2023年档案管理“三合一”制度.docx

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1、洪发(2023)37号XXX县XX镇档案管理“三合一”制度三合一制度是规范和指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作的一项基本档案制度。全面推行三合一制度，对于进一步提升乡镇档案基础业务和信息化水平，建设覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源体系，维护国家档案资源完整与安全，促进档案事业健康长远发展具有重要意义。XX镇现根据档案管理要求，分别制定档案分类编号方案、文件材料归档范围和档案保管期限期，并在本镇范围内实行档案三合一制度。本制度根据机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号）、机关档案管理规定（国家档案局令第13号）、科学技术研究档案管理规定（

2、国家档案局令第15号）、乡镇档案工作办法（国家档案局令第18号）、会计档案管理办法（财政部、国家档案局令第79号）、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822）.文书档案案卷格式（GB/T9705）、档号编制规则（DA/T13）、档案著录规则（DA/T18）、归档文件整理规则（DA/T22）、建设项目档案管理规范（DA/T28）、照片档案管理规范（GB/T11821）.数码照片归档与管理规范（DA/T50）、录音录像档案管理规范（DA/T78）等相关规定编制。中共XX镇委员会2023年7月6日XXX县XX镇档案分类编号方案(一)门类划分本镇档案门类划分为文书(WS)、科技(KJ)、会计

3、(KU)、人事(RS)、专业(ZY)、照片(ZP)、录音(LY)录像(LX)、业务数据(SJ)、公务电子邮件(YJ)、网页信息(WY)、社交媒体(MT).实物(SW)等13个一级档案门类。科技档案分为科研(KJKY)、基建(KJJJ)、设备(KJSB)3个二级门类；会计档案分为会计报表(KU-I).会计账簿(KU2)、会计凭证(KU3)、其他会计档案(KU4)4个二级门类；专业档案按照以下方案进行分类。组织部门档案(ZZ),村干部档案(ZZ1)、农村党员档案(ZZ2)；财政部门档案(CZ),三资代理档案(CZl)；农业税清册(CZ2)；一事一议财政奖补项目档案(CZ3)；粮补清册档案(CZ4)

4、；家电下乡档案(CZ5)；汽摩下乡档案(CZ6)；农户基础信息档案表(CZ7)o民政部门档案(MZ),农村低保(MZl)；城镇低保(MZ2)；五保档案(MZ3)；优抚档案(MZ4)；医疗救助档案(MZ5)；残疾人档案(MZ6)o人口和计生档案(RJ),独生子女光荣证档案(RJl)；一孩审批(RJ2)；二孩审批(RJ3)；计生台账(RJ4)；社会抚育费征收档案(RJ5)；奖扶档案(RJ6)o社保部门档案(SB),农村社会养老保险档案(SBl)；村干部养老保险档案(SB2)；失地农民养老保险档案(SB3)；企业职工(城镇)养老保险档案(SB4)。农经部门档案(NJ),土地承包档案(NJl)；土地流

5、转档案(NJ2)o信访档案(XF),林改档案(LG),新型农民合租医疗保险档案(YB)o(二)分类方法及档号结构1.文书档案按照年度、保管期限等分类项进行分类。档号结构为：全宗号-档案门类代码,年度-保管期限代码-件号例：J001-WS2022-Y-00012 .科技档案按照年度(或课题、项目、型号)、保管期限等分类项进行分类。档号结构为：全宗号-档案门类代码年度(目录号、课题号、项目号、型号)-保管期限代码-案卷号-件号例：JOOl-KJ-JJ2022-Y-001-0001以件为单位整理的，参照文书档案执行。3 .专业档案按照类别、年度、保管期限等分类项进行分类。档案号结构为：全宗号-档案门

6、类代码二级类别号年度-保管期限代码-案卷号-件号。例：J001-ZYSS2022-Y-001-0001以件为单位整理的，参照文书档案执行。4.照片、录音、录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体、实物档案按照年度、保管期限等分类项进行分类。档号结构为：全宗号-档案门类代码年度-保管期限代码-件号。例：J001-ZP2022-Y-00015 .会计档案按类别、年度、保管期限等分类项进行分类。档号结构为：全宗号-档案门类代码二级类别号年度-保管期限代码-案卷号-件号例:J001-KU012017-Y-001-0016 .专业档案分类方法和档号结构(1)组织部门档案村干部档案农村党员档案(2

7、)财政部门档案(CZ),三资代理档案(CZl)；农业税清册(CZ2)；一事一议财政奖补项目档案(CZ3)；粮补清册档案(CZ4)；家电下乡档案(CZ5)；汽摩下乡档案(CZ6)；农户基础信息档案表(CZ7)o(3)民政部门档案(MZ),农村低保(MZI)；城镇低保(MZ2)；五保档案(MZ3)；优抚档案(MZ4)；医疗救助档案(MZ5)；残疾人档案(MZ6)o(4)人口和计生档案(RJ),独生子女光荣证档案(RJl)；一孩审批(RJ2)；二孩审批(RJ3)；计生台账(RJ4)；社会抚育费征收档案(RJ5)；奖扶档案(RJ6)。(5)社保部门档案(SB),农村社会养老保险档案(SBl)；村干部养

