机关文书档案管理的策略建议思考.docx

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1、机关文书档案管理的策略建议思考随着政府改革步伐的逐步加快以及机关单位管理事务的增多，越来越多的机关文书档案，给文书档案管理人员带来了更大的工作压力。由于机关单位职能部门较多，人员多且杂，对文书档案的分类、编制要求较高，这在一定程度上增加了文书档案管理难度，需要档案管理人员探索更加有效的管理方法以优化相关管理工作，提高管理效率。一、机关文书档案管理概述机关文书档案是机关单位在日常工作中产生的、由通用文书转化形成的一部分档案，包括上级部门对各项工作的指示、决定、通知、纪要，单位领导的任免、考核通报，重要会议记录、讲话、题词，单位重要的政策、规定、意见，各单位重要的报告、志书，以及工作批复、请示、简

2、报、信函等等。机关文书档案所涉内容繁杂，覆盖面广，且有不同的保管期限规定，需要相关档案人员科学管理，提高管理水平。现就机关文书档案管理工作内容分析如下:（一）对档案资料进行收集与整理。机关文书档案反映的是各部门日常工作情况，档案资料多分散于单位各部门，这就要求文书档案工作者及时至各部门收集资料并加以规范整理，确保档案资料的完整性。同时，文书档案人员还应对各部门工作做到心中有数，对于新的档案资料及时归档，避免资料丢失。（二）对档案资料区别对待，科学管理。针对机关文书档案内容繁杂、种类多样的问题，档案人员需依照资料重要程度以及类别进行科学的归类与管理。从文书档案载体来看,其包含了纸质文档、照片、影

3、音、电子文档等，且不同载体档案的管理方式与管理要求皆不同。对纸质文档需做好防霉、防潮、防虫等工作；对照片文档需做好防光照、防尘、防划痕等工作；对于影音文档需做好防消磁、干湿度管理等工作；对于电子文档需做好防盗、防病毒等工作。此外，还要做好文书档案的目录绘制、立卷编号、备份等工作，方便检索与查阅。（三）做好档案资料的查阅与开发利用。机关文书档案工作者应熟悉部门规章制度，做好本职工作，对于可公开、可查阅的档案做好阅读与利用方面的服务工作，对于保密性档案应坚持保密处理，以提高档案管理工作价值。同时，对于档案的查阅与利用需按流程审批，不经允许不得随意外带,且要防止人为篡改和损坏。二、机关文书档案管理的

4、作用机关文书档案对机关单位而言具有重要作用，其不仅是对机关单位日常工作的记录，还反映了单位历史、取得的成绩，部分档案还对单位日后的工作具有指导与借鉴价值，机关部门可从档案资料中总结工作经验与教训，改进工作方案,进一步提高工作质量。具体而言，机关文书档案管理作用分析如下：（一）帮助机关单位更好地开展工作。文书档案包含了各方面信息，反映了机关单位工作面貌，蕴含了丰富的工作经验与诸多工作信息，对这些档案资料进行科学管理可使重要的文件得以完整保存，提高其重复利用率。而机关单位在日常工作中通过查看利用这些档案资料，可更好地制定工作计划，避免失误，少走弯路。如在处理突发事件时，机关单位可通过查阅档案资料借

5、鉴过往经验与方法，提高工作处理效率。（二）促使机关单位各项工作规范化开展。机关文书档案记录与保存的是单位各项工作情况资料，是对单位各项工作之真实反映。要想留下好的工作记录，单位各部门就需要更加严格、规范地开展工作。从这一角度来看，文书档案管理还能督促机关单位规范工作行为，提高服务质量与履职水平。（三）帮助机关单位更好地实施考核工作。机关文书档案记录了单位工作情况，各项工作得失都可以在档案资料中查找到痕迹，为单位部门绩效考核以及员工考核提供依据。机关单位在进行考核工作时，可参考相应的文书档案资料,如人员奖惩情况报告、工作汇报等，提高考核工作的公平性与合理性。此外，机关单位也可在查阅文书档案的同时

6、反省自身工作，加强工作改进。三、机关文书档案管理的策略（一）完善机关文书档案管理体制建设。管理体制直接影响着管理工作的效能，是机关单位开展各项工作的重要基础。文书档案涉及面广，内容繁杂，与单位各部门、各科室都有着一定的关联，需要单位诸部门做好配合工作，才能实现文书档案管理工作的顺利开展。这就需要机关单位优化文书档案管理体制，使档案管理各项工作都符合既定流程，做到规范化、专业化、严格化管理，具体工作如下：第一，严格落实部门职责，做好文书档案归档工作。档案管理是一个有机体系，需要各部门的共同参与和有效协作。这就需要文书档案管理工作落实到人，并约定具体的归档时间与归档流程，同时要规范档案格式与要求，

7、实现文书资料统一归档，降低档案管理工作难度。例如，对于各部门发布的通知、会议记录、人事任免、影音图片等要统一格式与要求，明确工作制度，督促各部门做好衔接工作，科学归档。第二，做好制度建设，提高工作效率。制度是落实工作的有力保障。针对机关文书档案管理而言，归档不及时、档案资料分散、更新迟缓、资料遗失、保管不当、借阅随意等问题的出现都反映了档案制度建设不到位，这使得各项工作无章可循，极容易出现管理风险，造成不良后果。这就需要机关单位根据单位实际完善各项文书档案管理制度，并将相关制度下发至单位各部门，使各部门提高对文书档案管理工作的重视，特别要强调依据归档文件整理规则(DA/T222015)来归档。

