水利工程档案管理办法.docx

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1、徐州市向丰县和沛县输送原水工程档案管理办法第一章总则第一条为切实加强建设项目档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，确保建设项目档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在徐州市向丰县和沛县输送原水工程（以下简称“丰沛原水工程”）建设、管理、运行、维护等方面的作用，根据中华人民共和国档案法、水利部水利工程建设项目档案管理规定、江苏省水利厅水利基本（工程）档案资料管理规定及有关规定，结合丰沛原水工程建设的实际情况,制定本办法。第二条丰沛原水工程建设项目档案是指在丰沛原水工程建设管理工作（包括从项目筹划到工程竣工验收各环节）中经过鉴定、整理、归档后直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表

2、、声像等不同形式与载体的各种历史记录，是对丰沛原水工程项目进行稽察、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造等的重要依据。第三条丰沛原水工程建设项目档案工作是工程建设与管理工作的重要组成部分，各参建单位（包括建设、设计、监理、施工等单位）必须将其纳入工程建设的全过程。按照“统一领导，分级管理”的原则，切实加强领导，强化措施、明确职责，确保档案规范化管理。一仅供参考第四条本办法适用于丰沛原水工程建设项目档案管理，征地拆迁和移民安置档案管理可参照执行。第二章档案管理第五条徐州市城乡供水一体化市直工程建设处（以下简称“建设处”）作为项目法人，对丰沛原水工程建设项目档案工作负总责，丰沛原水工程组负责具

3、体实施。丰沛原水工程组按照档案管理规定，负责统筹安排，组织协调，制定统一标准、制度和档案分类方案，组建档案管理网络,开展档案业务活动，监督和指导丰沛原水工程建设项目档案管理工作；负责集中统一管理建设项目的全部档案，做好本处档案文件的形成、收集、整理和归档工作，并负责组织、协调和指导勘察设计、施工、监理、材料和设备供应商等单位所形成的项目竣工文件的编制、收集、整理和归档工作。勘察设计、监理、施工、材料和设备供应商等参建单位，应按照本办法及合同要求，做好职责范围内工程建设项目档案的收集、整理、归档和保管工作，属于向建设单位移交应归档的文件材料，在完成收集、整理、审核工作后及时移交。监理单位还应负有

4、监督、检查、审核、签署建设项目施工文件的职责。第六条丰沛原水工程项目档案工作要纳入工程质量管理体系范畴，贯穿于工程建设程序的各个阶段，确保档案工作与工程建设同步实施：即从工程立项开始就应进行文件材料的收集和整理工作；在工程招标及签订有关工程协议（合同、责任状等）时，应对工程档案收集、整理、移交提出明确要求；在检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程建设项目档案的收集、整理情况；在进行单元（分项）与分部工程质量等级评定和验收（包括单位工程验收和阶段工程验收）时，要同时审查、验收应归档文件材料的完整程度与整理质量。对达不到规定要求的，要限期整改，仍不合格的，按工程质量不合格处理，且不得进行工程竣工

5、验收。第七条档案专（兼）职管理人员要认真履行岗位职责，做好文件材料的收集、整理、组卷和归档工作，做好档案的保管、统计、日常维护以及查阅等利用服务工作。严格执行党和国家的保密政策和保密制度，维护档案的信息安全和实体安全。工程技术和管理人员应将工作中形成的档案资料按要求及时收集，定期整理，及时交给档案管理部门。任何部门和人员都不能将应归档的各种文件材料据为已有或拒绝归档。工作调动前必须交清有关档案资料，否则不能办理调动手续。第八条要按照国家档案信息化建设的要求，充分利用现代化先进技术，积极开展丰沛原水工程建设项目档案信息化工作。配备档案管理应用系统，建立项目档案数据库，实现文件级目录和案卷级目录查

6、询功能以及项目综合管理性文件和竣工图全文数字化。大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理提供有效地利用。第九条建立丰沛原水工程建设项目档案管理登记制度。第三章项目文件的收集、整理与归档第十条丰沛原水工程项目文件是指从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、胶片、磁介、光介为载体的全部文件。第十一条凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应及时收集齐全，归入建设项目成套档案。按照“谁形成、谁收集、谁整理”的要求，各参建单位各负其责，做好文件材料的形成、收集和整理工作。行文程序要规范，收集的文件材料力求

7、是原件或正本，文件材料质量要符合以下标准：（一）文件材料字迹清楚、图样清晰，图表整洁，不得使用易退色的笔墨（如圆珠笔、铅笔、红墨水、蓝墨水等），签字手续完备。（二）凡由易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。（三）复印打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰牢固程度应符合设备规定质量。（四）录音、录像文件应保证载体的有效性，并附以必要的情况说明。（五）电子文件应以光盘为长期介质。收集范围和责任单位详见丰沛原水工程文件归档范围、保管期限与责任单位表（见附件2）第十二条竣工图是丰沛原水工程建设项目档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签

