当前高校办公室行政管理中存在的问题及对策建议思考.docx

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1、当前高校办公室行政管理中存在的问题及对策建议思考高校作为聚集人才的主要场所，在教育管理方面要重视科学制度的制定和规划，培养出更多优秀人才，为国家的繁荣作出贡献。在高校行政管理工作中，办公室人员的职责是把学生、学院、学校联系在一起，为学生的利益提供保障,进而推动学校得以良性发展。但是，目前我国高校办公室的行政管理工作还存在着一些问题，因此必须通过各种途径来不断提高行政人员的管理水平。基于此，本文以探索高校办公室行政管理能力提升路径为主，从管理的内涵、重要性、管理问题及策略分析等多个方面展开研究。一、高校办公室行政管理能力的内涵高校办公室是高校行政工作的一个重要组成部门，工作内容直接贯彻于学校的整

2、体运作体系，作用是协调各个部门,为师生提供服务，汇总师生的意见，向上级汇报；把上级所要表达的情况传达给师生；在与外界企业及其他高校进行交流与合作的同时，也要为合作做好充分的准备工作。行政管理工作是指按照国家有关法律法规，对机关和其他公共行政单位进行依法管理，通常以组织目标为中心，通过充分沟通和协调，及时解决有关问题，以达到高效的管理效果。高校办公室要想达到预期办学目的，必须加强其管理功能，提高职员管理水平，这不仅有利于我国经济和社会的发展，还能为高校提供高质量人才服务，也是当前我国高等教育发展的时代需求。二、高校行政管理能力提升的重要性提高高校行政管理水平可以协助学校形成一个完善的管理体系，让

3、内部管理水平和效率得到进一步提升的同时实现高校的规范化管理。所以，高校办公室要予以高度配合,提高管理体系的规范性，让目标策划和内部管理措施等工作落实到位，才是符合时代发展的标准需求，才能更好地推动教育事业的发展。要想真正解决这些问题，必须重视目标的实现和各方资源的统筹、整合，提高行政管理水平，有利于解决各类问题，为学校培养高素质的人才。三、当前我国高校办公室行政管理中存在的问题目前，我国许多高校办公室行政管理工作还存在问题，这些问题不仅影响着学校的发展，而且还会降低学校的工作质量，亟待管理人员重视并制定出解决策略，常见问题如下：（一）缺乏科学的管理方法。高校办公室的行政管理工作流程复杂，例如管

4、理学生档案、教学、学籍等，由于工作人员在日常工作中的管理重点是系统，没有明确主次和职责,这就导致办公室工作人员的工作状态非常混乱，无法满足新时代背景下对高校管理的发展需求。与此同时，办公室工作人员缺乏大局意识，对办公室行政管理工作没有精准定位，缺乏科学的管理方法，行政管理工作质量亟待提升。（二）对高校办公室行政管理工作认识不足。高校办公室行政管理工作是否得当，直接关系到学校的各项工作能否顺利开展。长期以来，高校办公室工作人员由于缺乏对行政管理工作的了解，无法协调各方关系，阻碍了学校各项工作的正常进行，无法充分发挥出办公室行政管理工作的作用，失去了开设这个职位的真正意义。（三）办公室工作人员业务

5、水平偏低、主动性不足。高校办公室行政管理工作涉及多个部门，具有灵活性、随机性和偶然性，目前还没有形成一套固定的工作方式，耗费的时间和精力较大。而且许多行政管理人员都是从别的部门抽调过来的，属于“经验型”人员，对业务管理缺乏专业的能力。在处理办公事务时无从下手，长期如此，会导致工作人员丧失对工作的积极性和主动性。从整体上看，我国的行政管理人员普遍缺乏专业素养，难以处理复杂的办公事务，这是导致高校办公室行政管理工作陷入停滞的主要原因。（四）高校办公室制度规范欠缺。为提高工作效率，高校办公室不仅要及时进行硬件设施的升级和采购，而且要健全相应的规章制度。在日常工作中，办公室负责的工作主要包括接待、传递

6、、会议、通知、宣传等，由于工作人员不明确个人职责，且职能存在互相交叉的现象，一旦发生问题，就会出现工作人员相互推诿的现象，不仅无法迅速解决问题,还会影响办公室行政管理工作效率。（五）领导忽视办公室行政管理工作的重要性。部分领导在安排工作时，没有为办公室行政管理工作创造有利的环境，常常是临时委任，而忽视了管理的内涵。这一现象在部分高校的管理中十分普遍，使办公室行政人员在开展工作时常常处于尴尬的境地，究其原因，主要是学校领导不重视行政人员工作，临时交办的任务具有很大的随意性，致使其他安排好的工作没有落实到位。四、提升高校办公室行政管理能力的具体路径（一）构建完善的高校办公室行政管理体制。要想使高校

