第4章信息管理的全过程.ppt

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1、第4章 信息管理的全过程,思考:1.谈谈CIO应该具备怎样的素质。中国的CIO的前途怎样?2.信息管理的物理过程应包括哪些活动？,关于课程的学习,开课强调：认真 思考 参与 交流授课内容学习：系统思考整体观点，注重联系，理清思路，缕出线条 课程的全局：概念、原理、方法、过程、应用 内容间联系：各种概念间、不同应用领域间等 可勾画出知识结构图/表 重点归纳读书、提炼 重点内容的讲授、讨论不惜浓墨重彩；提问、作业 分析、整理、判断、精化 精髓 综合提升概括、飞跃 温故而知新；学习的目的在于提高（积累、表达、能力）；注重学习内容和过程的收获,进一步考虑,思有心、思考勤勤劳、努力记记忆、记性志理想、抱

2、负 例：韩国总统李明博从穷孩子到韩国现代公司执行总裁、再到总统，非凡的成长经历的背后是非凡的付出。“我的12年等于24年”。,第4章 信息管理的全过程,信息管理的实质在于管理过程。但信息管理过程并没有统一、固定的模式。我们按大致的时间过程进行讨论。基本环节有四个,形成一个闭环。41 信息需求与服务 为什么要进行信息资源管理，为什么要建设信息系统？归根到底，是为了满足人们生存与发展的需要信息需要。美国心理学家马斯洛著名的人的7个需求层次：生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要、求知需要、求美需要、自我实现需要。需求层次逐级上升。同样，人的信息需求也永远不会停止。,41 信息需求与服务,一、信息需

3、要 1.信息需要的特征 广泛性：人类实践活动是广泛的。凡事皆需要信息，每人皆有信息需要。社会性：人是社会的细胞，人的信息需求与社会密切相关。人离不开社会环境和社会活动。发展性：社会是发展和进步的。人的信息需要不断扩大。多样性：一个人属于不同角色；不同人关心的问题前差万别；事物、活动、因素具有多样性。从而导致信息是多样化的。,41 信息需求与服务,2.信息需要的结构分析 信息需要的结构可以分成两种：层次结构；内容结构。（1）信息需要的层次结构 信息需要可分为2类认识到的和未认识到的。信息需求：认识到的信息需要。现实需求：认识到且表达出来的信息需要。潜在需求：认识到而未表达出的信息需要（只可意会）

4、。信息提问：用户向信息服务机构提出的信息需求（书面、口头）。,41 信息需求与服务,2.信息需要的结构分析（2）信息需要的内容结构 用户的信息需要主要表现为两大类：对信息的需要（最终目标）目的：了解情况，增长知识，进行决策，解决问题。信息内容：某领域针对问题求解的特定信息（本质）信息类型：多种多样数据、事实、知识；图书、期刊；文字、图形、图象等。信息质量：准确、可靠、完整、全面，而不是错误、模糊、零散、片面 信息数量：适度，方便用户有效地消化吸收（防止信息过载）,41 信息需求与服务,2.信息需要的结构分析（2）信息需要的内容结构 对信息服务的需求 由于信息激增，致使用户个人获得信息的能力有限

5、，需要专门的信息机构提供帮助。服务方式：检索、咨询、复制、借阅等。服务设施：设备、场所等。服务质量：要求是多方面。如适时性、针对性、经济性、易用性、方便性、可获取性等。,41 信息需求与服务,二、信息服务 有广义和狭义之分。狭义的信息服务：以信息产品形式，及时、准确地传递给特定用户。由专职信息服务机构提供，也称信息提供服务。广义的信息服务：各种信息劳动，以产品或劳务形式提供。指信息服务产业范围内的所有活动。信息服务的三个基本要素：信息产品、信息用户、信息服务者。其中，信息服务者是信息产品和信息用户的桥梁。,41 信息需求与服务,二、信息服务 1.信息服务的原则（1）针对性。特定的时间、特定的用

