档案信息化管理制度.docx

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1、档案信息化管理制度一、档案管理制度的基本原则1、合同档案管理实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案完整、完全和有效利用。2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。3、各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理。二、档案信息化管理制度（通用10篇）在社会发展不断提速的今天，制度的使用频率逐渐增多，制度是指一定的规格或法令礼俗。那么制度的格式，你掌握了吗？下面是小编为大家整理的档案信息化管理制度（通用10篇），仅供参考，希望能够帮助到大家。

2、第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保

3、存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。第十二条本制度从XX年一月一日起执行。1、目的对客户资料进行有效管理，及

4、时对顾客需求与信息进行沟通，确保顾客满意，客户档案管理制度。2、范围适用于顾客的信息管理、产品质量跟踪、顾客投诉、顾客满意度管理等。3、职责3.1 营销总公司负责客户档案管理、产品质量跟踪、顾客投诉处理、顾客满意度调查等组织工作;3.2 各部门、各矿负责协助销售部完成各项顾客相关的工作。4、客户档案的管理4.1.1客户信息资料的收集整理销售部通过市场信息的收集、顾客拜访销售人员统计，过程中收集客户的资料，并汇总4.1.2客户档案的建立与管理a）销售部、人事部联营办负责建立各自客户档案，客户档案应包括以下内容：1.客户联系方式，包括电话、联系人、网址等；2.客户信用状况描述；3.客户以往交易记录

5、等。b）客户档案设专人管理，并根据客户的交易情况对档案内容进行及时更新；c）客户档案由销售总监进行审批确认。5.1.3客户档案的使用与保密a）客户档案是公司市场管理重要参考内容，尤其是在与顾客签定合作关系是，相关人员应查阅客户的档案资料；b）客户档案资料公司的重要保密资料，未经公司总经理授权，任何人不得查阅及外传，否则公司按保密管理制度进行责任追究，管理制度客户档案管理制度。5、客户关系维护管理5.1.1公司办公室负责客户关系维护管理；5.1.2客户关系维护管理的方式包括：a）定期（节日或其他重要活动）与不定期（日常）的客户拜访与沟通；b）客户产品使用情况的意见与建议调查；C）顾客满意度调查等

6、。5.1. 3相关业务部门负责客户关系维护的具体管理实施；5.1.4客户关系维护管理应形成记录，并作为客户档案内容进行保管。6、售后服务管理a）营销总公司每年至少进行一次全面的顾客满意度调查；b）公司办公室向顾客发放顾客满意度调查表，满意度调查的内容应包括、服务质量、套餐价格价格、公司评价等；C）公司对反馈回来的调查表进行汇总、分类，并进行统计分析，编制顾客满意度调查分析报告”，经总经理审批后发放到相关部门；d）当顾客满意度未能达到公司规定要求时，由办公室组织，针对顾客满意度较低方面提出纠正预防措施进行改进。7、客户投诉管理7.1相关业务部门是客户投诉的接收部门；7. 2客户对服务质量的不达标

7、投诉，由相关业务部门组织，报请公司生产处协同处理，处理结果公司总经理审批后，由办公室反馈到客户；7.3客户对服务过程中的不满意投诉，由相关业务部门负责组织处理，处理结果经公司总经理审批后，由办公室反馈到客户；8、相关/支持性文件8.1市场信息管理制度；8.2保密管理制度。第一条为了规范合同的签订和管理，维护公司及用户合法权益，保障用户资料及档案信息的安全，制定本制度。第二条本制度适用于天然气安装合同、供气合同及大型用户的照付不议合同。第三条用户合同具体包括:天然气用户工程安装合同、燃气报警器安装合同、城市燃气居民用户供气合同、城市燃气商业用户供气合同及大用户照付不议合同，可根据业务调整情况增减

8、合同类别。第四条符合正常业务流程的零散居民用户安装合同由业务人员与用户签订即可，对于商业用户安装合同、集体用户安装合同应由市场部经理审核签字，分批付款的安装合同由经营副总签字审批；供气合同由业务人员直接办理，未结清安装费用需要送气的由总经理审批签字照付不议合同由经营副总草拟,总经理审核签订。第五条合同内容要按规定填写，主要条款必须清晰完整，权责要明确。集体用户必须有联系人姓名和电话，有工期要求的要经过规划建设部测算后予以明确；分批付款合同一定要明确交款期限和工程安装内容步骤，大型用户涉及产权归属争议的由经营副总审核确定。第六条天然气安装合同要严格按照物价部门确定的标准及预算部门测定的金额进行收

9、费，业务人员不得违反公司规定擅自调整收费标准，不得多收或少收任何款项，严禁任何有损公司利益和声誉的行为。第七条业务人员要严格按照规划建设管理部提供的天然气用户送气通知单和安装验收图纸办理开户手续，签订供气合同。第八条用户开户后，要及时完善表务信息、地址信息、燃气具信息等，并打印用户信息。第九条照付不议合同适用于上游天然气供应商和年用气规模在300万立方米或日用气规模在1万立方米以上（含）的工业用户、大型商业用户（集中采暖锅炉、大型中央空调）等，照付不议合同由市场部、财务部提供相关信息和数据，由经营副总经理草拟，总经理审核、签订。第十条业务人员应定期将履行完毕或不再履行的合同及有关资料（包括有关

