关于印发公司《竣工文件编制与移交管理办法》的通知.docx

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1、中铁四城程（2018）228号关于印发公司竣工文件编制与移交管理办法的通知公司各单位：为进一步加强公司工程竣工文件的统一管理，做好竣工文件编制移交工作，确保顺利交接和归档，特制定竣工文件编制与移交管理办法，请各项目经理部及时组织学习贯彻，建立健全项目档案、资料和竣工文件的编制与管理相关规章制度，按照施工合同及本办法要求，对竣工文件的编制提前进行策划，明确分工、责任到人，并定期进行检查、指导和落实。附件：1.竣工文件责任状2 .竣工文件编制要求（参考）3 .竣工档案组卷、编目方法（参考）竣工文件编制与移交管理办法第一章总则第一条根据住建部“关于发布城市轨道交通建设工程验收管理暂行办法的通知（建质

2、2014）42号）”文件要求，为进一步规范公司工程竣工文件的编制和移交工作，统一归档验收标准，确保各单位竣工文件完整、准确、规范、及时移交归档,特制订本办法。第二条竣工文件系指在建设项目建设过程中形成的、如实反映施工过程和工程实体状况，具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、照片、录音、录像、光盘等；是对建设项目进行稽察、审计、监督、管理、验收及维修的重要依据，也是涉及到质量保修、法律纠纷的重要凭证。第三条各单位在执行本办法过程中，应结合工程建设单位及本办法对竣工文件的要求，在竣工文件编制与归档时，合并执行，分别移交。第四条竣工文件的收集、整理应从工程开工开始直至竣工验交。第二章竣工文件管理与职

3、责第五条公司总工程师为公司竣工文件管理工作总负责人，日常事务由公司工管中心归口管理，负责下达每年度竣工文件归档计划及责任状，并监督、检查、指导项目竣工文件的编制和办理竣工文件移交等日常管理工作。第六条项目经理为竣工文件编制、移交工作第一责任人，技术负责人为竣工文件编制、移交工作的具体负责人，按照施工合同及本办法的要求，对竣工文件的编制提前策划、明确分工、责任到人，并定期检查、指导竣工竣工文件整理工作。第七条公司工管中心职责1 .公司工管中心设专人负责竣工文件编制过程管理和移交审查，建立竣工文件台帐。2 .每年1月份、7月份下发竣工文件责任状。3 .项目主体结构、区间验收合格后60日内，公司竣工

4、资料管理人员到项目对竣工文件编制情况进行验收。4 .每月更新公司各项目竣工文件工作进展台账。5 .每季度下发竣工文件督办通报。6 .每半年下发竣工文件奖罚通报。7 .每年年初公司发文公布上年度竣工文件归档情况及奖罚名单和本年度竣工文件归档计划。第八条项目部管理职责1.技术负责人：根据地方城建档案馆、业主、运营等部门或单位要求，组织人员编制竣工文件归档清单，在施工过程中根据清单要求编制竣工文件相关资料，做到竣工文件基础性资料与工程实体同步，以便工程验交后竣工文件顺利移交。竣工文件归档清单应包括：工程准备阶段文件、土建及附属工程施工文件、全线测量文件、竣工测量文件、竣工图、竣工验收文件等。2 .工

5、程技术、试验人员：按时填写施工过程资料，收集施工原始资料，做好施工过程记录，确保竣工资料的真实性、完整性和有效性；对工程原材料、各项工程试验进行检测，及时准确出具检测资料，要做到真实可靠并及时归档。3 .物资人员：建立原材料进场台账，提供原材料合格证，配合试验室对委外原材料检测并取得合格证，做好原材料使用记录追溯。4 .资料员：根据项目竣工文件归档清单，及时收集、梳理竣工文件。第九条项目开工前，项目部应制定竣工文件编制管理办法，建立竣工文件编制组织机构，明确工程竣工文件编制责任人,并上报公司工管中心备案，原则上竣工文件资料在移交前项目总工或工程部长留1人不得调离本项目，资料员在资料移交前不得调