6、户、特定的信息需要。（如研究人员、学生）（2）适时性。强调选择恰当的时机，在用户最需要时传递给用户（不早不晚）。（3）精炼性。精心筛选，简明扼要，浓缩性强。（满足用户解决问题的需要为前提）（4）方便性。注重可近性、易用性，消除用户的陌生感和不信任感（对用户友好性）。（5）效益性。用户：投入产出效益；信息服务机构：费用效益（互利共赢为原则）（6）竞争性。信息服务市场竞争日益激烈。（机遇与挑战并存）,41 信息需求与服务,2.信息服务的主要方式（1）文献服务 场所图书馆、资料馆、档案馆。（传统形式）服务方式：阅览、借阅、复制等。（2）报道服务 多种渠道：信息发布、展览演示、信息出版物（主要方式）。

7、信息出版物：指信息机构对原始文献信息进行选择整序后形成的、用于宣传报道文献或文献线索的出版物。表3.1 中国信息出版物分类表检索类、报道类、研究类（3）检索服务 狭义的信息检索：为用户找出并提供信息的过程（查寻）。广义的信息检索：将信息按一定方式组织和存储起来，然后在用户需要的时候提供信息给用户。（存储和检索）,41 信息需求与服务,2.信息服务的主要方式（3）检索服务 检索服务方式：定题情报服务（SDI）：系统方工作人员把用户信息需求转换成一定的检索式，存入计算机；检索系统定期为用户检索新文献，并及时提交给用户。用户可定期获得所需要的最新信息，及时掌握同类专题的动态和进展。（如半月/1月）专

8、题回溯检索（RS）：对数据库中的信息，查找一定时间范围内或特定时间以前的文献。特点：查找信息的系统性，适于课题调研、成果查新等。,41 信息需求与服务,2.信息服务的主要方式（4）咨询服务 咨询受托人帮助客户解决各种疑难问题的一种高级智能型信息服务。（通常是一种有组织的智力劳动）需要专业知识背景、实践经验、创新能力等。咨询服务分为五大主要类型：政策咨询；管理咨询；工程咨询；技术咨询；专业咨询。（认真阅读！）（5）网络服务,第4章 信息管理的全过程,42信息收集与加工 信息收集：按照一定的原则、设计的程序、科学的方法，通过一定的渠道，对信息进行有计划、有步骤地吸收和汇集。一、信息收集 1.信息收

9、集的原则（1）针对性根据信息服务机构的性质、任务和服务对象，确定信息收集的范围和重点。如综合性机构、专业信息中心、同行业的两个企业等，收集的范围和重点都有差别。（2）系统性连续地、系统地收集和积累信息，保持信息的系统性、连贯性、完整性。避免时续时断、支离破碎、不成体系。（3）预见性密切注视科学技术和经济的发展水平、动向和趋势，随时留意新信息源和信息渠道的产生和发展，预测信息源的集散、增衰趋势，充分估计未来的信息需求，有预见地收集信息。,42 信息收集与加工,一、信息收集 1.信息收集的原则（4）科学性经常采用科学方法研究信息源的分布规律，选择和确定信息密度大、信息含量多的信息源。（5）计划性事

10、先制定比较周密详细的信息收集计划。包括时间、内容等。2.信息收集的基本程序（1）明确目标需求，制定信息收集计划 目标需求，即要解决什么问题、需要哪些信息（2）设计数据结构 包括数据的类型、数据项（3）信息收集（4）提供收集结果,42 信息收集与加工,一、信息收集3.信息收集的方法或途径（1）采购 一种经常性的、稳定的、系统的搜集和获取信息的有效方式。许多公开出版的书刊、发行的数据库（根据公开发行的指南）。订购、现购、邮购、委托代购等。（2）调查 现场调查、访问、发放问卷、样品搜集等。现场调查可以获得第一手材料。形式有现场会、展览会、实地考察、经验交流会等。特点：详细、可靠、及时、直观。访问调查

11、直接面谈、电话采访。需事先拟定调研提纲，选好采访对象，预约采访时间。通常应掌握一定的技巧，使对方愿意配合。,42 信息收集与加工,3.信息收集的方法或途径（2）调查 发放问卷事先设计调查表，发给被调查者填写，并回收。调查的质量和效果取决于调查表的设计质量、被调查者的配合程度、回收率高低。样品调查通过对某件实物样品的调查和分析，获取信息。内容通常包括：样品存放线索的调查；样品获取方式，如购买、馈赠、租借、互换等；样品实物信息的获取，即通过拆卸、重装、测试、实验、观察和分析，从实物样品中提取信息。（3）交换 不同系统和单位之间交换信息源（如出版物），互相补充和调剂。交换的信息源多属于内部资料、非卖

