学籍科工作流程汇编(学院).docx
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1、学籍科工作流程(学院)目录1新生开学工作流程(学籍)12新生分班流程33学籍核对流程44学籍卡流程85未报到学生核对流程126新生信息复核流程147学信网查询及核对流程208正方教务管理系统使用流程(学籍模块)269转专业流程3010保留入学资格流程3511休学流程4012复学流程4613退学流程5114留级流程5615学工下文开除文件核对流程5916学生更改信息流程6217专升本工作流程6718毕业证或学位证图像采集流程8119学士学位核对注册流程8520毕业证、学位证发放、补办流程8621智慧校园系统学籍模块操作流程9322中职学工下文开除名单核对流程9523中职办毕业证信息核对(名单核对
2、、照片核对)9724中职毕业证办理核对、领取流程9925中职毕业证书网上查询流程10126中职毕业证补办、换发流程104新生开学工作流程(学籍)一、开展培训内容根据教育部41号令规定,结合学校的实际情况制作学籍管理培训PPT,组织新生班主任、学籍老师进行学籍管理培训。1.培训时间:新生开学前,大概在每年八月中下旬。2.培训内容:新生开学报到流程、新生开学信息核查流程、专科学生转专业办理流程、学籍核对流程、学信网信息查询、学籍异动办理流程、智慧校园系统处理流程、处理学生学籍信息流程等。二、学院开学前期工作1 .组织新生班主任培训,传达学籍科会议内容,让新生班主任掌握异常情况处理的方法和技巧。2
3、.等教务处学籍科通知领取花名册后,学院学籍老师把打印好的新生花名册发给对应班级班主任后,在学生报到时,让学生认真核花名册上学生个人信息,核对无误签字以及日期,同时,班主任标注好学生入学身份信息核验是否一致,并注意学生信息的保密工作。3 .准备材料:休学审批表、复学审批表、转专业审批表等,自行打印备用。4 .开学期间,每天督促班主任及时在智慧校园系统给已到校学生点确认报到,做好报到学生人数统计。5 .按教务处要求统计新生报到数据。6 .注意事项:学籍管理工作要细致认真、按要求完成每项工作。三、流程图新生分班流程每年新生开学前一个星期,学籍科根据招生办的专业录取人数、各学院的分班要求,进行智慧校园
4、系统新生预分班。一、征集分班数1 .学籍科按招办录取名单汇总各专业录取人数,汇总专科、专升本待录生人数,把专业录取人数发给各学院;2 .各学院院长和教学副院、专业老师,根据专业录取学生数、师资情况、实训室工位数、往年报到率等讨论各专业分班人数;3 .学籍科根据各学院提供的各专业分班人数进行智慧校园系统预分班。二、流程图学籍核对流程为了确保学生信息的准确性和学生信息变更的及时性,教务处学籍科将对学生进行相应的学籍核对。新生开学后需要做2-3次学籍核对/老生一个学期做一次(开学后两周)。一、新生第1次学籍核对1 .各学院到学籍科领取学籍核对表纸质档,同时教务处学籍科会把电子档发到各学院邮箱,学院学
5、籍负责老师发给各班班主任让学生核对签字(必须由学生本人签字)学籍核对纸质档。2 .如学生有特殊情况,班主任需要用彩色笔标注情况,如有新增名单需要核对学生是否点报到,并把名单加在核对表后面。3 .学籍老师检查学生是否都签字,不在校学生是否都标注好情况说明,若情况说明不清晰的,让班主任重新核对签字,并录好电子档,4 .学院学籍老师汇总学籍核对情况到电子档,纸质档领导签字盖章移交到教务处学籍科,电子档发到教务处学籍科负责老师邮箱,同时督促班主任做好异动学生相关手续办理。二、新生第2次学籍核对1 .在开学后一个月(调整班级好智慧校园系统发布正式班后)。2 .学籍科从系统导出最新名单做好学籍核对表给各学
6、院,让学生核对签字。3 ,各学院汇总好错误信息和异动(休学、退学)名单,督促班主任做好异动相关手续办理。4 .如有学生报本科培训班或者退出本科培训班,需要学院出具一份班级调整名单(打印纸质档学院教学副院签字盖章)交到学籍科后,学籍科在系统进行班级调整。5 .学院核对好汇总的学生名单无误后,学籍科将新生名单导入正方系统,学院正方系统账号可查询学生信息。三、新生第3次学籍核对/老生学籍核对1 .到教务处学籍科领取学籍核对表给班主任让学生核对确认签字,线上登录智慧校园系统同步进行核对。2 .如学生主要信息(姓名、性别、身份证号)核对有误,需提供身份证复印件,其他信息有误直接进行修改就可。3 .异动(
