商品管理制度.docx

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1、商品管理制度第一章总则第1条目的为规范商品采购、合同、报关、定价、成本、入库、销售、报损、调拨、外借、库存、盘点、盘盈亏、信息等管理，完善商品调配流程，结合公司实际情况，特制定本办法。第二章商品采购管理第2条商品采购和合同签订（1）商品采购应根据开店计划和预算，编制总体采购计划，报总经理审批后执行。（2）业务市场部负责根据年度计划、门店的实际销售情况及合理需求量制订进货计划，严禁无计划盲目采购。（3）商品采购应由业务市场部买手负责，买手应根据总经理签批的计划及采购清单实施采购。（4）买手确认商品采购订单后，业务市场部应负责与供应商签订采购合同，并将采购合同送交综合部和财务部，财务部据此办理国际

2、结算信用证或预付货款，综合部负责合同存档。第三章商品报关管理第3条商品报关和款项结算（1）物流部负责与委托物流公司签订服务期限内的相关协议（含：代理报关、代缴付税金等），未签订相关协议财务部拒绝履行付款手续。（2）采购商品到关后，物流部应负责召集业务市场部负责人和买手在2个工作日内根据订货合同和装箱单确认应报关商品是否与采购商品相符，并书面反馈至财务部和总经理，以确定是否同意按照国际结算信用证约定付款或办理后续报关税金的缴纳手续。（3）报关商品确认无异后，物流部负责根据XX出具的关税单、增值税单、滞报单和物流公司的物流费用（国际费用和国内费用）发票等填写付款审批单，经总经理批准后传财务部付款。

3、第四章商品零售定价管理第4条商品零售定价业务市场部应在商品到港后5个工作日内制定商品零售定价方案，报公司总经理批准后，传物流部负责印制粘贴中文标识。第五章商品标签制作管理第5条商品标签制作物流部应在接到业务市场部的定价方案后5个工作日内严格按照国家相关规定制作完成商品中文标识，督导中文标示的对应缝制。上述工作完成后，应协同物流公司将合规到港商品配送至门店。另，物流部应及时督促物流公司据实出具标签制作费发票等，并及时填写付款审批单，经总经理批准后传财务部付款并计入商品成本。第六章商品入库管理第6条商品验收入库（1）商品应由委托的物流公司直接送抵各门店，各店长及全体营业员应在3个工作日内严格按照装

4、箱单（含物流公司随箱单和供应商随箱贴单）确认到店商品信息，逾期或无反馈视同各门店已按装箱单验收入库。（2）商品到店后应由店长统一组织全体营业员进行商品验收。验收商品时应以装箱单信息为准，严把质量关、信息关、数量关，经检验质量合格、数量、标签代码无误后，方可办理接收手续，并由入库门店店长按规定格式填制、打印一式四联的商品入库单，负责跟进落实全体营业员、业务市场部负责人和物流部负责人签字确认。商品入库单第一联送交财务部记账联，第二联物流部留存，用来登记仓库保管账，第三联入库门店存档，第四联业务市场部留存，用以考核商品采购计划的执行情况。（3）商品运抵门店验收时发现短缺、毁损等数量、质量问题时，应在

5、当日反馈给物流部、业务市场部和总经理，由物流部负责与供应商和物流公司协调赔偿事宜，同时，物流部应及时将相关处理意见反馈给财务部，以暂缓办理国际信用证结算或落实货款的追缴。验收时存在毁损、浸泡等质量问题的商品不得计入门店库存，入库门店应事先报请业务市场部负责人同意后在3日内统一返货交至物流部统一封存。入库门店店长应按规定格式填制、打印一式四联的残损商品返货清单，负责跟进落实全体营业员、业务市场部负责人和物流部负责人签字确认。残损商品返货清单第一联财务记账联，第二联物流部留存，用来登记仓库保管账，第三联返货门店存档，第四联业务市场部留存，用以考核商品采购计划的执行情况。物流部应负责查明原因，落实责

6、任，并负责赔偿的追缴工作，如确认赔偿金额并经财务确认收到赔偿款后，上述商品不得再计入库存，应由物流部单独封存，未经总经理批准不得销售，同时财务部据此进行相应账务处理；如确认不能获得赔偿，则由物流部负责上述商品的报损，经总经理批准后单独封存，不得计入库存，财务部据此进行相应账务处理。（4）对于数量尚未点清、验质尚无结果的商品应单独保管，不得出样销售。（5）各门店店长应在商品验收完成并入库后7日内将签批手续齐全的商品入库单、物流公司随货装箱单、供应商随货装箱单等原始单据传财务部、物流部、业务市场部相关人员。第7条XX质检商品报关商品按XX规定进行质检（破坏性）的，应由物流部负责质检（破坏性）商品的

