整车模块--库管LEXUS经销商运营管理系统(L-DMS).docx

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1、0XIy丰田丸车(中国J投资有限公司整车模块一库管1.EXUS经销商运营管理系统(L-DMS)软件操作说明OperationManual目录:LEXUS经销商运营管理系统(L-DMS) 1软件操作说明 11 前言 - - 4U 作用(目的) 412 适用范围 .42流程介绍2.1整车采购2.1.1采购订单生成.2.1.2新车到店接收.2.1.2.1创建车辆接收单.2.1.2.2车辆入库2.2弹出接车提醒功能2.3整车销售2312322.3.32.3.4235销售订单生成和确认车辆分配新车PDS及财务收全款确认 军辆出库 销售发票2.3.5.1创建发票2.3.52金税接5导入/导出2353 发票

2、过账2.3.6发票W成以诵磊要填写车辆J交聚日期.23.7 车辆退货2.3.7.1 创建退货单2.3.7.2退货过账3 基础信息维护5 5 .6 .,.6 .10 .15.18,18.18 .18 .21 .22 .22 .28 29 .31 .32 .357 91 231.4IC心C（关单，商检单）签收413.2车型41321常规423+2.2发票,”,“”,+,”“”“”,”,“”,”,”,”,”,”,“”,”,+,”423.3厂商选配件433.4车辆状态变更查询444信息查询454.1整车库存查询454.2库存查询口志464.3车辆采购信息查询474.4他店车辆库存查询494.5车辆状态

3、变更查说504.6过账记录查询514.6.1车辆采购514.6.2车辆销售534.6.2.1己过账出库单534.6.2.2已过账退货入库单544.7快速椅索功能55编号：1前言1.1作用（目的）本操作说明是针对于Incadeaengine3.0.2.0加上对于LEXUS经销店所需业务流程所进行二次开发的经销商管理系统，目的是帮助用户尽快的熟悉和掌握系统的使用。本操作手册是从一个普通操作员的视角去说明该管理系统，尽量避免了过于专业的词语，文章尽可能的从业务流程出发，用系统来帮助实现业务，从而达到更有效的管理。1.2适用范围本操作说明适用于LEXUS4S店的整车管理-仓库所涉及的业务，包括车辆采购

4、入库、车辆销售出库、车辆他店转移等。1.3注意事项由于在写文章的过程中，系统会有微小的改动，这可能会导致用户所见到系统的界面和文章中的图片会有细微的差别，但不会影响用户使用该手册。根据经销商的需求，我们己经在本系统中，对那些提出在页面上要限制的字段，也就是必须要输入的字段，都做了特殊处理，可以让操作员很清晰的看到哪些项是所限制的必输项，这样可以方便用户对特殊字段的重视，具体的设计方法是在原有基础上加了一个黑颜色的框，并且把字体加粗后改成红色，样式参见圈门据号L编号2流程介绍1整车采购收货过帐发票过帐创建采购订单采购员备注I系统外流程1系统内流程结算员采购预付款处理收到车辆和到货单摩管员结算员2

5、.1.1采购订单生成当在LQMACS系统中做完车辆的订货后，该采购单信息将通过接口，自动将数据从LQMACS系统中传输到DMS系统中。在DMS系统中，用户不能修改这些采购订单，可以在整车采购模块中查看这些采购单并对其做到店后的接收动作。2.1.2新车到店接收实际作业：1）车辆从日本丰田发运到港后，TMCl确认经销商已付清到港车辆的全部款项，安排发运车辆给经销商。2）经销商下单采购的车辆到货后，需要对车辆做到店接收并入库的操作2.1.2.1创建车辆接收单一、点击整车采购今午辆接收单，进入车辆接收信息界面。m主羹单,零件采购事件拒台梢售整军采购-整车情售资源JR务服务莒理客户关系管理人力资源时间管

6、独1 型 ，供IJ车他店订单车翱度收单炭票退货单贷方凭证他店车辆库存信息她店转移（采购）车辆采购信息报表已过咻授收单巳过嘛发票已过咻退货出床单已过!账货方凭证登记导航S定期行动帮助1.EXUSDMS二、按F3创建新的车辆接收单单头，由系统生成单据号并选择本次到货的供应商TMCI,如下CCSl 105055丰田汽车（中国）投资后限公司-车-襄收单a.编号：收货单编号，由系统按设置的编号规则自动生成。图：b、采购供应商编号：选择订单的供应商，点击国从列表中选择供应商,或者直接输入TMCI。确认后供应商相关信息会自动带出，显示在接收单单头中。三、按功能获取采购订单”，在采购订单车辆列表”中只出现针对

