劳动合同实务手册.docx

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1、劳动合同实务手册1.1 -劳动合同管理目的51.2 -劳动合同管理适用范围51. 3-劳动合同管理术语与定义61.3.1-劳动合同书61.3.2-劳动合同管理61.3.3-劳动合同签订指引61.4-管理权责61.4.1-人力资源部61.4.2-部门负责人71.4.3-档案管理室7第二章-劳动合同签订前准备82.1 -身份查验82.2 -学历查验82.3 -背景调查92.4 -劳动关系查验92.5 -体检查验102.6 -法定义务告知11第三章-劳动合同体系113.1 -版本适用对象113.2 -劳动合同类型选择123.3.2-保密协议133.3.3-混同管理143.3.4-利益冲突143.3.

2、5-服务期153.3.6-员工手册163.3.7-劳动合同签署确认16第四章-劳动合同风控设计及填写174.1 -劳动合同期限选择174.2 -劳动合同履行地如何约定184.3 3-员工岗位名称如何约定184.4 -劳动合同薪资标准如何约定194.5 5-加班工资如何规避204.6 -劳动合同解除214.7 -劳动合同通知地址确认214.8 -附件22第五章-劳动合同签订规则225.1 -劳动合同签订时效225.2 -劳动合同签订形式235.3 -劳动合同签署方式245.4 -劳动合同变更245.6 -无固定期限劳动合同255.7 -劳动合同终止26第六章-特殊人员签订规则276.1 -公司股

3、东276.2 -公司高级管理人员276.3-公司业务人员286.4-人力资源从业者29第七章-电子劳动合同297.1-电子劳动合同的定义297.2-电子劳动合同的签订流程297.3-其它劳动合同电子方式30第八章-其它318.1- 档案管理318.2- 人事代理32第一章-劳动合同管理总则劳动合同是用工关系中最重要的证明，详细记载了用人单位与员工劳动关系的起始时间、劳动关系的期限、薪酬及各项福利待遇约定等重要问题。同时，在产生劳动争议、职称申报、发生工伤等事由时，劳动合同也是证明双方劳动关系存在，体现各类事项如何约定的基础证据。本操作手册将从劳动合同的形式、类型、签署时间、条款设计等多方面，指

4、引人力资源从业者、法律工作者、律师等人员在劳动合同制定与签署过程中的具体操作以及各注意事项，使劳资双方规范签订劳动合同，减少劳动争议的发生。Ll-劳动合同管理目的为规范订立和履行劳动合同，保护员工和单位双方的合法权益，促进劳动关系的健康发展，结合实际情况，特制定本办法。12 -劳动合同管理适用范围本制度适用于各类型用人单位，在中国的各个法人实体（分支机构），实际控制关联用人单位，以及与之建立工作关系的全日制员工，已达退休人员录用或返聘人员、非全日制员工、劳务用工、外包人员、劳务派遣员工以及其它用工类型一般无需签订劳动合同，仅需遵守双方签订的协议。13 -劳动合同管理术语与定义L3.1-劳动合同

5、书劳动合同书是员工和用人单位通过签订书面的劳动合同来明确双方的责任、权利和义务的协议，并以法律形式确定双方的劳动关系。劳动合同一经签订，就具有法律效力，双方必须共同遵守。L32-劳动合同管理劳动合同管理是指根据国家法律、法规和单位规章制度的要求,运用组织、指挥、协调、实施职能对合同的订立、履行、变更和解除、终止等全过程的行为所进行的一系列管理工作的总称。劳动合同管理是人力资源管理中重要的一个环节。L3.3-劳动合同签订指引为了规范劳动合同，减少因签订劳动合同产生的法律风险，本劳动合同签订指引旨在帮助负责劳动合同签订的人员在劳动合同签订前、签订时、签订后应注意的各类事项以及对应的操作规范要求。L

6、4-管理权责L按照国家有关法律法规,结合实际情况制定适合用人单位劳动合同管理制度。2 .自行或委托第三方制定用人单位统一的劳动合同文本。3 .负责用人单位员工劳动合同的订立、变更、解除、终止、续订等日常管理工作。4 .建立劳动合同管理台帐（建议电子档）。1.4.2-部门负责人1 .在员工劳动合同到期前，由人力资源部通知到部门负责人，由部门负责人将相关员工的工作情况反馈给人力资源部。2 .部门负责人可以对员工的劳动合同续订提供相关的参考意见，包括是否续订，续订的期限、工资调整等，一般情况下仅行使建议权，不作决定权。如若建议不再续订的，应注明相关情况与理由。1.4.3-档案管理室包括劳动合同在内的

