图书供应采购方案.docx

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1、图书供应采购方案第一节采购原则3一、适价原则3二、适合的质量4三、合适的时间4四、合适的地点5第二节采购及组织措施5一、图书配货工作安排5二、专人负责5三、订单确认6四、订单处理原则6五、采购配货程序6六、图书出货打单工作安排9七、图书打包10八、图书运输工作安排13九、供书时间及送书方式13十、图书送货工作安排14十一、配送流程图15十二、配送车辆管理15十三、到货，卸货15十四、验收16第三节采购流程16一、制定采购战略16二、制定采购政策18三、图书供应商资质19四、采购质量检测20五、到货收货流程图20六、采购配送流程图21七、门市库存退货流程图22八、门市退批销流程图22九、门市之间

2、调剂流程图23第四节供货步骤23一、确定图书订单23二、订单数据整理24三、采购部制单出单24四、调货24五、配货及打包25第五节采购制度25第六节图书采购需求承诺28第一节采购原则一、适价原则价格永远是采购活动中的敏感焦点，图书企业在采购中最关心的要点之一就是采购能节省多少采购资金，因此采购人员不得不把相当多的时间与精力放在跟供应商的“砍价”0图书的价格与该图书的质量、是否为长期购买、是否为大量购买及图书市场供求关系有关，同时与采购人员对该图书的市场状况熟悉状况也有关系，如果采购人员未能把握市场脉搏，供应商在报价时就有可能“蒙骗”采购人员。一个合适的价格往往要经过以下几个环节的努力才能获得。

3、多渠道获得报价：这不仅要求有渠道供应商报价，还应该要求一些新供应商报价。图书企业与某些现有图书供应商的合作可能已达数年之久，但它们的报价未必优惠。获得多渠道的报价后，企业就会对该图书的市场价有一个大体的了解，并进行比较。二、适合的质量一个不重视品质的图书企业在今天激烈的市场竞争环境中根本无法立足，一个优秀的图书采购人员不仅要做一个精明的商人，同时也要在一定程度上扮演管理人员的角色，在日常的图书采购工作中要安排部分时间去推动供应商改善、稳定图书品质。采购图书品质达不到使用要求的严重后果是显而易见的：图书品质不良，往往导致企业内部相关人员花费大量的时间与精力去处理，会增加大量的管理费用。图书质量不

4、佳，往往在重检、挑选上花费额外的时间与精力，造成检验费用增加；图书质量不佳而导致其他计划推迟进行,有可能引起不能按承诺的时间向需求方交货，会降低客户对企业的信任度，若因图书质量不佳引起客户退货，有可能令企业蒙受余种损失，严重的还会丢失客户。三、合适的时间图书企业已安排好向需求方的供货时间，若图书未能如期达到，往往会引起图书企业内部混乱，当图书不能按计划送达需求方时，会引起需求方强烈不满。若图书提前太多时间采购好放在图书仓里，又可能造成所购图书并非需求方所需图书，大量积压采购资金，是图书企业很忌讳的事情，故图书采购人员要扮演协调者和监督者的角色，去促使图书供应商按预定时间交货。图书具有时效性，对

5、图书企业来说，合适的交货时机很重要。四、合适的地点天时不如地利，图书企业往往容易在与距离较近的图书供应商的合作中取得主动权，图书企业在选择试点图书供应商时最好选择近距离供应商来实施。近距离供货不仅使得买卖双方沟通更为方便，处理事务更快捷，亦可降低图书采购物流成本。第二节采购及组织措施一、图书配货工作安排图书配货由组长，率领配货组XX名人员，严格执行市场运营内部作业流程、跟单出货作业规范，对采购人员查重确认复本后的图书进行配书及其他产品的采购，在配书过程中如发现图书复本不够，及时与直营事业部的业务员取得联系，由该业务员与图书馆采购人员进行沟通。在配书过程中应注意同一复本量的图书，要集中在一起放置