7、所选择供应商的车辆采购订单.如下图:四、选择本次所要收货的车辆采购单（按“CTRL键点击左边黑箭头，可一次性多选车辆），确认后相关采购单信息被复制带到车辆接收单行中采购订单车辆列表K）同画来购供采购供应商供应商订单号单号照号仓库编号台卜TMCITMCC07092GSV40L-BETGKCVEHICLEES350人TMCITMCICC7093UCF30L-AETGKWPARTSLS430TMCITMCICC0709003MHU381-AWXGKWPARTSRX40QhTMCITMCICC07096GSU35L-AWAWPARTSRX350TMCITMCICC0710lGR5190L-BETQKV

8、PART5GS300VI确i1I放弃II帝BI在车辆接收单的列表中，可以按照YARDoUT（ACT）日期进行选择,这样就能快速接收同一日期到货的车辆。l*CT孳IMHuflj用器 Ww霏 W 2 W WMl器auoB8M3LelL3sewB8s8saMw88Ml4sH3Lalfllc8BcsMMLe弓文Rq.1步 X 电Q I 工二 M is s ： 1 M WCSE真真尊E真容舞真真真磔真黑真霖盆 真然 N5xcf0cll0 0M9c*xcF7 0 0MEXC*MNE9c0N89c0llN5xcNEK0 0)ffMM59cNEKM9c0t*0NEKE S2323 0-俨 / 俨，0, CG,

9、 - + M &R&BR&aBRE限iEEKisIEbE(E利*ffi*4!fflffi利*ffl*ffl4ffl利初会袍4ffl利4rffl*s*ffi.*ffl利*ffl*s*ffi.*ffl利*ffl和机4iffl利#ffiEw*4N中.nMcwn3I14M-2S*fffc.HIUURM-三W*Q30五、军辆的信息自动带到车辆接收单中，输入采购收货单号（供应商提供的送货单据），如下图;六、在带出的采购订单行上输入本次接收的仓库，货位。注意:如果在订单行中找不到仓库”、货位”字段，可以把鼠标放在行字段名上，点击右键，选择显示列”，将需要的字段显示出来.七、如果在收货过程中车辆有问题，则需要

10、将信息输入。点击收货备注，在“接车备注中可以输入本次损坏备注信息。2.1.2.2车辆入库接收单相关信息录入完成后，需要进行过账接收操作，表示车辆正式入库.一、点击过赈过账”，出现过账的对话界面.如下图二、在过账采购收货单”界面中做选择是否要打印，并“确认。当选择打印时，系统将在过账同时自动打印车辆接收单。注意：当车辆接收单过账完成后，该接收单将被删除，可以到“己过账接收单中查看具体见V章节5.6.1.1己过账接收单车辆接收单中单据日期和过帐日期修改控制：当创建车辆接收单时，单据日期和过账日期显示灰色的，不能修改.车辆接收单进行过账时，点击替换过账日期才可以对“过账日期进行修改。*KBKMI9.

11、MC96.,FM8*,.“MB”*SWttl-.*W5WW5WNRCA*.FHprrWlwKFHRTiQwFRR111;IM0MMX*MKmBaGMl需要替换过账日期时，可以过账界面中的替换过账日期打上勾，则可以修改过账日期，如下图车辆接收单获取采购单信息时，yardout(act)为同一天的才能创建在一张单据上，否则会提示用户因所示，为yardout(act)不一致，所以不能获取点击确定后，会提示用户因为yardout(act)不一致，不能获取，如下图所示:BB如果选取YartOut（ACT）在同一天的车辆时，能帽正常获取，如下图所示:采购供-s三三.I供应商订单号I库存号车YardOUt(

12、ACT)离港实一.TMCI丰田汽车（中.20D5XU9AEFA001JT.11-01-16TMCI丰田汽车（中,20D5X09-ADX0001Tr11-01-06TMCI丰田汽车（中,2175X09-AEXP001TMCI丰田汽车（中,2175X09-AEX00O1TMCI丰田汽车（中,2175X09-AEXM001TMCI丰田汽车（中,2175XO9-AEVWO01TMCI丰田汽车（中,2175XO9-AEUM0011TMCI丰田汽车（中,2175X09-AE5M001TMCI丰田汽车（中.2175X09-AERS002TMCI丰田汽车（中.2175X09-AERS001TMCI丰田汽车（中

