企业办公室档案管理的重要性及对策建议思考.docx

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1、企业办公室档案管理的重要性及对策建议思考企业办公室档案包括企业资质、企业技术、企业员工、企业客户、有关行政管理部门下达的文件等档案。这些档案对企业管理都有不同影响，但一部分企业办公室档案管理粗放，信息化管理水平低，缺乏信息保护意识，档案收集、整理、分类、立卷、归档操作不规范，档案利用水平低。在复杂的市场环境下，企业必须直面办公室档案管理存在的问题,积极防疏堵漏，提高管理质量。一、企业办公室档案管理的重要性（一）能够保证有关业务持续进行。企业办公室档案很多和企业各类业务有关，例如经济活动资金使用记录、业务合同、采购计划等，这些对于企业业务发展而言都具有积极的参考作用。认真整理分析这些档案，能够让

2、下一阶段业务更有方向性，对业务重组也有借鉴作用。（二）让企业的重要决策获得参考。在市场环境日益复杂的背景下，企业决策必须要建立在丰富数据的基础上。企业办公室有效的档案管理，能够为企业决策层提供比较全面的信息、数据，让决策层能够做出科学决策。以供热企业为例，其在供热费用、供热工程建设上，可以参考企业有关建设档案资料以及国家及地方有关政策做出相应调整。（三）是企业有效维权的重票保障。企业办公室将有关资料、有关数据动态收集、整理、归类并立卷归档，当企业卷入纠纷当中时，可以凭借这些档案资料举证捍卫自身利益。例如供暖企业在供热工程建设过程中因为施工单位问题而导致地基塌方，造成了人员伤亡，供热公司在面对施

3、工企业指控时，可以将施工合同等文件提交法院维权。二、企业办公室档案管理存在的问题（一）档案管理比较粗放。个别企业对办公室档案管理不加重视，出现了档案管理人员不专业、档案管理制度不健全、档案分类保管欠缺、档案利用率不足等问题。甚至于有的企业因为办公室档案管理松散而导致核心机密泄露。（二）信息化管理水平低。在互联网时代，很多企业都建立了不同程度内部信息化管理平台，例如财务部、人事部门的ERP系统等。相比较而言，办公室档案管理的信息化建设却相对落后。大部分仍然选择实体档案柜等设备来保管档案，档案分类不足、摆放混乱、重要档案没有备份上传，一旦档案损坏或者遗失，会给企业带来严重影响。（三）安全意识相对不

4、足。企业办公室档案包括员工档案、客户档案、技术档案，这些都需要高度保密。一旦员工档案、客户档案以及技术档案泄露，会让竞争对手成功抢夺人才、争夺客户，甚至提前将技术申请知识产权，这样会让企业十分被动。（四）档案管理制度缺失。档案管理制度决定了企业档案管理的规范性。一些企业虽然有相应的管理制度，但落实较差。有的企业甚至缺乏档案管理制度，档案范围、档案管理机制、档案人员责任、档案管理办法等不全，无法保证办公室档案管理工作有效开展。三、提高企业办公室档案管理质量的对策通过以上分析可见企业办公室档案管理的重要性，所以必须要直面这些问题，以信息化管理、现代档案管理制度建设、专业管理人员培养为抓手，在落实档

5、案管理原则基础上,提升企业办公室档案管理质量。（一）企业办公室档案管理基本原则。一是动态原则。即改变过去被动的工作局面，主动深入各部门展开档案收集。这样可以避免有的部门管理不善将档案遗失。动态管理原则能够推进文件档案一体化管理进程。二是严格原则。即对所有档案要严格筛选，将档案文件按照重要程度分出级别，利于后续利用。严格原则也包括要对档案数据、信息真实性进行考证，杜绝虚假信息和数据。三是系统原则。要实现档案系统化管理，前后档案内容要系统完整，要保证文件彼此的联系性。要将纸质档案、数字档案有效区分且分别存放。四是有效原则。要确保档案管理以“有效性”为导向，避免为了收集而收集、为了管理而管理的形式化