12、品。不通过中间环节。,42 信息收集与加工,3.信息收集的方法或途径（4）索取 对尚未发表的信息源，或不必通过购买即可取得的信息，可免费索取。如，厂商推销产品：赠送产品样本、说明书、期刊、产品目录等。又如，有的机构因职能变动、机构合并等，将全部或部分文献资料免费赠送给其它单位。（5）检索 手工检索通过采用各类检索工具获得信息源的线索。计算机检索联机、脱机、光盘、网络方式。其中，网络检索正在取代其它检索而成为主流。网上有各种类型的信息源。,42 信息收集与加工,二、信息加工 信息加工：指对原始信息进行判别、筛选、分类、排序、计算、研究、著录、标引、编目及组织，而使之成为二次信息的活动。1.信息加

13、工的基本过程(1)信息的筛选和判别 对原始信息，可能有残缺模糊、拼凑、夸大等情况，需鉴别其真伪。(2)信息的分类和排序 原始信息多为零乱、孤立状态。分类、排序 规则、有序、系统化(3)信息的计算和研究 分类、排序后的信息的计算、分析、比较、归纳，及推理判断更为系统、深刻、有价值。,42 信息收集与加工,二、信息加工1.信息加工的基本过程（4）信息的著录和标引 按照一定的标准、格式，对原始信息进行特征描述和记载，再按一定的规律加注标识。（5）信息的编目和组织 将著录和标引的结果，按一定规则编制目录，作为检索指南和查找工具。实际上，著录、编目均来自文献管理。2.信息加工的方式 信息加工与数据处理很

14、难严格区分。按照处理功能的深浅，可分为三类加工：预处理加工对信息简单整理；业务处理加工对信息进行分析，结果是辅助决策信息；决策处理加工进行统计推断，产生决策信息。,42 信息收集与加工,二、信息加工 2.信息加工的方式 按加工处理响应时间，大体分两类：实时处理型将传递来的数据立即处理；批处理型将传递来的数据存起来达到一定的数量和时间后，再集中处理。按计算机配置，可分为集中式和分布式：集中式将计算机放在指定位置，由中心计算机集中承担处理功能。分布式以统一规划为基础，将适当规模的计算机系统安装在多个部门，分别承担处理功能。3.信息加工的基本方法（自己认真阅读）,附：成功的企业,优秀的企业重点强调的

15、是“认真”成功的企业善于总结美国企业管理学家戴明博士，使日本的制造业战后快速崛起。美国人问究竟教给日本人什么秘诀，他说“我告诉日本人，每天进步1%”OEC管理法是“Over all every control and clear”的缩写，即全面地对每人每天所做的每件事进行控制和清理，“日事日毕”，由日本企业所发明海尔集团将OEC管理法运用到自己的企业生产管理中，并加以创新，增加了“日清日高”的内容,谢 谢!,第4章 信息管理的全过程,上次课内容:41 信息需求与服务 42 信息收集与加工,第4章 信息管理的全过程,思考问题:1.请举例说明信息服务的基本要素。2.管理咨询的主要内容有哪些?3.简

16、要解释信息的筛选和判别的基本方法。,第4章 信息管理的全过程,信息管理的整个流程包括：信息的生成、信息的收集与加工、信息的存储、信息的检索、信息的传递、信息的使用以及信息的反馈等。信息存储与检索处在中间环节。43 信息存储与检索一、信息存储 1、文件存储系统 基本概念 文件：记录的集合；记录：数据项的集合；数据项：可使用的数据的最小单位（字段、域）。,43 信息存储与检索,一、信息存储 1、文件存储系统 利用文件，可以存放大量的数据，需要时可查找、更新。文件组织方式 顺序文件：记录的物理顺序与逻辑顺序相一致，顺序存放在存储介质上。索引文件：带有索引的文件。由索引（区）和数据文件（数据区）组成。