7、报损，经总经理批准后，附XX质检报告传财务部，财务部据此进行账务处理并调减库存。第七章商品成本管理第8条商品成本测算财务部应依据物流部填制并经总经理批准的关税、增值税（可抵扣）、物流费用（国际费用和国内费用）、标签制作费和各门店实际商品入库单、残损商品返货清单及物流部报损或索赔的不合格、商检等商品数量测算商品成本，并传物流部及时输入库存商品管理系统。第八章商品调配管理第9条商品的调拨、返货、配货商品的调拨、返货、配货应严格按商品调拨单的要求填写，经事先报请.业务市场部负责人同意后，由调出方店长或物流部负责人按照定格式统一打印，负责跟进落实相关人员签字。商品调拨单一式五联,第一联财务记账联，第二

8、联物流部留存，第三联调出方留存，第四联调入方留存，第五联业务市场部留存。其中：门店间商品调拨单应由调出方店长、当班营业员和调入方店长、当班营业员签字；门店返物流仓商品调拨单应由调出门店全体营业员、业务市场部负责人和物流部负责人签字；物流仓配货至门店商品调拨单应由调入门店全体营业员、业务市场部负责人和物流部负责人签字。相关原始商品调拨单应在7个工作日内传业务市场部、物流部、财务部相关人员，财务部据此调减（增）门店（物流仓）库存。第10条门店残损商品原则上各门店不得将残损商品入库，已入库商品后期因保管不善造成残损，门店应事先报请业务市场部负责人同意后在3日内统一返货交至物流部接收封存。返货门店店长

9、应按规定格式填制、打印一式四联的残损商品返货清单，负责跟进落实全体营业员、业务市场部负责人和物流部负责人签字确认。业务市场部负责在物流部接收并确认残损商品无误后3个工作日内向总经理提报具体报损请示，经批准后，传财务部进行相应账务处理，门店调减相应库存，物流部单独封存上述残品。第九章商品销售管理第11条商品的销售（1）日常销售商品时，营业员应先根据商品条形码查询分销系统中商品信息，确定售价、折扣等信息并审核检验与商品标牌信息无误后开据销售凭证，销售凭证应注明所售商品条形码、货号、色号、规格，小票右上角注明发票流水号，方便日后账务查询；顾客交款后营.业员应仔细核对机打微机票、发票与销售凭证数据、金

10、额是否相符，相符后发货。交易完成后，营业员应依据销售凭证和商品价签等信息在分销系统中录入相关信息，严格按照销售日报所列信息准确填写已售商品信息，并调减相应库存。（2）促销活动买赠商品（视同销售）时，营业员应先根据业务市场部下发的促销活动通知，严格审核买赠条件，条件符合时应将已售商品和买赠商品一并开具销售凭证，并明确注明买赠商品信息，同时，买赠商品不得向顾客开具发票和提供价签。交易完成后，营业员应依据销售凭证和商品价签等信息在分销系统中录入相关信息，严格按照销售日报所列信息依此准确填写已售和买赠商品信息，并调减相应库存。（3）提货券兑换商品（视同销售）时，营业员应先根据业务市场部下发的提货券通知

11、严格审核提货券真伪、有限期等，确认无误后，按照“差额不退款，超额补差价”原则协助顾客兑换商品，同时，提货券兑换商品不得向顾客开具发票和提供价签，如顾客支付超额部分可开具等额发票。提货券应收回，由门店店长统一上交业务市场部存档备查。交易完成后，营业员应依据商品价签和提货券等信息在分销系统中录入相关信息,严格按照销售日报所列信息依此准确填写提货券兑换商品信息，并调减相应库存。如顾客兑换商品不足或等于提货券金额，则销售金额统一填写为“0”,如顾客兑换商品补足超额，则销售金额统一填写补足金额。第十章商品外借管理第12条商品的外借商品外借实行“谁外借、谁负责”的原则，确因工作需要自门店或物流仓外借商品时