6、工作。在档案管理过程中需要动态审核，确保档案始终处在最合理状态。（二）提高档案管理质量的策略。具体有如下方面：1.实现档案精细化管理。首先，需要企业重视办公室档案管理工作，从管理人员入手，建立科学的档案管理流程。该流程需要积极落实动态原则、严格原则、系统原则及有效原则。改变过去档案收集被动的局面，主动深入到各部门、各岗位，能够将企业业务、技术、客户、资质、员工等有关资料都及时回收。其次，确保档案分类科学细致，与企业有关的各类文件都囊括进来，并分级保管，避免档案丢失或者被人为丢弃。在分类上也可以先让各部门建立档案收集制度,实现档案管理人员与各部门档案管理对接机制。这样形成以部门为区分的档案管理模

7、式，档案管理人员在针对各部门档案进行再次细分。经过这样的处理，也能够找到不同部门在某个工作上的联系，保证档案文件的系统性。例如发现两个部门存在相同的档案文件，便可通过反馈使其中一个部门取消该档案收集，避免重复建设。再次，多元手段促进档案利用。第一，能够详细标注档案编号，并放在相应的档案袋中，摆到对应的档案柜内。要求系统索引和实际摆放位置统一，便于使用者直接找到档案。第二，构建信息化管理平台，保证该平台和各部门关联。当部门需要档案时，可以凭借授权登录系统并下载相应的档案资料。对于具有核心机密属性的档案资料，只允许档案管理人员具有登录权限以及下载权限。有需要的部门或者人员必须办理申请，申请通过后才

8、能获得该类资料。在档案借调方面展开严格的登记管理，需要管理者在借出前认真查看资料状态，在有关人员归还时再次核对,避免关键资料丢失。2 .提高信息化建设水平。可以建立以ERP系统为基础的档案管理体系，即文档一体化管理体系。这种体系又称企业资源计划，集合了信息技术、先进管理思想于一体，能够为企业决策层或者业务等提供较为系统的档案资源支持。在设计上可以将办公室档案管理主机和各部门档案管理主机关联起来，便于档案管理人员动态采集各部门信息，并加以筛选、整理，然后立卷入档。同时通过该系统也能够对各类档案资料展开数据分析，对档案重要性予以辨别。例如在管理当中发现某一档案利用率较高，而且对企业重要业务具有可借

9、鉴性，则可以提高管理级别，对其进行一级保护。对于重要的档案需要将其转化为电子文件存档，避免遗失。鉴于企业物理空间不足，而信息化管理平台空间有限，可以开通云端档案管理，将重要档案集中于此。但是鉴于安全性考虑，需要对这些档案文件加密同时进行电子备份。对于比较大的企业例如集团企业则需要采取档案分布式管理。该种管理能够有效增加档案安全水平。档案管理系统间具有高效交互性,分公司之间能够做到信息共享，避免了“信息孤岛:这样的档案管理模式让企业决策层拥有最强的“智库”支持，降低决策失误率。3 .提高档案管理安全度。如前文所述，需要对企业档案明确分类，根据档案类型、重要性、使用率等来建立对应的安全管理级别。这

10、其中核心技术为代表的知识产权档案、企业资质档案、客户档案、人事任免等都是相对重要的，必须要匹配高级管理级别。企业业务组成以及状态、员工档案等次之。一些陈旧没有利用价值的档案需要及时销毁，销毁工作必须要遵从一定流程：首先筛选出需要销毁的档案，并认真登记；其次，将待销毁档案递送给部门负责人，由其对档案进行再次审查，审查通过后需要盖销毁印章，然后将其送到档案管理人员面前，由其来销毁。销毁时需要有2人以上来完成，避免其中的资料散失。档案销毁后，将电子档案系统内有关资料随之删除。档案管理部门若是发现企业有关领域尚未申请专利、商标等为代表的知识产权保护，需要及时反馈，帮助企业建立完整的知识产权体系。4 .