7、员工人事档案由档案管理室存档，如没有相应机构，可由人力资源部门兼管。人事代理类员工的档案由人事代理机构保管，但员工基本的信息资料、身份证明、学历证明等应备存T分。第二章-劳动合同签订前准备2.1-身份查验L在劳动合同签订前，人事部门应就该签订者（候选人）基本信息的真实性、身份的匹配性进行全面核查。2 .特殊岗位的人员，可要求签订者（候选人）开具无犯罪记录证明”。3 .如签订者（候选人）为外籍人士，应根据外国人在中国就业管理规定依法订立劳动合同，一般情况下，外国人在中国就业，用人单位应为该外国人申请就业许可，经获准并取得中华人民共和国外国人就业许可证书后方可聘用。22-学历查验1 .用人单位管理

8、人员、非制造单元的人员如对学历要求有一定要求，可查询相应的学历证明或证书。2 .用人单位通过中国高等教育学生信息网（学信网）查询上述人员的学历情况。对于国外学历可以点击国家教育部留学服务中心学历认证教育部官方链接进行查询。3 .无法查验或者有信息不匹配的，一般情况下,不再与候选人签订劳动合同。2.3-背景调查L进行背景调查的目的在于，帮助人力资源从业者筛除有虚假信息的候选人，全面了解求职者的素质与能力，帮助用人单位节省成本、减少不必要的用工法律风险。2 .需要进行背景调查的岗位、职位范围由人力资源部或总经理确定。但通常情况下，涉及资金管理的职位，如会计、出纳、投资等；涉及用人单位核心技术秘密的

9、职位，如研发部的工程师、技术人员等；部分中高层管理职位，如运营总监、销售总监、总经理等必须进行背景调查。3 .背景调查主要就候选人以往的经历（包括工作时间、岗位名称、工作职责、教育经历、薪资水平）、他人的评价、简历登记信息真实性等进行了解并评价。4 .背景调查的渠道：网页查询，法院裁判网，当地劳动仲裁官网，原单位人事或候选人直属上级以及同事,第三方机构查询。5 .4-劳动关系查验L查验候选人入职时与其它单位是否仍然存在劳动关系，是为了防止出现触犯劳动合同法第九十一条之规定：用人单位招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者，给其他用人单位造成损失的，应当承担连带赔偿责任。2 .一般情况

10、下，需要由候选人提供劳动部门或行政机构出具的劳动关系解除/终止通知书，即退工单，或者其它劳动合同终止或解除的通知和、证明，例如裁决书、协议解除等。3 .如若有部分地区劳动部门或行政机构不再出具上述相关证明,一般要求由前单位出具离职证明，以此可初步判定与前单位没有劳动争议问题。4 .5体检查验1 .体检查验的类别可分为：一般员工入职前体检以及特殊岗位的职业病体检。一般体检的目的旨在通过体检确保入职员工的身体状况适合从事该专业工作，在集体生活中不会造成传染病流行，不会因其个人身体原因影响他人。当然，企业也可以根据企业规模、用工类型、职业性质、工作环境等因素决定在体检时是否需要排除潜在的隐型疾病，如

11、精神病、癌症、心脏病等；职业病体检需根据目标岗位以及候选人的工作经历岗位来排除是否存在入职前的职业病风险。2 .体检环节应在入职前进行，以防入职后体检出现问题时产生的劳动争议。3 .为避免体检造假，一般应确定对口的体检医院，并由医院核验身份证与被体检人员一致，特殊情况下可采取单位人员跟随的方式进行体检。4 .体检的费用由个人或单位承担无具体的法律规定,一般情况下可由单位承担。为避免人员流动过大带来的成本问题，用工单位可以约定体检费用可由应聘者先行承担，如若期满一定周期，由用工单位全额报销。26-法定义务告知1 .为了使用人单位与劳动者在订立劳动合同时，能比较全面地了解对方，防止盲目、草率签订劳

12、动合同，避免或减少不必要的劳动争议，劳动合同法对用人单位与劳动者的告知义务进行了明确规定。所谓如实告知义务，是指在用人单位招用劳动者时，用人单位与劳动者应将双方的基本情况如实向对方说明的义务。告知应当以一种合理并且适当的方式进行，要求能够让对方及时知道和了解。2 .用人单位在劳动合同签订前应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其它情况。这些内容是法定且无条件的，无论劳动者是否提出知悉要求，为避免相关的法律风险，用人单位都应当主动将上述情况如实向劳动者说明。3 .上述告知义务，用人单位一般宜制定格式的告知义务书，并在劳动合同签订前或