6、在图书流通周转箱内，并在图书流通周转箱上做好客户资料的标识。采购人将选定好的图书清单发给项目负责人，我公司有专人负责订单的处理与选书的对接工作。二、专人负责我公司指派专人负责订单传送（对接邮箱：XXXXXXX,责任人：XXX）o类别姓名职务本项目主要职责管理人员总经理本项目总指挥业务经理负责本项目的具体执行采购部负责人负责图书制单、出单、图书采购仓储部负责人负责图书打包、发货等工作运输部负责人负责图书的运输，保证图书无损售后服务负责人提供图书售后服务及技术支持三、订单确认由责任人和代理人共同与采购人落实供货清单并确认清单。1.承诺由采购人根据项目所需图书。2.采购人提供书目品种即为采购单位订单

7、，未经采购人（或项目采购单位）允许，我公司不得替换。四、订单处理原则1 .承诺在签订合同后尽快将所购图书的落实情况反馈给采购人。2 .若订单中有订不到的图书，签订合同之日起3天内告知采购人。3 .如订单中有复本量超过订数的，告知采购人，予以更改。五、采购配货程序订单确认完成后，由责任人按订单区分所有版社，再将不同的版社订单发往各大版社进行采购，采购完毕回库的所有图书再进行二次确认。(一)数据处理出版社图书备齐后，客服部统一使用RF掌上电脑按照各所采购单位进行数据处理打印出库单，仓储工作人员分XX组领取出库单。(二)图书分拣仓储工作人员利用最先进的设备为配货软件，在接收到销售任务后可按照优化路线

8、自动运行到应配货商品的货位处，大大节省配货时间。配货分拣组（三）图书分配由进退分拣线进行各采购单位分离。出版社图书进行RF粗分处理完毕后统一进行上包，上包扫描后的图书由系统自动判断相应格口，上线的图书由线上的小车自动接收，运行到相应格口后将其送下。分别放在相应的区域。9物流配货库房六、图书出货打单工作安排所有产品出货打单由组长，率领打单组6名人员，严格执行制销售单据作业规范、采购进货打单作业规范；对已经完成配货及检验合格的产品打包，随产品提供订购地与货物数量、品种、价格相符的该批图书及其他产品总清单和分包清单一式四份（图书清单含批号、包号、每一品种的ISBN号、题名、复本册数、码洋单价、实洋单

9、价及合计册数、码洋总金额、实洋总金额等项目），分包清单随包，清单上注明订单号，销售批销单要求一式四联，客户和公司各二联。在打印销售批销单过程中，注意图书可能的包头大小，尽量控制在每包图书尺寸约为45cm（长）35cm（宽）25cm（高），同一复本量的图书要尽量打在同一批销单内，做到每包一单。1.在图书分配过程中发现图书数据不相符的，前往客服部修改数据和调换出库单分配正确的图书。2 .在图书分配过程中发现图书脏污、破损，前往客服部修改数据和调换出库单分配整洁的图书。3 .在打包前需按照采购人送货地点的要求将图书分拣,供采购人随时验收及抽查，如出现如何问题，前往客服部修改数据和调换出库单分配正确的

10、图书。4 .在图书分配过程中由于上述原因出现图书数量短缺,前往采购部紧急调配足够的图书。七、图书打包我公司所供图书运至合同规定地点所需要的包装，这类包装采取防水、防潮、防震和防止其他损坏的必要保护措施,且能够经受一次搬运、装卸的各种运输，以防止图书在运转过程中损坏或变质。货物的包装为原包装，因货物包装不符合包装法规定保证重新包装的，我公司负责重新包装。因包装不符合规定造成货物损坏或丢失的，由我公司承担一切损失。八、图书运输工作安排图书运输由组长，率领司机班XX名专职司机，严格执行送货登记作业规范、送货装车作业规范、发货登记作业规范，对直营事业部业务员已经和采购人员确认送货的产品，进行车辆合理的

11、调剂，确保产品可以在采购人员指定的时间内，将所有产品安全送到指定的地方。九、供书时间及送书方式1.供货时提前通知采购人，并负责将图书送到采购人指定供货地点，对于必配图书、选配图书在三个月内保证送达图书馆，并提供准确未到图书清单和说明。2 .供货保证打包工整，必配图书、选配图书清单保证与图书包装对应相符，每包一单、每批一总单。图书总清单注明批号、送书日期、每批合计（种数、册数、码洋）、包号、包合计；每包详单应注明每种图书的题名、ISBN、出版社、单价、册数、码洋合计金额、包号与总清单对应准确。并及时提供电子到货清单。3 .在组织货源的同时，对已到的图书进行计算机查重。4 .保证在合同规定的时间内

