2022《行政管理制度》（含证照管理制度、会议管理制度）.docx

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1、行政管理制度1证照管理制度公司证照包括：法人营业执照、行业经营许可证、收费许可证、组织代码证、税务登记证、行业资质证、房产证、土地证及其他证件。2管理部门和职责行政部是公司证照管理的主管部门，负责公司营业执照、组织代码证、收费许可证、房产证、土地证、卫生许可证、取水许可证等证照的申报、保管、登记、变更、年检、注销及相关资料的存档。负责公司证照的信息登记和备案工作O财务部是证照管理的协作部门，负责税务登记证等与财务业务有关的证照申报、保管、登记、变更、年检、注销及相关资料的存档。公司证照使用程序：参见公司证照使用流程，使用人需填写证照使用审批单。3公司证照管理要求证照在申报、注册、年检办理完毕后

2、，按发证机关的要求在经营地点的显著部位正照上墙，副本、副证入柜。证照保管人要妥善保管证照，因证照保管人保管不当，造成证照丢失或损坏不能使用，除立即向主管领导报告外,要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。严禁擅自使用公司的证照进行各种担保。证照管理人员要做好证照管理台账，对各类证照的相关信息进行登记备查，填写公司证照保管情况登记表。每年证照保管部门需将年审过的证照复印件交报行政部备案。1）证照的归档各种证照要分类归档。归档的资料要齐全完整，自申报到各种相关手续办完的资料都要归入档案。2）印鉴管理制度为了加强对公司印章的管理，特制定本制度。以公司名义可对外使用的印章有：公司公章、合同

3、专用章、业务专用章、财务专用章。本规定就以上印章的刻制，使用，保管，封存，作如下规定：公司所有印章的刻制，凭有关机构设置文件或其他正式文件，由用印部门提出书面申请，经行政部审核，报公司负责人和总部审批后，按有关规定办理。所有印章（包括对内使用的部门印章）须到行政部盖印模登记备案，新刻印章须到行政部登记备案后方可启用。3）公文管理制度为加强公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本制度。公司公文是指公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是制度管理的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则

4、，做到及时、准确、安全。公文处理必须严格执行国家保密规定,确保公司秘密的安全。行政部是公文处理的管理机构，主管公司的公文处理工作，并设专（兼）职人员负责公文处理工作。4会议管理制度行政部是公司会议管理的主管部门，各部门是会议管理工作的协作部门。行政部负责公司级会议管理工作，协助职能部门做好重要专业性会议的召开，办理公司外会议的外派管理工作。专业性会议由分管的职能部门组织实施。4.1 档案管理规则文书档案类别：公司文书档案分三大类进行归档保管,即：党群工作类、行政管理类、经营管理类。归档范围：各类档案所涵盖范围。归档时间：每年2月28日之前，将上一年度收集、整理好的文件资料进行归档。4.2 归档

5、要求归档的文件材料应完整、准确、系统、反映历史真实记录，整理符合规范。归档文件材料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文与原件分别立在一起，不得分开。归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统排列。归档文件统一使用A4幅面纸张,特殊归档文件如图纸、记录表可采用图纸、A3纸或8K纸。4.3 归档文件的书写要求文件格式和书写要规范标准，不能随意涂改内容，用钢笔、水性笔等便于长期保存进行书写，不能采用铅笔、圆珠

6、笔进行书写。4.4 4装订要求装订载体和位置：使用线装或不锈钢订书针在文档左侧装订（特殊文档可根据装订习惯在文档上方装订），装订位置以保证所有文档在翻阅时内容完整，方便利用为原则。装订顺序：按照“封皮一卷内目录一正文一备考表”顺序装订档案档案资料装订成册后，A4幅面档案根据档案的厚度选择尺寸合适的牛皮档案盒存放，填写档案盒封面的信息要与档案封皮信息一致。需要归档的文件材料，一般归档一份，重要的和经常使用的酌加份数。文件材料归档时，交接双方必须根据移交目录清点核对,填写好档案移交（接收）登记表，履行签字手续。档案管理工作流程为：档案收集一整理一保管一鉴定一编目一提供利用。档案的鉴定与销毁根据国家

7、档案局文书档案保管期限表的规定，编制保管期限表，档案保管期限分为永久、长期、短期三种（115年为短期，1650年为长期，50年以上为永久）。对需销毁的档案，应填制档案销毁清册，标明档号、案卷名或文件名、年度、件号、页数、原保管期限及销毁原因等。鉴定工作要组织由公司领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，档案保管人员提交档案销毁清册，对保管期满的档案提出销毁意见，由档案鉴定小组直接对档案进行鉴定。对保存期满的档案进行鉴定，鉴定时应逐件逐张地判定,不可只根据案卷的目录或封面所注的保管期限判定，鉴定时应坚持“保存从宽、销毁从严”的原则。把档案销毁清册送给领导审批，审批后按清册清点档案。销毁档案时

8、，必须有两人共同鉴销，监销人在销毁档案前应认真做好清点核对工作，销毁后监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁日期和方式，并将销毁方式向领导汇报。销毁清册要及时归档保存。4.5 档案利用查阅档案须写明查阅档案的标题、内容、时间、用途,查阅机密档案材料必须经主管领导批准。查阅时不得随便翻阅无关的档案材料，需要抄摘时，必须经档案室同意，抄摘文件一律要经档案管理人员核对。档案材料原则上不向外单位借阅，因工作需要借出时,必须持有单位介绍信，填写档案复印（外借）审批单，并写明借阅目的和借阅期限，经主管领导批准，凭批件办理手续后方可借出，但必须按期且完好无损如数归还；带密级的文件必须在档案室内阅读，不准摘录。

9、严格遵守保密制度，不得随意泄露文件内容，摘录档案材料，用后一律交回档案室保存。档案资料一般只借复印件或副本，原件、底图一律不外借，档案利用人复印档案资料需填写档案复印（外借）审批单，呈主管领导审批；归还档案时，双方要清点清楚,加予注销，如有丢失或损坏要追究借阅人的责任。保密与利用发生矛盾时，应请示主管领导审批，做到既不泄密，又不妨碍利用工作的开展。借阅者必须爱护案卷，不准拆卷、折叠、涂改、勾画和私自复制。公司员工在外借公司档案期间如有调离公司的，须办理完档案归还手续后，行政部方可在其离职移交清单上签字盖章。4.6 档案保密管理树立高度政治责任感，做好保密工作，维护机密。不携带机密文件材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。认真做好档案室的安全保卫工作，加强各种防护措施,确保机密档案材料的安全。经领导批准销毁的档案资料，不准私自以废品出售。不私自翻印公司或上级的机密文件和资料。