13、签订同时让员工签字确认，以此确认已进行过告知义务。第三章-劳动合同体系3.1 -版本适用对象劳动合同法第二条规定：中华人民共和国境内的用人单位、个体经济组织、民办非用人单位等组织与劳动者建立劳动关系，订立、履行、变更、解除或者终止劳动合同，适用本法。同时根据最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）第二条之规定，须注意，个体工商户除帮工、学徒外，均须签订劳动合同。但由于帮工、学徒也较难有清晰的界定,故仍以签订劳动合同为宜；其它类型用人组织常期雇佣人员时，符合劳动关系特征的，也须签订劳动合同。32劳动合同类型选择1 .根据岗位性质以及相应法律风险的不同，劳动合同可以分类成：制造单元

14、/业务单元及非制造单元/非业务单元两种类型，非制造单元/非业务单元又可细分为：管理人员类型、技术人员类型、普通类型、销售类型等。2 .也可以将上述类型合并成一个多选框劳动合同，不同类型的人员签订勾选不同的适合条款。3.3劳动合同附件3.3.1- 竞业限制L被竞业限制的对象限于用人单位的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员，T殳不建议全员签订该类协议。但上述人员离职，也并不必然要签订竞业限制协议，出于企业成本考量，需结合用人单位的实际情况，审慎考虑。2 .竞业限制一般在劳动合同签订的同时一并让员工签署确认，也可以在员工离职时让员工签署，但如果在离职时用人单位提出签订，则无法保证离职

15、员工有意愿签订竞业限制协议。3 .竞业限制签订后，在离职时并不必然要求离职员工遵守，但此时如果双方不解除竞业限制协议或用人单位没有通知离职员工无需遵守，则默认为离职员工需要遵守，该名员工在后续可随时要求用人单位支付竞业限制费用，故在竞业限制条款中，应增加此类含义的条款：如果离职时用人单位没有书面通知或以其它方式明确要求员工遵守竞业限制协议的，视为离职员工无需遵守，用人单位也无需支付相关竞业费用。4 .如果单位通知离职员工须遵守竞业限制的，则应在竞业限制协议中约定或在通知中要求离职员工报备新入职单位相关情况，作为履约的义务性要求。3.3.2-保密协议1 .保密协议保护的是用人单位的商业秘密，因此

16、用人单位一般只应当与接触、知悉、掌握商业秘密的员工签订保密协议，而不是普通员工，更不能是全体员工。当然，用人单位可以根据自身的性质和情况分析确定用人单位中的哪些人员掌握了商业秘密，以此来签订。对于某些不在保密岗位和技术岗位的普通员工，在工作中有意或无意获悉用人单位的商业秘密时，也可列入保密主体的范围。如果用人单位无法判别，由于签订保密协议无需支付员工费用，也可以考虑无差别的全员签订。2 .员工违反保密协议，所承担的是赔偿损失责任，并不属于法定的违约金范围，故常见于大部分的保密协议中的违约金条款都不合规，应在协议的条款中重点描述损失赔偿责任的规则或约定。3 .与前述竞业限制的理由相同，一般建议在

17、劳动合同签订时一并签署。3.3.3- ；昆同管理1 .混同管理为用人单位常见情况，包括以下几种情况：”一套人马、多块牌子的混同用工；上下级用人单位之间的混同用工，多存在于集团化的母公司与子公司之间，或者上级控股公司与下级公司之间；关联公司之间轮流交替用工；人员借用/借调以及项目合作为名的混同用工。2 .由于员工一般只与混同管理用人单位中的一家签订劳动合同,故如若双方发生争议，理论上该员工只受限于与该劳动合同主体的相关制度，故必须提前界定员工在出现混同管理时应同时受限,可签订混同管理协议附件予以确认。3 .为避免双方争议，该协议应包括以下条款内容：混同管理的相关用人单位范围，管理制度的交叉约束性

18、，社保/公积金缴纳的管理安排，变更签订主体时的相关安排等。3.3.4- 利益冲突1 .利益冲突是指员工在履职过程中，其职务所代表的用人单位利益、客户利益或投资者利益与其自身的个人利益之间存在冲突，可能损害用人单位、客户和投资者益的情形。所谓利益:包括金钱、实物、有价证券等财产性利益,以及具有或能带来经济价值的非财产性利益。2 .利益冲突条款一般适用于用人单位高级管理人员、销售人员、采购人员，特殊类型的用人单位可扩展至全体员工。3 .用人单位应定期梳理、更新各类员工利益冲突情形，尤其是可能严重损害用人单位和客户利益的高风险情形，建立完善员工禁止行为清单，明确员工行为红线，做到重大风险无遗漏，管控