12、必配图书订到订全率达到100%；选配图书中所选图书到率达100%o5 .保证图书质量符合国家相关行业标准。对于所供图书出现的错订、破损、缺页、污损、附件不全及印刷错误等情况须无条件退换，并明确对于违约所承担的责任。6 .随书配送的光盘准确插入相应图书。7 .随书配送由图书馆要求的书目数据格式。十、图书送货工作安排送货由组长，率领市场运营部XX名人员，严格执行送货登记作业规范、送货装车作业规范、发货登记作业规范、清点作业规范，将已经打好包的产品在规定的时间内送到采购方指定位置，在送货前一天由项目经理和采购人员进行沟通协商送书时间和地点确定送货后，由运输组长协调公司车辆，由包装出货组长安排送货人员

13、，最后由主管业务经理率领将所有产品送到指定位置。在送货过程中，将所有产品按产品的包装编号放置整齐，方便采购人员验收。销售批销清单和销售清单汇总单由项目经理交给采购方人员签字核验。卜一、配送流程图十二、配送车辆管理我公司自有运输车辆为XX辆：零散件运输XX汽车XX辆,类型:厢式,额定质量:XXkg,负责市内或周边零散件的运输。中转运输XX汽车XX辆，类型：厢式载货车，额定载重：XXkg,负责到货中转运输。长短途大件运输XX载货车XX辆，类型：厢式载货车,装载重量：XX吨，负责大批量运输，我公司多年来在精挑细选中，选中了一些信誉第一的物流，这也是我公司多年来一贯遵循“客户至上”“安全准时，诚实守信

14、，互惠互利”的信条，安全第一、服务第一、门到门第一、凭借良好的敬业精神和严谨的工作态度，在广大客户心中树立了极好的企业形象。十三、到货，卸货我公司将安排专人在采购方指定存放地点分校并按照顺序卸货，摆放。十四、验收1 .所提供书籍进行包装，免收包装费，包装物不回收。2 .因包装原因造成合同标的物在运输过程中丢失的、损坏的，我公司承担全部责任。3,验收标准：按采购方规定的数量、印刷厂，并根据制造商的合格证、出厂清单进行现场验收，并由供采双方签署验收报告。如有异议，各方在验收后七天内以书面形式通知对方。合同标的物验收合格后由采购方提供货物的存放地点，并负责货物的保管和安全。4 .货物风险自通过采购方

15、书面验收并交付采购方之后转移。第三节采购流程图书公司在向图书出版社或者供货商采购时应该先制定采购战略，以确保采购的过程顺利完成：一、制定采购战略主要活动：确定长期客户需求根据公司中长期的战略规划、经营计划、战略成本分析和市场预测，确定公司商品的长期市场需求和发展变化的趋势。制定图书商品接收政策：主要制定图书商品接收的原则和政策。包括：图书供应商主配、我方主动进货、检验图书进货流程、图书退货和换货原则、图书数量差异的处理办法等等。进行图书采购预测：确定最佳销售周转的能力。主要包括：数额、质量、成本和其他属性。这个活动还要将经营预测转换为对采购和供应的要求，例如对一般图书和课本的需求，对音像制品的

16、需求，对卖场吞吐规模的要求等等。进行供应市场分析，供应市场分析是制定供应书籍的重要步骤，主要基于采购调查的基础数据。输入流程商品市场预测输出流程制定物流战略/制定图书产品管理策略实施图书采购战略/图书采购政策管理管理代管存货/管理图书产品需求订单目的制定所有图书采购活动的中长期战略规划内容说明确定所需图书的管理流程和规划，确定短期和长期的图书采购战略，完善和改进与图书供应商的关系，确定图书采购的操作技术。图书采购战略主要包括：组织、人员、风险、市场、行业趋势、价格变化等。主要部分图书采购调查分析：图书采购调查主要包括的项目有图书的价值分析、大宗图书采购商品调查、图书供应商调查、采购过程调查。质

