西南公司——材料物资管理办法.docx

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1、西南公司材料物资管理办法第一章总则第一条为加强项目材料物资管理的水平，实现材料管理工作程序化、规范化，最大限度降低工程成本，保证工程质量及施工进度，特制定本管理办法。第二条本办法适用于西南公司所有项目材料物资（含周转材料）的计划编制、采购（租赁）过程、验收和检验、运输和搬运、贮存和发放、账务等管理范围。第三条本办法所指的集中采购，具体按公司采购招标管理办法执行。第二章人员配置及工作职能第四条西南公司材料部的设置及职责4.1西南公司设立财务部，由工程部人员兼职，负责管理分子公司范围内项目的集中采购，在此制度的基础上制定分子公司物料管理操作细则。4.2监督及定期检查所属范围内项目物料管理办法执行情

2、况，及时纠正各项目物料管理中存在的问题。4.3负责物料在各项目中的统筹调配工作，从而最大限度的降低项目材料使用成本。第五条项目物资人员岗位职责5.1每个项目须设立专管物资的部门及负责人。5.2项目物资主管5.2.1编制总采购计划及对总采购计划进行动态控制5.2.2熟悉项目各劳务的合同、项目与业主的合同中有关物资的相关条款5.2.3随时掌握项目仓库及现场库存，控制物资进场数量5.2.4负责材料报审资料的搜集、整理、报送，向分公司及时报告物资报审及进场的相关情况5.2.5负责审核与各供应商的对帐、结算，编制与上报材料资金的支付计划5.2.6搜集、保存项目所有物资的采购合同并建立台帐、负责零星材料的

3、采购工作5.2.7配合项目经理组织并参与项目月度盘点、限额领料的盘点5.2.8负责按程序组织本项目的废旧物资、积压剩余物资的处理5.2.9负责对本项目物资人员的管理、培训5.2.10负责对劳务队每月的消耗进行汇总并签字确认，向项目合约提供项目入库、各劳务队消耗、库存等经济数据，参与项目成本分析。5.2.11负责对项目现场物资进行巡检管理5.2.12负责设备、计量器具的管理5.2.13执行公司的物料管理办法及公司物料信息化管理。5.3项目料帐5.3.1及时完成材料入库单据的填写工作，出库单据的复核与套价、汇总5.3.2及时登记入、出、库存电子台帐，流水台账、供应商的结算电子台帐5.3.3参与月度

4、、半年、年度盘点并编制盘点报表5.3.4按时与财务移交出、入库及结算票据，并做好票据移交记录5.3.5协助物资主管按时与供应商对帐、复核对帐清单，并保存签字盖章的原始结算单5.3.6统计并核算项目物资进、出、库存成本，及时向上级报送报表5.4项目仓库保管员5.4.1负责项目物资的收、发料并登记手工台帐，填写出库票据5.4.2参与进场物资的验证并及时填写进场物资验证记录5.4.3保持库房的干净整洁，对库存及现场物资进行标识，指导、监督物资的码放5.4.4参与月度盘点、限额领料的盘点第三章材料采购及合同管理第六条材料采购见公司采购招标管理办法执行第七条采购合同管理7.1项目部所有材料物资采购合同必

5、须按照项目内部合同示范文本“营改增”版签订。7.2材料物资采购合同经项目部评审通过后，报所属分子公司审核，审核通过后盖章方能生效。合同中的供需双方的名称必须与所盖印章、收货（送货）单位、增值税发票和发票清单的出票单位、首付款账户名称保持完全一致，确保增值税可以顺利抵扣。7.3合同谈判及审核要求以集中采购平台表格为准。第五章供应商管理第八条具体内容参照合格供应商评价办法第六章材料现场物资管理第九条物资报审管理现场采购计划需由工程科技部提报，商务部及生产经理审核后由现场材料员及仓库员根据库存情况进行采购第十条验收管理10.1所有物资（含自购、甲供、内部调拨、分包方采购）进入施工现场都必须进行验收，

6、主要物资的验收必须由项目总工负责技术、质量、资料方面的验收，仓库保管员负责数量、规格型号的核对、验收，项目物资负责人负责监督和协助。10.2物资进场验收时必须凭实物验收，严禁凭单据验收。10.3项目应建立分级验收制度，大批量及重要物资的验收及验证要求必须由总工（或委托人）主持验收并“现场签署验收记录，不得事后办理，未经确认的物资不得收货；小批量主材验收验证由项目物资负责人组织相关专业工程师验收验证，未经确认前物资不得发放；用于工程的零星物资、辅助性物资、低值易耗品等验收验证由保管员直接验收后即可发放。1（）.4需要检验、试验或现场复检的物资严格遵照先检后用的程序，特殊情况需要应急使用的需报项目

