建设项目招标采购管理制度(含表格.docx
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1、招标采购管理制度招标采购管理制度一、范围1、本制度对招标采购过程中的权责划分、操作流程、审批权限进行了明确和规范,是开展招标采购工作的制度依据。2、本制度适用于公司所属项目开展的工程施工、咨询服务、材料设备、营销活动物料等招标采购业务,均可参照执行。二、术语和定义1、供应商供应商是指提供材料设备/劳务或其它专业服务的企业,包括施工总承包商、咨询服务、专业承包商、材料设备供应商等产品或服务类供应商,评价机制筛选出合格供应商,培养优秀战略供应商。2、 招采方式招采方式是指是指根据可供竞争的采购材料设备/劳务服务的供应商数量的多少而采取的不同采购流程。招采方式有招标、比价、直接委托、直接签署四种。三
2、、招采机构设置及职责1 .招标工作小组由董事长(可授权其它成员)、总经理、工程总经理、成本部、招采部、设计部、工程部、财务部负责人共同组成。招标工作小组:董事长(可授权其它成员)、冯建飞招标工作组员:王玉龙、崔广玉、陈宏、方保庆、杨芸、傅善宏特定招标小组组员:王振蕾与营销/销售等有关的招标郭海燕与办公用品、公司事务等有关的招标2 .招标工作小组职责:负责招标项目潜在投标人的资质预审、单位考察及评比、招投标文件的分析、评估,并对招标工作提出参考建议以供决策;对招投标工作全过程的监督、指导、检查、评估、考核等;按招投标全过程职责分工的有关规定,督促相关部门履行相关职责。3 .招标工作小组成员按公司
3、责权体系组成招标评审小组。4 .评审小组职责:负责招标文件及投标入围单位的审批、投标文件的评审、中标单位的审批。5 .设计部门职责5.1 参加招采计划、成本招采规划的制定,提供招标图纸与技术要求的完成时间;5.2 参加推荐及考察投标单位,并出具考察报告;5.3 负责编制、提供和评审招投标文件的技术标内容,主要是涉及技术方案、设计规范、材料样板等内容,具体内容详见采购依据职责分工、移交清单和标准;5.4 参加技术开标、询标、评标、踏勘、答疑及洽商等工作;5.5 参加招投标答疑会议,负责对与规划设计等相关的问题进行解答;6 .工程部门职责6.1 参加招标计划、成本招采规划的制定,提供工程开工时间等
4、关键节点要求;6.2 负责提出招标需求;6.3 参加推荐及考察投标单位,并出具考察报告,参与资格预审;6.4 负责编制、提供和评审招投标文件的技术标内容,主要是涉及施工进度、质量验收、施工界面、施工组织设计、安全文明措施等方面内容,具体内容详见采购依据职责分工、移交清单和标准;1.5 参加技术开标、询标、评标、踏勘、答疑及洽商等工作;1.6 参加招投标答疑会议,负责对与工程技术等相关的问题进行解答;7 .成本、招采部门职责7.1 1负责招标体系的标准化、制度化建设;7.2 对招投标工作中全部环节的合理性、合规性等负责;7.3 3负责成本招采规划的编制(成本);7.4 负责组织协调整个招投标全过
5、程;7.5 负责组织协调各部门编制招标计划,并发起招标节点延误预警;7.6 负责召集召开招标启动会;7.7 负责组织候选投标单位的资格预审、考察,并进行汇总;7.8 负责提取和审核成本控制综合指标;7.9 负责组织拟定招标文件,编制清单、编制标底预算;7.10 负责组织合同洽商、合同法务审核及报价澄清;7.11 负责组织发标、答疑、开标、询标、评标等招标活动的全过程,负责过程文件的流转催办;7.12 12负责整理招标成果,组织定标评审会议,向工作小组汇报招标进展情况;7.13 13负责发出中标通知书;7.14 14负责组织商务谈判,根据授权签订合同(评审确定后合同);7.15 15负责招标及投