7、休学、退学、开除处分)的学生,需要督促班主任办理相关手续。四、智慧校园系统线上学籍核对学籍科设置好核对时间与核对对象后,通知各学院督促学生进行线上核对。学生账号登录系统-学籍管理-学籍信息模块进行核对。核对情况的两个流程如下:1 .信息无误:学生核对无误后,点确认,核对流程结束。2 .非基本信息申请修改:学生修改提交后到班主任审批,学生再确认无误,核对流程结束。3 .如果基本信息申请修改:学生修改提交后到班主任审批,到学院教务办审批,再到教务处学籍科审批。学籍科审批后,学生再次确认,核对流程结束。(此点只针对待录生修改基本信息。已录取学生若基本信息有误先反馈到学院学籍老师,由学院学籍老师指导学
8、生提交相关材料到学籍科申请在学信网修改,学信网更改成功后,学籍科才会在智慧、正方系统进行更改)学生Web端(电脑)地址:Qhttps:/学生app(手机)地址:Qhttps:/教师Web端(电脑)地址:https:/教师app(手机)地址:Ohttps:/备注:若有学生发起申请修改信息,班主任和学院负责审核老师一定要及时审核学生的申请,才能完成核对流程!学籍核对表电子档汇总模板:2022-2023-2学I学生信息核E:1、谋认A族内信息,如Iltfl误谙更正(用红育色标注),把民海、独为WMt扑充完整条由学生本人釜g如学生不在根,由班主任代为犊对,保学生传息:2、诲主任一文要校时本嫌学生是否有
9、=的名如有济存核内哀后面添加3、已反IS过退学但学T4不义的,访班主任及时播交材科由学工处下文处理已下文的,班主任演标注下文文04、已入伍未办理体学手线的存学生贫幺处标注入伍时同*11XXXX月入伍.并收癌学生的入伍通颊书套印件一份办群体字手线诺于20233月6日前将it哀纸盾朽及汇勺花注后能电子替上交软为Ji学W科班级总人数:应签到人数:实签到人数:退学:体学:ME:班壬任签名:学院学糙负费人签名:分管教学副院长签字:学阮院长签字(董货):日朗:庠学号v姓名J性蓼ITRJ专Ih名希H行K班Ij年RlHsa民甘.|芈身伪证号JiS八|学生釜名J日期.备注罐设项正畸内音.学籍核对表签字模板:20
10、2220231.队4核第9震MGN更止(阳色X”),t!KM曲,生本人筌0,生不收.由If纪便代为群制,2.Mtff-三Mf*三riW三三nfi*.如*。“我胡四隼oewMji学何学未人文的三n仔及“亚攵M”由,r依卜文依。dFX.MfcfIIItMKFXtS.4.cl入伍未分圮体中F帔伪位学生筌幺蛀修注入th*x*JH2鼻枚学*的入伍如I,黛卬行伶办理体笊ya.wfm3JH6Hwit*Ma三nirnft*ttaM./中二?、,法*人小竹R*WttqtM.I件,JJB上任答如力7-.7Bftft*Z,分It/*(笃K篓*.么*修HM:多号ae“嘲-MthtA7*yilti6;份“7HVZBOt
11、tmrr男22ttS*MlXCUS011*,*wn*Ino:Ir二0C,22yt2022共育出0aaJMOlMJ”,,(,OOlfjOl1fl,RWflK:WXrdUA34S102,:,fI_0oxIX二ZZWMJR22ft3MI2X:,M,i-s.三2201MU.IfQj:女*7awwwec20:2PAItft34612:二;*,科W:lM2|9L-ATM77M*1tVJ221众投A3M:tkMMMsa3(;,VMr.rAIXlN21t-*TH;2flt*VAltUIt!*SU(H222OI3口那14aoi2ootUW门W2*JDMIK:LK,/lUDitm:刃.4a*awodC(族3ism
12、z,r3M,4MT14QOI3OMC住二一W,,版MWMfla3171321.0t)MTj(172201XKXC,n不建tavAfttt34507P“,ijImvmtJik*等献喇,舞O:IttH:c40r1m二i);20IJUXI9flMViT丝”Mik3l6M2*3lUH第I页.共IJH血3也四、流程图学籍核对流程到教务处学籍科领取学籍核对表发给各班班主任让学生核对个人信息,并签字如有异动学生,督促班主任办理相关手续检查学籍核对表,纸质档让学院院长签字盖章,录好电子档返回给教务处学籍科负责老师邮箱学籍卡流程由教务处提供学籍卡模板下发到学院,学生在按照模板的注意事项填写信息内容。1.学生的学
