作，对有档案保管权利的部门设置访问权限，通过网络调阅档案。2.建立服务管理模式。一是树立公共人事档案理念，档案材料尽量全面反映出当事人的技能、品德、绩效、廉洁等信息，为单位及个人提供便利服务。二是创新服务模式，档案使用不再局限于单位的人事管理部门，可以在政策允许范围内探索社会服务化管理模式。三是在政府主导下，建设高校人事档案中心，政府、高校、档案管理中心通过分工协作，更好地发挥出人事档案的社会服务功能。五、结语综上所述，创新人事档案管理方法、改革服务模式，是人事档案管理工作的必然发展方向。文章结合目前档案管理存在的问题，从更新管理理念、规范管理流程、推广信息技术、完善服务体系、提高人员素养五个方面提出应对措施,为档案的开发利用奠定基础，促进档案管理水平不断提升。