7、经理批准并作好追踪纪录10.5验收合格的主要物资签收必须由两个（或以上）验收人员同时签收，仓库保管员必签、其他由栋号长签字，签字的栋号长必须是该批计划的提出人（即谁提计划谁验收制度），同时签收的送货单方可认定为有效签收单。10.6验收记录：验收合格的物资，由保管员收集合格证等质量证明资料并填写物资进场验证记录。10.7需要报验的、送检和取样复检的物资由物资负责人、栋号长共同办理。10.8需抽样检查的，由项目总工确定抽样比例，保管员在物资进场验证记录上做好记录。10.9现场验收判定为不合格且双方无任何争议的情况下，直接做退货处理。10.10如果因工程急需，验收不合格（无争议的情况下）但可以降级使

8、用的物资由栋号长、项目总工决定是否降级使用，降级使用的物资必须在送货单上明确标注，双方明确并签署属于降级使用；保管员在物资进场验证记录上明确记录。10.11现场验收判定为不合格但双方存在争议的情况下，则由具有检测资格的第三方判定，双方共同抽样送检，货物暂时无法撤离现场的，由保管员作“待检”标识并予记录，采取措施，隔离堆放，根据最终检测结果进行处理。10.12现场验收合格且已经入库的物资，如经检验、试验或复检不合格的，按原因分类处理。属于项目保管等自身原因造成的，根据具体情况采取降级使用、报废等方式处理，并需查明原因和责任。属于物资自身质量问题，由项目物资负责人将情况、原因分析和初步处理建议报分

9、公司，根据分公司的批复意见进行处理，在处理前由保管员负责按不合格进行标识与隔离。对已入库物资的退货由保管员、项目物资负责人填写退货单。如退货物资已支付货款，由采购部门负责追回。10.13对不合格物资采取的处置措施，项目物资负责人须填写供方过程考核纪录表保存，进入供方档案，每季度上报公司、分公司，作为年度供方复审和评价的依据。第H-条入库管理11.1物资现场验收合格后，料帐员必须在48小时内完成入库手续并填写送料入库单（或录入信息化系统）、登记流水台账或电子版结算清单，入库票据移交财务时发票仍未到的按暂估入库处理；所有物资的使用必须先完成入库手续后才能发料。11.2按降级使用接受的物资，采购单位

10、应及时重新确定价格，以便及时办理入库手续。第十二条仓库管理12.1项目必须根据现场条件合理规划、布置和搭建现场仓库，现场搭建的室内（外）仓库应符合照明良好、通风良好、干燥、便于收发材料并保持合理二次搬运距离。12.2仓库应保持干净、整洁，库内应配置必要的消防设备和器具、严禁明火。12.3仓库应设置合格品区、待检区、不合格品区三个区域。12.4库内物资要堆码整齐、牢固，合理防护，做到帐、物相符，标识齐全清楚12.5化学危险品和易燃易爆品要单独存放并明显标识。12.6应做好防潮、防火、防盗措施，对有时效性的物资应按时效进行检查，超过有效期的物资，须重新检验、试验后才能使用。12.7在存储过程中，因

11、物资变形、变质等原因造成物资降级或报废时,按降级使用或废旧物资处理程序办理。第十三条发料管理13.1物资的发放应按照先进先出的原则进行。13.2实行限额领料制度的材料必须以项目栋号长签发的领料计划单为领料依据，无计划不得发料。13.3发料时必须及时、据实开具领料单，按照先开票后发料的原则进行发料，特殊情况下需先发料时必须在发料后24个小时内补开领料单。13.4各分包单位（劳务队）必须书面授权指定人员负责领料，其它人员无权领料也不得进入库房。13.5发料时收、发双方必须核对数量和质量，发现问题可以拒收或按实际数量签收，签收后由劳务队承担保管责任。13.6对于堆放现场不能入库发放的物资，项目部应妥