6、标资料的整理和存档;7.16 16执行公司下发的成本、招采类文件。7.17 按招投标全过程职责分工的有关规定,履行相关职责。8 .财务部门职责8.1 1负责招标文件中关于付款条件的审核。8.2 负责相关费用、银行保函等的收取和退还工作;8.3 参加商务开标并做开标记录;9 .运营部职责9.1 参与招标体系的标准化、制度化建设;9.2 对招投标工作全过程的监督、检查、考核等;9.3 负责过程各部门对接、过程事项的跟踪催办;四、招标种类、范围1 .招标:正常情况下,所有发包项目均应通过内部招标的形式确定(对于政府或行业垄断原因而形成的行政事业性收费项目,可以特殊考虑,上报董事长审批确定);2 .工
7、程招标的类别划分2.1 施工工程:总包、分包、工程类与配套类,包括不限于土方工程、基坑支护工程、桩基工程、建筑施工、门窗工程、幕墙工程、钢结构工程、装饰装修工程、室内水电工程、消防工程、人防工程、通风空调工程、燃气工程、热力工程、室外水电工程、污水处理工程、智能化工程、景观绿化工程等。2.2 材料设备类:包括不限于建筑与装饰材料、涂料、栏杆、水、暖、电气材料和设备、门窗、外墙保温、电梯、发电机及环保设备、水泵及供水设备、交通设施标志、停车场管理系统、康体设备、泳池设备、锅炉、水处理、中央空调机组等大型设备供应商等。2.3 工程监理:各阶段的施工监理(此项在成本科目中属顾问类,招标性质按工程类考
8、虑)。2.4 造价咨询:全过程造价咨询、分阶段造价咨询(此项在成本科目中属顾问类,招标性质按工程类考虑)。2.5 设计、勘察、营销、行政类:统一纳入本制度所述的招标管理体系,具体实施方法参照本招标制度(细则)。五、招标工作主要流程5. 1制定成本招采规划5.1.1 成本部应在编制每一版目标成本的同时完成成本招采规划的编制,成本规划的编制应兼顾目标成本的分配,原则上,成本规划金额合计不应超过目标成本合计的95%(不含土地成本,下同),每一级成本规划金额合计不超过该级成本科目金额的95%(土地等科目除外),招标采购阶段按成本限额(目标合同金额)为目标成本的90%(成本规划金额的95%)控制。标段划
9、分的合理性等因素,做到合理、准确、无遗漏、无重复。5.1.2 成本规划编制完成后,由成本部负责发起审批流程。5.2制定招标计划5.2.1项目全景招标计划:项目开工前(有条件的项目应前置到项目拿地前),成本、招采部门根据工程总体进度计划编制项目全景招标计划,;设计部根据需求,编制全部出图计划;计划报总经理、董事长审核批准,报运营部备案;5.2.2年、季、月度招标计划:1)年度招标计划:每年年底,由公司工程部、成本招采部、设计部共同编制下年度招标进度计划,经公司总经理批准后,报董事长备案;2 )季度招标计划:每季度最后一个月中旬,由公司工程部、成本招采部、设计部共同编制下季度招标进度计划,各项招标
10、计划须有上季度招标项目完成情况总结,经总经理批准后,报董事长备案;3 )月度招标回顾、招标偏离、下月招标计划:每月25日前.,由公司工程部、成本招采部、设计部共同回顾上月招标计划的完成情况,分析招标偏离情况、编制下月度度招标进度计划,经总经理批准后,报董事长备案,具体完成文件为月度招标工作简报及招标工作预警反馈表。5.2.3在项目实施过程中,应根据项目实际进度安排,及时调整各项招标工作计划,计划修正必须合理,要满足招标方案编制时间、招标工作时间和合理生产周期时间的要求;5.2.4招标计划需明确各项招标工作的节点、经办/责任部门、目标成本及具体要求。5. 2.5对于出现招标节点延误、遗漏的,成本
11、招采部负责查找、分析延误及遗漏原因,并及时向有关部门发出招标节点延误预警报告,研究制定补救措施,向运营部部备案。5.3招标需求的审核1)年度招标计划确定后,工程部负责组织提交立项申请,招标需求单,招标需求单包括招标范围、施工界面、图纸情况、工期要求、技术规范、检验验收要求、注意事项等,由工程部资料员负责内部流转,招标需求计划审批至总经理,报董事长备案;2)设计部门负责组织技术部分编制,具体工作内容:技术规范及技术要求、招标用图纸(施工图深度)、甲供材料设备品牌复核、材料设备封样、质量等级审核等;工程总组织相关部门审核确认签字后流转成本部;3)成本负责组织商务中清单部分编制,具体工作内容:报价要