17、索引索引项的集合。通常按关键字顺序存放。索引项记录的关键字与记录地址的对应表。直接存取文件：通过某种寻址方法找到记录的关键字与存储地址间的对应关系，再进行直接存取。文件组织一般采用Hash（哈希）法，或称杂凑法。文件系统 计算机操作系统中用来管理外存上的数据的子系统。文件系统的缺陷表现在：数据共享性差，冗余度大；数据一致性、独立性差；数据结构化程度低等。,43 信息存储与检索,一、信息存储 2、数据库存储系统 数据库系统：包括数据库（DB）、数据库管理系统（DBMS）、数据库管理员（DBA）、应用程序、数据库用户。数据库管理系统：一组计算机程序（软件工具），具有一定通用性。位于操作系统和应用程

18、序之间。如完成数据库的建立、查询/检索、处置、更新等。与文件系统相比，DBMS有许多优点。（自阅）3、WWW信息服务系统 WWW是目前Internet上最活跃、最简便、最受人欢迎，也是最有发展前途的代表性信息服务工具。Internet上的超文本：网状结构。可将全球范围内的信息组织在一起。超文本结构+多媒体“超媒体”。多媒体：文本、图片、音频、视频、声音等。,43 信息存储与检索,二、信息检索1、信息检索的含义“信息检索”是“情报检索”的发展。情报检索：将情报按一定的方式组织和存储起来，并根据用户的需要找出有关情报的过程。这一过程包括了存和取两个环节：“存”对大量信息进行的高度组织化的存储；“取

19、”面向随机出现的信息需求进行的高度选 择性的检索。,43 信息存储与检索,二、信息检索 1、信息检索的含义 情报检索的本质：情报集合与需求集合的匹配与选择。情报集合就是有关某一领域的文献或数据的集合体，可以向用户提供所需要的知识或事实，或者获取知识的线索。匹配与选择是一种机制，负责把需求集合与情报集合进行相似性比较，然后根据一定的标准选出符合需要的情报。,43 信息存储与检索,二、信息检索1、信息检索的含义 信息检索有狭义和广义之分。广义的信息检索信息的存储与检索 存储：将信息有序化组织并存入数据库（信息集合）检索：从数据库中选择、查寻用户所需信息。狭义的信息检索仅指信息检索环节本身 信息检索

20、的本质：信息集合与需求集合的匹配。,43 信息存储与检索,二、信息检索 2、信息检索的发展历程 1）手工情报检索系统（18761945）2）机械情报检索系统（19451954）用各种机械装置进行情报检索。3）计算机情报检索系统（19541991）系统的两个发展阶段：脱机情报检索系统 联机情报检索系统 4）网络化信息检索系统（1991）代表：基于Int网的情报检索系统。网络检索系统包括了计算机检索系统的全部优点。,43 信息存储与检索,二、信息检索3、信息检索过程,43 信息存储与检索,二、信息检索 4、信息检索方式（1）手工检索 工具：卡片式、书本式。采用人工查找，利用目录、索引、文摘、手册等

21、。（2）联机检索 用户在检索终端上通过通信线路以“人-机对话”的方式，从主机数据库中获取所需信息的过程。（3）Int网检索 Int网上信息量巨大，检索范围广、手段多。目前存在问题：信息的重复现象严重，分布性、异构、质量良莠不齐。,43 信息存储与检索,二、信息检索 5、文献检索方法 文献检索：借助计算机和各种检索工具，查找文献信息的方法。具体检索一般可分为四种情况：寻找专业对口的报刊；寻找相关的国内论文；寻找相关的图书；寻找相关的国外文献。（1）寻找专业对口的报刊 期刊阅览室（实地、电子）期刊目录 刊物名（对口期刊）论文全文,43 信息存储与检索,二、信息检索5、文献检索方法（2）寻找相关的国