11、档案管理制度规范化。主要通过制度形式来确认档案管理范围、档案管理机制、档案立卷归档制度、档案具体管理办法、档案利用五个方面。第一，档案管理范围。主要包括了企业行政文书档案:政策法规档案，会议记录，人事任免；企业管理档案包括:生产经营规划、物资资源登记、用户档案等；技术档案包括设备、生产工艺、生产技术等资料；业务档案包括各类业务市场调研报告、业务数据等；企业声像档案包括录音、视频等。以供热公司为例，其主要有消防、环保、各级政府有关的行政审批等为代表的行政文书档案；有供热许可证为代表的资质档案；有检测报告、技术参考书、产品质量报告组成的技术档案等等。总而言之，档案范围要清晰明确，能够承接企业所有档

12、案管理，避免疏漏。第二，档案管理机制。主要是以办公室为主、各部门为辅实行文档一体化管理。要求各部门严格收集、筛选文件并录入系统，再由办公室专人负责审核并立卷、归档。建立档案管理责任制，执行“谁收集谁整理，谁管理谁负责”政策，并建立严格的考核机制，考核结果对接奖惩。第三，档案立卷归档制度。档案收集方面主要是各部门根据本部门业务情况，展开动态收集，并及时上传系统；档案归档范围，主要是依据划定的档案范围，并结合部门档案人员将有关档案上传，由办公室档案管理人员最终审核，一般来说，凡是对本单位有利用价值的都可详细整理后上传;归档时间，办理完毕的文件及时收集整理上传，档案以年为单位形成的则需要在次年年初整

13、理上传，和法律有关文件一经生成立刻归档，机密性文件随时产生随时归档；归档要求档案完整清洁、数据清晰真实，若是正副文件需要正在前、副在后，档案盒要根据企业规定根据不同档案类别进行不同颜色设置，并且需要标号准确系统，若是重要纸质档案需要遵从交接程序签字生效。第四，档案具体管理办法。首先，为了让各部门有效收集、整理、上传有关文件，需要企业办公室档案管理部门派专人前往各部门进行培训，要力求各部门有专人管理或者兼职管理档案事宜，并且要求对应的人员具有收集、筛选、上传的有关技能。其次，要对筛选完成的档案及时归档，若是贸易档案以及与贸易有关的各类信件，在管理上需要将二者分开，贸易档案需要以发票流水号为区分分

14、别装入文件袋当中；在分类上可以按照前文类别或者根据企业实际情况增加类别，要保证类别的精细性，同时还要防止类别的类似性,最好要类别清晰，避免面对某一档案时无法界定类别的情况发生。再次，档案标注要明确档案来源即来自于哪个部门、档案形成时间、档案内容、档案形式等。最后，综合工作内容，完成档案目录。第五，档案利用。严格要求借阅环节必须填写借阅人姓名，并且管理人员要事先检查档案页数和基本内容，在借阅者归还时还需要再次确认。重要档案需要填写借阅表，借阅表要求信息齐全，包括借阅对象、归还时间、用途等。借阅申请经过审批准许之后方允许借阅。四、结语企业办公室档案管理效率提升在于抓住档案信息化管理、专业档案管理人员培养、现代化档案管理制度建立三个抓手，以精细化管理为基本要求，让办公室联合各部门形成文档一体化管理机制，确保文件及时收集、整理、筛选、立卷、归档，并且实现动态更新。在立卷归档上必须严格遵守档案管理制度中提出的各类要求，要保证档案系统性、完整性、清洁性、高效性。在档案利用上应明确严格的档案借阅制度，避免重要档案丢失，同时也保证档案能够为各部门所科学利用。这样的管理让办公室档案成为了企业发展必不可少的“智库”。