19、措施全面覆盖。4 .在入职时，对于前述适用人员应填写利益冲突申报表，申报本人及近亲属、利害关系人信息和各类利益冲突情形。并规定在履职过程中，发生或者可能发生利益冲突情形的，应当主动向用人单位相关管理部门如实申报。33.5- 服务期1 .服务期是指劳动者与用人单位约定的劳动者必须为用人单位提供服务的期限。服务期一般长于劳动合同期限，只要是双方的真实意思表示并通过劳动合同或以协议方式固定下来，则对双方均具有约束力。理论上，服务期期限的长短应根据用人单位所付出的成本进行对等，但在法律尚没有明确的规定下，一般建议可以适当加长受限期限。2 .服务期条款主要的内容应至少包括以下三个部分：一为服务期限，即劳

20、动者应为用人单位提供的服务时间；二为用人单位就服务期限应对劳动者提供的培训及其它额外福利待遇；三为劳动者违约应承担的责任及计算方式。3.3.6- 员工手册1 .实践中，用人单位合法制定的员工手册、薪酬管理规定等一些规章制度经常作为劳动合同的附件，在劳动合同中通常可以约定：”员工手册、薪酬管理规定及其它规章制度是本劳动合同不可分割的一部分。2 .需要注意的是，员工手册的内容约束于全员，而劳动合同仅约束于个体员工，故在劳动合同与员工手册的内容冲突时，一般是以劳动合同的内容为准，故应严格审查劳动合同的条款内容，尤其是非格式条款，避免出现劳动合同的条款内容与员工手册的内容冲突或不一致的情形。3 .如若

21、用人单位的员工手册可以通过职代会等民主程序的,则员工手册作为劳动合同签订的附件没任何影响，但如果用人单位通过职代会等相关的民主程序存在一定的困难时，则应尽量将员工手册的内容加入至劳动合同条款中，以避免出现员工手册无法生效的风险。3.3.7- 劳动合同签署确认1 .劳动合同签收单用于证明员工已收到签订的劳动合同，一般建议列明以下内容：致用人单位：本人XX身份证号()谨此确认已完整阅读,并充分理解和认可劳动合同的内容。现收到公司交付给本人的已完整填写并盖章的劳动合同书壹份。2 .对于签署劳动合同之后是否需要签署签收单并没有明确的规定，但是如果能够签署签收单的，对于员工和用人单位都是一种比较好的保障

22、，能够避免出现不必要的纠纷。第四章-劳动合同风控设计及填写4.1-劳动合同期限选择I根据劳动合同法的相关规定，期限签订的越长，则试用期也可以相应延长，但并不是在劳动合同签订起始就宜将期限签订的过长，否则会出现因无理由解除员工时，无法用到期不续签终止劳动合同的策略。2 .一般建议，在针对制造单元的员工时，无需考虑劳动合同期限因素，无论时间长短兼可；而对于非制造单元的员工，一般建议第一次合同劳动合同期限应宜在一年以下，一旦出现员工不能胜任的情形时，可以保留选择劳动合同到期不续签的方法。3 .劳动合同的起始时间一般为入职当日。有些单位也会将劳动合同的签订时间作为起始日期，除超过一个月后签订劳动合同的

23、情形外，虽然将此作为劳动合同起始时间并不合规，除可能会影响社会保险缴费月以外，一般无其它法律风险。4 .有部分用人单位，将不同入职时间的员工的劳动合同到期时间统一为XXXX年XX月XX日，一般建议该种做法虽然有利于人事劳动合同签订的便利，但对解决突发性事件或法律风险控制容易产生更大的风险。42-劳动合同履行地如何约定1 .劳动合同履行地的约定一般宜扩展至单位注册地或合同履行地的所在市一级，以便于当企业发展时，有不同的工作区域在市辖区内进行轮换。2 .对于一些特殊性岗位，例如市场销售人员、市场督导以及高级管理人员的合同履行地可以根据企业的业务性质、管理要求约定为全国，但约定仍然无法排除任意调动后

24、的法律风险。3 .3-员工岗位名称如何约定1 .岗位名称填写时，可以直接写从事岗位的具体名称，无需填写相应的岗位职务，尤其对于有高级职务的人员可采同步聘用的方式，例如招录某人事总监，在劳动合同中约定岗位名称为人事，劳动合同期为三年，同时签订一份聘用协议，聘用为人事总监，聘用期为一年，并约定，根据其工作表现及工作能力在期满时决定是否续聘，此举可以结合薪酬结构化，减少高管空降后不能胜任的解除风险。2 .如前所述，工作岗位大体可以分为制造单元/服务单元和非制造单元/非服务单元，通常可以在劳动合同中，将岗位性质相近或无特别技术要求的岗位归于一个大类岗位，例如在非制造单元/非服务单元中可以将行政、人事、