10、的信函、图表、批件、预算及通知单等）按编号整理，交档案管理人员存档，用户档案的建立要全面、及时、准确，不得将用户档案和信息随意处置、销毁、遗失。第十一条各类用户资料的查询要履行必要的手续，严禁泄漏公司和用户信息，具体规定由部门制定。第十二条计算机上的用户信息由业务人员填写备份，后台管理由综合管理部网络管理员负责，要严格设置分级管理和查询使用权限，保障信息安全，保全公司利益。第十三条本制度从20xx十月一日起执行。为了使科研档案的管理更加系统、规范和科学，提高科研的管理水平，制定以下制度：一、科研档案的建立规范1、档案实行一题一档制度。2、每个课题必不可少的材料（开题报告、论证书、立项书、批准书

11、、中期成果鉴定、结题报告、验收鉴定书等卜课题研究过程中全部纪实材料及主卷的佐证材料o（现象记录、调查问卷、访谈记录、教案、教学实录等）3、课题档案材料要注意原始性、真实性。4、每卷档案都要有卷首页，便于查找。二、科研档案内容：（-X课题档案课题档案是在课题研究过程中形成的全部资料，它指文字资料、电子资料、音像资料等。1、前期档案：包括课题实施方案、开题报告、论证报告、课题立项、申报材料、立项批准书等。2、中期档案：中期档案是课题的核心部分。包括课题实施过程的原始材料（实验数据处理、组织培训记录、召开会议记录、课题研究实录等），中期研究成果（阶段总结、论文、获奖证书等），阶段检查记录等。3、后期

12、档案：包括课题研究总结、申请验收报告、结题报告、最终科研成果、课题验收鉴定书，成果应用等。（二）教学成果档案：论文、创新、教具制作（三）试题：试卷档案（四）综合档案包括：各级教育行政和科研管理部门印发的有关科研工作的文件、法规、制度；科研规划、计划、科研工作总结；有关会议材料、领导讲话；科研信息资料；教师培训材料；科研工作检查记录；获得的各种奖励材料等。三、科研档案归档：1、原则上每学期进行一次科研档案的收集归档。根据工作性质，相关研究人员于期末将本学期资料交科研办。2、归档工作实行签字制度。3、对于个人有关资料，个人需要保留原件，应将复印件交档案室留存。4、课题档案实行结题统一上交（或分阶段

13、上交卜为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表簿册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。四、档案管理员要对公司安全生产

14、相关文件资料专门建档。进行管理。五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。六、文件资料档案的保管、查阅。1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案”八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后方可查阅；

15、公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。1、产生目的为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。2、适用范围适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。3、正文3.1文件资料的收集3.1.1收集范围凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表簿册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：3

16、.1.1.1上级来文(1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；(2)上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。3.1.1.2公司文件材料(1)会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；(2)公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;(3)公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；(4)公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；(5)反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料；(6)公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；(

17、7)公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；(8)公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；(9)公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料；(10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；(11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；(13)公

18、司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；(14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料；(15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根;(16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；(17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;(18)公司签订的各种合同、协议等材料；(19)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;(20)各种普查工作中形成的文件材料。3.1.2收

19、集中应注意的问题3.1.2.1公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。3. 1.2.2正文和附件要同时收集。3.1. 2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。3. 1.2.4作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。3.1. 2.5有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。1.1. 2.6有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。3. 1.2.7用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。3.1 .2.8经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写

20、上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。3.2 立卷归档3.2.1 公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。3.2.2 文件材料的分类应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。1.2. 3立卷分工3. 2.3.1各单位形成的文件，自行立卷；4. 2.3.2下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷；5. 2.3.3上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷；非专业性文件，由办公室立卷。3.2.4归档3.2.4.1

21、各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档（人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理）。3.2.4.2各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。3.2.4.3不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。3.2.4.4卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。3.3档案保管1.1.1 3.1档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。1.1.2 胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。1.1.3 底图入库要认真检查，平放或卷放。1.1.4 库藏档案要定期核对

22、，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。3.4 档案借阅3.4.1 借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。3.4.2 借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。3.4.3 借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。3.4.4 归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。3.4.5 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。3.4.6 底图一般不予外借。3.5 档案销毁对于过期并失去保存价值的文件材料

23、，经公司领导批准，可以定期销毁。3.6 档案统计3.6.1销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。3.6.2 要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。3.6.3 除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。3.6.4 统计数字要准确真实。3.6.5 对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。3.7档案保密3.7.1 档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。3.7.2 不得传播、议论有关机密问题。3.7.3档案资料不准带到公共场所。第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管

24、，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。第六条确定接收的移交档案

25、要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具

26、排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。五、根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在1424,相对湿度4060%之间的规定要求。六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得丢失。一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。二、各类档案的借（查）阅，必须填写档案借（查）阅申请单三、个人档案一律须托管人员本人、或委

27、托书指定的委托人，经过相关审批流程后方可借阅。四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位档案借（查）阅申请单并经科长签字批准，方可查阅。五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的须经分管领导批准。六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室进行处置。八、档案室对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与借阅者当面核对清楚。第一条归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备。第二条归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。第三条归档文件应为原件。第四条科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的完整性。文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交目录，双方履行签字手续。