6、离本项目。第十条项目开工后60日内，由技术负责人组织相关人员对接地方城建档案馆、建设、运营等相关部门或单位，确定项目竣工文件的编制要求、组卷格式及份数，并将对接资料和有关编制要求报公司工管中心备案。第十一条项目进场90日内制定竣工文件管理办法，明确具体人员分工、奖罚措施。第十二条项目工程部应根据年度施工进度计划编制年度竣工文件归档计划，编制竣工文件归档目录清单；根据工程进展情况及时向本项目各部门工程收集相关资料，并做好台帐登记。第十三条项目总工程师每月对竣工文件资料编制、整理情况进行检查，工程部长每周对填写的工程检验批、工程日志等资料进行检查，其他与竣工资料编制有关部门负责人每月对试验报告、材

7、料合格证等资料进行检查，并保存检查记录。第十四条项目竣工文件相关责任人在工作调离、转岗或其他原因离开工作岗位时，必须在项目技术负责人的主持下做好工作交接手续，详细将竣工文件分工内容和原始资料交接清楚，未办理交接手续或工作交接敷衍了事者，项目部需追究原责任人的责任，项目部无法追究的上报公司进行处理。第十五条项目经理、技术负责人、竣工文件管理员及单位工程竣工文件编制责任人离岗(任)前，应做好竣工文件交接的书面手续，明确竣工文件编制进度情况、接收人及其职责，并上报公司工管中心备案。如调离后无人接收，调离人员仍履行原项目竣工文件管理职责。第三章竣工文件编制内容及规定第十六条竣工文件一般由竣工图及汇编成

8、册的竣工资料两部分组成，归档文件载体类型应包括纸质材料、照片、底片、光盘及储存介质等。第十七条竣工文件整理标准参考住建部发布城市轨道交通工程档案整理标准(CJJ/T180-2012)标准编制归档,如地方城建档案馆、业主、运营等部门或单位有详细要求，以其要求为标准执行。第十八条竣工文件组成内容严格按地方城建档案馆、业主、运营等部门或单位要求办理。格式及成册要求应符合接收单位档案馆的规定，应做到与工程施工进展、工程验收交接同步进行，文件的交接份数应根据合同规定办理，同时要考虑上交公司档案部门的份数。第十九条竣工文件质量要求1.归档的施工资料、图纸应齐全完整，并按照接收单位档案管理要求成册、成卷；2

9、 .移交的竣工文件内容，应真实记述和准确反映建设过程中和竣工时的工程客观实际；3 .建设项目内各单位工程施工资料、图纸应配套完整；4 .竣工资料要求标准统一、字体工整、卷面整洁，图纸图幅标准、线条清晰、折叠规范。卷内目录要填写清楚，编好页码,方便查询；5 .竣工资料装订厚度及装订方式应按照地方城建档案馆、业主、运营等部门或单位的要求进行，装订后要求结实牢固、整齐美观。第四章竣工文件移交归档及规定第二十条项目部在办理竣工文件交接时，应填写移交清册和目录，一式两份，交接双方签字后各执一份，并报公司工管中心备查。第二十一条需移交公司的竣工文件，经公司工管中心竣工文件管理员审查验收合格后，办理书面移交

10、登记书，由公司档案室接受并归档。第二十二条竣工文件移交归档的要求及期限为：1 .项目进入收尾阶段后，由项目技术负责人组织对本项目竣工文件编制情况进行自查，并于每月25日将自查情况及竣工文件完成情况上报公司工管中心。2 .项目单位工程验收合格后，由项目技术负责人组织对本项目竣工文件进行梳理，并于60日内具备竣工文件装订条件，项目竣工验收后90天内完成竣工文件移交工作。第二十三条竣工文件经验收不合格的，项目部负责按要求整改至验收合格为止。第二十四条未能按期办理竣工文件移交归档的项目部，需由项目技术负责人向公司出具书面报告，说明原因。对竣工文件延迟移交情节严重的项目部，将在全公司进行通报，并下发专项

