第1章办公自动化.ppt

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1、办公自动化案例教程,第1章 办公自动化的基本知识,1.1 办公自动化基本概念 1.1.1 什么是办公自动化 1.1.2 办公自动化系统的组成 1.1.3 办公自动化系统的功能 1.1.4 办公自动化系统的类型1.2 办公自动化技术简介 1.2.1 办公自动化技术的主要内容 1.2.2 办公自动化技术的发展1.3 办公软件简介 1.3.1 办公软件概述 1.3.2 Microsoft Office XP的成员组成 1.3.3 Microsoft Office XP的新特点,1.1 办公自动化基本概念,办公自动化是一项综合性的科学技术，它涉及到系统科学、行为科学、信息科学和管理科学等，是一门交叉性

2、的综合学科。其中系统科学为办公自动化建立办公模型和决策模型，通常办公自动化系统要用系统工程的方法来进行组织和实施；行为科学主要研究在社会中人的行为产生的原因和规律，并希望对人的行为进行预测和控制，以便改善和协调人际关系；信息科学是研究信息的采集、存储、传送、处理和安全使用的科学，目前正在不断发展中；管理科学则是根据一些必要的信息，研究如何对国民经济或地区、部门、企业的发展问题进行预测和决策，从宏观与微观两个方面对物质、能源、资金和人员进行调控。以下有几个比较流行的有关办公自动化的定义：1 办公自动化是用电子计算机及先进的办公设备连续地、自动地处理办公例行公事，提高人们在办公室中工作和管理效率。

3、2利用先进的科学技术，不断地使人们的一部分办公业务物化于人以外的各种现代化的办公设备中，以达到提高办公效率的目的。3利用计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学等先进科学技术，不断地、综合地提高办公系统的业务处理能力，自动和智能地服务于某种目的的人机信息系统。4办公自动化，就是用现代的信息技术和手段实现现代办公，达到无纸化、自动化和智能化的目标。5办公自动化是指利用先进的科学技术，不断地使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室工作人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。,1.1.1 什么是办公自动化,1.1.2 办公自动化系统的组成,一个完整的办公自动化系统涉

4、及到四个方面内容，分别是办公人员、办公信息、办公流程和办公设备。1办公人员 办公人员包括高层领导、中层干部等管理决策人员，通信员、秘书等办公室工作人员，以及系统管理员，软、硬件维护人员及录入员等其他人员。2办公信息 办公信息是各类办公活动的处理对象和工作成果。办公自动化系统就是要辅助各种形态办公信息的收集、输入、处理、存储、交换、输出乃至全部过程，因此，对于办公信息的外部特征、办公信息的存储与显示格式、不同办公层次需要与使用信息的特点等方面的研究，是研制办公自动化系统的基础性工作。3办公流程 办公流程指的是有关办公业务处理、办公过程和办公人员管理的规章制度、管理制度，它是设计办公自动化系统的依

5、据之一。应该注意的是，由于办公自动化系统往往要模拟具体的办公过程，办公流程或者组织机构的某些变化必然会导致系统的变化，同时，在新系统运行之后，也会出现一些新的要求、新规定和新的处理方法，这就要求办公自动化系统与现行办公流程之间有一个过渡和切换。4办公设备 办公设备包括传统的办公用品和现代化的办公设备，它是决定办公质量的物质基础。传统的办公用品历来以笔、墨、纸、砚文房四宝，记事本、记录本、电话、钢笔、蜡板等为主；现代化的办公设备包括计算机、打印机、扫描仪、电话、传真机、复印机、微缩设备等。,1.1.3 办公自动化系统的功能,1个人办公管理 个人办公管理包括收件箱管理、日历管理、联系人管理、个人计

6、划管理、个人任务管理、个人文档资料管理及个人资料上传管理等。2公文管理 公文是在实施行业管理、行政管理过程中形成的具有规范体式和法定效力的公务文件。公文管理由“发文”、“收文”、“公文催办”、“统计”等功能组成，能够实现电子公文的起草、传阅、审核、批示、会签、签发、查询、统计和接受工作等基本功能，从而实现收发文管理、无纸化办公和工作流自动化，使文件管理工作制度化、标准化、规范化和网络化。3公共服务管理 公共服务管理主要包括会议管理、交通管理、用车管理、日程安排管理、活动安排管理、公务接待管理、事务接洽管理、出差管理、请款报销管理、人事管理及值班管理等。4部门事务管理 部门事务管理包括部门值班、