8、字手续完备。施工单位按规定及时编制好竣工图。竣工图须由施工单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”（竣工图章的内容与规格详见附件3-1）,有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。竣工图的套数必须满足归档和实际需要，施工单位需提交竣工图纸三套及电子文档。施工单位应按以下要求编制竣工图：一、按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；二、一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改、在说明栏内注明变更依据加盖并签署竣工图章；三、凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘

9、图应按原图编号,并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。第十三条丰沛原水工程建设项目声像档案是纸质载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。第十四条丰沛原水工程建设项目文件归档前必须按照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）进行整理。案卷质量必须符合国家科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）,财务档案应按照会计

10、档案管理办法（财会199832号）的要求，照片档案整理质量应符合照片档案管理规范（GB/T11821-2002）的要求。第十五条丰沛原水工程建设项目档案按下列程序进行整理和归档。编制实体分类方案f分类组卷一卷内文件排序f案卷编目一案卷装订一编制案卷目录一排架一、编制实体分类方案：丰沛原水工程建设项目档案分类方案是根据档案整理原则和要求，结合本工程的具体情况编制而成（见附件4）,是对丰沛原水工程建设项目档案进行科学分类、系统整理、规范保管的依据性文件。二、项目文件的组卷要求（一）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理

11、要求。（二）项目施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。（三）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。三、案卷内文件材料的排列（一）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。（二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。（三）设备文件按照依据性材料、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。（四）图纸按专业、图号排列。（五）卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在

12、前，原文在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。四、案卷编目（一）卷内文件页号的编写凡有书写内容的页面均用铅笔编写页号。单面书写的文字材料在右上角编写页号，双面书写的文字材料正面在右上角，背面在左上角；图纸按规定折叠后标题栏在右下角，页号应紧靠标题栏的外左下角或外右上角；成册的文件材料可不编已有页码页面的页号，只编没有页码页面的页号；各案卷之间不连续编页号，即卷内的首页页号始终为1；案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编写页号。（二）卷内目录编制（卷内目录式样见附件5）卷内目录是登记文件及其排列次序的目录，实际上是揭示卷内文件的内容与数量的清单。卷内目录起到便于查

13、阅，便于统计单份文件，利于保护卷内文件的作用。1、序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序。2、文件编号：填写文件的文号或图样的图号。3、责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。4、文件材料题名：填写文件标题全称，文件标题过于简单或标题不规范的，可自拟文件题名，自拟的文件题名应加5、日期：填写文件材料形成的日期。用8位阿拉伯数字表示，不能确定时间的用“0”6、页号：填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件应填写起止页号。（三）卷内备考表的编制（卷内备考表式样见附件6）说明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题；立卷人、检查人应由责任立卷人和案卷质量审

14、核者分别签名；互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案的档号，并注明档案载体形式，用括号括起；卷内备考表排列在卷内文件材料之后。（四）案卷封面的编制1、案卷题名：是立卷人给案卷拟定的标题，标题应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。其结构一般由三部分构成：一是工程项目名称，工程项目名称通常由两部分构成：1、徐州市向丰县和沛县输送原水工程,2、单项工程名称（XX年度或单位工程名称），名称太长时可根据情况略写。二是工程阶段或结构的名称，如初步设计（阶段特征），钢闸门（结构特征）等等。三是文件材料的名称特征，如批复、图纸、计算书等。2、立卷单位：填写编制该案卷的单位全称或规范性简称。如“徐州

15、市城乡供水一体化市直工程建设处二3、起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。4、保管期限：分为永久、长期、短期三种。5、密级：依据保密规定，填写卷内文件材料的最高密级，如卷内文件材料没有密级就不必填写。6、档号：由档案分类号和案卷顺序号联合组成，中间用“-（五）案卷脊背的编制。1、案卷脊背采用贴标签的形式编制。“档号”标签为白纸，分四格，分别填写全宗号，目录号，分类号，案卷顺序号。标签上格子线条的颜色来区分案卷的不同保管期限，红线条代表永久，黄线条代表长期，蓝线条代表短期。标签式样如图。全宗号和目录号暂不填写，分类号是根据档案分类方案（见附件4）所给定的类别号。用阿拉伯数字标识，不同级位的

16、类别之间用间隔符”分开，案卷顺序号是指项目档案按一定顺序排列的流水号。“案卷题名”栏的标签形式和格式（见附件7）。五、案卷的装订案卷的文字材料可采用整卷装订和单份文件装订两种形式。无论采用哪种形式，卷内文件材料都要折叠成A4幅面，都要将卷内文件金属钉除去。整卷装订采用软卷皮装订，案卷装订的要求是：结实、整齐、美观，装订做到下齐、左齐，三点成一线。单份文件装订时，应在卷内每份文件的首页右上方加盖、填写档号章（式样见下图），档号章包括档号和序号，图纸可采用不装订形式组卷，必须按照技术制图复制图的折叠方法（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠，在图纸标题栏外的右上方加盖档号章。档号章用不褪