13、号、年级、专业、班级均要求用学信网的信息填写。2 .未录取的学生,学号和班级暂时不填,等后面录取之后再填写。3 .可以先用表格把学生的基本信息填好再用邮件合并的方法导入学籍卡,也可以直接将表格发给学生填写。4 .均要求将学生的电子相片插入学籍卡中,可以用毕业图像采集的相片,也可以用入学时拍的相片。5 .要求在规定的时间按时发到教务处学籍科负责人邮箱。(1)学籍卡大专模板:1.正式录取:广西城市职业大学学生学籍卡(2022年录取示范表).管拽曲室2022B工商企业管理吉北01(比处必须用阿拉伯数学潮学制3年厦次专科220503001001姓名张三曾用名有改名性别值原名任切男出生年月日2004年8
14、月1日民族壮族人物!间2022.9此处插入相片政治面貌共青团员身份证号码450128200108085588个人电话Booooooooo有何特长唱歌,国喳家庭详细通讯地址广西南宁市熊区鹦叁X号由脑编码530000家庭电话07717600000QQ号码12S4567890雕聂图13000000000姓名关系年龄工作单位及地点或住址院系电话相关信息父子50相关信息13000000001相关信息母子45相关信息13000000002起止年月在何地何校或何单位学习工作任何职爸注起止时同原因2022.9-2025.6广西城市患北大学胞关信息(如无异动,M空白)200X9-2022.6高中(中专)学校相关
15、信息200X.9-200X6初中学校相关信息毕(结)ii情况年月日毕(结)业证号码离校去向不堵是否酶籍I奖励记录相关信息惩处记录注:1.请用i碇准确填写、字迹工整。2.本表一式二份,学生个人档案及二级学院教学教务办各存一份。学校(羞章):广西城市职北大学教务处2.待录一年:广西城市职业大学学生学籍卡(2023年录取示范表)*BI王st 贝 j 冏l,l.姓名美系年龄工作单位及地点或住址展系电话$联信息父子50相关信息13000000001相关信息母子45相关信息13000000002起止年月2023.9-2026.6202292G23.62X,9-2022.6200X9-200X.6毕(结)北
16、情况相关信息在何地、何校或何单位学习工作广西城市般北大学崇左市八槎城市肥北技术竽校高中仲专)学校年 月日任何职备在起止时间、原因相关信息相关信息相关信息初中学校相关信息毕(结)比证号码I延处至高校去向不填(如无异动 H)是否回便错注:1语用用笔窟修库写、字迹工整。本表一式二份,学生个人档案及二财院敢学皱务办谷存一份。学长(盖章 :广西城市就大学里务处-Sa_学院必_级工小企H管理专业OM此处必须用阿也伯工学的学制上年层次学号230503001001(讲场和字号均用学信网上信姓名张三若用名育改名IB原名性别里出生年月日2001年8月1日民族壮族入学时间2023.9此处插入相片敢治酬共青团员身份证
17、号码45O1282OO1OSO8558S个人电话15000000000有何特长噪,画画东应详细通讯地址广西南宁市筋侬三5号邮K堵码SMOOO家IS电话07717600000QQ号码1234567S90微信号码130000000003.未录取广西城市职业大学学生学籍卡(未求取示范表).置里学院圾工鬲企北管理专叱此处必须用阿拉1曲空班学制2年孱次包字号一(未录学生年级、圾级、字号、入学时间空看不埴)姓名咪三隹用名有改名他原名性别里出生年月曰2001年8月I日民族入学时目此处植人相片政治面旗共青团员身份证号码45O12S2OO1O8O855S8个人电话13000000000有何特长唱就,画画家庭详细
18、通讯地址广西南宁市春为区思贤asX号邮政编码530000家庭电话07717600000QQ号码1234567890微值号码13000000000姓名关系年龄工作单位及地点或住址联系电话相关信息父子50相关信息13000000001*联信息母子45相关信息13000000002起止年月在何地、何校或何单位学习工作任何职普法i-fi况t起止时间、原因不填广西城市职北大学相关信息耐异动,留S日)按实际信息埴中职季校相关信息200X92021.6初中学校相关信息毕(结)It1BhR年月日毕(结)北证号码掰校去向不JB是否回原蓊1M*装励记录I相关信息I延处记录江:1法用词望准嫡泊京、字迹工至。2本表.
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