11、告知书。第五章奖罚措施第二十五条项目竣工文件管理体系运行不正常，未成立竣工文件编制组织机构，影响项目竣工文件正常移交，对项目技术负责人、相关责任部门负责人罚款200IoOO元。第二十六条收尾项目竣工文件自查情况及竣工文件完成情况未能按时上报公司，对项目技术负责人罚款200元/次。第二十七条竣工文件移交按单个单位工程进行奖励，其中单个车站资料移交完成奖励100oO20000元；单个区间资料移交完成奖励500010000元，具体奖励金额以签订竣工文件责任状为准。单个单位工程定稿扫描装订结束具备移交条件预奖励50%,装订结束后因项目原因无法顺利移交，扣回预奖励并给予相同金额罚款。未完成定稿扫描导致资

12、料无法顺利移交，单个单位工程罚款25005000元/套，奖罚由项目自行分配并向公司上报分配表。第六章附则第二十八条本办法自2018年9月1日起执行，原中铁四城程（2013）63号文件同时废止。第二十九条本办法未尽事宜由公司工管中心负责解释。附件1：竣工文件责任状甲方：中铁四局集团有限公司城市轨道交通工程分公司乙方:根据公司和业主合同要求，结合项目现状，为了规范项目部竣工文件编制、整理、组卷、归档和移交等工作/流程，促进项目尽早拿到竣工验收报告、实现竣工文件移交，特签订本责任状。一、对竣工文件编制工作的要求1、项目部必须认真履行局和公司相关文件，及业主合同中关于竣工文件编制的有关条款和规定。2、

13、项目部成立以项目经理（或项目书记）为组长（第一责任人），项目负责人为副组长（直接责任人），指定的技术（含试验）、安质、物资、机械、工经、办公室人员为组员的竣工文件编制移交小组，并与项目收尾确认申请一并上报公司。二、责任目标考核时间节点参照竣工文件编制与移交管理办法制定。三、考核程序1、以上节点完成后5天内，项目部需向公司上报节点完成确认书。2、项目部竣工资料组卷完成并经公司确认后，项目部可向公司人力资源部上报竣工文件编制人员分流报告，安排相关人员分流。3、考核标准：（1）单位工程验交以多方签认的单位工程验收报告为依据；（2）项目竣工验收以项目竣工验收报告为依据；（3）竣工文件移交完成以档案移交

14、书为依据。4、考核在竣工文件移交完成后统一执行。四、奖罚标准及奖罚分配1、参照竣工文件编制与移交管理办法执行。2、奖罚按系数进行分配，组长1.0,副组长2.0,组员0.51.0,由项目部向公司上报分配表。3、奖励由公司承担，罚款由个人上缴公司财务部。五、其他1、因不可抗拒因素或业主另外修改格式造成节点延误的，项目部需重新上报完成计划时间，经公司审核后予以确认。2、项目部未按规定时间上报确认单的，视同未完成节点。3、虚假上报的，一经核实将按照应奖励金额的两倍对小组成员进行处罚，处罚系数按第四条第2款执行。4、本责任状解释权归公司工管中心。5、本责任状一式2份，公司工管中心及项目部各执1份。甲方：

15、中铁四局集团有限公司城市轨道交通工程分公司总经理（签字）：乙方：责任人（项目竣工文件编制小组组长签字）：签订时间：年月日附件2：竣工文件编制要求(参考)一.竣工文件质量要求1 .归档的工程文件应为原件，不是原件的加盖复印章指明原件在何处；2 .工程文件的内容及其深度必须符合现行国家有关工程的技术规范、标准和规程。3 .竣工文件的内容必须真实、准确，与实际工程相符合，负有责任的各方签字盖章，手续完备。4 .竣工文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，使用耐久性强的书写材料，如碳素墨汁、蓝黑墨水。不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等。各类原始的施工用表应印刷或打印，不得使用复