7、休假安排、工作计划工作总结、部门活动等。,5流程管理 流程管理主要包括表单向导、流程设计、流程角色和用户管理、流程监控、流程查询和流程统计等。6档案管理 档案管理主要涉及到完成档案的维护、档案借阅、档案内部管理（鉴定、接收、移交、销毁）、档案检索等功能。档案数据库中保存了所有已归档的公文供查询和备案，是保存和管理档案的场所。档案数据库不仅可与公文管理子系统结合使用，保管已归档的收文、发文、传阅件等文件，也可以独立使用，用于登录非公文管理子系统处理的其他文件，并可限制阅读范围。档案管理的主要功能包括：目录管理、档案检索、和档案借阅等。7人员权限管理 人员权限管理包括人员的权限、角色、口令、授权等

8、。8业务信息管理 业务信息管理包括人事、财务、销售库存、供应以及其他业务信息管理。,1.1.4 办公自动化系统的类型,1事务处理型办公自动化系统 事务处理型办公自动化系统主要针对例行的日常事务，它涉及大量的基础性工作，例如文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登记、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。事务处理型办公自动化系统可以是单机系统，也可以是一个企事业单位内联网的多机系统。单机系统没有通信功能，主要靠人工通信方式及电信方式通信。多机系统可以采用Internet技术将企业内部计算机互连在一起，做到信息的电子化传送。多机系统是现在的发展方向。2信息管理

9、型办公自动化系统 信息管理型办公自动化系统是在事务处理型办公自动化系统的基础上，增加了综合信息的处理能力，并以管理控制活动为主的一体化办公信息处理系统，它除了具备事务处理型办公自动化系统的全部功能外，主要是增加了信息管理功能。根据不同的应用分为政府机构型、市场经济型、生产管理型、财务管理型、人事管理型等。3决策支持型办公自动化系统 决策支持型办公自动化系统是在事务处理型办公自动化系统和信息管理型办公自动化系统的基础上增加了决策或辅助决策功能的办公自动化系统，它主要担负辅助决策的任务。它不同于一般的信息管理，它要协助决策者在求解问题答案的过程中方便地检索出相关的数据，并对各种方案进行试验和比较，

10、对结果进行优化。为此该系统除了利用信息管理系统数据库所提供的基础信息或数据资料外，还需为决策者提供模型、案例或决策方法。所以只有数据库的支持是不够的，还必须具备模型库和方法库。,1.2.1 办公自动化技术的主要内容,1.2 办公自动化技术简介,1公文电子处理技术 公文电子处理是指应用计算机，借助计算机配备的文字处理软件（如Word）和其它软件，自动地产生、编辑和存储文件，并实现各办公室之间文件的传递，其核心部件是文字处理软件。公文电子处理技术包括文字的输入、编辑、排版及存储、输出、打印等基本功能。2电子表格和数据处理技术 在一般办公室环境下，许多工作都可用二维表来做，如通信录、日程表、财务计算

11、、统计计算等。计算机电子表格处理软件提供了强大的表格处理功能，而数据处理是通过数据库软件建立的各类管理信息系统或其他应用程序来实现的，包括对办公中所需大量数据信息的存储、计算、排序、查询、汇总、制表等内容。3电子报表技术 电子报表技术就是将手工报表的处理转化为计算机进行处理的技术。目前有许多电子报表软件（如Excel），这些专业软件可以使复杂而繁琐的报表处理变得轻松而容易，并且由计算机处理的报表能生成各种图形，达到清晰、美观的目的。4语音和图形图像处理技术 语音处理技术是指计算机对人的语言声音的处理，从应用角度来看，主要包括语音合成和语音识别技术；图形图像处理技术是指包括图形图像的生成、编辑和

12、修改，图形图像与文字的混合排版、定位与输出技术。,5电子邮件技术 电子邮件技术是指以计算机网络为基础的信件通信系统，它将数据、文字、声音、图形、图像等，由网络由一个地方传递到另一地方的技术。6电子会议技术 电子会议技术是指在现代化通信手段和各种现代化电子设备的支持下，在本地或者异地举行的会议的技术。它使用先进的计算机工作站和网络通信技术，使多个办公室的工作台构成同步会议系统，代替一些传统的会议。它可分为电话会议、电视会议和网络视频会议三种。电话会议减少了开支，缩短了时间，提高了会议的质量。而网络视频会议则由于网络技术的不断发展，将在政府机构、大型集团公司及跨国公司中得到充分运用。7信息检索与传