17、量管理手册：这里需要确定图书采购过程中的质量控制程序和检验方法，主要包括：图书商品的合格标准、检验程序、质量控制办法。中长期图书采购战略：这是本流程形成的最终文件。作为对整个图书采购活动的纲要，主要包括的内容有，图书采购的目标要求、图书质量（质量与成本）数额、采购方式（集中式或者分散式、长期的或者短期的、主动或者被动）、图书采购的人员与组织、采购时机的确定原则、采购价格的原则、区域和图书供应商选择等等。二、制定采购政策1.主要活动：确定商品的分类制度，制定符合其特点的管理政策。2 .确定采购订单管理政策：无论供应商是否需要采购订单，公司都应该采用订单管理的方法进行采购的规范管理。因此在制定采购

18、订单管理政策时要充分考虑的因素有：如何区分订单的紧急程度、如何划分订单的优先级、如何针对不同的订单进行跟踪和审计控制等等。3 .制定争端解决流程：图书采购活动中的争端不可避免,主要来自交货日期的延迟、质量问题、数量差异等等。图书公司应该制定标准的工作流程来解决出现的争端。4 .制定报价评审制度：针对图书供应商的报价，公司应该针对不同的商品制定不同的评审制度，确保能够采购质优价廉的图书商品。5 .建立标准采购订单批准制度：应该根据订单的性质采用不同的授权管理审批制度。这样做的好处在于可以提高采购审批的效率，使审批权限能够适当的分散，降低人为因素的风险。6 .建立例外采购管理制度：在公司运营过程中

19、经常会出现紧急和特殊的情况，针对这种情况发生的采购，应该具有应急的办法，参照这种办法能够尽快满足销售的需要。7 .确定定额采购政策：对于有些图书商品，图书供应商能够给予一定的额度并按照一定时间进行结算。对于这些采购，公司应该制定相应的政策进行管理。8 .制定供应商资质评估和审查制度：以制度化的形式对供应商的评估和审查进行规范管理，确保图书供应的效率。9 .确定总成本的计算模型：与财务部一起确定图书采购的总成本，并且按照一定的模型计算各个部分的费用。三、图书供应商资质1.进行供应商评价：根据评分标准进行评分，并且按照一定的权重进行计算，最后按照综合得分进行供应商排序。2.通知供应商：以书面形式通

20、知供应商。3,更新供应商名单：将评审确定的供应商加入供应商名单中。4 .商定详细条款：根据法律条文和法律顾问的意见和图书供应商商定详细的供应合同条款。5 .图书供应商履约情况监督：通过与图书供应商的不断沟通和从销售、财务和仓储部门收集的信息监督图书供应商的履约情况。6 .执行阶段性的供应商评定分级：根据图书供应商的履约情况和交付货物的情况以及供应商的历史记录，进行阶段性的分级评定。7 .制定针对有问题图书供应商的应对方案：存在问题的图书供应商应该加倍关注并且严格管理，为了减少问题的出现并且在出现问题时能够快速解决，可以根据问题的情况制定不同的标准解决方案，在出现问题时参照执行。8 .将供应商从

21、候选名单中去除：更新整个供应商名单,将不合格的图书供应商从名单中去除。应该注意不能简单地去掉供应商的资料，而是应该将淘汰的供应商资料进行单独地保存，以备在以后的工作中能够作为参考。四、采购质量检测输入流程实施采购战略收到商品差异商品处理输出流程供应商资质管理库存/存储/移送差异商品的处理目的确保商品质量的所有活动。内容说明确定收到的图书商品是否符合质量要求，质量检验人员通过标准的操作流程进行质量检验。参与部门业务部批销五、到货收货流程图到货收货流程六、采购配送流程图碑配送福呈碑如怖号：本卷呈共1页之第1页生效日期：球协调堤J部门:扑嘴中心总责任人才除中心经理制订人Iw业务部批销各小组各门市店各