16、印表格填报，以确保保存期限。利用计算机打印的归档文件，签名及结论意见必须手工填写，其左边距应为25mm,方便装订，上、下、右侧页边距不做硬性规定，以保持页面布局美观为宜。5.使用工程建设统一用表，应采用印刷表格或计算机打印表格，不得使用复印件；6 .工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字齐全有效，盖章手续完备。7 .工程文件中文字材料幅面尺寸规格统一为A4幅面(297mm210mm)o如有少量原始的文字材料幅面尺寸大于A4幅面的，可折叠成A4纸大小。小于A4幅面的，用A4幅面白纸进行托裱,托裱时只需将原件的四个角粘在托表纸上，并留出装订位置，注意保持美观。8 .文字材料、图纸应分别组卷。

17、案卷不宜过厚，文字材料厚度一般不超过30m,图纸不超过40mm。同类文件页数多的，可单独组成一个或多个案卷。9 .当单次采购的施工原材数量小，经销商未能提供生产厂家质量证明文件原件时，须在质量证明文件复印件上加盖经销商公章，此复印件可视为原件。当同一批材料的出厂合格证同时用于若干个单位工程时，或原件不够时，可进行复印，复印件要加盖公章，并注明原件存放处。进场试验报告必须按单位工程和材料进场批量出具报告，不能复印或抄写。二.竣工图编制要求1 .所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章应使用不易退色的红色印泥，盖在标题栏上方空白处。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。2 .凡在施工中按图施工，

18、没有变更的，可在原施工图（必须是新蓝图）上加盖“竣工图章”，并经有关责任人审核签认后,可作为竣工图。3 .凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，根据设计变更通知单（含各类带有变更内容的联系单、洽商单、图纸会审记录等）在原施工图上用碳素墨水笔进行修改，标注修改依据后盖“竣工图章”并经有关责任人审核签认后，可作为竣工图。设计变更文件中要求的变更内容，必须在竣工图中全面反映。4 .凡施工图中结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3,应当重新绘制竣工图。施工单位负责在新图上加盖“竣工图章”并附以有关记录和说明，作为竣工图。5 .对有设计

19、变更但原图没有作废的，应一并归档，原图排前,变更图排后。6 .施工图因故被取消或现场未施工的，不需要编制竣工图。但应在原图纸目录对应的备注栏中注明“取消”或“未施工”，并标注取消依据或未施工原因。7 .设计变更通知单（含带有变更内容的联系单）、工程洽商单等按专业编号顺序排列，做出详细的卷内目录。并做设计变更通知单汇总目录。设计变更通知单需连同图纸会审记录、工程洽商单等独立组卷。8 .设计变更通知单应连同其附图一并归档，附图也应有设计单位的盖章确认。9 .竣工图必须整洁、美观，破损的施工图不能用来编制竣工图。以施工图编制竣工图的必须为有氨图，不得使用无氨图，以确保其保管期限。10 .设备厂家提供

20、的图纸由设备安装单位负责组卷（不必加盖竣工图章），如属成册的，不必拆散折叠，没有页号的应逐页打号。IL编制纸质竣工图时，还需绘制与其内容相同的CAD版竣工图，变更内容要以云图形式圈出，并在图中空白处做修改备考表，以光盘形式提交。12 .所有盖章统一用不褪色、快干的红色印泥加盖，并应注意竣工图在印泥干透后折叠。图纸目录也应加盖竣工图章，修改、标注须用黑色碳素墨水。竣工图章中的编制日期应与“单位工程质量竣工验收记录”表中的“竣工日期”，栏中的时间一致。13 .图纸应采用国家标准图幅。不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠办法（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露在右下角。因