7、办公室行政管理能力不断提高，必须建立健全、规范的工作机制。以高校目标为核心，把社会各用人单位办公室、各职能部门和校区办公室整合在一起，形成一整套办公室管理体系，才能不断提升办公室的管理水平，从而实现办公室之间的上传下达。（二）加强办公室各部门之间的协调与合作。高校办公室之间是否存在着科学的层级划分，能否协调协作，能否达到共同的目的，以及如何相互协作，都会给高校办公室的行政效能造成影响。上级办公室要向下级单位传达明确的工作要求，下级单位要认真贯彻执行，把工作落实到位。对下级办公室来说，要把上级办公室和领导交办的各项工作都认真完成，决不推诿扯皮、敷衍了事，对所有工作都要有落实、有举措、有回音。要实

8、现高校人才培养、建设服务经济的目的，各个部门要积极配合，与用人单位办公室保持充分的沟通和联系，积极做好协调，尽量达到高校办学的目的。（三）科学组合办公室行政管理要素。高校办公室行政管理包括办公时间、办公条件、人员等，要合理组合办公所涉及的信息、资金、资料和人力资源，才能充分发挥出行政人员的管理功能。根据某种模式，把不同的因素结合在一起,这样的组合方式更具备科学性，才能有效提高高校办公室的行政效能。在整合及对接办公室行政管理要素时，要充分考虑到人力资源要素的重要性，使其与设备、资金等相匹配。为此,高校要不断提升办公设施水平，引进先进的办公设备，促进办公室行政自动化管理水平的提升，并提高工作人员的

9、操作能力。另外，还应注意合理调整办公室员工与其他因素的比例，以便在一定的投入条件下，持续提升办公室的行政效能。在办公室行政工作中，工作人员应不断增强时间观念，比如在毕业生就业、新生接待等时段，积极调动各类要素，及时投入。在行政工作中，要有“能效”意识，即要减少重复劳动，简化整个工作流程和缩短工作周期，充分满足广大师生和员工的教学研究。（四）不断提高办公室人员的综合素质。高校办公室行政管理人员要树立服务意识，打破传统的行政思想，以提高工作热情和工作积极性，服务于全体师生，推动大学办学目标的实现。提高高校办公室的高效行政能力，应当着眼于挖掘人才的潜能，调整办公室工作的协调状态、激烈程度、素质和数量

10、，建设一支高素质、服务意识强的办公室行政管理团队。首先，要按照办公目标的需要，对办公室人员进行适当调整。高校人力资源的投入能够有效提高高校的产出效率和行政管理能力，但行政管理水平与人力资源的投入并不是呈线性关系，而是被高校规模、工作量等诸多因素所制约。所以，要坚持适度集中原则，合理安排办公室人员数量，确保所有人员都能具备合理的工作量，从而激发员工的工作热情,减少人力资源的浪费。其次，要达到边际产出，必须合理分配办公室职员，即保证所有部门职员的人数在合理范围内，使内部和外部的办公制度得到协调。在不同的办公区域，同一办公人员的边际产出存在差异，这是因为不同的办公区域存在着人员短缺、管理水平和效率差

11、异，从而对边际产出产生一定的影响。行政办公人员所掌握的专业技术与行政办公的专业技能之间存在着一定的差距，因此，要使之达到最大限度的边际产出，就需要对行政人员进行合理分配，持续优化高校内部组织结构。最后，高校要加强对办公室人员的再培训和二次教育，使其专业能力和综合素质得到有效提高。办公室人员还应对经济法律、公共关系、电脑技术和所属部门的专业知识有一定的了解，能够做到公平、合理、主次分明、计划周密、执行有效地去解决问题。还应具备协调、化解各类矛盾、处理各类关系的能力，通过不断总结来形成一套科学的办公室行政管理方式。（五）提高薪资酬劳水平。1.提高固定薪资标准。固定薪资是行政管理人员的一种保障需求，