13、输技术 信息检索与传输技术是指利用计算机进行信息检索和传输，而且，办公室的任何一台计算机可通过电话线、网线、通信卫星或者无线的方式借助互联网与世界各地的计算机相连，这使得信息检索的范围扩展到全球。,1.2.2 办公自动化技术的发展,1单机设备应用阶段（1975年以前）办公自动化在该阶段实现以单项办公设备为基础的办公自动化项目，主要是进行单项数据处理，如工资结算、统计报表、档案检索文书写作等，使用的设备有文字处理机、复印机、传真机等设备，完成文字处理、表格处理、资料复印和文件传送等单项办公事务。这时的办公自动化可以称为“秘书级别”。2局部网络阶段（1975年-1982年）在该阶段，主要以计算机和

14、程控交换机为中心，利用局域网络把各种设备连接起来，实现部分业务处理的自动化。这一阶段有两个特点：一是办公信息处理的网络化，广泛利用局域网，加强办公室信息的通信，共享办公信息的资源；另一个是广泛利用数据库系统技术，把办公自动化从事务处理级向信息管理级和计算机辅助级方向提升。这时的办公自动化可以称为“主任级别”。,3一体化阶段（1983年-1990年）在该阶段，办公自动化设备使用由局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展。综合利用各种技术和设备，如计算机、多功能工作站、传真机、专用或公用的通信网络等，强调计算机技术和通信技术的高度结合，建立集成化、一体化的办公自动化自动化网络，完善全球范围的电子邮件系

15、统，拓展电子数据交换技术的应用，并积极推广综合业务数字网络通信技术的应用，实现办公业务综合管理的自动化。这一阶段已经是办公自动化的较高级阶段，办公自动化进入了“经理（决策）级别”。4全面实现办公自动化阶段（1990年-现在）20世纪90年代以后，办公自动化系统进入了一个新阶段。光存储设备、智能化办公设备、语音处理设备、图形图像处理设备等进入了实用阶段，成为办公自动化系统的重要组成部分。内部网络可以和广域网络相连，以获取外部信息源产生的各种外部信息，从而更有效地满足高层管理人员、专业人员的信息需求，达到辅助决策的目的。Internet的出现和发展促进了办公自动化硬件的发展，现在，越来越多的办公自

16、动化硬件已经具有网络功能，使得真正意义上的办公自动化成为可能。,1.3 办公软件简介,现在常用的办公自动化系统主要有两种典型的应用系统。一是Microsoft公司的Office系列产品，主要包括文字处理软件（Word）、表格处理软件（Excel）、演示文稿制作软件（Powerpoint）、桌面信息管理软件（Outlook）、桌面数据库软件（Access）和网页制作编辑软件（FrontPage）等产品。另一类是Lotus公司的Lotus系列产品，它是支持群体活动的应用系统，包括前端的Lotus1-2-3，用于字处理和图表处理，还包括一个LotusDomino办公自动化应用服务器，在此服务器上可以

17、开发具体的办公自动化应用，如电子邮件发送、文件传递等，并可以实现与Office系列产品无缝集成。因此，采用Microsoft公司的Office系列产品面向桌面应用，采用Lotus公司的Lotus系列产品面向全局的办公自动化应用开发，是目前典型的企业办公自动化系统建设方案。Microsoft Office自问世以来一直倍受广大用户的青睐。微软公司在推出Office4.3后，又相续推出了Office95、Office97。随着Internet的发展，许多组织机构期望能在Internet上使用新的办公协作模式，于是Office 2000便运用而生了，它为工作组级的用户群提供了一套完整的工具，以便使他

18、们可以在Web方式下以新的形式进行协同工作。Microsoft Office XP是在Office 2000之后推出的办公自动化软件。,1.3.1 办公软件概述,1.3.2 Microsoft Office XP的成员组成,1文字处理软件Word 文字处理软件Word是一个功能齐全、操作简单的文字处理软件。利用Word可以建立和编辑书信、商务合同、报告等各种文档。Microsoft Word不但文字的处理功能强大，而且对表格和图形的处理也具有简单灵活、易于掌握和使用的特点。2电子表格处理软件Excel 电子表格处理软件Excel具有强大的表格处理功能，同时又是一个功能丰富且易于使用的计算工具。