12、善保管与防护。第十四条物资的堆码、标识管理14.1保管员负责仓库、现场材料的标识、并指导物资的堆码。14.2物资的堆码应按照物资的规格型号进行分类堆码，堆码应整齐、稳固、不宜过高、便于盘点数量。14.3物资标识、标牌的悬挂或放置一定要一一对应所摆放的物资，标牌字迹清晰明了，易于辨认。物资标识、标牌的悬挂或放置要相对固定，不易丢失14.4标识采用的色标要求：绿色表示为合格品，黄色表示为待验收品，红色表不为不合格品。14.5标识方法：可使用材料动态卡（标识模板一）、材料标识牌（标识模板二）等方法进行标识，当物资本身或者外包装上带有明显的标识、且容易识别时则无需再做出标识。14.6放置在施工现场的废

13、旧物资应设置专门的废料池、分类集中堆放、标识清楚。第十五条月度盘点管理15.1盘点组织：由项目经理负责组织项目物资、合约、栋号长、财务代表等组成盘点小组，盘点时间为每月的20日。15.2盘点的分类及实施15.2.1盘点分为一级盘点和二级盘点，项目在进行月度盘点时必须同时进行一、二级盘点15.2.2一级盘点时禁止以账面盘点代替实物盘点，二级盘点时盘点人员应提前对现场存放物资的位置进行检查并纪录，作到清楚明了，避免漏盘，对劳务仓库进行盘点时应要求劳务队派人共同参加盘点15.2.3盘点时必须作好原始盘点纪录并保存留档，填写盘点原始记录表，参与盘点清查的人员必须签字确认第十六条废旧物资、积压物资的管理

14、16.1废旧物资的回收利用：项目应制定废旧物资再利用的标准，要充分利用边角余料，短料、减少废料的产生16.2废旧物资的处理16.2.1处理申请：废旧物资（含包装材料）处理必须由项目物资负责人提出书面申请，填写废旧物资处理申请表，项目经理审核报分公司经理批准后方可处理。16.2.2处理前的确认：废旧物资在处理前须由专业工程师、物资负责人、生产经理、项目经理进行确认，没有经过确认的不得处理，确认时由项目物资主管填写废旧物资处理确认单。16.2.3处理办法和处理过程要求16.2.3.1废旧物资处理采用询议价的办法，参加询价的收购方须满足三家或者三家以上，项目必须将每家的原始报价保存好备查16.2.3

15、.2采用最高价中标的原则，报价采用统一的格式废旧物资销售报价单，由项目经理、栋号长、项目物资负责人组成评委对价格进行评审，项目物资负责人填写废旧物资销售价格评审记录，确定中标单位并签订处理协议。16.2.3.3采用固定报价”和网上定价+价格调整办法”两种方式签订处理协议，当每批次处理量较小，处理次数频繁且价格变动较小时可以采用固定单价处理。当处理批次少、处理金额较大时宜采用网上定价+价格调整办法进行处理，使价格更趋合理，更符合市场价格。16.2.3.4各区域分公司也可以采用招标方式对同城项目废料处理进行统一招标,采用网上定价+价格调整办法的方式，确定合作收购方，利用集中资源的优势提高处理价格1

16、6.2.3.5处理时由项目物资部负责组织，项目经理指定其他部门参与监督，监督人员不得少于2人并须全程参与处理；处理的关键过程（如确认、过磅、现场称重，过磅时需要进行空车和满车2次过磅并留存2次过磅记录）要拍照留底（照片上显示拍照日期），过磅单或现场称重记录要保留原始记录。16.2.3.6台帐管理：处理完后填写废料物资处理台帐，处理收入冲减项目成本。第十七条现场巡查管理17.1现场巡查：项目物资负责人要定期（每周不少于2次）巡查现场仓库（包括物资现场堆放区）、加工场地、劳务仓库和施工现场，重点检查库存情况、现场物资堆放保管情况、材料不合理使用及浪费情况和其他异常情况，对存在的问题进行现场拍照取证

17、。17.2现场处理：项目物资负责人必须督促劳务队管理好其已领用物资和劳务仓库，对劳务已领用的物资进行合理调济，对浪费和不合理使用现象进行制止和处罚。17.3情况报告：物资负责人对巡查要定期以书面形式报告项目生产经理和项目经理、在项目生产例会上给予通报并宣布奖罚结果。17.4整改落实：物资负责人应协同其他专业人员对提出问题进行跟踪落实，对拒不整改的应再次书面上报项目领导，情节严重的可给予重罚。第四章材料物资账务管理第十八条材料物资结算管理18.1所有物资根据合同办理结算支付手续；18.2财务付款前需核对供应商持有的验收单和支付金额，并收回对方的验收单作为凭证审批入账。凭证如有疑问需要材料员进行核