17、色红印泥加盖，档号章内的档号和序号用铅笔填写。六、编制案卷目录案卷目录是工程建设项目档案的总台帐，它不仅反映项目档案归档情况和统计项目全部档案的数量，而且是档案利用时的一种检索工具。（案卷目录式样见附件8）七、排架排架是指按照一定的要求和秩序将已形成的全部档案排列到档案柜里的一项工作。案卷的排序要求与档案分类方案一致，排架的秩序是：自左向右，自上而下。声像档案与纸质档案分开存放。第十六条丰沛原水工程建设项目档案案卷卷皮一般采用软卷皮装订后再装盒的形式。卷盒的表面尺寸为300mm220mm,厚度尺寸分别为20、30、40、50、60mm五种。软卷皮的外表面尺寸为297mX210mm,厚度可根据卷

18、内文件材料厚度调整，但不宜超过40mm。卷盒、软卷皮要求在江苏省档案局统一购买。第十七条卷内目录、卷内备考表宜采用70g白色复印纸制作，案卷脊背上的标签宜采用150g白色复印纸制作。卷内目录、卷内备考表以及卷皮、卷脊上的字体、字号、间距等，均按统一规定的格式设置。第四章档案的汇总、移交与验收第十八条丰沛原水工程建设项目所形成的全部项目文件在归档前应按档案的要求，由文件形成单位进行分类、组卷、装订、编目等整理工作，各施工单位、监理单位应在工程完工三个月内，将经整理完成工程或单项工程完工后向建设单位移交（有尾工的应在尾工完成后及时整理、移交）。第十九条丰沛原水工程建设项目档案质量是丰沛原水工程建设

19、质量体系的重要组成部分，是衡量工程建设与管理工作质量的重要内容。建设单位在接收档案时，应组织施工、监理、质检部门对文件材料的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审，经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录一并归档。第二十条丰沛原水工程组依据徐州市向丰县和沛县输送原水工程档案分类方案对项目档案进行统一的分类和编号，也可责成施工、监理单位用铅笔临时填写档案号。汇总时对项目档案进行清点，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。第二十一条丰沛原水工程组要收集、汇总整理两套完整的项目档案。项目档案验收合格后，在项目正式通过竣工验收后一个月内，向有关单位或部门移交。一套向徐州市水利局移交；一套向工

20、程管理单位移交。第二十二条档案的移交应履行手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，填写工程档案交接单（见附件9）。交接双方应认真核对目录与实物，清点无误后由交接人双方签字、加盖单位公章确认。第二十三条按照国家档案局国家发展和改革委员会关于印发重大建设项目档案验收办法的通知和江苏省水利厅有关规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。各项目参建单位均应高度重视档案验收工作，认真准备，积极配合，切实做好丰沛原水工程建设项目档案验收工作。第二十四条项目档案验收之前，各项目建设单位应组织项目施工、监理单位负责人以及有关人员进行

21、档案项自检，形成项目档案工作自检报告。省建管局组织各工程参建单位按照重大建设项目档案验收内容及要求对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。档案自检报告应包括：工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。第二十五条丰沛原水工程组在项目竣工验收或交工验收（初步验收）前3个月向档案验收组织单位递交档案验收申请，并附重大建设项目档案验收申请表（一式两份，表式见附件10）和项目档案工作自检报告。第二十六条项目档案

22、验收组织单位组织召开项目档案验收会议，建设处、设计、施工、监理和工程管理单位有关人员列席会议。建设处汇报项目建设概况、项目档案工作情况；项目施工单位代表汇报项目施工文件、竣工图的编制及管理情况；监理单位代表汇报项目监理文件的管理情况和对项目施工文件、竣工图审核情况。第二十七条项目档案验收组在抽查项目档案及档案管理情况时，建设处、施工、监理单位的档案管理人员应在现场积极配合，抽调案卷，解答档案验收组成员所提出的问题。第二十八条项目档案验收组对项目档案质量进行综合评议，对所提出的存在问题、整改意见与建议，项目建设单位要认真对待，明确相关责任人，限期整改，并进行复查。复查后仍不合格，不能通过项目档案

23、验收的，建设处将对该项目建设单位通报批评，并应依法追究有关单位及人员的责任。第二十九条参建单位应在工程决算、审计、验收以及项目后评估时,要善始善终做好后续文件材料的收集、整理与归档工作，并及时向有关单位移交。第五章附则第三十条本管理办法由徐州市城乡供水一体化市直工程建设处丰沛原水工程组负责解释。第三十一条本管理办法自公布之日起施行。附件1：徐州市向丰县和沛县输送原水工程档案资料管理情况登记表附件2：徐州市向丰县和沛县输送原水工程项目文件归档范围、保管期限与责任单位表附件3：竣工图章的内容与规格附件4：徐州市向丰县和沛县输送原水工程档案分类方案附件5：卷内目录式样附件6：卷内备考表式样附件7：案卷脊背上的案卷题名标签格式附件8：案卷目录式样附件9：工程档案交接单附件10：重大建设项目档案验收申请表