8、老保险档案(SB2)；失地农民养老保险档案(SB3)；企业职工(城镇)养老保险档案(SB4)o(6)农经部门档案(NJ),土地承包档案(NJl)；土地流转档案(NJ2)o(7)信访档案(XF),林改档案(LG),新型农民合租医疗保险档案(YB)等。(三)编号规范档号按照分类方法分段组成，上、下位代码之间用连接号-(短横)连接，同一级代码之间用间隔号(小圆点)隔开。连接号和间隔号各占半个字位置，上下居中。1.全宗号：采用4位数字或者字母与数字的结合标识，本乡镇全宗号为JO01。2.档案门类代码：采用2位字母标识。存在二级门类的，采用2位字母或数字标识，中间用隔开。3 .年度：采用4位数字标识。4

9、 .目录号、课题号、项目号、型号：采用3位数字或字母与数字的组合标识。本乡镇基建档案项目号按001、002顺序编列。5 .保管期限代码：采用字母或字母与数字的组合标识。保管期限永久、定期30年、定期10年分别以代码Y、D30、DlO标识。6 .案卷号：采用3位数字标识，不足3位的前面用补足。7件号：采用4位数字标识，不足4位的前面用0补足。本镇各社区、村及其他部门文件材料归档范围可参照执行。XXX县XX镇文件材料归档范围第一条文件材料是指XXX县XX镇在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。第二条文件材料归档范围（一）反映本镇主要职能活动和基本历史面貌的，对本乡镇工作、国家建设和历史

10、研究具有利用价值的文件材料；（二）本镇工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本镇需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下属社区、村委会、镇办单位报送的重要文件材料；（四）其他对本镇工作具有查考价值的文件材料。第三条文件材料不归档范围（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本镇办理的文件材料，任免、奖惩非本镇工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本镇文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本镇负责人兼任外单

11、位职务形成的与本镇无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下属社区、村委会、镇办单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映等文件材料。第四条凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定实行集中统一管理，任何个人不得据为己有。第五条机关文书档案的保管期限定为永久、30年、10年。详见XXX县XX镇文书档案保管期限表。第六条本镇形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案期限，按国家有关规定执行。第七条本镇对应归档电子文件的元数据、背景信息等进行相应归档。应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文

12、件正本、定稿一并归档。第八条本镇联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办部门归档，其他部门将相应的复制件或其它形式的副本归档。第九条本镇各社区、村及其他部门文件材料归档范围可参照执行。XXX县XX镇文书档案保管期限表一、文书档案保管期限1 .镇领导的讲话稿、调研报告、批示件、签批件等文件材料。（永久）2 .请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、纪要。（永久）3 .典型材料、代表发言材料、交流材料、简报。（30年）4 .党和国家领导人、省委省政府领导检查、视察本地区的讲话和有关文件材料。（永久）5 .镇党委、镇政府工作汇报材料。（30年）6 .人大会议相关材料。（永久）7 .土

13、地流转、承包合同。（永久）8 .科教、文化、卫生等报告、报表相关文件。（永久）9 .一般的文书材料。（10年）二、科技档案保管期限L项目建议书、可行性研究报告、初步设计文件及项目申报和审批材料、合同、协议、批复、征地拆迁材料等。（永久）2 .项目管理重要会议记录、纪要、项目管理制度等文件材料。（永久）3 .招标计划及审批、招标、评标等文件材料。（30年）4 .一般的项目工程。（30年）三、照片、录音、录像档案保管期限1 .本镇主办或承办的会议、活动照片、录音、录像。（永久）2 .一般工作、一般活动、一般会议照片、录音、录像。（30年）3 .本镇建设项目、科研项目的照片。（永久）4 .记录本镇区

14、域内地理地貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间民俗和著名人物的照片录音、录像。（永久）5 .反映本镇主要工作职能和成果的照片、录音、录像。（永久）6 .上级领导来本镇视察、调研的照片、录音、录像。（永久）7.著名人士来本镇参观、访问、洽谈及从事其他活动的照片、录音、录像。（30年）8 .其它具有保存价值的照片、录音、录像。（永久）四、实物档案保管期限1.本镇获得的各项荣誉证书、奖状等。县级以上（永久），县级以下（10年）。2.反映本镇特色文化、产业的产品、手工艺品等。（永久）3本镇行政区划变动、机构调整中的印章、牌匾。（永久）4.其他具有重要保存价值的实物。（永久）本镇各社区、村及其他部门文件材料归档范围可参照执行。