13、,2175X09-AEQoOOl1篷采期可阜军列表I确认I取消I帮助接车备注:车辆接收时需要根据实际情况选择接车备注类型点击接车备注旁边的上箭头，进入选择接车备注，如下图所示Bctsiiomi+WTccsoaoD/1m日*18“Uwas.砌1%n Mn s i * o Qi * 工= *门n *ro tfnoiurtar “4.根据提示的需要接车的车辆信息，确认要进行接车入库，可以到整车采购-车辆接收单中，创建车辆接收单，进行接收入库，如下图所示：己过账车辆接收单:2.3整车销售车辆销售完整流程如下:销售员/财务结算员退货创建退货单退优.发票过 帐并打印豆制己过咏 发票财务餐由系统外流程系统内

14、流程2.3.1销售订单生成和确认当顾客需要购买车辆时，经销商在与客户签订合同后，销售员要在系统内输入相关的销售订单（销售合同信息。2.3.2车辆分配当销售订单确认后，此时需要由销售经理等做车辆分配。在系统内可以对在库车辆做分配，同时还可以对己做了订购未到货的车辆做预分配。2.3.3新车PDS及财务收全款确认在交车前：第一，新车己完成PDS：第二财务确认，客户是否己付完款。两个作业都完成，才可以交车给客户。所以，PDS检测完成和财务必须L-DMS系统中执行财务收全款确认，才允许车辆出库过账。2.3.4车辆出库当销售订单发放确认后，PDS、财务确认的操作都完成后，车辆可以发货，允许交车给客户。一、

15、选择整车销售”出库单，进入车辆发运界面.1.EXUSDMS稽助二、当销售单被确认后，相关信息在车辆订单发运中直接被复制过来，按F5找到需要发运的单据即可。 CXDO71OOO1散客-车辆订单发运JLdXl三、发货前需要打印出货通知单，做为凭证。点击右下角打印销售出货通知单四、单据打印完成后，需要做系统内的车辆出库操作，点击过账今“过账”或过账时打印”，出现销售过账提示”界面。五、在过账提示中，选择“发运并确认系统将自动进行过账，车辆库存扣减并产生相应过账记录。注，过账完成后该发运单被删除，原单据可以到整车销售己过账出库单中查看，参见章节4.6.2.1已过账出库单。同时系统将该车辆的状态由新车变

16、为客户车辆发运前车辆卡片的信息发运后的车辆卡片信息2.3.5销售发票当客户付完全款且客户车辆海关手续己完成，开具发票增值税发票给客户后，需要在系统中做相应的发票入账动作，表示在系统内生成相应的财务应收账目。2.3.5.1创建发票一、点击整车销售订单上的“功能-创建发票二、系统自动按规则生成系统内部的发票编号，如下图:2.3.5.2金税接口导入/导出如果在金税系统还未开增值税发票，则可以在本系统中先将要开票的内容导出到金税系统中，然后在金税中开完票，再将所开的增值税票号传入到系统中，这样系统发票与实际发票就可以对应了。一、选择发票下方功能金税接口”导出文本文件”，进入导出金税接口文件对话界面。二

17、、在导出金税接口文件对话界面中，销售单头页面为当前销售单默认内容。三、在导出金税接口文件对话界面中，选型页面中输入导出的文件名，或点击右侧口按钮，选择文件保存路径并输入文件名，文件固定为TXT文本文件格式。四、以上信息输入完成后，选择“确认，系统将销售发票中相关金额、作业代码、零件等信息导出到指定目录文件中。五、打开金税系统，选择单据传入”，并选择刚才从DMS系统销售发票中导出的文本文件并确认.销售单据文本传入传入路径：C：DocumentsandSett湖览.金额说明：不含税金额S/确定1X放弃|六、金税系统在导入文件过程中会校验导入数据的正确性，无误后按金税系统操作方式生成发票并打印增值税

18、发票。在发票生成时，单据号”为DMS系统中车辆销售发票单号。七、发票生成后需要将发票号传输到DMS系统的销售发票中。选择金税系统的发票传出”。八、在金税系统发票传出时截止日期选择今天，然后在销售单据编号”中选择DMS系统的销售发票号并确认，系统默认导出的文件保存在C盘根目录下，文件名为InVoUt.txt。=三发票文本传出口回区?C国方昌W嘴查找表格走向打印统计格式黑YA发票号码I合计金颤开票日期INV0ICE050900048INV0ICE050900046INVoICEO50900049PSI5OO15-1BL0X03000197-001BXFO71OOOO2-OO111011140000