22、门市店小组各门市店数据责任人备注北务可可据I实际情况补.门市配货1I送货员U媾员数据员业务员口收货第二天配送，随包附&!送消单。PSS送有单号。口马路湾除外，由后台拆包、验书、上磁条。各门市小组可根据消毋情况曳顾客需要随时向业务报订单。收货、翌记单釜字，-拆包，照单始书（有误报差异）、上磁条、上架、晚书人签字*联留底，-一批俏带回tt.JA蛆将配送再埴送至数据，数据凭单将系统内数据（码洋）库存转至各门市小组Z订，尽量耨足.I，要。J七、门市库存退货流程图福呈I门市库存福1解刘梯号：本嘏呈共1页之第1页生效日期：福氨办调控制部门:批销中心总责任人才照肖中心经理班T人W绊：业务部门市各小组各门市数

23、据批销调退组批销数据组责任人备注耳周一三下调退指令（8075）接收指令，出调退指令单照单下架无误依调退指令单出调送消单（库存转入市批）JI调退组照单I豌书无误将调退署单送数据，将书I斗储I业务员理货员数据员理货员口这同步在系统里空走数据I退回出版社将调退清单换成小组下架著单（小组留底）、退货清单（库存瘠除）八、门市退批销流程图漏呈门市退批4鸵冠呈漏药棒号.本施共1页之第1页生效日期.湍呈协调控制部门J懒中心总责任人摭肖中心经理制订人：三署业务部门市各小组批销调退组批销数据组批销各小组责任人备注业务员街周一三下调遇指令理货员接收指令，出调退指令单照单下架，卜法批消调遏组1有误无误数据员口确认无误

24、，书送小组。出小组上架清单，送小组理货员上架九、门市之间调剂流程图第四节供货步骤保证所有图书均为国家正式出版物且完全按照贵方的购书比例提供，否则，我公司将承担由此造成的一切后果。一、确定图书订单1 .我公司接受贵方各种形式的订单，并严格按照贵方选定的图书订单供货。我公司建有功能完善、性能稳定的专业化图书电子表商务网站，方便于双方高效开展业务工作。贵方向我公司提交图书订单，我公司在收到订单后立即回复。收到订单（包括发文、征订单、电子邮件、电话、传真等均视为订购合同）后及时反馈贵方确认订单收到，并告知订单所处的状态。（如果因出版变更或无书不加印的原因无法供书，我公司将及时通知贵方）2 .我公司将做

25、好查重服务，并保证提供现场查重器及其软件。3 .我公司本项目负责人：XXX二、订单数据整理1.把图书采购订单交由公司采购部进行数据整理，查重。确定并分类：库房有货图书、非库房现货图书和库房有货但数量不够的品种。4 .工作人员安排：采购部数据组人员。5 .采购部负责人：XXX三、采购部制单出单1 .由采购部整理图书采购订单。将库房有货的图书配货单下达到库房。2 .工作人员安排：采购部人员组人员3 .采购部负责人：XXX四、调货1.把非库房现货图书和库房数量不够的，分别从现采基地或出版社调货回库房。以确保图书订单供货率。4 .工作人员安排：采购部。5 .综合部负责人：XXXo五、配货及打包1.配货

26、（1）严格按贵方订单要求配货，（2）对所配图书严格把关，保证所供图书和出版物均为国家正式出版物，杜绝盗版等书籍。6 .组织打包由仓储部进行同时包装，图书打包严格按照贵方的要求进行打包，（每包外面标明批次和包号，并注明清单包），提供三联打印清单（提供电子版），一联随图书打包，内容包括注明合计（书名、种数、册数、码洋、实洋）；每包详单注明每种图书的题名、ISBN、出版社、单价、册数。和折扣率）、总种数、总册（件）数，方便贵方验收，另外两联放在清单包里，作为核查资产清单和付款对账单。图书包装保证严密完整，无弯折、破损、受潮等现象。7 .工作人员安排：仓储部4,仓储部负责人：XXX5.运输：我公司采取