19、电子表格处理软件Excel提供了大量符合专业水准的计算和分析工具，可以避免人工复杂的计算和统计分析，提高了工作效率。其工作表的格式化功能可以加快表格的格式化，而图表、数据图及数据透视表的使用可以对数据进行形象直观的分析，特别适合用于制作财务报表和进行各种信息的分析。3演示文稿制作软件Powerpoint 演示文稿制作软件Powerpoint是用来制作和播放演示文稿的应用软件。它以幻灯片的格式输入和编辑文本、表格、组织结构图、剪贴画、图片、艺术字、公式及各种对象等。同时，也可以在幻灯片进行动态信息的编辑，例如，插入声言或视频剪辑等，以增强演示的效果。,4桌面个人邮件管理软件Outlook 桌面个

20、人邮件管理软件Outlook是一个个人邮件管理程序。它可以对邮件、约会、联系人和任务及活动进行管理和跟踪，并且可以查看和打开文件或进行信息共享。使用桌面个人邮件管理软件Outlook可以管理个人和商务信息，安排约会和会议，保存联系人的信息等；通过电子邮件、公用文件夹可以实现数据信息的共享；可以作为MAPI的客户应用程序；可支持Microsoft Mail、Microsoft Exchange、Microsoft Server、5桌面数据库软件Access 桌面数据库软件Access是一个功能丰富且易于使用桌面关系型数据库管理系统和应用程序生产器。它可以独立地创建用于个人或部门的数据库应用程序，

21、也可以配合其它大型数据库创建客户端应用程序。桌面数据库软件Access使用符合标准的结构化查询语言SQL（Structured Query Langure）作为它的数据库语言，从而具备了强大的数据处理能力和通用性。另外，Access还可以利用整个office套件共享的编程语言VBA（Visual Basic for Applications）进行高级的操作控制和复杂的数据操作。6网页制作编辑软件FrontPage 网页制作编辑软件FrontPage是一个简单实用的网页制作工具。网页是使用一种超文本标记语言HTML（Hyper Text Markup Language）所编写而成的，是早期建立W

22、eb时使用的一种专业语言，可在专用的编辑器或普通的文本编辑器中编写。网页制作编辑软件FrontPage能够让使用者不需要直接书写代码，只需要使用它所提供的工具来设计，就可以实现网页的制作，即使不懂得HTML语言，也可以利用网页制作编辑软件FrontPage制作出专业效果的Web页面来。,1.3.3 Microsoft Office XP的新特点,1新增了任务窗格任务窗格是一个独立的集成视图（如图1-2所示），位于应用程序窗口的右部。任务窗格所支持的功能范围从打开文档到搜索剪贴画，包含了应用程序许多最前沿的功能。2个性化菜单和工具栏在Microsoft Office XP中，选中某个工具栏按钮和

23、菜单选项时，它们会显示为蓝色，并有一个深蓝的边框，微软称之为外流线型外观。3改进的文档管理对话框 在Microsoft Office XP中，凡是与文件管理有关的对话框的位置面板都包含了一个对文档的分类，如图1-3所示，即“我最近的文档”、“桌面”、“我的文档”、“我的电脑”和“网上邻居”。单击不同的分类，就会在窗口中看到相应分类的文档。4数量更多的粘贴选项在Microsoft Office XP中，剪贴板最多可以存放24个对象并且可以选择性粘贴功能。,5新增智能标记“智能标记”是一组在所有的office应用程序中共享的按钮，用来识别文档中的一些特定类型的数据，可以在用户需要的任何时间和地点提

24、供一个快捷菜单，以方便用户操作。6新增网络功能 Microsoft Office XP可以将各个应用程序的文档保存为HTML的格式的文件，也可以在各版本的IE浏览器上浏览；在将网页存盘时，使用了一种新的页面文档文件格式，可以将页面中的所有元素保存到单个文件中以方便管理；此外，Microsoft Office XP所有的应用程序中都新增了一个E-mail按钮，能够用来直接将当前文档以正文或附件的形式发送出去。7新增“手写”输入和“语音”输入 随着计算机硬件技术和软件技术的发展，出现了触摸屏等其它输入设备，Microsoft Office XP除了支持传统的键盘、扫描仪等输入技术外，还能支持“手写”输入技术和“语音”输入技术，以便能提高输入速度和适应不同用户的要求。8增强了安全性和可靠性 Microsoft Office XP在原Microsoft Office 2000功能的基础上，增加了权限管理功能，例如信息权限管理IRM，能帮助你防止敏感文档资料和电子邮件被未授权人员转发、编辑和复制，这就大大增强了软件的安全性和可靠性。,