地产公司合同管理制度.docx

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1、文书模板地产公司合同管理制度1 .管理目标加强公司的合约管理，防范与控制合同风险，维护公司的合法权益。2 .适用范围适用于以公司名义与公司外各类法人、自然人、其他各类经济组织所进行的各类经济活动和非经济活动所签订的各种合同、协议、章程等。管理内容包括合同的审核审批与签订、合同的执行与监督、合同的变更与解除、合同的归档等全过程。不包括与公司员工签订的劳动合同，以及对外销售房屋的商品房买卖合同。3 .管理职责3.1 合同主管部门（招采合约部主管与工程建设相关的所有合同，包括投资、设计、工程、成本、材料设备和营销类合同，人力行政部主管人力行政类合同，财务管理部主管财务类合同）1）负责组织并推动公司的

2、合同标准化工作,监督指导公司项目类格式条款合同、以及部分非格式条款合同的起草制定。2）负责对合同的订立、变更、执行、终止等行为进行监督和检查。3）组织职责范围内的合同的草拟、谈判，根据授权组织合同的审核、审批、签订、变更、解除等事宜。4）负责组织经办合同的交底，督促合同履行，处理履行中发生的重大问题。5）协同法务处理公司与外部的重大合同纠纷。6）负责合同台账的建立与动态管理。3.2 审计监察委员会负责公司合同的法务审查，及其纠纷处理资料的汇总归档。3.3 人力行政部负责分类保存、调阅登记等日常合同档案管理工作。3.4 合同承办部门：1）配合合同主管部门做好标准合同文本的制定、审查和修订。2）协

3、助本专业或职责范围内的合同的草拟、谈判，协助审查合同的可行性、对方经营范围、资信及履约能力。3）参与对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。4）负责本部门合同台账管理、合同文本管理。3.5 合同审查部门：就本专业系统内的合同审查要求对合同进行审查。3.6 相关领导：按本制度正文中的相应权限审查或审批合同。4 .合同分类与管理部门合同分类主责部门业务（项目）类合同土地类合同土地合同或项目合作合同/协议拆迁、安置、补偿合同投资发展中心报批报建类合同报批报建、经政府部门备案、检查验收类合同项目报建部门工程类/材料设备类合同招采合约部设计类合同咨询服务类合同施工图、园林景观、装修、各专项设计造价咨询合同营

4、销类合同（含物业公司）管理类合同财务类合同财务借款合同、抵押合同、保险合同财务管理部行政后勤类合同行政采购、后勤服务合同人力行政部管理服务类合同人力资源管理服务合同管理提升服务合同人力行政部财务管理软件财务管理部专业管理软件专业对口部门5,标准合同文本研究1.1 合同主管部门负责组织讨论确定所主管类别的标准化合同管理框架，并组织编制标准化合同文本。1.2 合同承办部门负责协助编制本部口专业标准化合同。1.3 标准化合同文本编制完毕，由合同主管部门组织相关专业部门和审计监察委员会（法务）对合同中通用条款的技术性和风险性进行审核，报招采分管领导审核，总经理审批后形成标准合同模板。1.4 基于合同履

5、行情况、政府法规政策调整的情况、案例分析的结论等，合同主管部门应每年组织标准合同文本的会审,不断优化和完善。6 .合同谈判6.1 由合同承办部门牵头，合同执行部门与主管部门配合谈判工作，也可视合同涉及的内容确定其他相关部门参与合同谈判。6.2 若根据合同谈判起草合同后，审核部门对合同重要条款提出修改意见（如商务条款，责任条款等），合同谈判部门必须重新组织与拟签约方的洽商，必要时各意见提出部门均应参加洽商，双方取得一致后进行合同条款修改。6.3 必要时，合同承办部门或经办人需组织对合同当事人的主体资格和资信情况进行深入了解、审查和确认。重点审查和确认：1）主体资格应当合法，应当具有经过年检的有效

6、营业执照，其核载的内容应与实际相符。2）拟签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书。3）由代理人代签合同的应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。4）具有相应的履约能力，包括生产能力、支付能力、运输能力等，必要时应要求其出具近期的资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。5）具有履约信用，过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。6）所属各单位订立的以我方为债务人（或支付方）的合同，合同审查部门认为需要提供合同对方当事人资信情况的书面证明材料的，合同承办部门应当予以提供。7）