25、后勤、总务、外联等合并称为“企管中心”或其它名称的综合部，即填写岗位名称时，应尽量并入大类，此举可以解决用人单位因管理需要在进行工作内容调整时，避免产生因岗位名称不同的调岗风险。制造单元/服务单元，一般合称为生产部、制造部、服务部”等，同时，在这些部门中，又再可分为技术岗位与非技术岗位，并可约定：在同一性质或薪酬相近的岗位上可以基于管理需求非经员工同意进行调岗。3 .4-劳动合同薪资标准如何约定1 .薪资标准根据发放的时间可以分为：日薪制、月薪制、年薪制。在劳动合同关系中，基于稳定性，常见于月薪制、年薪制。根据薪资计算的方式不同可以分为：提成制、计件制、固定薪制、考核制。根据薪资可拆分的结构类

26、型，可以拆分成：基本工资、岗位工资（职级工资）、职务工资（职等工资）、考核工资、各类津贴（补贴）、奖励奖金等，每一个结构有其特定的管理作用，每一个结构中的金额也并不是胡乱拼凑的，需要有一定的设计与逻辑。2 .在劳动合同中对于薪资标准的约定,可以采取如下五种组合框选：本地年度勤氐工资标准（合同期最氐工资标准上调的,按最新标准执行）；基本工资+岗位工资+职务工资+补贴+其它结构；基本工资+年度奖金（奖金根据用人单位的效益自行决定发放及相应的标准）；按用人单位薪酬管理制度作为标准；其它工资标准等。3 .为了调动员工的工作积极性，用人单位一般多实施绩效工资考核。如实施该机制的，可以约定：经双方协商一致

27、或经规章制度确立后，用人单位可以对员工实行基本工资和绩效工资相结合的内部工资分配办法，以后根据内部工资分配办法调整其工资；绩效工资根据员工的工作业绩、劳动成果和实际贡献按照内部分配办法考核确定。4.5-加班工资如何规避1.前述五种约定工资机制中，最低工资标准常用于劳动密集型的制造业，基本工资加年度奖金可以适用于有目标任务的高级管理人员；多元结构化的工资通用于任何用人单位的任何岗位；按用人单位薪酬管理制度作为标准时，通常针对因薪资标准暂时无法固定，并以实际调整后的工资或变动后的薪酬管理制度对应岗位来确定具体的工资，也可以在薪酬管理制度后，附加员工的薪资确认单作调整与确认。2 .对于某类工资较高的

28、岗位，需要设计工资结构，通常实行包薪制（即不再计算加班费），但如果仍需支付加班费的，通常建议以员工实际平均工资的70%为约定基数；对于制造业/服务业的加班工资,则根据实际情况70%-100%相应调整。如上考虑，是基于在部分区域，加班工资基数确实可以低至最氐工资基准，但在企业管理中，法律风险并不是唯一考量因素。3 .如果约定加班工资的基数为最低工资，特别要注意的是,在执行最低工资标准时，各地最低工资是否包含五险一金的个人部分有不同的规定，故应结合各地具体的规定理解实施，例如，在2017年江苏省人力资源和社会保障厅关于调整全省最低工资标准的通知，即苏人社发2017204号文。其中第二条规定：下列项

29、目不作为最低工资的组成部分，用人单位应按规定另行支付：.（三）劳动者按下限缴存的住房公积金；规定了用人单位应在按照最低工资标准向劳动者支付工资的同时，需另行支付劳动者按下限缴存的住房公积金，即最氐工资中不应包括劳动者个人缴存的住房公积金扣款部分，故一般建议员工的工资或加班基数可稍高于最氐工资。4 .6-劳动合同解除1 .在各类劳动合同版本中，通常对于劳动合同解除的情形都约定的比较模糊，常见为直接援用劳动合同法的相关规定。2 .由于劳动合同解除的程序较为复杂，适用解除的情形也千差万别，如果在劳动合同中全部列明适用情形，则会让劳动合同的版本显得非常臃肿，故可以采取与员工手册相结合的方式。例如可以在