19、01060IIolOOn4o11011140110111401101114011010011400010610000106200106300001060.17427.35290.600.172006-06-052007年11月2006-06-052006-06-052006-06-05CXF0710001-001BXF071OO011-OO1BXFO71OOO12-OO1CXF0710008-001BLOXO3000128-0QlCXF0709001-001110100114011010011401101001140110111401101001140110111400000106100001

20、060000106!0000106!0000107(00107起始日期22-3-1zJ截止日期传出文件C:Invout.txt71/71浏览/确定4567111213141518Ig2021222526272829日星期一星期二星期三星期四日二今天：2007T荷12007-11-831017240505-05-05-05-05浏览X放弃I九、打开DMS系统的车辆销售发票，选择功能今金税接口导入文本文件。十、在导入金税接口对话窗口的选型”页面中，选择C盘下的InVoUt.txt文件，确认之后在金税系统中所开的增值税发票号就显示在销售发票单的“外部单据号中。2.3.5.3发票过账系统发票信息维护完

21、成确认无误后，需要过账，使其在财务相关信息中产生记录。一、选择过账，点击后在出现的销售过账提示”界面中确认过账。辿蛛并Fr印Sha+fIi二、在“销售过账提示”界面中输入外面单号（实际的发票号），确认后系统自动进行过账,产生财务相关分录过账后该发票单据将被删除，可以在整车销售己过账发票中查看到相关信息。2.3.6发票完成以后需要填写车辆的交车日期（注：此功能自2010年1月起，由服务的保修专员录入）进入菜单“交车日期录入”画面功能验证选择服务管理，点击“交车Fl期录入按钮之后，显示交车日期录入卡片进入到交车日期录入”卡片1X270-交车日Ml录入IEXl订单.VIN客户缱号一客户名称，.客户地

22、址，.客户电话，.车依配置代码.献色代日一内tt代码，一订货确H日期采购收贷日融交车日期，.12gl912-0-0613-01-24请摺胆保修政策埴写，并保证与保修手用一致.骑UI帮助不做任何修改，退出交车日期录入卡片，再次进入交车日期录入卡片，录入的交车日期早了车辆的采购接收入库口期IrlOKMIangM2M,oWwe,Mbm7van0r；：-laimi0X跑Rc工二“*王+三OMA*croBu*evkt(om-viMon少艾本8W*于StiMt黄日Ui、客户编号：指车主在系统内的代号。当车辆被销售后，该车辆属于客户车辆，则该字段显示车辆所属的车主编号；如果该车辆是还未被销售，则默认为内部客

23、户（经销商）的客户编号j、名称：车主名称k、当前表里程：在服务委托书中每次维修时维护的里程表数。I、累计里程数：如果车辆里程表更换过，则该里程数为换表数加当前表里程数，需要手工维护m、购车日期：车辆购买日期（必填项）n、是否中规车：指车辆是否通过中国正常渠道流通（国内经销店销售）还是非正常渠道流通（非国内经销店销售）0,PDS完成：在系统中对该辆车进行PDS后，会自动打勾，并在PDS完成日期写入系统中PDS工单完成的日期P、己冻结：该车辆信息在系统中是否冻结，冻结后该车不能进行服务或者销售业务3.1.2规格记录车辆的规格，包括配置、内饰、颜色等信息。此处信息不可被手工修改，在车辆信息生成时自动

24、产生。a、原车辆状态：显示车辆状态变更前的状态b、原客户编号：车辆如果是二手车，则需要原客户的信息c、原销售日期：车辆如果是二手车，则需要原销售日期d、是否为资源：系统自动判断该车辆是否属于公司的资源车辆e、进口车：该车辆是否为进口车辆f、自售：标识该车辆是否属于本公司售出车辆g、维修车型：车辆维修时使用的编号，每种作业代码会对应一个或者多个维修车型h,钥匙编号：车辆钥匙的编号3.1.3库存记录车辆的价格信息、财务过账组设置信息、及所属库位等内容，部分内容在车辆信息生成时自动产生。a、当前登记号：车辆在采购接收时，系统中的自动生成登记号b、当前分支机登记号：车辆所在的分支机构号码c、订货确认日