8、同时，要减少冗余繁杂的档案资料，对于无保管时间要求的文书档案应实施淘汰制，定期进行清理;对于有保管时间要求的档案则实施分类制，按具体要求分类管理。第三，严格监督与考核，做好管理工作。相关部门领导要做好文书档案工作的监督与考核，将临时抽查与定期检查相结合，做好监管工作，并出台相应奖惩措施，奖优罚劣，鼓励工作创新，督促自查自纠，促进文书档案管理工作更好开展。(二)加强文书电子档案管理模式建设。办公自动化已是大势所趋，机关单位的电子文档也很多，文书档案的电子化管理是当前的一项重要工作，需要加强重视。对于电子档案，个别机关单位难以做到规范化管理，往往存在“重文件办理，轻档案形成”的问题，电子文件归档不

9、及时、格式混乱等问题较多，需要加强管理规范。第一，加强数字档案系统管理，确保电子文件资料的全面性与真实性。机关单位应建立数字档案管理系统，优选归档接口，选用常见的数据管道、WEB服务、中间数据库，使档案资料按照规范要求归档，确保各类元数据与电子文件都能及时收集，同时还能记录电子文件修改的全过程。第二，电子档案的管理要做好“四性”检测，即完整性、可靠性、真实性、可用性。要做好电子文件防篡改工作，避免数据失真、公章冒用、电子签名借用等情况发生。同时,要做好元数据的“全程记录”工作，确保信息的完整与真实，可生成MD5码进行真伪对比，提高管理效率。此外，还应根据文书类电子文件元数据方案(DA/T46-

10、2009)的规定进行各类信息的收集保管，确保信息齐全。第三，提高管理规范化水平。对于文书电子档案，档案工作者可利用档号或唯一标识符（反映一定语义信息）进行命名，方便电子档案的转换、借阅与迁移，实施全过程管理。此外，机关文书电子档案还包含了正文、附件、定稿、公文处理单、修改稿等文档，对于前四类电子文档需将其转换为PDF或OFD格式，以避免文档内容的损毁、篡改，保证长期有效保存。对于元数据，应以XML格式保存，以方便跨平台使用。（三）加强教育培训提高人员业务水平。作为一项专业性较强的工作，机关文书档案需专业人员妥善管理，方可提高管理效率。第一，要做好专业知识培训。机关单位可通过日常会议、内部交流、

11、在线学习、经验分享、高校委培、专题讲座等多种方式，对文书档案管理人员进行专业知识讲解，做好资料收集、整理、归档、管理、利用、借阅等工作，提升人员专业素养。第二，要做好信息技术培训。办公自动化对文书档案工作者的信息技术能力要求提升，特别是日益增多的电子档案更加需要有专业技术人员进行保管，这就需要机关单位聘请专业人员指导档案管理者学习了解电子档案管理知识，做好电子档案的分类、归档、管理等工作，同时要指导相关工作者做好身份认证、密钥管理、防火墙设置，避免电子档案被损毁与篡改，提高工作效率。第三，要加强法律法规以及职业道德教育。机关文书档案中有一些为涉密档案，需要妥善保管，因此，需加强相关人员保密管理

12、教育，增强其保密意识，要将政策法规学习渗入日常工作中，绷紧员工安全之弦，提高其工作合规性与科学性，增强其职业道德观。（四）重视文书与档案的衔接工作。文书与档案工作密切相关，文书的完整度与质量会直接影响到档案工作的开展情况，可以说文书的收集、整理、鉴定、统计等工作是做好文书档案管理之前提与基础，是丰富文书档案内容的重要保障。因此，机关单位的文书人员在开展工作时，要一并做好文书的整理与核对，留心文件是否完整，格式是否符合规范,以方便后续档案管理工作的顺利开展。而文书档案管理者需做好相关对接工作，不仅要向单位文书人员普及档案管理知识，增强其归档意识，还应统一纸质与电子文档的格式，做好与各部门的沟通交

13、流工作，努力实现文书与档案工作的无缝衔接。在进行文书资料归档过程中，档案人员要尽快处理各部门传送过来的文书资料，做好文件的确认、登记与查看工作。在建档过程中若发现文件资料不完整或丢失，需及时通知相关部门重新提供文件资料，以保证文书档案管理的安全与高效。（五）做好机关文书档案开发利用工作。档案开发利用是档案管理价值发挥的重要表现，机关文书档案工作者应抓住时机做好文书档案开发利用工作。对于可公开的文书档案,档案人员可先将其转化为电子档案，做好备份管理，再利用网络链接技术进行档案资料的在线传输，方便兄弟单位、社会机构、广大公民查阅该档案资料。同时，要加强单位网站建设，通过开辟档案管理专栏，定期发布行

14、业档案资讯，并将可公开的档案资料上传至档案管理专栏网站，分门别类进行管理公示，方便公众检索资料信息，还可于网上设置用户入口，对于可内部公开的档案信息可由用户在线申请审核，通过后实现档案资料的在线借阅利用。此外，档案人员还可拓宽服务范围，利用手机APP、微信公众号、官方微博等新媒体进行资料信息推送，方便民众了解政府工作。另外，机关档案管理部门还应加强对文书专题档案的编研工作，如根据历史发展脉络对单位发展中的大事件进行汇编整理，结集出版或于特定时间节点进行展览公示，亦可通过宣传栏、主题展览、文件汇编、纪要出版等多种方式开发利用档案资料，发挥档案价值。四、结语文书档案对于机关单位工作的开展具有重要指导意义与借鉴价值，其管理工作也日渐受到单位领导的重视。随着信息技术的发展以及现代化管理理念的普及，文书档案管理工作已不再停留在浅层管理层面，而是更加重视档案的科学管理与开发利用。这就需要机关单位文书档案管理人员加强工作自省，积极转变工作思维，探索更加高效的管理方法与管理技术，通过知识学习与专业技能提升，全面提高工作效率，为单位发展贡献力量。