22、内论文 常见情形：已知发表论文的期刊刊名；或者只知道论文题目；或者只知道论文作者名；或者只有检索要求、课题要求。针对以上情形，可采用网上搜索：查CNKI（中国期刊网全文数据库网站），输入刊名、题名、作者名或关键词，若有论文即可查阅或下载。查国家科技图书文献中心的期刊库，输入刊名、题名、作者名或关键词，可得到一批论文的线索信息，再去查找全文。,43 信息存储与检索,二、信息检索 5、文献检索方法（3）寻找相关的图书 常见情形：已知书名、或只知作者名。采用网上搜索，如国家图书馆网站书库，输入书名、作者名或主题词，就可以得到一批图书的书名、作者名、出版社名。（4）寻找相关的国外文献 查找现有国际期刊

23、；INT网上查找。,43 信息存储与检索,二、信息检索 6、检索技术 面向DB的信息检索 查询数据库中的信息，可利用相应的查询检索工具或语言。如SQL语言结构化查询语言。易理解、使用。Internet信息检索 信息推送技术 将信息主动播送给用户。网上的“信息推送”也称为“网播”，用户浏览选择自己感兴趣的内容。,43 信息存储与检索,二、信息检索 6、检索技术 Internet信息检索 信息拉取技术 由用户主动查询信息。典型情形用户主动查询数据库。网上的“信息拉取”即“网查”，由“搜索引擎”辅助。信息推拉技术“信息推送”与“信息拉取”二者相结合。智能信息推拉技术,43 信息存储与检索,二、信息检

24、索 查找文献举例：（1）王小明的毕业论文题目是“企业信息化绩效评价方法的研究”。他听同学讲，有一个叫杜明的人，在2001年发表过一篇关于企业信息化绩效测评方面的文章，可惜记不清论文的题目，也记不清发表在什么杂志上。问题：王小明怎样才能找到这篇论文？（2）有一本书名叫信息资源管理导论的书，是1998年出版。问题：如何才能找到这本书？,第4章 信息管理的全过程,44 信息传递与反馈一、信息传递 信息传递指由信息的发送源，通过传递信号的通道，将信息传递给信息接受者的过程。在信息传递过程中，信息源是前提、是基础，是信息内容的发源地，传播者是主体。意义：信息传递在信息资源管理的整个过程中具有重要作用。信

25、息资源只有及时、准确地传递给使用者，才能发挥作用，实现其价值。1、信息传递的基本原则 及时、准确、经济、保密 2、信息传递的基本程序 信息检索 选择信息传递工具 接收使用信息,44 信息传递与反馈,一、信息传递 3信息传递方式 有多种方式，可按流向、范围、载体等划分。如，按信息的传递范围划分，可分为：内部传递：组织机构内部，上下级之间，工作部门之间；外部传递：组织机构与其他组织机构之间，组织机构与社会之间 两人传递：一种保密性较强的传递方式（例：E-mail）4、信息传递的常用工具 有线通信、无线通信、电信网、计算机网,44 信息传递与反馈,二、信息反馈 信息反馈：将系统的输出信息的作用结果再

26、返送回来，对输入端作进一步调节控制。意义：信息反馈在科学决策中具有重要作用。可及时发现并纠正实施过程中的信息偏差，及早消除决策过程中出现的问题和矛盾，总结经验教训以便制定新的决策。1信息反馈的特点 滞后性、针对性、及时性、连续性,44 信息传递与反馈,二、信息反馈 2信息反馈的主要方式 正反馈:将决策实施后的正面经验、措施、效果反馈给决策机构，以便总结推广，使决策更加全面。负反馈：将决策实施中的问题或造成的不良后果反馈给决策机构，以便修整或改变决策的内容，使决策更加稳妥和完善。前馈：对决策过程及效果进行预测，得出的将会出现偏差的信息反送给决策机构，使其在出偏差之前采取措施，从而防止偏差的产生与发展。3、信息反馈的常用方法 典型反馈法、综合反馈法、跟踪反馈法、组合反馈法(信息反馈举例可上网查询),思考与作业(2),1什么是信息源？信息源通常是如何分类的？2试分析信息处理和信息管理的关系。3试述信息组织的基本含义。4通过查阅资料，举例说明信息资源的开发利用在企业管理中的重要性。5.与传统产业相比，信息产业有哪些新的特点？6.阐述CIO在企业、政府中的地位和作用。,谢 谢!,