30、劳动合同中约定：可以随时解除劳动合同的情形包括：严重违反劳动纪律、甲方（用人单位）规章制度或员工手册的规定可以直接解除的情形时；严重失职、营私舞弊，对甲方利益造成重大损害的，用人单位规章制度或员工手册中可对重大损害作出相应解释”。3 .7-劳动合同通知地址确认1 .由于在员工不辞而别、停工留薪、病假、产假或其它法定休假等情形，如果员工不能及时或按期复工，则用人单位一般不能直接以旷工为由解除劳动关系，需要履行一定的通知义务，但因不能确定员工的法定通知地址，则会在程序上有所瑕疵。2 .在劳动合同中应增加条款：员工户籍所在地址、现居住地址、联系方式等与本协议签订时发生变化时，应当以书面形式告知用人单

31、位，以便于联系。任何一方以上述确定或有效更改的名称、户籍所在地地址、现居住地址、联系电话，一方以邮寄、电话、传真方式或以其它电子方式告知另一方，均视为已尽到合法有效的通知义务。3 .8-附件1 .合同附件经劳动者与用人单位协商一致确定的，就构成了劳动合同的组成部分。在法律上带有附件的劳动合同是被认可的，因此这些附件也可以作为劳动争议处理的有效证据。2 .在劳动合同中应增加该类条款：劳动合同中所称的规章制度、员工手册以及其它任何J形式的协议、附件均作为本劳动合同书的补充，除明显违反国家强制规定外或和本劳动合同书有明显抵触外，双方均应严格遵守；劳动合同均包括规章制度、员工手册、协议以及其它附件所涵

32、盖的全部内容。第五章-劳动合同签订规则51-劳动合同签订时效L劳动合同法第十条规定：建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。同时根据劳动合同法第八十二条规定：用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。据此，无论是首次签订合同，还是劳动合同到期后一个月内必须与员工签订书面或电子劳动合同。2.如果发生自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者因自身原因不与用人单位订立书面劳动合同的情况，劳动合同法实施条例第五条作出了明确规定，用人单位可书面通知劳动者终止

33、劳动关系，且无需向劳动者支付经济补偿，但是应当依法向劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。针对此种情形，用人单位需注意留存向劳动者送达的签署劳动合同的通知记录及员工拒绝签署等书面材料，以减少发生争议时举证不能的风险。5.2-劳动合同签订形式L劳动合同法第十条第一款规定：建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。故不同一般商事合同，劳动合同排除了口头约定方式。2.除了书面方式以外，根据民法典第四百六十九条的规定：书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，视为书面形式。所以，对于员工特别多的用人单位、集团性用人单位、异地办

34、公机构或分支机构较多的用人单位不方便现场签订书面合同时，可以采用电子劳动合同签订的方式，具体见本指引第七章。53-劳动合同签署方式1 .采取书面签订方式的，应当由人力资源从业者组织员工当场签署，以防止代签产生的法律风险。2 .如若员工无法书写本人名字的，可以以手印代替签名。3 .异地办公人员如无法现场签署的，应通过邮件或微信等电子方式,上传寄出的签字字样图片，确认已签署过劳动合同，也可以通过视频的方式予以确认。4 .4-劳动合同变更L劳动合同的变更是在原合同的基础上对原劳动合同内容作部分修改、补充或者删减，而不是签订新的劳动合同。原劳动合同未变更的部分仍然有效，变更后的内容就取代了原劳动合同的

35、相关内容，新达成的变更协议条款与原劳动合同中其他条款具有同等法律效力，对双方当事人都有约束力。2 .劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行时，用人单位可以与劳动者协商变更劳动合同，未能就变更劳动合同内容达成协议的，用人单位在提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后，可以解除劳动合同。3 .调职、调岗、调薪是劳动合同变更的常见类型，同样应遵守劳动合同变更的法律规定。一般建议调整后，应作书面变更确认记录。5.5-劳动合同续订1 .劳动合同的续订是指劳动合同期满前，当事人双方经协商达成协议，继续签订与内容相同或者不同的劳动合同的法律行为。2 .根据劳

36、动合同法第四十六条规定，劳动合同到期后,如单位决定终止不再续订的情况，是否需要提前三十天通知员工本人并没有明确，各地的规定并不一致，应结合地方性法规综合判断，有些地区需提前三十天，有些地区则不需要。地方性法规无约定，劳动合同中也无约定的，则无需提前三十日通知，到期单位不续订的即可终止。3 .劳动合同续订的方式可以由双方重新签一份劳动合同书，也可以签订简易的续订劳动合同书，即该文书只需明确对原劳动合同书相关条款是否有变更或变化予以说明。4 .6-无固定期限劳动合同1 .劳动者在该用人单位连续工作满十年的、连续两次订立劳动合同期满后第三次签订劳动合同时应签订无固定期限劳动合同。2 .特别要注意符合