27、陆路运输及汽车运输，派专人跟车押运，确保图书不受潮、不破损等安全交付给采购人使用。第五节采购制度一、企业内所有图书采购业务（极特殊情况除外）全部由业务部负责采购。二、图书采购与付款业务必须遵循不相容岗位相分离的原则。三、图书采购人员应实行定期轮岗制度。四、各种类别图书的采购，必须按数量、质量、价格管理小组规定的要求询质、询价。五、图书商品采购应在询质、询价的基础上，选择供货资质、信誉良好的图书供应商或者出版社，并确定图书质量、图书价格及图书供货数量等。六、在进行图书商品采购前，必须填写图书采购申请单,由业务经理签字批准后采购。七、零星图书商品采购时，本着“钱物分管”的原则由两人或两人以上共同采

28、购，报账时共同签字。八、对于采购的各种图书衍生品，必须按存货管理制度的规定，办理入库手续。九、如需紧急加购的图书商品，需在采购申请单上注明“紧急”两字及所需商品的需要时间。十、突然增加的采购事项，无法填写采购订单，只能电话通知的，采购完毕后，业务部门必须补填采购订单。十一、采购时对供应商所供的各种商品，必须严格按合同规定验收。十二、应建立严格的商品检验管理制度和验收方法。采购商品到仓库后，应有检查员分批检查。十二、对于合格的已经入库的图书应由营运部理货员和收货部核对数量、价格、并对商品质量进行验收，共同在验收单上签字确认。十三、验收单返到财务部门后，会计应对商品验收单进行复核，核对单价、金额无

29、误后签字确认。十四、验收时应严格按照采购订单、供货清单进行验收，确保所采购商品物资的质量、印刷、数量、价格、纸质符合市场的要求。十五、采购部门可选择实行定额备用金管理制度，其额度由公司根据业务核定。零星采购或小额采购用备用金支付,报销后补足备用金。十六、自采商品验收合格入库后，应及时填写采购综合费用报销单，后附采购发票（或收据）供货清单、商品验收单等原始单据，分别由经手人签字，部门经理签字、财务审核并签字、店长审批方可报销。十七、对供应商送的各类图书经验收合格后，凭相关人员签字确认的商品验收单，到财务部办理挂账或付款手续。十八、延期付款的图书付款以供应商提供（商品验收单）为准。延期付款的商品采

30、购验收入库后，财务部以验收单为依据，作应付账款处理。付款时，财务同供应商提供的验收单核对无误后付款冲账。十九、采购人员采购完成后，一周内必须到财务部报账，报销程序按公司（费用报销管理制度）中的有关规定执行。对未按规定在一周内报账的采购人员，财务部有权按公司货币资金管理制度中的有关规定，不予新的借款。二十、严格执行质量、价格管理小组制定的各项质量、价格政策。二十一、采购人员必须将随时更新的商品供应商电话号码等详细资料，报财务备案。第六节图书采购需求承诺一、本项目报价采用折扣率方式，我公司所报价折扣是指采购人支付书款占图书码洋的百分比(%)o报价中包括图书、采购及其到达指定地点的运输、合同期内的售

31、后服务及图书加工等全部费用。二、我公司就本次采购中的全部图书类型进行报价，所经销的图书和出版物均为国家正式出版物。一旦发现盗版,我公司承诺按图书码洋的十倍予以赔付并承担相应责任，采购人有权立即终止合同，并且由我公司承担由此引起的一切法律责任。三、我公司供货时须提前通知采购人，并免费负责将图书送到采购人指定供货地点。四、我公司供货保证打包工整，外包纸采用防水纸。图书清单要求与图书包装对应相符，做到每包一单、每批一总单。图书总清单应注明合计(书名、种数、册数、码洋、实洋)；每包详单应注明每种图书的题名、ISBN、出版社、单价、册数。五、我公司保证所提供的图书总书目不少于2000种，且相应文件中保证提供具体的图书分类书目明细表，由采购人选择所购图书的品种。六、图书质量符合国家相关行业标准。对于成交供应商出现的错订、破损、缺页、污损、随书附件（光盘、软盘、磁带等）不全及印刷错误等情况须无条件退换，不能以已加工等理由拒绝，由此造成的损失及费用全部由我公司承担。七、随书配送的光盘要求准确插入相应图书。