21、图纸不需装订，所以折叠图纸时不需留3公分的回折线。竣工图折叠方法/P/T1,上3号图幅：注：尺、单位统一为：mm,三.电子档案编制要求电子文件以PDF格式归档，电子文件内容和收集范围必须与纸质档案内容一致。对于采用扫描方式获得的电子文件，须达到以下要求：1.文字页的分辨率不小于200dpi,图纸页的分辨率不小于300dpio2 .采用彩色模式扫描，不小于24位真彩。3 .扫描获得的电子文件必须视觉清晰，页面完整，不得倾斜、漏页；要保持工程项目电子文件间的自然形成规律和有机联系，电子文件的组织和排序应与纸质文件一致。要求先整理纸质文件，后扫描电子文件。扫描文件应含有封面、目录、备考表及页码。4

22、.为节省存储空间，读取快捷，扫描后的文件A4页不超过800KBo5 .档案扫描成JPG格式，经检查合格后，每卷按卷内目录合并成N个PDF文件，每个PDF文件不超过100页。PDF文件取名为目录序号（用2位目录序号做名称，不足2位补前缀“0”）。JPG文件取名与页码对应（用3位页码号做名称，不足3位补前缀u0,）oJPG文件与PDF文件都需归档。6 .每个单位工程建立一个专用文件夹（名称采用工程名称）,为每个案卷建立子文件夹（用3位案卷序号做名称，不足3位补前缀“0”），将电子档案文件存放于其所属案卷对应的子文件夹内。7 .完整的电子文件的存储路径为：工程名称PDF（或JPG）/3位案卷序号-案

23、卷题名/电子文件。如：轨道交通4号线IV-TS-01标XX站土建工程PDF（或JPG）/001-轨道交通4号线IV-TS-Ol标XX站土建工程开工报告0Lpdf（或OOLjpg）o四.声像档案编制要求声像档案是指在建设、管理过程中形成的具有保存价值的照片、录像等。每个单位工程必须具备照片、录像档案归档。1.声像档案收集范围1）开工前原貌2）施工过程土建工程：土方开挖、回填，桩基基础，材料进场，钢筋工程，混凝土浇灌，主要施工工艺，防水、保温工程的工艺现场,装修样板站等各专业关键工序、节点。3）工程项目竣工面貌4）其它方面开工、竣工仪式施工现场与施工管理专题会议工程质量、安全检查，质量事故及处理情

24、况施工建设中的重要活动、重大事件采用新材料、新技术、新工艺等施工情况工程原貌、基础、隐蔽、主体、质量事故、竣工面貌为声像档案资料归档的必备内容。2 .声像资料质量要求1）声像资料的摄录需配备符合相关标准的专业声像摄录、制作设备，拍摄制作人员需具备相应专业技术。2）声像资料的采集采用专业摄录设备及稳定设备，图形清晰、稳定，色彩还原准确，被摄主题无失真变形，不允许有损其原真性的技术处理。3）声像资料的收集归档必须与工程建设同步，真实记录工程建设关键过程，必备内容齐全。3 .照片档案归档须达到以下要求1）照片分辨率不小于1200万像素，以JPG格式存储归档。2）照片还需洗成5寸彩色照片归档。3）照片

25、整理时，应注明拍摄内容、时间、地点、人物等。4 .录像档案归档须要求1）录像分辨率采用不低于720P（1280x720）或108Oi（1920x1080）,以AVl或MPEG4格式存储归档。2）录像应当主题明确，图像稳定，画面清晰，色彩真实。3）录像素材可适当剪辑，拍摄时长视工程的规模而定，一般土建工程归档总时长不少于60分钟，机电、系统工程归档总时长不少于40分钟，并配有相应的文字说明。4）专题录像片应当结构完整，有配音和字幕，片长一般为8-15分钟，并附有解说词电子稿。5）建设施工现场的各个专业施工管理操作人员应佩戴安全帽，不能有光背、卷裤腿、赤脚、抽烟等镜头。五.竣工文件归档套数一般市政