37、劳动合同法规定需要签订无固定期限劳动合同的情形时，用人单位必须与员工签订无固定期限劳动合同，否则将产生未签无固定期限劳动合同双倍工资赔偿的法律风险。3 .对于第二次劳动合同到期后，用人单位是否可以终止的问题上，即劳动合同法第十四条第三款的理解与操作，各地的尺度是不一的。例如，江苏、北京采取的是“一次毁约权，即劳动合同第二次期满后，劳动者没有违反用人单位规章制度的，用人单位是无权强行终止的；而上海是第二次劳动合同到期后，用人单位是有选择终止权的。5.7-劳动合同终止L劳动法第二十三条规定，劳动合同期满或者当事人约定的劳动合同终止条件出现，劳动合同即行终止。但需要特别注意的是二。八年劳动合同法施行

38、以后，劳动合同的终止只有法定终止，没有约定终止。2.其中法定终止的二种情形需要特别注意，第一种情形：劳动合同期满作为法定终止的情形之一，但劳动者有劳动合同法第四十二条规定的下列情形之一的，劳动合同到期也不得终止，应当续延至该情形消失时终止。这些情形包括：（1）从事接触职业病危害作业的劳动者未进行离岗前职业健康检查，或者疑似职业病病人在诊断或者医学观察期间的；（2）患病或者非因工负伤，在规定的医疗期内的；（3）女职工在孕期、产期、哺乳期的；（4）在本单位连续工作满15年,且距法定退休年龄不足5年的；（5）在本单位患职业病或者因工负伤并被确认丧失或者部分丧失劳动能力的劳动者的劳动合同的终止，按照国

39、家有关工伤保险的规定执行；第二种情形：达到法定退休年龄时，未享受养老保险待遇，仍在用人单位继续工作，那么双方是劳动关系还是劳务关系各地存在一定的裁审差异，存在用人单位是否有权单方终止劳动合同关系的法律风险。第六章-特殊人员签订规则6.1-公司股东L股东与公司的劳动关系确认实务中,尤其是一些初创公司，容易形成股东将公司的收益与自身的工资收入混同，认为股东在公司有分成或收益就无需与公司签订书面劳动合同,实际上这种约定是违反相关法律法规的，故股东如果在公司有相关工作内容的，无论是否坐班制或工作内容显然较少的，仍然需要签订劳动合同。如果该股东不领取工资的，仍然不能免除签订的义务，同时需要另行签订无需支

40、付工资豁免协议或确认书。2.作为特殊的股东之一法定代表人,在与用人单位之间是否存在劳动关系的问题上，需根据实际履行原则加以判断。法定代表人在兼任用人单位高管时，身份具有双面代表的特殊性，即对外代表用人单位，对内受股东会委托管理用人单位。因此，司法实践中没有一概否认劳动关系的存在。判断法定代表人与单位是否存在劳动关系，须从双方劳动力交换的实际情况，依据人身从属性、经济从属性特征作出判断。在一般情况下，由于法定代表人主要为用人单位的大股东或绝对控股股东，显然不可能与用人单位发生争议性，但不排除有小股东或非股东担任时，如果有上述第一条出现的情形，仍然按前述来操作。62-公司高级管理人员1 .由于对用

41、人单位高管人员劳动合同形式缺乏统一规范，导致实践中大多数用人单位以聘用协议、聘任书、股东协议书中关于高管人员任职的约定、签订目标责任书等五花八门的形式与高管人员建立劳动关系，并约定劳动报酬。虽然从法理而言，不论用人单位与高管人员签订的是何种形式的协议，只要该协议订立过程建立在自愿、合法、协商一致的基础上，能确认双方已建立劳动关系及双方的基本权利义务，以及高管人员的岗位和相关待遇，就可以认定为已签订劳动合同，但仍然存在风险,故对于高级管理人员仍然需要签订劳动合同。2 .高级管理人员在签订劳动合同时，具体的岗位不宜加入职务，如本指引4.3所述，可以结合聘任制，采取合同期限与聘任期不同步的方法，此举

42、可使用人单位在是否继续聘用时有选择权，避免相关的高管能力不胜任风险。3 .3-公司业务人员1 .业务人员与一般员工无异，也需要签订劳动合同，但需要特别注意的是，由于销售政策随市场起伏较大，一旦销售政策改变导致员工收益减少时，容易发生争议,故需要在劳动合同中约定：对于销售人员的工作区域及业绩指标等,用人单位可根据经营管理需要、行业政策调整等因素单方进行调整。2 .在某些行业，业务人员以兼职的方式为常态，大部分用人单位采用劳务协议或兼职协议的方式，但仍然无法排除业务人员主张劳动关系的权利，其中风险最大的是补缴社保以及住房公积金，故可以在工资中进行拆分或进行薪酬设计，减少该类问题的风险。6.4-人力

