关于印发《中铁六局集团有限公司海外工程分公司办事处管理办法（试行）》的通知.docx

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1、巾麟雕脑般司就工酚公敢件中铁六外商（2017）1号关于印发中铁六局集团有限公司海外工程分公司办事处管理办法（试行）的通知公司所属各单位、机关各部门：现将中铁六局集团有限公司海外工程分公司办事处管理办法（试行）印发给你们，请遵照执行。中铁六局集团海外工程分公司2017年3月6日中铁六局集团有限公司海外工程分公司办事处管理办法（试行）第一章总则第一条为加强中铁六局集团有限公司海外工程分公司（以下简称海外公司）办事处建设，规范管理，明确职责，有效发挥其在经营开发工作中的重要作用，特制定本办法。第二条办事处是指经集团公司相关会议批准在国外设立的分支机构，负责人常驻办事处所在国家。办事处是海外公司商务部

2、的派出机构，接受商务部统一管理和业务指导。第三条海外公司对办事处的年终薪酬和考核兑现进行审核确定，并对年度经费进行预算管理。第二章组织机构第四条办事处中方定员为2-4人、外方员工根据需要聘用。机构设主任1人，副主任视实际情况设置，开发经理若干，由海外公司下达机构和人事命令。第五条海外公司商务部负责对办事处进行业务检查、监督和考核，并对其人事变动、工作奖惩提出意见和建议。第三章工作职责第六条办事处以集团公司名义在办事处所在国及周边国家承揽项目，完成海外公司下达的开发指标。办事处主任负责办事处的全面工作，负责内部工作分工和考核，对商务部部长负责,因休假等原因需短期离开工作岗位时需提前告知商务部部长

3、，并与副主任做好交接工作；副主任和其他工作人员在各自的职责范围内负责具体项目开发，副主任应协助主任对重点项目进行分析并对其他工作人员进行业务指导。第七条遵守项目所在国家和各级政府有关招投标的政策、法律、法规和风俗习惯等，与项目所在国家的相关政府、行业主管部门、工程咨询机构、商会等建立并保持良好的合作关系，与中国驻该国使馆、经商机构建立定期汇报机制。第八条按照海外公司办事处项目开发流程（以下简称流程）对项目信息开展收集、分析、跟进和投标工作，并按时向公司商务部上报相关信息；收集项目所在国的国别信息、法律法规、财经制度、清关手续和外事规定，以及投标所需的当地工、料、机价格并适时更新。第九条完成海外

4、公司领导和商务部交办的其他工作。第四章日常管理第十条办事处要严格遵守海外公司商务部的经营开发相关管理办法，接受商务部的业务指导、监督及检查。第十一条办事处应按照流程的规定制定办事处人员岗位职责，具体说明每个岗位负责的对外开发机构或部门、岗位之间的管理和配合关系、权限，以及内部考核办法。第十二条投标。（一）办事处经过缜密分析、跟踪后，确定需要参与投标的项目后应提前向商务部汇报，商务部应根据工程类别和规模提前筹划，选定配合单位，组织海外公司工程部、经营部、物资部、财务部等部门成立投标小组，做好分工和协作的布局工作，待获得招标文件后编制投标文件组卷时间表，按时保质地完成投标工作。（二）办事处在投标过

5、程中应配合商务部做好当地资源的情况调查工作，包括当地材料的供应量及价格、燃料价格等，以及当地劳工政策、人工价格、机械设备租赁单价和税费等工作。（三）如有必要海外公司相关部门应派人到办事处所在国别进行现场指导，协助办事处完成相关工作。第十三条接待。办事处围绕项目开发开展的接待工作包括在当地的宴请和延伸至国内的外事接待活动，接待应秉持廉洁节俭原则，认真贯彻落实中央“八项规定”要求，反对讲排场、比阔气，反对铺张浪费，坚决抵制享乐主义和奢靡之风。当地的宴请由办事处根据经营开发工作需要在预算范围内自行安排；延伸至国内的外事接待工作由公司商务部负责牵头组织，办事处给予积极配合，具体分工如下。（一）围绕项目

6、开发而开展的接待活动如需延伸至国内，办事处需提前报公司商务部，说明此次接待活动与项目开发的推动价值与意义、接待方案等，商务部根据集团公司对外事接待管理的相关文件对被接待对象的重要性进行评价，在与办事处沟通后确定最终接待方案，并按照市场报价确定接待活动预算，报公司领导批准，办事处按批准后的方案执行接待工作，发生的相关费用在日常经费中列支；（二）商务接待等重要活动如涉及使用公务用车、集团公司会议室时，商务部应提前向海外公司办公室提出计划，并安排具体人员与办公室做好对接工作，必要时经公司领导批准可由办公室配合接待工作；（三）接待中如有集团公司领导参与，办事处应提前为领导准备有关来访人的基本资料，重点