18、对，核对无误后方能审批入账。第五章其他第十九条附表19.1材料物资采购计划单19.2物资进场验证记录19.3原材料进场复检通知单19.4领料计划单19.5材料动态卡19.6材料标识牌19.7原始盘点记录表19.8废旧物资处理申请表19.9废旧物资处理确认单19.10废旧销售报价单19.11废旧物资销售价格评审记录材料物资采购计划单单位名称：材料物资名称规格型号单位生产厂家采购数量库存数量备料数量进场时间验收标准备注编号:项目部批准人：材料主管：采购员:注：本表一式四份，商务部一份，采购员一份，料账员一份，责任单位一份材料物资采购计划单单位名称：编号:材料物资名称规格型号单位生产厂家采购数量库存

19、数量备料数量进场时间验收标准备注项目部批准人：材料主管：采购员:注：本表一式四份，商务部一份，采购员一份，料账员一份，责任单位一份。原材料进场复检通知单供货单位材料物资名称规格进场数量炉号或批号进场时间验收标准外观验证材料部门验收人通知单接受部门使用部位出厂报告编号复检结果签字/时间工程名称:年月日编号:注：一式二份，一份存技术部门，一份材料部门。14物资进场验证记录序号物资名称规格型号单位进场数量合同验收标准实测数值验收结果计量器具及计量方式是否为抽检，抽检的比例为多少？合格不合格降级使用合格不合格降级使用合格不合格降级使用合格不合格降级使用合格不合格降级使用合格不合格降级使用合格不合格降级

20、使用合格不合格降级使用合格不合格降级使用合格不合格降级使用合格不合格降级使用合格不合格降级使用供应商：日期:年月日本表编号:项目总工E项目物资负责人:保管员:栋号长:备注：1、施工用主要材料验收时填写该表，质量证明资料应张贴在该表的背面，本表的编号可以用年份+流水号编写。领料计划单分项工程名称：劳务队：日期：20年月日编号:序号物资名称规格型号单位领用数量备注.栋号长：生产经理:备注：栋号长根据施工图纸、施工任务，安排劳务队当天或者一个时间段的材料领用计划,保管员凭计划发料。材将动态卡材料名称：单价:规格:单位:20年单据号码收入数调出数结存数材料标识牌材料名称规格型号生产厂家验收日期检验状态

21、存放数量备注：模板尺寸为400*300（长*宽）模板底色为白色或钢板原色，字体为黑色或蓝色，检验状态合格为绿色，不合格为“红色待检为黄色原始盘点记录表序号物资名称规.格型号清点数量合计盘存数量项目仓库劳务队(1)仓库劳务队(1)现场存放劳务队(2)仓库劳务队(2)现场存放劳务队(3)仓库劳务队现场存放劳务队U)仓库劳务队(4)现场存放仓库保管i物资主管：栋号长：项目合约：项目经理：项目名称:盘点时间:年月日NO分公司项目名称物资名称规格型号计量单位数量质量目前预计市价（元/吨）原由：项目物资负责人签名：年月日项目经理餐名：年月日分公司物资部签名：年月日分公司经理鉴名：年月日备注：所有废旧物资的

22、处理必须报分公司批准后才能处理。项目名称物资名称分包队存放位置情况说明：放置于分包队（填写分包队伍名称）（填写具体位置）的废旧（填写物资名称），预计_（吨或者件），能够利用的已经利用完毕，剩余的已经无法使用，现项目部要求对该处废旧进行清理并处理，请负责该区域施工的专业工程师，项目总工、项目经理查看，确认是否可以进行处理。项目物资负责人签名：年月日确认意见：专业工程师:项目总工：项目经理：年月日年月日NO废旧销售报价单经我方现场实物考察，我方愿以吨（件）计量全部（或部分）收购,-次性预交总货款元，交易完成时多退少补，并自行装车保证安全，愿在贵方指定的地点称量，遵守贵方管理规章制度，做到不挑不拣工完场清，报价如下：序号物资名称计量单位数量（暂估）学价（元）金额（%）备注报价说明：注：签字盖章后密封，在年月日前反馈我方，并附企业营业执照、税务登记证复印件（加红章）。单位名称：（盖章）负责人：单位地址：经办人：联系电话：年月日项目名称评审时间年月日物资名称数量C）评委签名：序号报价单位名称名称规格单价（元）总报价（元）中标单位名称：应交货款：元备注：年月日项目经理签名：项目物资主管：备注：评委由项目经理、栋号长、商务经理、物资主管组成，特殊原因未选择最高价中标时在备注栏内详细说明理由，但禁止选择最低价者止选择最低价者。