12、求说明(含总体报价要求及说明、主材的报价要求、甲方认质认价和甲供材料设备取费办法(包括损耗率的报价要求)、投标报价中包括的各项费用的说明(包括利润、税金、管理费、配合费、材料涨价风险、不可预见费等)、汇总方式、计价方式、工程量计算规则、控制价等;工程总组织相关部门审核确认签字后流转招采部:4)招采负责组织具体招采事宜,具体工作内同包括:招标文件编制,基本组成应包括下:招标文件封面与目录、投标须知、合同条件、工程技术规范、工程量清单、投标格式等,并按照本制度执行整个招标,定标审批至总经理,报董事长备案。5. 4招标启动会在工程招标需求申请审批后,成本、招采应及时召集组织招标工作小组成员召开招标启
13、动会,并在会上向其他条线(工程、技发等)提出启动招标所需要求,讨论事项并形成会议纪要(当天完成)。5.5投标入围单位的产生、资格预审、考察5 .5.1:投标入围单位的产生:招采对投标入围单位的征询、归集后向招采小组书面汇报。6 .5.2资格预审:资质预审条件由合约召集组织工作小组相关成员,共同商定并汇总形成。预审条件包括但不限于以下内容:1)参与投标单位的资质、注册资金要求;2)参与投标单位的资产负债以及经营能力要求;3)参与投标单位近三年内的同类工程业绩承接情况要求;4)参与投标单位的拟派项目经理近三年内的业绩及能力要求等。5. 6.3参与资质预审的单位将相关的资质预审文件提交招标工作小组后
14、,由招采部负责汇总。经工作小组就其符合性进行审核后,组织是否决定考察。可根据项目的特性安排有针对性的资格预审与考察工作。6. 6.4考察1)对于需要进行考察的单位,由招采部负责组织考察,招标工作小组成员参加,考察人数原则上不少于三人且来自不同部门。2)考察内容一般包括:与潜在投标单位负责人面谈、公司办公场所考察、察看和核实投标单位的工商营业执照、经营资质证书、安全生产许可证、经营业绩等情况,就我方招标项目的大致情况、付款条件等重大合同条件交换意见,对类似工程的项目现场实地考察(含在建与已建项目)。3)招标工作小组人员需根据考察和资格预审情况,填写单位考察评分表。招采部根据汇总后的考察情况和资质
15、预审表决定拟邀请的投标单位,并向通过资质预审合格的单位发出投标邀请。5.6.5投标入围单位的确定1)投标入围单位的确定原则:经过考察与资格预审,在公司规模、经营能力、资质水平、同类型工程业绩、社会信誉、公众认知度、拟派驻项目经理及管理班子、对待招标工程重视程度均符合要求的情况下,结合与招标项目定位适配的情况,进行择优适配性选择确定。2)投标入围单位数量:如选择1家单位,首轮有效的回标单位需24家;末轮有效回标单位需23家;3)投标入围单位的审批:经招标工作小组讨论通过后的投标入围单位才能成为发标对象。5.7 招标文件的编制与审批5. 7.1招标文件编制部门:根据招标需求的内容,成本部负责组织编
16、制招标文件,其中商务清单等部分由成本部负责编制;招采部负责汇总其他部门文件以及招标文件的编制;设计部分由技发部负责编制;工程部负责编制工期及质量要求、现场管理要求。1)招标文件组成招标文件基本组成应包括下:招标文件封面与目录、投标须知、合同条件、工程技术规范、工程量清单、投标格式。其中:AA、技术内容应包括:招标方公司简介;项目概况;招标范围和内容;图纸范围要求;招标范围在图中的界定;具体工作内容;技术规范及技术要求;合同界面的划分;招标用图纸(施工图深度);甲供材料设备清单、甲指乙供材料设备清单、甲指乙供材料设备品牌范围名单、材料设备封样、检验及验收要求;质量等级审核及验收规范;特殊部位的检
17、验及验收(如有);工期要求;BB、商务内容应包括:投标须知(应包括评标原则、淘汰原则)、投标报价格式(含投标方按照对投标总价、付款、工期、担保函、结算原则等的回复要求);报价要求说明(含总体报价要求及说明、主材的报价要求、甲方认质认价和甲供材料设备取费办法(包括损耗率的报价要求)、投标报价中包括的各项费用的说明(包括利润、税金、管理费、配合费、材料涨价风险、不可预见费等)、汇总方式;合同价款确定方式;结算原则;工程量计算规则及单价说明;已标价的工程量清单;计价方式;付款方式;合约分判;履约担保;材料供应方式清单(甲供、甲指乙供、乙供)等。CC、招标采购的依据,应满足本制度采购依据移交清单和标准