7、突出来访人与项目开发的关系，以及我方对项目下一步推进计划的关切点，以便集团领导在接待过程中适时地向对方提及与项目开发相关的事宜，体现出围绕项目开发的接待效果。接待的具体流程及标准参见公司办事处接待流程及标准。第五章经费管理第十四条办事处日常经费是指在经营开发过程中所必须支出的各项费用，不包括办事处负责人及工作人员的薪酬（其薪酬预算由海外公司人力资源部核定）。日常经费包括房屋租赁费、汽车使用费、日常办公费（办公用品、报刊图书资料、通信费、印刷制作费、翻译费、邮电费等）、差旅交通费（含机票、签证费、国内差旅费等）、低值易耗品费、业务招待费。日常经费由办事处提出预算申请，上报商务部审核，经海外公司批

8、准后由财务部下达年度经费预算指标。办事处根据海外公司核定的经费预算指标，对日常经费进行按月分劈。第十五条日常经费由办事处控制使用，费用由办事处负责人签字，报海外公司领导审批。在执行过程中如有预算外项目发生造成经费不足时，须事前向海外公司领导申请并及时办理预算调整手续。海外公司财务部应对办事处费用报销手续和流程进行规范，定期或不定期对办事处经费开支的真实性、合法性进行专项检查，并及时向公司领导通报检查结果。第十六条办事处未经海外公司批准不得发生对企业产生连带责任的财经行为。如：对外出具担保、借贷、保函、预付中介款、承诺函等。第六章考核与奖励第十七条薪酬待遇及考核奖励。（一）薪酬待遇1 .办事处全

9、体人员薪酬（除绩效部分）按照人力资源部中铁六局集团有限公司海外工程分公司岗位绩效工资管理办法文件中的机关人员执行，补贴按照公司常驻国外人员执行。2 .绩效部分，商务部负责组织对办事处进行季度考核，评价结果分为优秀（IO0%）、良好（90%）、及格（70%）和不及格（0%）；每年前三季度考核绩效基数为4000元，考核依据为办事处按照办事处项目开发流程的规定完成情况；第四季度考核基数根据责任状完成情况，基数由党政联席会或总经理办公会研究决定。考核成绩为优秀，该办事处有绩效工资人员按照奖励基数的100%给予该季度绩效；考核成绩为良好，该办事处有绩效工资人员按照90%给予该季度绩效；考核成绩为及格，该

10、办事处有绩效工资人员按照70%给予该季度绩效；考核成绩为不及格，该办事处有绩效工资人员该季度无绩效。（二）奖励关于奖励，分为两类。第一类是运作类（中长期开发项目）,即是国家政策性贷款如优惠贷款、优惠买方信贷项目，和商业性贷款项目。第二类是现汇竞标类（短期开发项目），如国家援建投标、国际银行项目、业主自有资金的竞争性投标项目。1 .第一类项目奖励分为以下三种：跟踪立项奖励：根据中铁六局海外公司办公室管理流程规定，商务部对办事处项目信息收集、分析后上报的重点项目信息表予以审批后，确认为立项，根据批准的办事处的定岗情况，对办事处进行奖励，按照人均2000元标准确定总额报总经理审批，由办事处负责人根据

11、贡献大小进行内部二次分配。每确定立项跟踪一个项目，即按照此办法发放一次，以此类推。1.2MOU奖励：促成公司与对方国家政府行业主管部门签订MoU或MOA,视具体情况，公司给予办事处3-5万元奖励。分配方案报商务部备案由海外公司总经理审批后发放。1.3 与业主签署正式商务合同、促成中越双方政府签订框架协议或中越双方签订政府间贷款协议，按照合同额给予办事处1%厂3%。的总额奖励，按照上述各阶段分次下发。每次奖励金额由办事处负责人根据贡献大小进行内部二次分配，分配的原则是开发经理占40%、办事处负责人占30%、副主任占20%,剩余10%在其余员工中由负责人确定分配办法。分配方案报商务部备案由海外公司

12、总经理审批后发放。2 .第二类项目奖励分为以下三种：2.1 跟踪立项奖励同第一类项目奖励。2.2 项目投标奖励：办事处跟踪的项目，每完成一个投标且顺利完成项目投标总结后。按照人均2000元标准确定总额，由办事处负责人根据贡献大小进行内部二次分配，报商务部备案由海外公司总经理审批后发放。每完成一次投标，即按照此办法发放一次，以此类推。2.3 项目中标奖励：收到项目中标通知书后，视项目性质和情况给予办事处5-20万的总额奖励。分配的原则是开发经理占40%,办事处负责人占30%、副主任占20%,剩余10%在其余员工中由负责人确定分配办法。分配方案报商务部备案由海外公司总经理审批后发放。第十八条办事处若存在下列情况的，在取消以上奖励外，还要追究当事人及办事处负责人的责任，甚至法律责任：（一）在经营投标过程中故意隐瞒有关信息，造成投标重大失误的；（二）违反集团公司有关规定，出卖企业资质为个人谋求不当利益的；（三）其它发生严重损坏企业信誉，破坏企业形象行为的。第七章附则第十九条本办法自公布之日执行，如有必要可于每年年底提出修订。第二十条本办法由海外公司商务部负责解释和修订。抄送：公司领导、总经理助理、机关各部室。中铁六局集团海外分公司综合办公室2017年3月6日印发