7、合同对方当事人履约能力或信用情况有瑕疵或不能确定的,不应与其签订合同。必须签订合同的，对方应当提供有效担保。7 .合同起草7.1 政府有关部门有强制性规定的，可采用所要求的合同文本；合同承办部门会同合同执行部门开展合同起草工作，一般参照公司统一下发的标准合同文本进行，且一般不得随意更改商务条款内容。7.2 公司尚未制定或不宜采用标准合同文本的业务，部分条款需要修改的按标准合同文本进行增减、修改，没有标准文本的应参照以往的合同，或最相类似的标准合同文本，或行业合同示范文本，根据谈判内容，合同承办部门组织起草合同条款，合同执行部门配合，草稿合同须经合同主管部门审核同意。7.3 承办部门在拟订合同条

8、款或补充协议时，应做到内容合法、条款齐备、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确，日期、期限和数字准确。合同内容各主要部分草拟要点如下：1）当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章应与对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所保持一致。2）合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖性合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务性合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸等作为合同的附件。3）数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的，应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等力4）质量：有国家标

9、准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。5）价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转账支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期，或约定在一定条件成交后多少日内支付。6）履行期限、地点和方式：履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；

10、约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。7）合同的担保：合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据担保法的要求办理相关手续。8）合同的解释：合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。9）保密条款：对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。10）合同联系办法：履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系办法。Il）违约责任：根据合同法作适当约定，注意合同的公平性。12）解决争议的

11、方式：解决争议的方式可选择仲裁或诉讼。选择诉讼的，可选择合同履行地或合同签订地的法院管辖,尽量使本地法院有管辖权。13）合作方提供格式合同的，承办部门应首先检查是否与招标文件要求或投标文件等承诺一致。8 .合同会签与审批8.1 与合作方商谈一致后，承办部门按照合同审批表的要求，将草拟好的合同分别报相关部门审核。各审核人应自收到合同审批表之日起最多一个工作日内在各自的职权范围内对合同提出书面修改意见，承办部门根据修改意见整理出最终的合同文本，各审核部门根据最终的合同文本在合同审批表上签署是否同意的意见。8.2 合同审核审批程序按权责手册报批。8.3 如审核部门对合同提出修改意见，承办部门必须重新

12、组织与合作方的洽商，必要时各意见提出部门均应参加洽商,双方取得一致后进行修改。8.4各部门合同审核的重点如下：序号部门名称审核重点1合同执行部门合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款.2审计监察委员会（法务）合同风险判断、与法律相关的内容，包括但不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款.3成本管理中心D合同风睑判断、与法律相关的内容，包括但不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力等条款.2）合同价款及价款调整、合同款支付、变更、签证、结算、奖罚等与项目成本有关的条款。序号部门名称审核重点4财务管理部签约公司名称、合

13、同款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款.5其他专业部门（工程、设计、营销）从本部门专业角度审核合同技术要求条款是否符合本专业的需求.9,合同签署9.1 合同审批过程中，由合同主管部门合同管理者统一进行编号，编号规则为：D招采合约部主管的合同，编号为公司代码-项目代码-分类代码-编码（编码由年份+流水号组成）,编号的同时填写合同管理台账。2）财务管理部与人力行政部主管的合同，编号为公司代码-分类代码-编码（编码由年份+流水号组成），编号的同时填写合同管理台账。3）公司代码和项目代码由公司简称首字母组成。4）分类代码由归口业务系统简称组成，按公司业务系统，公司合同分类代码简称

14、如下：业务系统代码业务系统代码投资发展类TZ设计类SJ工程类GC营销类YX咨询服务类ZX运营类YY财务类CW其他类QT5）编码流水号从OOl号开始直至当年最后一份合同，不区分业务系统类别。示例：XX控股XX项目公司2020年12月份签署的一份工程合同，当年总合同中为第197份签署合同，合同编号为“2020-BTKG-XX-GC-19709.2 合同制作完成后，由合同主管部门的分管领导做最后的核对，报送人力行政部加制公司水印并打印。9.3 合同原则上由对方先签字盖章。9.4 对方盖章完成后，我方加盖印章（依据完整的审批表盖章，不必再填写用印申请）。合同盖章统一由人力行政部负责。9.5 合同内容在

15、一页以上的，应在每页加盖骑缝章。9.6 法津法规规定或合同约定应当办理批准、登记、备案等手续的，承办部门应及时办理有关手续。9.7 合同主管部门应及时填写合同管理台账，并实施动态管理。10.合同履行10.1 合同依法成立后，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门和人员，应严格履行合同规定的义务，确保合同履行。10.2 合同交底1）在合同执行之前，合同承办部门负责向合同执行部门进行合同交底。交底对象应为执行部门负责人及该项合同执行负责人。2）合同交底的内容是：合同范围（着重说明范围模糊、与其他工作有交接的划分界线）、开展形式、重要合同条件和本合同特别的合同条件、合同总价、工期、质量、安全文明施工