43、资源从业者人力资源从业者作为签订劳动合同的责任人或操办人，在与用人单位签订劳动合同时有一定的特殊性,故需要提除在劳动合同中自我加成受益的可能性,另外由于劳动合同一般是由人事保管的，也需要防范以未签劳动合同向用人单位主张双倍工资的风险，具体可在公章的使用以及劳动合同的保管上作出特殊安排，或可以以其它方式固定已签订劳动合同的事实。第七章-电子劳动合同7.1 -电子劳动合同的定义本指引所指电子劳动合同，一般是指用人单位与劳动者按照中华人民共和国劳动合同法中华人民共和国民法典中华人民共和国电子签名法等法律法规规定，经协商一致，可视为书面形式的数据电文为载体，在电子劳动合同签订过程中务必要精准把握人社部

44、办公厅印发的电子劳动合同订立指引的主要内容和要求以及电子签名法的规定，使用可靠的电子签名订立的劳动合同。7.2 -电子劳动合同的签订流程1 .由用人单位确定开展电子合同综合业务的第三方合作机构。2 .用人单位应在签订电子合同前，将相关的操作指南和服务流程予以公示公开，便于员工对电子合同业务的办理做到深入了解，方便顺利开展。3 .用人单位与员工应根据平台指引进行实名认证，由用人单位上传企业营业执照基本信息，由员工上传身份证基本信息。4 .员工通过手机端或IPAD手写签名样式并上传，用人单位应将章模图片拍照上传，由平台自动生成签名和章模的图片。5 .由用人单位将起草定稿的劳动合同文本通过电子文档形

45、式上传至平台服务器,后由用人单位方发起请求,框定签署位置后,等待员工回复确认。6 .由员工实名登录平台后，根据标识提示，使用电子签名，完成电子劳动合同的签署。7 .3-其它劳动合同电子方式1 .除严格按照中华人民共和国电子签名法的规定实施电子劳动合同外，用人单位亦可通过邮件、微信、QQ、钉钉、OA系统等其他电子方式订立书面合同，可以将劳动合同的所载内容或劳动合同电子版发送给员工，让其在上述电子方式中予以确认或回复。发送通知应明确：同意订立上述记载内容的劳动合同，确认以该方式视同为已签订劳动合同。2 .用上述方式签订电子劳动合同的，必须确保数据电文的真实性和完整性，能够可靠地保证自最终形成时起，

46、内容保持完整、未被更改，能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。第八章-其它8.1书案管理1 .劳动合同是工作经历的重要见证资料，因此劳动合同应妥善保管，并作为个人重要文件放入员工人事档案。2 .员工人事档案由人力资源部或人力资源部指定的部门保管。人事代理类员工的档案由人事代理机构保管。新员工招聘录用手续齐备后，人力资源部作最后审查无误后将其劳动合同、附件、个人资料等调入保存。3 .人事档案要真实反映个人情况，主要包括以下材料：身份户口资料、家属关系及成员、联系资料、受教育情况、工作经历等有关证明文件入职审批记录、体检报告劳动合同鉴定、考察、考核资料职称材料、学历材料、职业资格材

47、料奖惩材料、任免材料其它参考材料。4 .人力资源部应该及时将上述人事档案材料加入（或者送人事代理机构加入）到员工人事档案中，为防止丢失，有条件的单位可以将文档转换成电子文本。5 .员工通过在外、业余学习,取得国家承认的各类学历、证书等，应主动到人力资源部登记并及时将相关证书复印件存档，以确保人事档案记录的准确性及档案材料的完整性。6 .员工人事档案属用人单位保密性资料,无论当事员工离职与否,未经人力资源部负责人批准，禁止将员工人事资料销毁、转借或已任何形式透露给他人。7 .员工人事档案由人力资源部按工号大小顺序永久保存。8 .员工办理退休时，按相关政府规定办理当事员工人事档案的移送交接工作。8.2- 人事代理1 .人事代理通常是指人力资源服务机构接受单位或个人委托，在其服务项目范围内，为各单位及人员提供的人事档案管理、职称评定、代发工资、社会保险费收缴等服务。人事代理是一种劳务服务，并没有改变用工单位与劳动者之间的法律关系，只是改变了用工单位与劳动者之间的部分管理与服务内容，故采用人事代理方式，不免除与实际用人单位的劳动合同签署义务。2 .社会保险代理一种是规范意义上的代理，即一人委托另一人，所产生的法律效果直接归属于所