职业技术学院学生档案管理办法.docx
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1、XXXX职业技术学院学生档案管理办法为进一步加强学生档案管理,实现学生档案管理的制度化、规范化、科学化,提高学生档案管理水平,维护档案的真实性、严肃性,完善学校学生档案管理服务体系,有效地建立、保护和利用档案,充分发挥档案在学生管理中的作用,保障学生正当权益,依据中华人民共和国档案法高等学校档案管理办法及相关法律规定,结合我院实际,制定本办法。一、学工处档案室主要职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,依法办事,按章行事,规范管理学生档案工作;2 .负责接收、鉴别、统计、分类、管理学生档案材料;3 .办理学生档案的查阅、借阅和转递,为社会用人单位服务;4 .登记学生学籍变动及在校
2、奖惩情况;5 .做好学生档案的安全、保密、保护工作;6 .负责学生毕业后档案托管等事宜;7 .拟订我院学生档案工作规章制度,并负责贯彻落实;8 .实现档案信息的电子和纸质同步管理;9 .出具相关证明;10 .办理其它有关档案事项。二、学生档案管理与转递(一)新生入学后,建立学生档案。新生入学一个月后,三年高职、五年高职、中职(含技工)学生在班主任指导下填写学籍登记表,完善学生基本信息。学生检查无误后,班主任收齐,加盖学籍公章,装入档案。同时装入学生档案的还有体检表、军训鉴定表。五年高职学生还须装入中职段档案,三年高职学生还须装入高中档案。装齐后,附学生花名册,班主任交学工处档案室统一管理。(二
3、)在籍期间,学生档案管理。每学年,班主任从学工处档案室调阅学生档案一次,完善学生学籍登记表,主要由班主任填写学生的学籍变动情况,奖励与处分情况及学习鉴定、操行评语等。班主任调阅和归还时须与档案管理员签字确认所调所还学生档案的项目和数量,调阅时间为每学年6月中下旬,并在6月30日之前归档。档案归还时,档案管理员要仔细查看是否有掉页、涂改等现象,核对无误后方可接收。(三)毕业生档案管理学生顶岗实习离校前至毕业当年的6月中旬,班主任指导学生填写毕业生登记表,班主任填写操行评语,收齐加盖学校公章,装入学生档案。同时装档的还有实习鉴定表、成绩单(由教务处提供)、组织材料(组织部提供)、评优材料、奖励证书
4、复印件、毕业生报到副证(由招生就业处提供)等。装齐后,由各系学生科检查,学工处审验。合格后,班主任到档案室封档,然后到院办公室盖章,后交回档案室。(四)学生档案转递学生档案是学生成长轨迹的真实记载,其管理和转递应严肃对待。中途转学、退学等学籍变动的学生档案,档案外转必须在学工处登记备案,规范密封,以机要形式转出,其它部门或个人不得擅自处置。学生因升学、公务员考录等需提前调阅档案的,学生可持调档函到学工处进行调阅。如档案需要提前转出调阅,需在学工处备案后,以机要方式转出。三、毕业生档案派遣1 .学生毕业后,与用人单位签约就业,学工处直接移交学生档案,负责按期转至用人单位人事档案管理部门。2 .学
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