16、要求、以及合同执行过程中可能出现的索赔事项。合同承办部门负责填写合同交底记录，参加交底的人员需要在交底记录上签名。10.3 合同履行过程中，合同执行部门负责记录和监督对方合同单位的履约情况，保留好有关的单据、信函等文字资料。10.4 合同执行过程中的往来函件1）合同执行过程中，涉及价款确认、合同解释、争议处理意见、对承包方违约行为判定及整改意见，统一由合同承办部门发出。2）工程管理中心/项目工程部向承建方发出的函件,涉及双方合同责任界定、索赔与反索赔、承包方之间相互索赔、工程管理指令可能引起加重或减轻承包方责任等事项的，应事先征询合同承办部门意见后方可发出，发出的函件需同时抄送合同承办部门。1

17、0.5 合同结算条款规定对方有付款义务的，合同执行部门应按付款条款中的规定及时向对方收取,由财务管理部/项目财务部统一出具收据。10.6 合同结算条款规定本公司有付款义务的：执行合同的各部门应依照财务管理有关规定和合同具体约定，在合同签订以后向财务部门报送项目整体用款计划备案，合同付款具体程序参见财务付款制度。10.7 合同履行过程中如发现对方当事人履约能力及资信程度下降应及时向公司领导上报，同时向对方发出预警，维护公司合法权益。IL合同的变更与废除1.1 1合同一经签定即依法成立，任何人不得擅自变更或解除。但合同在履行过程中，如遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时，可以变更或解除

18、合同。1.2 2合同的变更或解除必须符合国家经济合同法律的规定，并应在法律规定或合理期限内由合同的当事方共同商议。113变更、解除合同的审批权限和程序与原合同订立的审批权限和程序相同。1.4 4合同经办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、电子邮件、电话后，必须及时请示领导，立即处理，紧急事宜不得超过一天，一般事宜不得超过三天，并在有效期限内正式答复对方。超过期限再作答复，造成严重后果的，经办人应承担相应的责任。IL5变更解除合同必须采取书面形式（包括双方的信函、文件、传真等），由双方签订确认书。1.6 6合同的变更、解除应注意以下事项：主体变更应征得合同各方同意；有担保条款的合同变更，应

19、征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章；经公证、鉴证的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关备案。1.7 7变更、解除合同的协议在尚未达成或批准以前，原合同继续有效，仍应履行。1.8 8如因变更（解除）合同可能使当事人受到损失，双方应在变更（解除）合同的协议中明确规定各自应承担的责任。1.9 9合同变更后，合同主管部门需在合同管理台账中进行登记。12 .合同纠纷的处理与诉讼管理12.1 合同在履行过程中产生纠纷的，合同执行部门应根据合同中有关纠纷处理的条款与合同订立方协商进行解决。合同纠纷经协商达成一致处理意见的，应订立书面的协议，双方代表签字并加盖单位公章。12.2

20、 如纠纷需进入法律诉讼程序解决，应按中华人民共和国合同法、中华人民共和国民事诉讼法等有关法律、法规和本办法处理。12.3 公司各部门与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并考虑留有申请仲裁或起诉的足够时间。12.4 双方已签署解决纠纷的协议书、仲裁机关的调解书、仲裁决定书及法院的裁定书、调解书、判决书，在正式生效后，应复印若干份，交给有关部门收执、备案或存档。各有关部门应由专人负责履行。12.5 合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料汇总、归档、以备考画13 .合同的登记、备案与归档13.1 各部门应对下发合同文本复印件严格管理、控制。采购部门应按照要求建立合同相关台账，进行合同文本控制管理。13.2 合同的档案管理是合同管理的基础工作，各部门应根据实际情况建立合同台账、报表，并按时填报。14 .制度说明14.1 本制度由公司招采合约部负责解释。14.2 本制度的实施与修订等相关事宜，按照相关权责进行审批，并由公司招采合约部负责执行和监督。14.3 本制度所未规定的事项，按公司相关规定予以实施。14.4 本制度自发布之日起生效执行，与本制度相抵触的其他规定和办法同时废止。本制度自发布之日起实施。15 .表单模板15.1 合同管理台账15.2 合同交底记录