12、而工资水平的稳步提高则会对人员产生积极的激励效果。因此，人力资源部要及时了解同级院校的薪酬标准、本市经济发展状况。然后，针对不同岗位、工龄、级别、绩效等情况，提出个性化的固定工资标准，例如薪酬模式可以考虑引入高弹性或宽带等形式来制定薪资；经过多次协商和民主投票，每个年度都会提高行政人员的固定薪酬标准，包括基本工资、津贴、五险一金等，确保他们的工资和收入在一个合理的范围内，以减少对管理人员的不满和负面情绪。2.调整浮动薪酬比例。浮动薪酬能有效地激发行政人员的工作热情和工作积极性，但要注意到管理人员之间的等级差异和分配比例之间的关系。以广西某民办高校为例，在绩效奖励方面，该校将评价的等级划分为优秀

13、、良好、合格、基本合格、不合格5个等级，其中，辅导员的评估比例为：学生满意度测评（40%）、学院考核（40%）、学生事务部考核（20%）；行政人员绩效考核比例为：思想品行（20%）、工作业绩（70%）、勤勉程度（10%）。另外，根据考核级别，对业绩奖励系数进行调整，优秀员工将获得150%的业绩奖励；工作表现良好的员工将获得130%的业绩奖励；达到合格线以上的员工将获得110%的业绩奖励；基本合格的员工将获得90%的业绩奖励；未达到合格线的员工将获得70%的业绩奖励。通过对绩效考评等级的调整和提高绩效奖金的差异，可以让优秀的员工得到更好的物质回报，同时也可以激励他们的工作积极性。（六）构建办公室

14、激励机制。合理、高效的员工激励机制能够持续激发办公室行政管理人员的工作热情，对提升组织的生产能力有积极作用，科学划分好内部人员的利益、职责、权利范畴，并采用招聘考核的方式选拔出具备一定综合素质和工作能力的人员。同时，要改进内外环境，优化劳动关系，激发出办公室人员的创新能力和工作热情。比如，高校可以通过实施岗位聘用制度、绩效薪酬制度等方式，对其予以适当的激励，加强业绩考评，注重质与量相结合，将师生满意度纳入评估标准，行政人员进行考核评价，提升工作热情，从而达到奖勤罚懒、优胜劣汰的管理目的。通过这种制度设计，可以激励行政管理人员不断提升对自身的要求,从而增强主动学习的欲望。同时，提升办公室行政管理

15、人员的能力和素质，一是注重强化现代科技的训练，注重信息收集、传递、整理、分析、计算机办公系统应用等方面的能力；二是全面提升稿件草拟、待人接物、处理突发事件、防范风险等方面的能力和素质。（七）完善岗位管理体系。L规范职务晋升机制。职务晋升不仅可以提升行政管理人员的薪酬待遇，还可以让他们在心理上获得他人的尊重和认可，进而满足管理人员的物质和心理上的需要。但是，由于学校的晋升机制缺乏系统性和客观性，使职务晋升的激励效果下降。所以，要进一步完善人才选拔、使用和评价体系，构建科学合理的晋升机制，才能有效激发行政管理人员的工作热情。首先，制定行政岗位职能说明书，使行政人员能够理解与其发展相适应的职业规划和

16、岗位匹配度。其次，要有一个清晰的晋升标准，需从晋升人员的品质、专业资质、能力、考核等级、工作年限、经验等进行评估，并确定相关任职细则，这样才能让竞聘提拔变得更有说服力。最后，通过民主测评、专业化笔试、结构面试等多种形式对应聘者进行德、智、绩、能、勤等全面考评，从而实现职位的公正化、科学化。2.实施岗位调整制度。当前，高校行政管理人员面临着晋升竞争激烈、晋升机会稀少、晋升职位不足等问题，因此，必须实行岗位调整机制，激发学校内部的“绘鱼效应采取岗位调动、轮岗交流等方式，既可以解决“僧多粥少的问题，又可以使行政管理人员在合适的岗位上发挥才能，为以后的职务晋升打下坚实的基础。行政管理人员可以在每个年度

17、末期，结合个人特点、专业技能、工作表现等情况，将转岗申请（包括目标部门和岗位）提交给人力资源部门和转岗单位。之后由相关部门进行全面审核和综合考评，从中挑选出优秀的申请者，以平级转岗调动到有关部门或教学单位。实行“岗位调整”不仅可以满足行政管理人员的发展需要，而且可以解决个人特征与岗位职责不相适应的矛盾问题，使他们真正发挥其内在价值和潜能。五、结语要想切实提高高校办公室有效行政管理水平，只有重视理论与实际相结合，强化内部人员的综合素质管理，才能顺应时代发展，协助高校实现办学目的。提高有效行政管理水平，重点在于构建一支高质量的行政管理队伍，不断促进高校各项事业的良性发展，并全面地推动高校内部开展科学管理，为全校师生和员工提供更多有效服务，为高校教育事业蓬勃发展打下良好基础。