运销集团某某后勤公司办公用品管理制度.docx

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1、运销集团某某后勤公司办公用品管理制度第一章总则第一条目的为加强本公司办公用品管理，规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘点、交接程序，并使日常办公做到节约成本，提高效率，流程规范，责任明确，同时倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。第二条管理部门办公用品的管理责任部门是综合管理部，公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘点、交接等均必须在综合管理部工作人员监管下执行。第二章具体规定第一条办公用品分类办公用品按使用的性质分为低值易耗品和固定资产1、低值易耗品：主要指签字笔、铅笔、圆珠笔、固体胶、胶带、橡皮擦、直尺、夹子、剪刀、裁纸刀、打印纸、

2、复印纸、复写纸、笔记本、文件夹、账册、档案袋（盒）、标签、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印泥、钉书针、大头针、回形针、图钉、纸杯、电池、订书机、插线板、计算器、电话机等容易损耗的日常办公用品。2、固定资产：办公桌椅、文件柜、电脑、空调、打印机、复印机、投影仪等单价金额大于2000元的办公用品，属于固定资产，同时需要遵守固定资产管理制度。第二条采购管理1、公司所有办公用品的采购工作，统一由综合管理部负责。2、各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，在OA办公系统填写办公用品领用审批表并由分管领导同意审批，如需采购固定资产的，须上报公司经理同意审批；综合管理部根据各部门申报的办公用品领用审批

3、表，填写物品采购申请单（附表一），交于综合管理部分管副经理进行审核，综合管理部根据审核结果，制定物品采购计划表（附表二），由资产物资管理部负责统一采购。3、办公用品采购的一般程序为：（1）综合管理部对各部门在OA办公系统提报的办公用品领用审批表进行统计汇总，并填写物品采购申请单（附表一）；（2）综合管理部分管副经理对物品采购申请单（附表一）中所有项目进行审核，确认无库存且无可替代物品的项目将列入物品采购计划，由综合管理部填写物品采购计划表（附表二），报予资产物资管理部采购人员。（3）得到采购许可签字后，资产物资管理部采购人员需经过询价、议价、确定、采购、入库。（4）仓库管理员将物品发放给所需部

4、门。第三条用品入库1、办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的物品，由综合管理部工作人员登记入库，填写办公用品库存盘点登记表（附表八）；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。2、物品采购发票应由综合管理部负责人签字确认入库后,方可报销。3、综合管理部仓库管理人员须对办公用品做到分类存放，码放整齐，清洁有序。4、认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。第四条办公用品的领用1、领用一般办公用品，领取人须在OA办公系统填写办公用品领用审批表，并写明日期、领取物品名称及规格、数量等，须经部门负责人签字同意后，方可领取。2、领取的非消耗性

5、办公用品（如订书器、计算器、剪刀等）若重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。3、特殊办公用品的发放，应由综合管理部指定专人负责，经使用部门办理有关领用手续后，交予使用部门使用管理。4、领取原则：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。5、办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。6、对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准；明显超出常规的申领，领取人应作解释。第五条办公用品的保管1、办公用品由综合管理部统一保管。2、库存办公用品的种类和数量要科学合理，严格控制。常用、易耗、便于

6、保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。3、批量购入的办公用品应即时入库存储，资产物资管理部物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接，在办公用品库存盘点登记表（附表八）上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。4、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；替换下的各类办公设备交由综合管理部统一保管，要及时回收。登记造册，修旧利废，充分利用。5、须每季度进行办公用品库房盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。第六条办公用品的使用1、办公用品的使用应树立节

7、约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。2、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。3、员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室，要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品的使用寿命。4、任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负；公共财产发生损坏时，使用人或责任人需负相应的责任。5、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用

8、。复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。6、印制文件材料要有科学性和计划性，并力求使印制数与需要数基本相符，略有余富，避免不必要的浪费。7、办公用品如分配为个人使用的，由个人自己负责管理,如计算机、笔类、尺类、橡皮等；如为部门业务共同使用的，由部门负责人指定专人管理，如打印机、复印机等。8、对于固定资产，部门之间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。第七条用品转移1、员工离职时应

9、依办公用品领用表（附表三）所领物品一并退回（消耗品除外），由综合管理部填写办公用品移交表（附表七），离职员工签字确认。2、桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移，需经综合管理部办理迁移手续后，方可执行。第八条物品维修1、电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护（加碳粉）时由使用部门向综合管理部提出维修申请。2、综合管理部若发现用品损坏为人为故障，应追究使用人或责任人的责任。3、如有需要，可由综合管理部负责采购的人员联系供应商或外部维修机构进行维修，并填写办公用品维修记录单（附表四）。4、维修经综合管理部和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证，相关费用由财务管理部按规定报销

10、。5、如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或新品替换，则需对该物品进行报废处理，填写办公用品报废凭证（附表六）说明情况，并说明是直接淘汰还是需要购置新设备，该表将提交综合管理部，由综合管理部负责人决定是否进行报废处理。第九条遗失物品管理1、公司员工应爱护和节约办公用品，同时应承担良好保管的义务。2、如办公物品出现人为遗失，应由保管人员、使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。3、如办公室出现被盗、抢劫等情况，导致贵重办公物品及公司机密文件被盗，遗失部门应积极配合警察侦破案件，如能追回遗失物品和遗失文件，相关人员应被处口头警告，同时被警告人应加强防盗、防劫观念，积极改进防

11、盗措施；如遗失物品及文件不能追回，则由相关人员及部门负责人对该事件负责，具体处罚措施由公司领导商议决定。4、如公司出现内盗情况，一经查出，马上报送公安机关。该人员应归还被盗物品，并对公司及公司员工所受损失负责，承担相应责任，公司视情节给予严厉处罚。附表一：物品采购申请单附表二：物品采购计划表附表三：办公用品领用表附表四：办公用品维修记录单附表五：办公用品遗失单附表六：办公用品报废凭证附表七：办公用品移交表附表八：办公用品库存盘点登记表附表一物品采购申请单审批人:日期：年月日序号物料名称规格单位所需数量所需部门签字确认备注12345678910111213141516附表二：物品采购计划表采购人

12、：审批人：日期：年月日序号物料名称单位规格价格数量库存采购计划采购确认备注12345678910111213141516附表三：办公用品领用表部门:序号领用物品物料型号领用数量备注123456领用人：审批人签字确认：日期：日期：年月日填表人：编号申请部门申请人维修品名数量维修内容损坏性质维修时间是否已维备注1234567891011121314151617备注：损坏程度主要4r为人为损坏和自然损坏，人为损耳:需将赔偿金额%备注。附表四:-12-办公用品维修记录单附表五:办公用品遗失单日期：年一月一日填表人:编号部门遗失物品名称数量使用人使用时间遗失原因12345678910部门意见：财务管理部意见：综合管理部意见：附表六:办公用品报废凭证申请部门申请时间物品名称使用时间物品编号物品编码报废说明领导签字：部门意见：财务管理部意见：综合管理部意见：领导签字：附表七:办公用品移交登记表年月日日期物品名称单位数量移交人所在部门接收人所在部门备注注：此表由综合管理部管理员登记，如若办公用品回收，则管理员为接收人，并负责登记入库。附表八：办公用品库存盘点登记表日期物品名称单位本月现存本月入库本月出库实际库存审核人备注