18、的有关规定。DD、招标文件合同条件的付款方式:应符合本公司工程款支付管理办法关于付款方式的标准化规定。EE、招标计价方式:合约部应根据现场进度要求,合理确定招标文件计价方式。a)在施工图纸、技术要求明确的条件下,应优先使用“国标工程量清单报价、固定总价、固定单价”的形式计价,提高成本透明度。b)对于设计已有大致建造结构做法或有同类型项目可供参照,而现阶段图纸尚不完整但必须启动招标的,可以采用“模拟工程量清单报价,固定单价,基本措施费包干”形式计价。c)对于图纸及技术要求不明确,未来设计变数较大,但必须启动招标的,可以“采用费率招标或按造价指标封顶包干形式”,此方式对成本管控不利,应避免使用。d
19、)附带设计方案招标:指由投标单位自行设计并据此投标报价的招标形式。应尽量少用该类形式的招标,如因项目特殊必须使用,则应在招标文件中明确初步的设计要求,在评标过程中,应做到首先进行评审技术方案,在完成了基本统一的技术方案条件下,再进行商务标报价、评审。2)投标文件组成A、商务投标书:包括投标方投标报价书、报价格式和清单、报价特别说明、单价分析表;B、技术投标书:包括投标方管理组织架构、施工组织设计方案、质量保证措施、人员设备配置、工期安排、其他;资信投标书,包括:法人证明书及法人委托书原件、营业执照及资质证书、主要工程业绩(同类型)、其他资料;6. 7.2招标文件的审批:招采部负责整合招标文件各
20、部分内容,经招标工作小组讨论通过后,对招标范围、承包方式、付款方式等重要条款记入招标启动会会议纪要,由招采部根据公司责权流程体系,按“招标文件及入围单位审批”发起审批,只有经审批通过的招标文件才能用作发标。5.8 发标5.2.1由招采部向招标小组确认意向投标人发放投标邀请,下发招标文件、设计图纸、技术资料及报价要求等文件资料。原则上不收取招标文件、图纸押金。5.2.2发放招标文件时,投标单位应在招标文件资料发放记录表上做好详细记录,包括项目名称、发标时间、招标文件所包含的内容、投标单位名称、联系人、联系方式等。各投标单位应独立填写,不得以各种方式泄露其它潜在投标单位的情况。5.2.3投标保证金
21、1)招采部根据具体情况是否收取投标保证金;2)中标者,在签订合同后,投标保证金转为履约保证金。未中标者,中标通知书发出后,退还保证金。5.9踏勘现场、招标答疑、招标补充文件编制1.1.1 9.1现场踏勘由工程部负责组织,答疑会由合约部负责组织,工程、技发等部门参加。1.1.2 现场踏勘和答疑会上投标单位的提问及答疑人员的答复均以我方出具的踏勘、答疑及澄清纪要为准,踏勘、答疑及澄清纪要由招采部组织完成,各部门按招标文件编写的分工完成各自部分,由招采部汇总统一送达所有投标人并作为合同文件的组成部分,其内容如涉及招标文件实质条款的变化,应按原审批程序报批。1.1.3 招标文件的修改、补充、通知等均采
22、用书面形式由招采部统一分别送达所有投标单位。5.10开标5.10.1投标文件送达时,招采部人员应检查投标文件是否密封、封口处是否加盖单位印章、投标保证金是否已交纳,并在投标记录表上分别做好投标登记,但不得泄露潜在投标单位的名称和数量信息。由开标人员承担保密责任。5.10.2对于有样板的招标项目,招标工作小组的技术管理部门人员进行样板的接收,封样数量根据实际情况在招标文件中约定。5.10.3所有投标文件均应在投标截止日期前送达。5.10.4 有效标回标数量不得少于三家,如少于三家时,需重新增补、审批投标人,待回标人数符合要求的才准予开标。5.10.5 在开标前任何人不得开启投标文件。5.10.6
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