26、工程要求组卷四套（有些地区为五套），运营方一套、建设方一套、城建档案馆一套（一些地区增加市档案馆一套）、公司档案室一套，归档范围不同。档案馆不收施工记录、施工日志、检验批、监测日报等数量较多的基础资料，详见地铁公司提供的编制移交实施细则等文件。原件（原件为原始手签，非复印加盖红章）存放在档案馆。附件3：竣工档案组卷、编目方法（参考）一.组卷编目的顺序分类组卷一卷内文件排列一编页号一填写卷内目录一填写卷末备考表一填写案卷封面一装订一装盒。二.卷内文件排列同类文件按成文时间先后或按工程部位顺序排列。其中“施工材料、预制构件质量证明文件及复试试验报告”类的排列原则是将合格证、质量证明文件和复试报告一

27、一对应，合格证、质量证明文件在前，复试报告在后，再按时间或部位排列（内部统一）；钢筋材料的排列要按直径尺寸由小到大进行排列。业主提供的表内未列入的项目材料，可根据材料的性质归类组卷。“工程质量验收记录”类分项工程质量验收记录要与其包含的检验批质量验收记录排放在一起。三.编页号用打号机对卷内文件材料和图纸逐页编号，每卷从1开始（1前不要带0）。正面页号在右下角.反面在左下角（空白页面不编号）。页号必须盖在空白处，不要覆盖图文。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。竣工图包括对应的设计变更图纸,按单位（子单位）工程组卷，原则上按各设计总体单位制定的图纸专业代号和分项代号进行归类排列。四.卷内目

28、录1.序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。2 .文件编号：填写工程文件原有的文号或图号，没有编号可空项。3 .责任者：填写文件材料的形成单位或主要责任者（可用简称）。4 .文件题名：填写文件材料标题的全称（表格名称）或图标上的图名，若文件没有题名只有文种的（如“通知”、“纪要”、“记录”等）要根据文件内容拟定标题，写在括号内。5 .日期：填写文件材料的形成日期，竣工图按竣工图章上的编制日期。日期统一表达为8位数，如2015年1月8日，应标注为“20150108”。6 .页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。五.案卷备考表1 .备考表写明卷内文件材料页数和不

29、同特征文件材料（文、图、照片）的数量；2 .案卷质量情况、记录组卷过程中需要说明的情况；3 立卷人、审核人签名，注明日期并对卷内文件的完整性作确认；4.备考表置于卷内文件材料尾页之后。六.案卷封面1.档号：地铁公司两套档案需填写档号，由地铁公司档案室提供，并在其具体指导下编制。2 .案卷题名：由工程建设项目名称、单位（子单位）工程名称、案卷内容组成（三项分别不能超过24个汉字48个字符）。题名拟制应简明扼要，准确地概括和揭示卷内文件材料的内容和形式特征。如“杭州地铁X号线XX站土建工程质量验收记录”等。如同一内容材料较多，形成多卷的，案卷题名要用部位或时间段标注以作区分，不能出现同样的案卷题名

30、。3 .立卷单位：填写卷内文件材料的形成单位或主要责任者（要求填写全称）。4 .起止日期：填写卷内文件材料形成的起止日期。5 .保管期限：永久。6 .密级：暂不填写。七.案卷目录1 .项目名称：填写工程项目的全称。2 .顺序号：按案卷排列的先后顺序从“1”开始依次填写。3 .案卷号：与卷内目录中对应的案卷号保持一致。4 .案卷题名：与案卷封面中的案卷题名相一致。5 .卷内页数（文件、图纸、其他）：分别填写案卷中文字材料、图纸和照片等其他材料的总数。6 .保管期限：与案卷封面填写内容一致。7 .密级：与案卷封面填写内容一致。8 .备注：填写需要说明的内容。A.装订、装盒案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料和既有文字又有图纸的案卷必须装订。每卷文件材料加具卷皮后，以白色棉纱线在卷面左边1厘米处上下分四等份三孔装订，结头在后，要求整齐、美观、结实。文字材料装订后需装档案盒，一盒可装多卷。只有图纸的不装订，连同卷内目录及备考表装入档案盒。抄送：公司机关各部门。城市轨道交通工程分公司办公室2018年9月4日印发