12、，应事先经业务市场部或物流部、总经理批准，并由具体经办人在门店或物流仓的商品外借登记薄根据外借事实签字确认。原则上临时外借商品不得超过15天,超过15日应由门店店长或物流部督促原经办人归还。商品外借期间门店或物流仓不得调减库存，商品外借期间丢失或破损的应由借用部门或责任人按照商品零售价赔偿，并由借用商品部门负责人向总经理提报具体处理请示，经批准后，传财务部进行相应账务处理，门店或物流仓据实调减库存。因特殊事项外借并已“消费”商品，应由借用商品部门负责在15个工作日内（不得跨月）向总经理提报具体处理请示，经批准后，传财务部进行相应账务处理，门店或物流仓据实调减库存。第十一章商品月度管理第13条月

13、度销售月报和盘点各门店应于每月结束后10个工作日内由店长负责将填制无误的月度数据表（包括月度销售数据表、月度买赠数据表、月度盘盈/亏数据表、库存盘点汇总表）打印，并由全体营业员、业务市场部负责人签字后，传财务部存档备查。月度库存盘点明细表提报电子版至财务部存档备查。物流部应于每月结束后7个工作日内由物流部负责人将填制无误的库存盘点汇总表打印，并签字确认后，传财务部存档备查。月度库存盘点明细表传电子版至财务部存档备查。各门店和物流部对提报数据负责，如经复核存在错误，将对门店店长和物流部负责人处XXX元罚款。第十二章商品库存管理第14条库存管理（1）物流部应建立收、发、退、调货责任制，严格执行验收

14、，规范点数、验质、验码、入库、出库、陈列等管理制度，做到账账相符、账实相符、账证相符。（2）物流部应建立商品管理台账，进行数量、金额核算，设立仓库记账人员，认真填写收、发、退、调货凭证，做到真实可靠。（3）物流部仓库记账员根据收、发、退、调货单登记库存商品三级账，每月底与财务部进行账账核对。（4）进、销、退、调货单为后附的商品入库单、商品调拨单、残损商品返货清单、销售日报等应严格认真填写，具体责任人应签字确认。第十三章商品清盘管理第15条商品的盘点清查制度（I）为不影响财务核算工作，物流部每月25日原则上不再办理进销调退业务，各门店和部门应将商品入库单商品调拨单等单据及时传递财务部入账。每月底

15、物流部应根据门店、物流仓库存与财务部进行账账核对，并与业务市场部下属门店每月盘点表进行账实核对，将核对情况报财务部备案；物流部每季度牵头组织门店、物流仓商品盘点，查明盘盈、盘亏数量和原因，编制盘点分析报告报送财务部备案。（2）物流部应建立商品定期清查制度，采用实地盘点的方法，用点数的方法点清数量。盘点后，编制库存商品盘点明细表和库存盘点汇总表，将仓库商品卡片所列的结存数和盘点的实有数核对，对于账实不符的材料，应切实查明原因，分清责任。仓库商品要求每月至少盘点一次，门店商品要求每月清查一次。（3）财务部应认真做好原始凭证的审核工作，合理组织商品的总分类核算和明细分类核算，做到账账相符、账证相符。

16、第十四章商品离职盘点管理第16条离职盘点门店员工离职、辞退、调动，物流部、业务市场部和财务部负责人或分管实物的责任人工作调动，综合部应统一安排组织全面盘点，未及时组织离职盘点或盘点不全面等造成的损失，由责任部门或门店按商品零售价全额承担。第十五章商品信息管理第17条商品信息管理物流部应根据品牌商提供的发票和装箱单按门店在数据系统录入原始订单信息。物流部应根据原始订单信息及业务市场部报批的定价原则制作商品标签。物流部应根据各门店提报的商品入库单残损商品返货清单等进行实际入库、分仓调整，保证账实相符。物流部应根据财务部测算的实际单品成本及业务市场部的市场定价，在系统内完成商品零售价和成本价的录入。

17、物流部应根据提报纸质版商品调拨单及各责任部门经报批的报损意见对商品信息数据在系统中进行调整。第十六章商品盘盈亏管理第18条商品丢失或盘亏赔偿(1)商品丢失或盘亏原则上应由责任人按商品零售价赔偿，并对店长处商品零售价5%的罚款。可明确责任人的由责任人按商品零售价赔偿；无法明确责任人但可明确班次的由当班营业员按商品零售价赔偿；无法明确责任人亦无法明确班次的由全体营业员按商品零售价赔偿。特殊情况由实物负责部门报总经理按照批示的价格赔偿。(2)商品盘盈确认无异后，应由门店填写商品盘盈/亏表，并经业务市场部负责人同意后，配货至物流部单独封存，门店不得增加该盘盈商品库存。第十七章其他第19条单据签批人员以上所提到的单据签字人员名单以综合部正式下发的名单为准。第20条本办法由财务部负责解释，自下发之日起执行。