25、期:TMCl在L-DMACS上确认该订货生效的日期d、采购收货日期：该车辆对应的车辆接收单过账日期e、采购开票日期：DMS上采购订单发票开出的日期f、实际提车日：车辆销售后，客户的提车日期，需要销售人员在此处手工维护g、付全款日期：客户付全款的日起h、已分配：车辆是否被分配i、作业代码收费编号：该车辆维修时属于的作业代码收费类型j,过账组（普通产品过账组，增值税产品过账组，增值税业务过账组，库存过账组）：用于设置车辆各业务过账时对应的相关会计科目，系统按设置中的默认值取值k、采购订单数（报价单数，订单数）：针对该车辆的单据数量（系统根据系统内单据自动统计产生）3.1.4IaQC（关单/商检单）

26、签收用于记录车辆采购进货过程中相关通关单据，及通关手续是否完成的信息。此页面的数据需要在海关手续完成时手工输入a、商检单：商检单据号b、进口货物证明书：证明书的单据号码c、以上单据己收到：车辆海关手续是否完毕3.2车型车型卡片用于维护车型基本信息，可以分别在车辆、整车采购、整车销售模块中的车型”菜单中查看，也可在车辆卡片中的“车型栏中查看。车型信息通过接口从主数据传到本系统中，经销商没有修改权限。车型卡片有3个页面，分别是：常规、技术信息、发票。3.2.1常规常规页面主要记录车型的基础信息，包括车型、两个型编号等信息。a、编号：车型代号，车型的详细专业描述b、车型：车型说明，常用称呼c、库存单

27、位：车辆的计量单位编号d、是否有库存：该车型是否存在库存车辆e、在售车型：该车型是否是目前可销售的车型3.2.2发票记录车型的价格信息、财务过账组设置信息等内容。供应直岐号-.IIiJ含通产屋过账坦.VENV交师宣-.嘲ata产品过.VATI7单位成本466,200763M中佰脱业务过附g（.(domestic上次成本价.I511t589.74359库存过曝铝.|ve_nv单价.厂Og巳开票净量厂含税单价0.00作业代码收费编号允许折扣KiGKS190L-BETQEyGS300-辜型卡片常现I技术信息发累IB车aaKWlT朝aa、过账组（普通产品过账组，增值税产品过账组，增值税业务过账组，库存

28、过账组）：该车型业务过程中与财务相关的设置，系统按设置中的默认值取值b、己开票净量：在系统内与对该车型相关的车辆做采购、销售等业务的单据数3.3厂商选配件厂商选配件卡片用于记录车型的配置、颜色、内饰相关基础信息。这些信息通过接口实时从主数据系统中传输到本系统中，经销商无法修改这些信息。a、品牌编号：内饰、颜色、配置所属的品牌b、车型编号：内饰、颜色、出置所属的车型C、编号：选配件（内饰、颜色、配置）的编号d、描述：对该配件（内饰、颜色、配置）详细的描述e、内部代号：选配件类型的内部代号f、选配件类型：指该编号类型是内饰、颜色还是配置g、标准选配件：该选配件是否是车辆标准配置的配件3.4车辆状态

29、变更查询车辆状态变更完成后，可以到车辆”车辆状态变更记录中查询所有状态变更的记录。一、选择车辆”车辆状态变更记录，进入查询界面。二、车辆状态变更中记录车辆变更的过账内容，编号为系统产生的变更过账单号，过账描述”中记录原车辆变更单号，如下图：五、新的状态选择后，相关的过账组也自动变更点击过账”，系统产生变更的分录。同时查看车辆卡片中该车状态也随之变更。车辆状态变更完成后，可以到车辆车辆状态变更记录中查询所有状态变更的记录参见章节4.5车辆状态变更查询4信息查询4.1整车库存查询一、点击车辆车型，进入车型卡片。二、进入车型卡片，根据系统内权限设置，有权限的用户可以查询车型的库存。三、点击功能按钮车型，按不同方式查询库存，如下图：a、车型今车型按照：可以按仓库、货位查询车型库存b、车型今车型可用性按：可以按期间、仓库、货位查询各车型预计库存例：按仓库查库存4.2库存查询日志当在系统内查询车型库存后，系统会有查询日志记录一、点击“车辆 库存查询日志，进入库存查询日志界面。每主菜单HEDl张件件总零春车辆y 采